如何編寫員工實際使用的員工手冊

最小的初創公司和最大的企業都需要什麼？

員工手冊。 如果您認為只有少數員工的小公司沒有必要擁有一個，請再想一想。 無論您的組織規模如何，都不應忽視編寫良好的手冊的影響。

分發手冊可以讓新員工感覺更有能力處理他們的日常工作，同時提高他們在入職期間的效率。 除了為新員工提供關鍵細節外，手冊還可以包含更長的文檔，為員工在組織任職期間的公司政策提供參考。

人力資源專業人員在管理手冊中所有與人力資源相關的資源和詳細信息時，通常會求助於人力資源合規軟件。

為什麼您的公司需要員工手冊

花時間並努力創建員工手冊對於各種形式和規模的組織來說都是必須的。

讓我們看看您的團隊需要員工手冊來參考的一些主要原因。

• 它向新員工介紹公司的價值觀、使命、文化和目標。
• 它詳細說明了雇主和僱員的期望。
• 它以清晰簡潔的方式解釋了主要的公司政策、規則和法規。
• 它提供有關員工可能需要的福利的信息。
• 它確保組織始終遵守州和聯邦法律。
• 它讓員工知道他們可以去哪裡尋求幫助，以及當他們有問題或疑慮時可以求助於誰。

員工手冊中應包含的內容

如果您是第一次或為一家全新的公司創建公司員工手冊，您需要一個起點。 為此，一切都是為了知道要包含哪些部分以及哪些信息在哪裡。

“員工手冊是一份政策驅動的文件，讓員工清楚地了解預期內容，包括與行為和績效相關的領域。 一本精心編寫的手冊可以成為強化文化、價值觀、使命和願景的好方法。”

克里斯蒂娜·克里德
G2 人力運營總監

就業基礎

貴公司的手冊應該從基礎開始。 從一開始的員工手冊目錄開始，然後介紹信息和關鍵細節。

首先，提供有關公司使命宣言和價值觀的信息，以確保從一開始就保持一致。 分享一份聲明，解釋什麼對公司最重要，並強調員工應該遵守的價值觀。

本節還應包括平等機會就業聲明。 這是手冊的必要部分，不僅出於法律目的，而且因為它在您的工作場所促進了精英管理和尊重的文化。

接下來，概述招聘和選拔過程。 本部分應分享招聘流程的典型步驟以及有關背景調查、推薦計劃和其他一般準則的信息。 此外，除了臨時員工、合同員工和非豁免員工外，還要提及全職和兼職員工之間是否有任何這些規則不同。

最後，分享一些關於公司的背景信息以及它是如何形成的。 玩得開心！

工作場所政策

一旦涵蓋了基礎知識，就可以了解有關工作場所政策的細節以及員工可以期望的工作條件。

此處應包含的政策和提示是：

• 保密和數據保護：分享有關信息保護的基本規則，員工如何遵守公司的法律，以及對每位員工的期望。
• 出勤：概述出勤規則，例如員工無法上班時應該做什麼以及應該聯繫誰。 該政策可能取決於您所在組織的行業。
• 騷擾和暴力：列出適用於您員工的所有現行聯邦、州和地方法律。 這讓員工知道您的公司致力於消除工作場所中的所有類型的騷擾和暴力。 本節應定義什麼是騷擾和暴力，如果違反這些規則將採取哪些紀律措施，以及貴公司如何直接避免敵對的工作環境。
• 辦公環境：詳細信息，如工作時間、在家工作政策、午餐和休息時間、美國殘疾人法案 (ADA)住宿以及與公司設備有關的政策。
• 工作場所健康和安全：為員工提供指導方針，以確保工作場所健康和安全。 它還可以詳細說明貴公司如何遵守職業健康和安全法律，以及有關員工如何在危險角色或緊急情況下受到保護的信息。 公司還可以包括心理健康政策、有關員工援助計劃的詳細信息，以及他們如何旨在減輕工作倦怠。
• 付款時間表：解釋貴公司的付款期限。 它還應概述可用的付款方式。

行為守則

行為守則闡明了雇主希望員工在工作中的行為方式。 每個組織都有界限，此準則基本上涵蓋了任何不可接受的行為。

行為準則中的規則和規定可以包括：

• 著裝規定政策：描述適當和不適當的工作場所著裝。 著裝要求政策應盡可能詳細。
• 社交媒體和個人技術使用：在工作時具體了解社交網絡使用和個人技術（如智能手機）的參數。
• 藥物和酒精使用政策：大多數公司使用此部分詳細說明他們的無物質工作場所，並解釋他們是否在整個工作期間測試員工的藥物或酒精使用情況。
• 利益衝突：描述什麼構成利益衝突，員工在遇到利益衝突時可以做什麼，以及違反公司規則的後果。
• 接受來自客戶或顧客的禮物的規則：具體規定接受來自顧客的金錢或其他種類的禮物的規則。
• 員工關係和友愛：制定有關員工成為朋友或約會的規則，以避免流言蜚語或不專業的情況。
• 工作場所訪客：概述將訪客帶到辦公室的過程，因為這是保護員工、公司數據和財產的問題。
• 衝突解決政策：解釋員工之間發生衝突時應遵循的協議，以及如果問題未得到解決，將採取何種紀律處分措施。
• 溝通政策：傳達員工應如何相互交流，以及與客戶、合作夥伴和供應商的互動方式。 它應該設定對電子郵件、即時消息和社交媒體的期望。

薪酬與發展

員工手冊的薪酬和發展部分提供了有關員工薪酬和員工發展的信息。 本節是手冊中最常引用的部分之一。

首先，詳細說明工資表，即全職和兼職員工領取薪水的頻率。 這裡的選項通常是每週、每兩週、每半月或每月付款計劃。 本節還詳細介紹了任何工資稅減免。

接下來，概述是否向在約定的每小時工作週內工作的員工提供加班費。 本節還應提供有關晉升、橫向職業變動和調動的信息。 此外，這部分應具體說明其他形式的薪酬，如員工獎金和績效工資。

然後，有一個手冊的績效管理部分。 員工使用這些信息來了解績效評估。 管理人員會根據這些信息來闡明他們應該承擔哪些職責。 您可以提及績效評估的目標以及您希望經理如何領導他們的團隊。

最後，詳細說明您對所有員工的培訓和發展計劃，以及貴公司如何致力於幫助他們提高專業和個人水平。 解釋從培訓機會到學費報銷的一切。

員工福利和津貼

員工手冊中另一個經常添加書籤的區域是提供有關公司提供的所有有趣津貼和福利的信息的部分。 閱讀本節後，員工應該感到受到很好的照顧、讚賞和完全了解。

通過概述資格、福利開始日期和您的計劃的保單編號等詳細信息，開始福利和福利部分。 然後，進入要點。

首先要做的是：帶薪休假 (PTO)政策。 這是貴公司為其員工提供的政策，允許他們根據特定原因或事件的需要請假。 您提供多少，或者您何時允許員工使用他們的 PTO，可能會有所不同。

之後，繼續享受貴公司必須提供的其他福利。 解釋您的在家工作 (WFH) 政策、健身房或醫療保健報銷政策、公司提供的設備（筆記本電腦、手機、耳機甚至汽車）的使用，以及工人補償的來龍去脈。

辭職和終止程序

員工不太可能會在整個工作生涯中留在您的組織，因此員工手冊應包含有關離職的詳細信息。 這應該包括：

• 員工辭職：無論是通過辭職還是合同終止
• 退休：當員工決定是時候離開勞動力市場了
• 裁員或終止：當公司決定他們不能再在組織內僱用員工時，無論是由於個人表現還是公司財務問題

本節應強調員工何時獲得最終薪水、離職面談流程如何運作，以及如果有人被解僱或解僱，綜合綜合預算調節法 (COBRA)的福利如何發揮作用。

各種法律授權

最後但並非最不重要的一點是，員工手冊需要涉及就業法和各種法律規定。

許多聯邦和州法律都會影響員工。 其中一些是：

• 家庭和病假法 (FMLA)
• 眼鏡蛇
• 平等就業機會委員會 (EEOC)
• 各種反歧視法
• 美國殘疾人法案 (ADA)
• 公平勞工標準法 (FLSA)

法律法規因州而異，但您的手冊必須提及適用於您組織的法律法規。

如何編寫員工手冊

既然您已經了解了基本員工手冊中需要包含的內容，那麼讓我們來看看如何開始編寫一個。

首先，查看您當前的公司政策並進行任何必要的修改。 您要做的最後一件事是花費時間和精力將這些政策放入手冊中，但幾個月後才意識到需要對其進行更新。 如果有任何政策或規則需要修改，現在正是時候！

然後，為手冊的外觀創建一個大綱。 這有助於確定您如何向員工提供信息。 完成後，為手冊的每個部分編寫易於理解且沒有復雜術語的基本介紹。

一旦您收集了所有必要的最新信息，請將最終版本發送給您公司的法律團隊進行審查。 要求法律顧問確保它不包含可能包含虛假信息的陳述。 手冊獲得法律批准後，請考慮您希望在何處以及如何發布該手冊。 請記住，所有員工都應該可以輕鬆訪問它。

當手冊分發給所有員工時，工作還沒有完成。 必要時應更新。 考慮每年至少審查兩次政策，以確保手冊始終包含最相關的信息。

員工手冊示例

第一次創建手冊時，即使您確切了解需要包含的內容，也很難設想最終結果。 為了使這更容易，最好參考一些知名公司在其手冊中所做的示例，以激發一些創造力。

中心點

雖然有些公司會保留他們的手冊，但HubSpot讓每個人都可以通過將他們的文化代碼上傳到他們的網絡上來閱讀它。 通過分享它，他們實踐了他們要求員工同樣的透明度。

網飛

與 HubSpot 一樣， Netflix也在網上分享其自由與責任文化手冊。 您之前可能聽說過或讀過他們的文化，因為它通過使他們也可操作來無縫地定義他們的文化和價值觀。

特雷羅

項目管理軟件Trello使用其平台來概述和顯示其員工手冊，他們稱之為員工手冊。 黑板上的每一列代表不同的手冊部分，從第一天開始，然後是福利、遠程工作、旅行、假期和其他信息。

Facebook

Facebook將其手冊提供給任何感興趣的人。 標題為“保持更好的建設：Facebook 行為準則” ，他們的手冊包含創始人馬克扎克伯格的信息，以及關於相互支持、保護和授權人們、競爭和合作以及與世界互動的部分。

大本營

Basecamp創建的另一個有趣的例子是一份出色的員工手冊。 它利用獨特的語氣，確保公司的個性在其他雇主中脫穎而出。 一些值得注意的部分是我們代表什麼、我們在哪里工作、我們的儀式和詞彙。

手冊知道一切！

隨著工作場所的不斷發展，人力資源專業人員的職責可能是確保手冊與最新信息保持同步。

請務必記住，您的員工手冊不是具有法律約束力的文件，也不能確保合規。 但是，它可以幫助保護您的公司免受某些責任，並通過成為重要公司詳細信息的一個有凝聚力的位置與您的所有員工進行清晰的溝通。

一本全面的手冊是一回事。 現在是時候審視貴公司的文化，為每個人打造現代化的工作場所了。