非営利の会議を最大限に活用する方法

平均的な従業員が毎週会議に費やす時間の控えめな見積もりは6時間です。 より上級レベルの従業員の場合、その時間のコミットメントは週に23時間に達する可能性があります。

確かに、うまく運営されている会議は、チームが協力的で創造的で前向きな姿勢をとる機会を提供します。 ただし、スタッフの労働週のほぼ半分が非生産的または不十分に組織化された会議に縛られている場合、年間3,990億ドル以上の費用がかかる可能性があります。

会議に気を取られたり、生産的な会議の計画と開催に必要な時間の予算を立て忘れたりするのは簡単ですが、非営利の会議を最大限に活用することは非常に重要です。 それらは、共通の目標の周りでチームを団結させ、部門がサイロで運用されていないことを確認し、最終的にはあなたの使命を促進する機会を提供します。

以下の5つのヒントを使用して、スタッフの時間と生産性を無駄にせず、非営利団体での各会議を最大限に活用してください。 さらに、リモートの非営利会議を主催するチーム向けのボーナスのヒントがいくつか含まれています。

1.会議が会議の前に始まることを忘れないでください

会議に出席して、その目的が何であるかわからなかった、または突然、準備ができていないものについて発表するように求められたことがありますか？ 事前に準備しておけば、参加者がディスカッションに参加する可能性が高くなるため、最良の会議は会議の前に開始されます。

会議を主催する場合は、内容と期待を計画するために、少なくとも1週間前にカレンダーに時間を取っておきます。 以下は、あなたが行くときに考慮すべきいくつかの事柄です。

アジェンダを設定する

議事は会議の原動力であるため、明確な計画と目標を伝えるようにしてください。 議事録の上部に、会議を開催する理由と会議の終わりまでに何を達成するかについて答える簡単な目的のステートメントを書くことをお勧めします。 たとえば、目的ステートメントは次のようになります。

• 「冬のメールキャンペーンのニーズを詳しく説明し、それぞれのニーズに対応するリードスタッフを指名します。」
• 「先月議論された3つのイニシアチブのどれが、第1四半期の組織の焦点になるかを決定します。」
• 「取締役会メンバーに提示する新しい資金調達戦略のリストを作成します。」

会議の目的を明確にするために、議題に関係のないディスカッショントピックの数を制限します。 議題がメールキャンペーンから四半期ごとの取締役会の更新まですべてをカバーしていることがわかった場合は、一時停止して、それらを1つから2つの重要なトピックに焦点を当てた別々の短い会議に分割することを検討してください。

最後に、会議のすぐ近くで議事録を送信すると、参加者は到着する前に議事録を確認する時間がない場合があります。 少なくとも1週間前にすべての参加者に送信して、目前のトピックについて話し合い、必要な資料を持参できるようにしてください。

参加者リストを評価する

米国では、専門家の68％が、不必要な会議のために重要な作業時間を失ったと報告しています。 これは、会議の全員が本当にそこにいる必要があることを確認することの重要性を強調しています。

招待リストの全員が次に予定されている会議に出席する必要があるかどうかを常に尋ねます。 トピックによっては、参加する必要がない場合もあります。 人々が自分の時間が無駄になっていると感じないように、会議の招待状を定期的に更新するようにしてください。

会議の前に参加者リストを評価することは、視覚的な手段、スライドプレゼンテーション、またはコピーのいずれを使用する場合でも、出席者に到達するための最良の方法を検討する機会を提供します。 たとえば、ブランディングに焦点を当てた会議にはグラフィックデザイン要素が含まれる可能性が高いため、すべての人にビジュアルを提示するための適切なツールを用意してください。

これは、会議の主催者が各議題のトピックについて誰が話すかを決定したり、タイムキーパーになるなどの重要な会議の役割を果たしたりするのにも良い時期です。 参加者が会議にどのように適合するかを評価するときは、参加者が自分の役割に備えることができるように、事前に参加者に連絡するようにしてください。

グループ規範を確立する

グループ規範は、チームが作業を開始する前に決定し、同意する一連の期待とコミュニケーションの方法です。 すべてのチームメンバーの承認を得て、グループの規範は、共有された所有権と将来の作業に属するという感覚を通じて、チームが目標を達成するのに役立ちます。

また、競合が発生した場合に競合を解決するためのフレームワークを提供することもできます。 グループの規範には、次のような項目が含まれる場合があります。

• 私たちは積極的にすべての人に耳を傾け、外部の気を散らすことを避けます
• 私たちは善意を持って、人ではなくアイデアに熱心に取り組みます
• タイムキーパーを尊重し、スケジュールどおりに会議を開始および終了します

チームは、この目的のために特別にスケジュールされた会議を通じて、または電子メールを介して、会議の前にグループの規範を確立します。 チームのグループ規範を確立するには：

1. 彼らの目的を説明し、あなたのチームに彼らが含めたいトピックをブレインストーミングするように頼んでください
2. ファシリテーターに、フリップチャートまたは共有オンラインドキュメントのすべてのアイデアをキャプチャしてもらいます
3. ファシリテーターに各項目を確認してもらい、チームがそれをグループ規範の最終リストに追加するかどうかを検討できるようにします。
4. グループ規範の最終リストをチームと共有して、最終的な編集を行い、それらを正式に採用します

会話を促進するときは、グループの規範に対する参加者のアイデアを、自分の使命、ビジョン、価値観にどのように結び付けることができるかを検討してください。

2.スケジュールを守る

効果のない時間管理はそれを可能にするので、あなたはあなたの完全な議題を通り抜けることができず、それはまたチームの士気を低下させます。 実際、会議参加者の最大の苛立ちの2つは、「遅れて到着するか、早く出発する」（回答者の49％が報告）と「長期間何も話さない人々」（回答者の46％が報告）です。

スケジュールを守り、非営利の会議を最大限に活用するために使用できるいくつかのテクニックがあります。

時間内に構築

遅れて開始することを避けるために、人々が着席して予定時刻に開始する準備ができるように数分早く到着することを期待するか、「落ち着く」時間のために意図的にバッファーをアジェンダに組み込みます。

時間制限を設定する

議題の各トピックに時間制限を設定し、誰かをタイムキーパーとして指定します。 特定のトピックに目を通す必要がある場合は、タイムキーパーにその意図をグループに伝えてもらい、そうすることで他のどのトピックを別の会議に延期する必要があるかを共有します。

駐車場を作成する

議論をコースから外す他の接線アイテムのための「駐車場」を作成します。 チームがトピックにとどまることができるように、将来の会議または電子メールでこれらの項目にループバックすることを計画してください。

アクティブになる

前回の会議の決定とメモを検討する貴重な時間を無駄にしないでください。 会議を活発にし、前進することに集中します。 会議の最後に、将来の議題項目についての考察とアイデアのために時間を残してください。

3.気を散らすものを制限し、積極的に耳を傾ける

アクティブリスニングは、チーム内のコミュニケーションを改善するソフトスキルです。 アクティブなリスナーになるためにできることはたくさんあります。たとえば、次のようなものです。

• 人々が話すときの判断を差し控える
• スピーカー間の一時停止を許可して、スピーカーが終了したことを確認します
• 言われたことを要約し、それが正しいかどうかを尋ねることによって理解を示します
• 明確な質問をして、話者の意見を取り入れます
• 他の誰かがまだ話している間、あなたの頭の中で反応を発達させることを避けるようにしてください

中断されると、人々に防御的な感情を引き起こしたり、意味のある思考の流れを混乱させたりする可能性があります。 助けるために、人々に手を上げるか、交代で話すか、または現在の話者が誰であるかを示すオブジェクトを回すように頼むことを検討してください。

また、ラップトップや電話を使用している場合、または他の作業タスクに夢中になっている場合は、アクティブなリスナーになることはできないことを覚えておくことも重要です。 したがって、テクノロジーと外部の気を散らすものを最小限に抑えることをグループの規範にします。 人々は、電子メールに返信したり、会議が終了する前に荷物をまとめたり、ソーシャルメディアフィードを更新したりするのではなく、会議に集中する必要があります。

気を散らすものを制限し、お互いに積極的に耳を傾けることで、人々は会議に参加する機会が増えます。 これにより、チームメンバーが重要な詳細を見逃したり、後で会議ですでに取り上げられている回答を探すために余分な作業時間を使用したりすることがなくなります。

4.従業員を関与させる

会議では、集中力を保ち、ビジネスアイテムを管理することが重要ですが、チームが関与していると感じない場合、それを行うのは難しい場合があります。 以下の手法を使用してエンゲージメントを高めることで、従業員が「ゾーンアウト」して重要な会議情報を見逃すことを回避できます。 また、組織の目標を次のレベルに引き上げることができるチームの創造性と革新を促進します。

遊ぶ時間を作る

職場での遊びの実施は、ストレスを軽減し、生産性を高め、学習を増やすことがわかっています。 各会議の時間は限られているかもしれませんが、グループとして結束するために、最初または最後に5分または10分を取っておくことを試みてください。

遊び心のあるチームボンディング活動には、新しい砕氷船を使ってお互いを知ること、同僚の最近の旅行について共有すること、チームメートの1人について感謝していることを共有することなどがあります。 スケジュールどおりに滞在できるように、必ず計画を立ててください。

ミッションに戻る

長時間の会議やオフサイトでのリトリートの場合は、チームの基盤となり、チームが全員参加している理由を思い出させるアクティビティを見つけることをお勧めします。 まず、誰かにミッションステートメントを読んでもらい、その後、数人の従業員に、過去1年間のミッションの実践とそれが会議にどのように関係しているかについての話を共有してもらうことをお勧めします。

チームの強みを知る

参加者が会議で果たす役割を通じて、参加者のさまざまな強みを強調することにより、会議を魅力的なものにします。 詳細な旅程をたどるときに成功するチームメンバーがいますか？ それらをタイムキーパーにすることを検討してください。 あなたの同僚の一人は素晴らしいストーリーテラーですか？ 彼らがあなたの最近の労働者に有毒な環境を作り出すことの要約を提供するかどうか尋ねてください。 一方、植物、写真、ムード照明、または心地よい匂いをオフィスに組み込むことで、従業員の記憶保持と全体的な幸福が向上します。

5.次のステップを明確にして去る

会議を終了するための最良の方法の1つは、自信を持って「OK、次のステップは…」と言えるようにすることです。

会議の最後の数分間で、カバーした内容を要約します。 次に、チームメイトに、キャプチャする必要のある次のステップ、それらの責任者、およびそれらを完了するための時間枠を尋ねます。 話し合うときにホワイトボードにこれらを書くことは、視覚的なコンポーネントを中心に要約することで、チームをプロセスに参加させるための優れた方法です。

会議の直後に、参加者にフォローアップメールを送信して、アクションアイテムとその期日をすばやくリストします。これにより、参加者は新鮮な状態を保ち、完了するまで誰でも簡単にアクセスできます。

会議で時間を積極的にスケジュールして次のステップを要約して合意することにより、チームメンバーは、追加の指示を待つ時間を失うことなく、プロジェクトの最も重要なニーズにすぐに取り組むことができます。 また、あなたの非営利団体での会議は、すでに忙しいスケジュールにもかかわらず、目的があり、参加者の時間の価値があるという前例を設定します。

ボーナス：リモート非営利ミーティングのヒント

リモートで作業できることは、多くの組織が従業員にポジティブなワークライフバランスを提供するのに役立ちます。 ただし、会議の参加者の76％は、お互いの意見をよりよく理解し、直接意思決定を行うことができるため、対面式の会議を好むと報告しています。

リモートミーティングには固有の課題がありますが、直接会うことができない場合に結果を改善する方法はいくつかあります。

• 参加者にWebカメラをオンにしてもらいます。 これは、チームメンバーが非言語的な手がかりを処理し、エンゲージメントを高め、マルチタスクを制限するのに役立ちます。
• 画面を共有して、議事録やその他の重要なドキュメントを確認します。 これにより、視聴者の注意をよりよく捉えるためのビジュアルが提供されます。
• 交代で話す方法のプロトコルを確立します。 一部のWebプラットフォームには、参加者がクリックして「手を挙げ」、進行役が電話をかけるのを待つことができる機能がある場合があります。
• 破壊的なバックグラウンドノイズを制限するために、参加するすべての人が静かな場所にいることを確認してください。
• 携帯電話の受信とインターネットの速度の基準を設定して、接続不良を回避する必要があります。

非営利の会議を磨く

多くの非営利の専門家は、彼らのカレンダーのさらに別の会議の言及にうめき声を上げるかもしれません。 ただし、適切な準備、スケジュールの設定、積極的な関与により、真に協力的で効果的な会議を主催し、非営利団体の使命に向けて全員が懸命に取り組むことができます。