Cum să profitați la maximum de reuniunile dvs. nonprofit

O estimare conservatoare pentru cât timp petrec un angajat mediu în întâlniri în fiecare săptămână este de șase ore. Pentru mai mulți angajați de nivel superior, acel timp poate ajunge la 23 de ore pe săptămână.

Într-adevăr, o întâlnire bine desfășurată prezintă o oportunitate pentru echipe de a fi colaborative, creative și orientate spre viitor. Cu toate acestea, dacă aproape jumătate din săptămânile de lucru ale membrilor personalului sunt legate de întâlniri neproductive sau prost organizate, s-ar putea să vă coste peste 399 de miliarde de dolari pe an.

Deși este ușor să vă distras atenția la întâlniri sau să uitați să bugetați timpul necesar pentru a planifica și găzdui o întâlnire productivă, este crucial să profitați la maximum de întâlnirile dvs. nonprofit. Ele reprezintă o oportunitate de a vă uni echipa în jurul unor obiective comune, de a vă asigura că departamentele nu funcționează în silozuri și, în cele din urmă, de a vă continua misiunea.

Utilizați cele cinci sfaturi de mai jos pentru a evita pierderea timpului și a productivității personalului și profitați la maximum de fiecare întâlnire de la organizația dvs. nonprofit. În plus, am inclus câteva sfaturi bonus pentru echipele care găzduiesc întâlniri nonprofit la distanță.

1. Amintiți-vă că întâlnirea dvs. începe înainte de întâlnire

V-ați prezentat vreodată la o întâlnire și nu ați avut idee care este scopul acesteia sau vi s-a cerut brusc să prezentați ceva pentru care nu erați pregătit? Cele mai bune întâlniri încep înainte de întâlnire, deoarece participanții sunt mai probabil să se implice în discuție dacă le-ați pregătit în prealabil.

Dacă găzduiți întâlnirea, rezervați timp în calendar cu cel puțin o săptămână înainte pentru a planifica conținutul și așteptările. Mai jos sunt câteva lucruri de luat în considerare pe măsură ce mergeți.

Stabiliți o agendă

O agendă este forța motrice a întâlnirii tale, așa că asigură-te că comunică un plan și obiective clare. Poate doriți să scrieți o scurtă declarație de scop în partea de sus a agendei, care să răspundă de ce aveți întâlnire și ce veți realiza până la sfârșitul acesteia. De exemplu, declarația dvs. de scop ar putea citi:

• „Detaliați nevoile pentru campania noastră de e-mail de iarnă și desemnați personalul principal care să răspundă fiecărei nevoi.”
• „Determinați care dintre cele trei inițiative discutate luna trecută va fi concentrarea organizației noastre pentru primul trimestru.”
• „Generează o listă de noi strategii de strângere de fonduri pentru a le prezenta membrilor consiliului nostru de administrație.”

Pentru a menține claritatea cu privire la scopul întâlnirii dvs., limitați numărul de subiecte de discuție care nu au legătură pe ordinea de zi. Dacă descoperiți că agenda dvs. acoperă totul, de la campaniile dvs. de e-mail până la actualizările trimestriale ale forumului, întrerupeți și luați în considerare împărțirea acestora în întâlniri separate, mai scurte, axate pe unul sau două subiecte cheie.

În cele din urmă, dacă trimiteți o agendă în imediata apropiere a întâlnirii, participanții ar putea să nu aibă timp să o examineze înainte de a sosi. Asigurați-vă că îl trimiteți tuturor participanților cu cel puțin o săptămână înainte, astfel încât aceștia să poată fi pregătiți să discute subiectele la îndemână și să aducă cu ei orice materiale necesare.

Evaluează lista de participanți

În SUA, 68% dintre profesioniști raportează că au pierdut timpul critic de lucru din cauza întâlnirilor inutile. Acest lucru subliniază importanța de a vă asigura că toată lumea din întâlnirea dvs. trebuie să fie cu adevărat acolo.

Întrebați întotdeauna dacă toți cei de pe lista dvs. de invitați trebuie să fie la următoarea întâlnire programată. În funcție de subiect, poate să nu fie necesar ca unele persoane să participe. Asigurați-vă că vă actualizați în mod regulat invitațiile la întâlnire, astfel încât oamenii să nu simtă că timpul lor este pierdut.

Evaluarea listei de participanți înainte de întâlnire oferă, de asemenea, o oportunitate de a lua în considerare cea mai bună modalitate de a ajunge la participanți, fie prin mijloace vizuale, prezentări de diapozitive sau copiere. De exemplu, o întâlnire care se concentrează pe branding va include probabil elemente de design grafic, așa că asigurați-vă că sunteți pregătit cu instrumentele potrivite pentru a prezenta elementele vizuale tuturor.

Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru gazda întâlnirii pentru a determina cine ar trebui să vorbească despre fiecare subiect de pe ordinea de zi sau să ocupe roluri cheie ale întâlnirii, cum ar fi cea de cronometrare. Pe măsură ce evaluați modul în care participanții se vor potrivi în întâlnirea dvs., asigurați-vă că îi contactați în avans, astfel încât să se poată pregăti pentru rolurile lor.

Stabiliți norme de grup

Normele de grup sunt un set de așteptări și modalități de comunicare pe care o echipă le determină și asupra cărora le convine înainte de a-și începe activitatea. Cu aprobarea tuturor membrilor echipei, normele de grup pot ajuta o echipă să-și atingă obiectivele printr-un sentiment de proprietate comună și de apartenență la munca ce urmează.

Ele pot oferi, de asemenea, un cadru pentru modul în care veți rezolva orice conflicte dacă apar. Normele de grup pot include elemente precum:

• Vom asculta activ pe toată lumea și vom evita distragerile externe
• Vom presupune intenții bune și vom fi duri cu ideile, nu cu oamenii
• Ne vom onora cronometrarul și vom începe și încheia întâlnirile conform programului

Echipele stabilesc norme de grup înainte de întâlniri, fie printr-o întâlnire programată special în acest scop, fie prin e-mail. Pentru a stabili norme de grup pentru o echipă:

1. Explicați scopul lor și cereți echipei dvs. să discute subiectele pe care ar dori să le includă
2. Rugați un facilitator să captureze toate ideile pe un flipchart sau un document online partajat
3. Rugați facilitatorul să parcurgă fiecare element pentru a ajuta echipa să se gândească dacă ar dori să îl adauge la lista finală a normelor de grup
4. Partajați lista finală a normelor de grup cu echipa pentru eventualele modificări finale și pentru a le adopta oficial

Pe măsură ce facilitați conversația, luați în considerare modul în care puteți lega ideile participanților pentru normele de grup cu misiunea, viziunea și valorile dvs.

2. Respectați programul dvs

Gestionarea ineficientă a timpului face ca tu să nu-ți poți parcurge agenda completă și, de asemenea, scade moralul echipei. De fapt, două dintre cele mai mari iritații ale participanților la întâlnire sunt „să vină târziu sau să plece devreme” (raportate de 49% dintre respondenți) și „oamenii care nu vorbesc despre nimic pe perioade lungi de timp” (raportate de 46% dintre respondenți).

Există mai multe tehnici pe care le puteți folosi pentru a vă respecta programul și pentru a profita la maximum de întâlnirile dvs. nonprofit.

Construiește în timp

Pentru a evita să începi târziu, fie stabiliți așteptarea ca oamenii să ajungă cu câteva minute mai devreme pentru a se așeza și să fie gata să înceapă la ora programată, fie creați în mod intenționat un tampon în agenda dvs. pentru timpul de „aranjare”.

Stabiliți limite de timp

Stabiliți limite de timp pentru fiecare subiect de pe agenda dvs. și desemnați pe cineva ca cronometru. Dacă descoperiți că trebuie să treceți peste un anumit subiect, cereți cronometrului să comunice această intenție grupului și să împărtășiți ce alt subiect va trebui amânat pentru o altă întâlnire, făcând acest lucru.

Creați o parcare

Creați o „parcare” pentru alte elemente tangențiale care îndepărtează discuția. Planificați să reveniți la aceste articole într-o întâlnire viitoare sau e-mail, astfel încât echipa dvs. să poată rămâne la subiect.

Fii activ

Nu pierdeți timp prețios examinând deciziile și notele ultimei întâlniri. Faceți-vă întâlnirile active și concentrate pe a merge mai departe. Lăsați timp la sfârșitul întâlnirii pentru reflecție și idei pentru punctele viitoare de pe ordinea de zi.

3. Limitați distracția și ascultați activ

Ascultarea activă este o abilitate soft care îmbunătățește comunicarea în cadrul echipelor. Există multe lucruri pe care le poți face pentru a fi un ascultător activ, cum ar fi:

• Renunțați la judecată când oamenii vorbesc
• Permiteți pauze între difuzoare pentru a vă asigura că au terminat
• Dați dovadă de înțelegere rezumând ceea ce s-a spus și întrebând dacă ați înțeles bine
• Pune întrebări clarificatoare pentru a te implica cu punctele vorbitorului
• Încercați să evitați să dezvoltați un răspuns în capul dvs. în timp ce altcineva încă vorbește

A fi întrerupt poate declanșa emoții defensive în oameni sau poate perturba un tren semnificativ de gândire. Pentru a ajuta, luați în considerare să le cereți oamenilor să ridice mâna, să vorbească pe rând sau să treacă în jurul unui obiect care indică cine este vorbitorul curent.

De asemenea, este important să rețineți că nu puteți fi un ascultător activ dacă sunteți pe laptop, telefon sau preocupat de alte sarcini de lucru. Prin urmare, faceți o normă de grup pentru a menține tehnologia și distragerile din exterior la un nivel minim. Oamenii ar trebui să se concentreze pe întâlnire, mai degrabă decât să răspundă la e-mailuri, să-și împacheteze lucrurile înainte de încheierea întâlnirii sau să-și reîmprospăteze fluxurile de pe rețelele sociale.

Prin limitarea distragerilor și ascultarea activă unii pe alții, oamenii sunt mai prezenți la întâlniri. Acest lucru vă asigură că membrii echipei dvs. nu vor pierde detalii importante și nu vor folosi mai târziu timp de lucru suplimentar pentru a căuta răspunsuri deja acoperite în întâlnire.

4. Implicați-vă angajații

În întâlniri, este important să rămâi concentrat și să ai grijă de lucrurile tale de afaceri, dar poate fi greu să faci asta dacă echipa ta nu se simte angajată. Folosind tehnicile de mai jos pentru a spori implicarea, veți evita ca angajații să „izoleze” și să rateze informații importante despre întâlnire. De asemenea, vei stimula creativitatea și inovația echipei, care pot duce obiectivele organizației tale la nivelul următor.

Fă-ți timp să joci

Sa constatat că implementarea jocului la locul de muncă reduce stresul, sporește productivitatea și crește învățarea. Deși s-ar putea să aveți timp limitat pentru fiecare întâlnire, încercați să alocați cinci sau zece minute la început sau la sfârșit pentru a vă lega ca grup.

Activitățile jucăușe de creare a unei echipe pot include încercarea unui nou spărgător de gheață pentru a ne cunoaște, acordarea de timp pentru a împărtăși despre călătoria recentă a unui coleg sau a împărtăși ceva pentru care ești recunoscător despre unul dintre colegii tăi. Doar asigurați-vă că o planificați, astfel încât să puteți respecta programul.

Conectați-vă înapoi la misiunea dvs

Pentru întâlniri mai lungi sau retrageri în afara sediului, poate fi o idee bună să găsiți o activitate care să vă întemeieze echipa și să le reamintească de ce sunt toți acolo. Poate doriți să începeți prin a cere pe cineva să vă citească declarația de misiune și apoi să cereți câțiva angajați să împărtășească povești despre misiunea dvs. în acțiune din ultimul an și cum se leagă aceasta cu întâlnirea dvs.

Cunoașteți punctele forte ale echipei dvs

Faceți-vă întâlnirea captivantă evidențiind diferitele puncte forte ale participanților prin rolurile pe care le joacă în cadrul întâlnirii. Aveți un membru al echipei care prosperă atunci când urmează un itinerar detaliat? Luați în considerare să-i faceți cronometrajul. Este unul dintre colegii tăi un povestitor incredibil? Întrebați dacă vă vor oferi o recapitulare despre crearea recentă a unui mediu toxic pentru lucrători. Pe de altă parte, încorporarea plantelor, fotografiilor, luminii de stare sau a mirosurilor plăcute într-un birou îmbunătățește păstrarea memoriei și fericirea generală a angajaților.

5. Pleacă cu pașii următori clari

Una dintre cele mai bune moduri prin care vă puteți încheia întâlnirile este prin a putea spune cu încredere „OK, deci următorii pași sunt...”

În ultimele minute ale întâlnirii, rezumați ceea ce ați abordat. Apoi, întreabă-ți colegii de echipă care sunt următorii pași pe care ar trebui să-i faci, cine va fi responsabil pentru ei și intervalul de timp pentru finalizarea acestora. Scrierea acestora pe o tablă albă în timp ce le discutați este o modalitate excelentă de a vă implica echipa în proces, concentrându-vă pe o componentă vizuală a recapitulării.

La scurt timp după întâlnire, trimiteți participanților un e-mail de urmărire care listează rapid elementele de acțiune și datele scadente ale acestora, astfel încât să rămână proaspete și ușor accesibile pentru toată lumea până când sunt finalizate.

Programând în mod proactiv timpul în întâlnirea dvs. pentru a rezuma și a conveni asupra următorilor pași, membrii echipei pot începe să lucreze imediat la cele mai importante nevoi ale proiectului dvs., mai degrabă decât să piardă timp așteptând instrucțiuni suplimentare. De asemenea, creează un precedent conform căruia întâlnirile de la organizația dvs. nonprofit au un scop și merită timpul participanților, în ciuda programelor deja încărcate.

BONUS: Sfaturi pentru întâlniri nonprofit la distanță

Capacitatea de a lucra de la distanță ajută multe organizații să ofere un echilibru pozitiv între viața profesională și viața personală pentru angajații lor. Cu toate acestea, 76% dintre participanții la întâlnire încă raportează că preferă întâlnirile față în față datorită capacității lor de a înțelege mai bine părerile celuilalt și de a lua decizii în persoană.

Întâlnirile la distanță vin cu provocări unice, dar există mai multe modalități de a vă îmbunătăți rezultatele dacă nu vă puteți întâlni față în față:

• Rugați participanții să-și pornească camerele web. Acest lucru îi ajută pe membrii echipei să proceseze indicii non-verbale, crește implicarea și limitează multitasking-ul.
• Partajați-vă ecranul pentru a parcurge agenda sau alte documente importante. Acest lucru oferă o imagine vizuală pentru a capta mai bine atenția publicului.
• Stabiliți protocoale despre cum să vorbiți pe rând. Unele platforme web pot avea o caracteristică pe care participanții pot face clic pentru a „ridica mâna” și a aștepta ca facilitatorul să le cheme.
• Asigurați-vă că toți cei care participă se află într-o locație liniștită pentru a limita zgomotul de fond perturbator.
• Stabiliți standarde pentru recepția telefonului mobil și nevoile de viteză a internetului pentru a evita conexiunile proaste.

Îmbunătățiți-vă întâlnirile nonprofit

Mulți profesioniști nonprofit ar putea să geme la mențiunea încă o întâlnire în calendarul lor. Cu toate acestea, cu o bună pregătire, o programare stabilită și un angajament pozitiv, puteți găzdui o întâlnire cu adevărat colaborativă și eficientă, care îi face pe toți să lucreze din greu pentru misiunea dvs. nonprofit.