تقدير متحفظ لطول المدة التي يقضيها الموظف في الاجتماعات كل أسبوع هو ست ساعات. لمزيد من الموظفين رفيعي المستوى ، يمكن أن يصل الالتزام الزمني إلى 23 ساعة في الأسبوع.
في الواقع ، يقدم الاجتماع الذي يتم إدارته بشكل جيد فرصة للفرق لتكون متعاونة ومبدعة ومركزة على المستقبل. ومع ذلك ، إذا تم تقييد ما يقرب من نصف أسابيع عمل الموظفين في اجتماعات غير منتجة أو سيئة التنظيم ، فقد يكلفك ذلك ما يزيد عن 399 مليار دولار سنويًا.
في حين أنه من السهل تشتيت انتباهك في الاجتماعات أو نسيان تخصيص الوقت اللازم للتخطيط واستضافة اجتماع مثمر ، فإن تحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك غير الربحية أمر بالغ الأهمية. يقدمون فرصة لتوحيد فريقك حول أهداف مشتركة ، والتأكد من أن الأقسام لا تعمل في صوامع ، وفي النهاية تعزز مهمتك.
استخدم النصائح الخمس أدناه لتجنب إضاعة وقت موظفيك وإنتاجيتهم ، وتحقيق أقصى استفادة من كل اجتماع في مؤسستك غير الربحية. بالإضافة إلى ذلك ، قمنا بتضمين بعض النصائح الإضافية للفرق التي تستضيف اجتماعات غير ربحية عن بُعد.
1. تذكر أن اجتماعك يبدأ قبل اجتماعك
هل سبق لك أن حضرت اجتماعًا ولم يكن لديك أي فكرة عن الغرض منه ، أو طُلب منك فجأة تقديم شيء لم تكن مستعدًا له؟ تبدأ أفضل الاجتماعات قبل الاجتماع ، حيث من المرجح أن يشارك المشاركون في المناقشة إذا كنت قد أعددتهم مسبقًا.
إذا كنت تستضيف الاجتماع ، فخصص وقتًا في التقويم الخاص بك قبل أسبوع واحد على الأقل من التخطيط للمحتوى والتوقعات. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها أثناء التنقل.
ضع جدول أعمال
الأجندة هي القوة الدافعة لاجتماعك ، لذا تأكد من أنها تنقل خطة وأهدافًا واضحة. قد ترغب في كتابة بيان غرض موجز في أعلى جدول الأعمال يجيب عن سبب عقد الاجتماع وما ستنجزه بنهاية الاجتماع. على سبيل المثال ، قد يكون بيان الغرض الخاص بك كما يلي:
- "قم بالتفصيل باحتياجات حملة البريد الإلكتروني الشتوية الخاصة بنا وقم بتعيين فريق عمل رئيسي لتلبية كل حاجة."
- "حدد أي من المبادرات الثلاث التي تمت مناقشتها الشهر الماضي ستكون محور تركيز مؤسستنا في الربع الأول."
- "أنشئ قائمة باستراتيجيات جديدة لجمع التبرعات لتقديمها إلى أعضاء مجلس إدارتنا."
للحفاظ على الوضوح بشأن الغرض من اجتماعك ، حدد عدد موضوعات المناقشة غير ذات الصلة في جدول أعمالك. إذا وجدت أن جدول أعمالك يغطي كل شيء من حملات البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى تحديثات اللوحة الفصلية ، فتوقف مؤقتًا وفكر في تقسيمها إلى اجتماعات منفصلة وأقصر تركز على موضوع أو موضوعين رئيسيين.
أخيرًا ، إذا قمت بإرسال جدول أعمال على مقربة من الاجتماع ، فقد لا يتوفر للمشاركين الوقت للنظر فيه قبل الوصول. تأكد من إرسالها إلى جميع المشاركين قبل أسبوع واحد على الأقل حتى يكونوا مستعدين لمناقشة الموضوعات المطروحة وإحضار أي مواد مطلوبة معهم.
قم بتقييم قائمة المشاركين
في الولايات المتحدة ، أفاد 68٪ من المهنيين بأنهم فقدوا وقت العمل المهم بسبب الاجتماعات غير الضرورية. هذا يؤكد أهمية التأكد من أن كل شخص في اجتماعك يحتاج حقًا إلى التواجد هناك.
اسأل دائمًا عما إذا كان يتعين على كل شخص في قائمة الدعوات أن يحضر الاجتماع المجدول التالي. اعتمادًا على الموضوع ، قد لا يكون من الضروري حضور بعض الأشخاص. تأكد من تحديث دعوات الاجتماع بانتظام حتى لا يشعر الناس أن وقتهم يضيع.
يوفر تقييم قائمة المشاركين قبل الاجتماع أيضًا فرصة للنظر في أفضل طريقة للوصول إلى الحاضرين ، سواء كان ذلك من خلال الوسائل المرئية أو العروض التقديمية بالشرائح أو النسخ. على سبيل المثال ، من المرجح أن يتضمن الاجتماع الذي يركز على العلامة التجارية عناصر التصميم الجرافيكي ، لذا تأكد من أنك مستعد بالأدوات المناسبة لتقديم المرئيات للجميع.
يعد هذا أيضًا وقتًا جيدًا لمضيف الاجتماع لتحديد من يجب أن يتحدث عن كل موضوع في جدول الأعمال أو يملأ الأدوار الرئيسية في الاجتماع ، مثل كونه ضابط الوقت. أثناء قيامك بتقييم مدى ملاءمة المشاركين لاجتماعك ، تأكد من التواصل معهم مسبقًا حتى يتمكنوا من الاستعداد لأدوارهم.
إنشاء قواعد المجموعة
معايير المجموعة هي مجموعة من التوقعات وطرق التواصل التي يقررها الفريق ويوافق عليها قبل بدء عمله. بتأييد من جميع أعضاء الفريق ، يمكن لمعايير المجموعة أن تساعد الفريق على تحقيق أهدافه من خلال الشعور بالملكية المشتركة والانتماء إلى العمل المقبل.
يمكنهم أيضًا توفير إطار عمل لكيفية حل أي تعارضات في حالة ظهورها. قد تتضمن معايير المجموعة عناصر مثل:
- سنستمع بنشاط إلى الجميع ونتجنب الانحرافات الخارجية
- سنفترض حسن النية وسنكون صعبًا على الأفكار وليس الأشخاص
- سنحترم برنامجنا للوقت ونبدأ الاجتماعات وننهيها في الموعد المحدد
تضع الفرق معايير المجموعة قبل الاجتماعات ، إما من خلال اجتماع مجدول خصيصًا لهذا الغرض ، أو عبر البريد الإلكتروني. لتأسيس معايير جماعية لفريق:
- اشرح الغرض منها واطلب من فريقك تبادل الأفكار حول الموضوعات التي يرغبون في تضمينها
- اطلب من الميسر أن يلتقط جميع الأفكار على لوح ورقي أو مستند مشترك عبر الإنترنت
- اطلب من المنسق مراجعة كل عنصر لمساعدة الفريق على التفكير فيما إذا كان يرغب في إضافته إلى القائمة النهائية لمعايير المجموعة
- شارك القائمة النهائية لمعايير المجموعة مع الفريق لإجراء أي تعديلات نهائية واعتمادها رسميًا
أثناء قيامك بتسهيل المحادثة ، ضع في اعتبارك كيف يمكنك ربط أفكار المشاركين الخاصة بمعايير المجموعة بالعودة إلى مهمتك ورؤيتك وقيمك.
تنزيل مجاني: دليل القائد لتحفيز الموظفين
2. التمسك بجدولك الزمني
إدارة الوقت غير الفعالة تجعله لا يمكنك متابعة جدول أعمالك الكامل ، كما أنه يقلل من معنويات الفريق. في الواقع ، اثنان من أكبر أسباب الانزعاج من المشاركين في الاجتماع هما "الوصول متأخرًا أو المغادرة مبكرًا" (تم الإبلاغ عنها بواسطة 49٪ من المستجيبين) و "الأشخاص الذين لا يتحدثون عن أي شيء لفترات طويلة من الوقت" (تم الإبلاغ عنها بواسطة 46٪ من المستجيبين).
هناك العديد من الأساليب التي يمكنك استخدامها للالتزام بجدولك وتحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك غير الربحية.
بناء في الوقت المناسب
لتجنب البدء في وقت متأخر ، إما أن تحدد توقع وصول الأشخاص قبل دقائق قليلة للجلوس والاستعداد للبدء في الوقت المحدد ، أو قم عن قصد بإنشاء مساحة مؤقتة في جدول أعمالك لوقت "الاستقرار".
تعيين حدود الوقت
ضع حدودًا زمنية لكل موضوع على جدول أعمالك وقم بتعيين شخص ما ليكون ضابط الوقت. إذا وجدت أنك بحاجة للتحدث عن موضوع معين ، اطلب من ضابط الوقت توصيل هذه النية مع المجموعة ومشاركة الموضوع الآخر الذي يجب تأجيله إلى اجتماع آخر من خلال القيام بذلك.
إنشاء ساحة انتظار
قم بإنشاء "ساحة انتظار" للعناصر العرضية الأخرى التي تخرج المناقشة عن مسارها. خطط للرجوع إلى هذه العناصر في اجتماع أو بريد إلكتروني مستقبلي حتى يتمكن فريقك من متابعة الموضوع.
كن فعالا
لا تضيع وقتك الثمين في مراجعة قرارات وملاحظات الاجتماع الماضي. اجعل اجتماعاتك نشطة ومركزة على المضي قدمًا. اترك وقتًا في نهاية اجتماعك للتفكير والأفكار لبنود جدول الأعمال المستقبلية.
3. الحد من الإلهاءات والاستماع بنشاط
الاستماع النشط هو مهارة ناعمة تعمل على تحسين التواصل داخل الفرق. هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لتكون مستمعًا نشطًا ، مثل:
- امتنع عن الحكم عندما يتكلم الناس
- اترك فترات توقف بين مكبرات الصوت للتأكد من انتهائها
- أظهر تفهمك من خلال تلخيص ما قيل واسأل عما إذا كنت قد فهمته بشكل صحيح
- اطرح أسئلة توضيحية للتعامل مع نقاط المتحدث
- حاول تجنب تطوير استجابة في رأسك بينما لا يزال شخص آخر يتحدث
يمكن للمقاطعة أن تثير مشاعر دفاعية لدى الناس ، أو تعطل قطارًا ذا مغزى من الأفكار. للمساعدة ، ضع في اعتبارك أن تطلب من الأشخاص رفع أيديهم ، أو التناوب على التحدث ، أو تمرير شيء يشير إلى من هو المتحدث الحالي.
من المهم أيضًا أن تتذكر أنه لا يمكنك أن تكون مستمعًا نشطًا إذا كنت تستخدم الكمبيوتر المحمول أو الهاتف أو مشغولاً بمهام العمل الأخرى. لذلك ، اجعلها قاعدة جماعية للحفاظ على التكنولوجيا والمشتتات الخارجية إلى الحد الأدنى. يجب أن يركز الأشخاص على الاجتماع بدلاً من الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، أو حزم أمتعتهم قبل انتهاء الاجتماع ، أو تحديث خلاصات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم.
من خلال الحد من المشتتات والاستماع الفعال لبعضهم البعض ، يكون الناس أكثر حضوراً في الاجتماعات. يضمن ذلك ألا يفوت أعضاء فريقك التفاصيل المهمة أو يستخدمون وقتًا إضافيًا للعمل لاحقًا للبحث عن الإجابات التي تمت تغطيتها بالفعل في الاجتماع.
4. إشراك موظفيك
في الاجتماعات ، من المهم أن تظل مركزًا وتعتني بعناصر عملك ، ولكن قد يكون من الصعب القيام بذلك إذا لم يشعر فريقك بالانخراط. باستخدام الأساليب أدناه لزيادة المشاركة ، ستتجنب "الخروج من المنطقة" للموظفين وتفويت معلومات الاجتماع المهمة. ستعمل أيضًا على تعزيز إبداع الفريق والابتكار الذي يمكن أن يرتقي بأهداف مؤسستك إلى المستوى التالي.
تنزيل مجاني: كوِّن فريقًا قويًا باستخدام دليل التوظيف هذا
خصص وقتًا للعب
تم العثور على تنفيذ اللعب في العمل لتقليل التوتر ، وتعزيز الإنتاجية ، وزيادة التعلم. في حين أنه قد يكون لديك وقت محدود لكل اجتماع ، حاول تخصيص خمس أو عشر دقائق في البداية أو النهاية للترابط كمجموعة.
يمكن أن تتضمن أنشطة الترابط الجماعي المرحة تجربة كاسحة جليد جديدة للتعرف على بعضكما البعض ، أو قضاء بعض الوقت لمشاركة معلومات حول سفر زميل لك مؤخرًا ، أو مشاركة شيء تشعر بالامتنان تجاه أحد زملائك في الفريق. فقط تأكد من أنك تخطط لذلك حتى تتمكن من الالتزام بالجدول الزمني.
ربط العودة إلى مهمتك
للاجتماعات الطويلة أو الخلوات خارج الموقع ، قد يكون من الجيد العثور على نشاط يؤسس فريقك ويذكرهم بسبب وجودهم جميعًا. قد ترغب في البدء بجعل شخص ما يقرأ بيان مهمتك ، ثم اطلب من بعض الموظفين مشاركة قصص عن مهمتك في العمل من العام الماضي ومدى ارتباطها باجتماعك.
تعرف على نقاط قوة فريقك
اجعل اجتماعك جذابًا من خلال تسليط الضوء على نقاط القوة المختلفة للمشاركين من خلال الأدوار التي يؤدونها في الاجتماع. هل لديك عضو في الفريق يزدهر عند اتباع خط سير مفصل؟ ضع في اعتبارك جعلهم ضابط الوقت. هل أحد زملائك حكواتي لا يصدق؟ اسأل عما إذا كانوا سيقدمون ملخصًا لما قمت به مؤخرًا من خلق بيئة سامة للعمال. من ناحية أخرى ، فإن دمج النباتات أو الصور أو الإضاءة المزاجية أو الروائح اللطيفة في المكتب يحسن الاحتفاظ بذاكرة الموظفين ويسعدهم بشكل عام.
5. اترك الخطوات التالية واضحة
من أفضل الطرق التي يمكنك من خلالها إنهاء اجتماعاتك هي أن تكون قادرًا على أن تقول بثقة ، "حسنًا ، لذا فإن خطواتنا التالية هي ..."
في الدقائق القليلة الأخيرة من اجتماعك ، لخص ما قمت بتغطيته. بعد ذلك ، اسأل زملائك في الفريق عن الخطوات التالية التي يجب عليك اتباعها ، ومن سيكون مسؤولاً عنها ، والإطار الزمني لاستكمالها. تعد كتابتها على السبورة البيضاء أثناء مناقشتها طريقة رائعة لإشراك فريقك في العملية من خلال التركيز على مكون مرئي في الملخص.
بعد الاجتماع بوقت قصير ، أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة إلى المشاركين يسرد بسرعة عناصر العمل وتواريخ استحقاقها ، حتى يظلوا محدثين ويسهل الوصول إليها من قبل الجميع حتى اكتمالها.
من خلال الجدولة الاستباقية للوقت في اجتماعك لتلخيص الخطوات التالية والاتفاق عليها ، يمكن لأعضاء الفريق العمل فورًا على أهم احتياجات مشروعك بدلاً من إضاعة الوقت في انتظار إرشادات إضافية. كما أنه يشكل سابقة تتمثل في أن الاجتماعات في منظمتك غير الربحية تكون هادفة وتستحق وقت المشاركين على الرغم من الجداول الزمنية المزدحمة بالفعل.
BONUS: نصائح للاجتماعات غير الربحية عن بعد
تساعد القدرة على العمل عن بُعد العديد من المؤسسات على توفير توازن إيجابي بين العمل والحياة لموظفيها. ومع ذلك ، لا يزال 76٪ من المشاركين في الاجتماع يصرحون بأنهم يفضلون الاجتماعات وجهًا لوجه نظرًا لقدرتهم على فهم وجهات نظر بعضهم البعض بشكل أفضل واتخاذ القرارات شخصيًا.
تأتي الاجتماعات عن بُعد مع تحديات فريدة ، ولكن هناك عدة طرق لتحسين نتائجك إذا لم تتمكن من الاجتماع وجهًا لوجه:
- اطلب من المشاركين تشغيل كاميرات الويب الخاصة بهم. يساعد هذا أعضاء الفريق على معالجة الإشارات غير اللفظية ، ويزيد من المشاركة ، ويحد من تعدد المهام.
- شارك شاشتك لتصفح جدول الأعمال أو المستندات المهمة الأخرى. يوفر هذا صورة مرئية لجذب انتباه الجمهور بشكل أفضل.
- ضع بروتوكولات لكيفية أخذ الأدوار في التحدث. قد تحتوي بعض منصات الويب على ميزة يمكن للمشاركين النقر عليها "لرفع أيديهم" والانتظار حتى يناديهم الميسر.
- تأكد من أن جميع المشاركين في مكان هادئ للحد من ضوضاء الخلفية المزعجة.
- ضع معايير لاستقبال الهاتف الخلوي واحتياجات سرعة الإنترنت لتجنب الاتصالات السيئة.
اصقل اجتماعاتك غير الربحية
قد يتأوه العديد من المهنيين غير الربحيين عند ذكر اجتماع آخر في تقويمهم. ومع ذلك ، من خلال الإعداد الجيد والجدول الزمني المحدد والمشاركة الإيجابية ، يمكنك استضافة اجتماع تعاوني فعال حقًا يجعل الجميع يعملون بجد نحو مهمة منظمتك غير الربحية.
دليل القائد لتحفيز الموظفين