Cómo escribir un manual del empleado que el personal realmente usará

¿Qué es lo que necesitan tanto las nuevas empresas más pequeñas como las empresas más grandes?

Un manual del empleado. Si cree que tener uno es innecesario para su pequeña empresa con solo un puñado de empleados, piénselo de nuevo. Independientemente del tamaño de su organización, el impacto de un manual bien escrito no debe pasarse por alto.

Repartir un manual puede hacer que los nuevos empleados se sientan más equipados para manejar su trabajo diario al mismo tiempo que aumenta su eficiencia durante la incorporación . Además de tener detalles críticos para los nuevos empleados, un manual puede incluir documentos más largos que brindan una referencia para las políticas de la empresa a lo largo de la permanencia de un empleado en una organización.

Es común que los profesionales de recursos humanos recurran al software de cumplimiento de recursos humanos, ya que administran todos los recursos y detalles relacionados con los recursos humanos en un manual.

Por qué su empresa necesita un manual del empleado

Tomarse el tiempo y esforzarse para crear un manual del empleado es imprescindible para las organizaciones de todas las formas y tamaños.

Veamos algunas de las razones principales por las que su equipo necesita un manual del empleado como referencia.

• Presenta a los nuevos empleados los valores, la misión, la cultura y los objetivos de la empresa.
• Detalla las expectativas del empleador y del empleado.
• Explica las políticas, normas y reglamentos clave de la empresa de forma clara y concisa.
• Proporciona información sobre los beneficios que los empleados pueden necesitar.
• Garantiza que la organización siempre cumpla con las leyes estatales y federales.
• Les permite a los empleados saber a dónde pueden acudir en busca de ayuda y a quién acudir cuando tienen una pregunta o inquietud.

Qué incluir en un manual del empleado

Si está creando un manual del empleado de la empresa por primera vez o para una empresa nueva, necesita un lugar para comenzar. Y para eso, se trata de saber qué secciones incluir y qué información va a dónde.

“Un manual del empleado es un documento basado en políticas, que deja en claro a los empleados lo que se espera, incluidas las áreas relacionadas con la conducta y el desempeño. Un manual bien escrito puede ser una excelente manera de reforzar la cultura, los valores, la misión y la visión”.

credo kristina
Director de Operaciones de Personas en G2

Conceptos básicos de empleo

El manual de su empresa debe comenzar con lo básico. Comience con una tabla de contenido del manual del empleado al principio y luego presente información y detalles clave.

En primer lugar, proporcione información sobre la declaración de la misión y los valores de la empresa para garantizar la alineación desde el principio. Comparta una declaración que explique qué es lo más importante para la empresa y resalte los valores que los empleados deben respetar.

Esta sección también debe incluir una declaración de igualdad de oportunidades de empleo. Esta es una parte necesaria del manual, no solo por motivos legales sino porque promueve una cultura de meritocracia y respeto en su lugar de trabajo.

A continuación, describa el proceso de reclutamiento y selección . Esta sección debe compartir los pasos típicos del proceso de contratación e información sobre verificación de antecedentes , programas de referencia y otras pautas generales. Asimismo, mencione si alguna de estas reglas difiere entre empleados de tiempo completo y de medio tiempo, además del personal temporal, contratado y no exento.

Finalmente, comparta algunos antecedentes sobre la empresa y cómo surgió. ¡Diviértete con esta sección!

Políticas del lugar de trabajo

Una vez que se cubren los conceptos básicos, avance a los detalles relacionados con las políticas del lugar de trabajo y las condiciones en las que los empleados pueden esperar trabajar.

Las políticas y consejos que deben incluirse aquí son:

• Confidencialidad y protección de datos: Compartir reglas básicas con respecto a la protección de la información, cómo los empleados pueden cumplir con las leyes con respecto a la empresa y qué se espera de cada empleado.
• Asistencia: esbozar las reglas de asistencia, como lo que debe hacer un empleado si no puede ir al trabajo y con quién debe comunicarse. Esta política probablemente dependerá de la industria de su organización.
• Acoso y violencia: lista de todas las leyes federales, estatales y locales vigentes que se aplican a su fuerza laboral. Esto permite que los empleados sepan que su empresa se compromete a eliminar todo tipo de acoso y violencia en el lugar de trabajo. Esta sección debe definir qué se considera acoso y violencia, qué medidas disciplinarias se aplicarán si se infringen estas normas y cómo su empresa evita directamente un entorno de trabajo hostil .
• Entorno de oficina: información detallada como el horario de trabajo, la política de trabajo desde casa, los períodos de almuerzo y descanso, las adaptaciones de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y las políticas relacionadas con el equipo de la empresa.
• Salud y seguridad en el lugar de trabajo: presentación de pautas a seguir por los empleados para garantizar un lugar de trabajo saludable y seguro. También puede detallar cómo su empresa cumple con las leyes de salud y seguridad ocupacional, así como información sobre cómo los empleados están protegidos en roles peligrosos o de emergencias. Las empresas también pueden incluir una política de salud mental, detalles sobre un programa de asistencia para empleados y cómo pretenden mitigar el agotamiento laboral .
• Calendario de pagos: Explicación de los períodos de pago de su empresa. También debe indicar qué métodos de pago están disponibles.

Código de conducta

Un código de conducta explica cómo un empleador espera que los empleados se comporten en el trabajo. Cada organización tiene límites, y este código esencialmente cubre cualquier comportamiento inaceptable.

Las reglas y regulaciones dentro de un código de conducta pueden incluir:

• Política de código de vestimenta: Describa la vestimenta apropiada e inapropiada para el lugar de trabajo. La política del código de vestimenta debe ser lo más detallada posible.
• Uso de redes sociales y tecnología personal: Sea específico con respecto a los parámetros de uso de redes sociales y tecnología personal, como sus teléfonos inteligentes, cuando trabaja.
• Política de uso de drogas y alcohol: la mayoría de las empresas utilizan esta sección para detallar su lugar de trabajo libre de sustancias y explicar si realizan pruebas de detección de drogas o alcohol a los empleados durante su empleo.
• Conflicto de intereses: describa qué constituye un conflicto de intereses, qué pueden hacer los empleados cuando se enfrentan a uno y cuáles son las consecuencias de infringir las normas de la empresa.
• Normas relativas a la aceptación de obsequios de clientes o consumidores: Sea específico con respecto a las normas para aceptar obsequios monetarios o de otro tipo de los clientes.
• Relaciones con los empleados y confraternización: Establezca reglas sobre cómo los empleados se hacen amigos o tienen citas para evitar chismes o situaciones poco profesionales.
• Visitantes en el lugar de trabajo: describa el proceso de traer visitantes a la oficina porque se trata de proteger los datos y la propiedad de los empleados y de la empresa.
• Política de resolución de conflictos: Explicar el protocolo a seguir cuando se producen conflictos entre empleados y qué medidas disciplinarias se aplican si no se resuelven.
• Política de comunicación: Transmita cómo los empleados deben interactuar entre sí, así como con los clientes, socios y proveedores. Debe establecer expectativas para el correo electrónico, la mensajería instantánea y las redes sociales.

Compensación y desarrollo

La parte de compensación y desarrollo de un manual del empleado brinda información sobre la compensación y el desarrollo de los empleados . Esta sección es una de las secciones a las que se hace referencia con más frecuencia en el manual.

Primero, detalle el cronograma de nómina, es decir, con qué frecuencia los empleados de tiempo completo y de medio tiempo reciben sus cheques de pago. Las opciones aquí suelen ser un programa de pago semanal, quincenal, quincenal o mensual. Esta sección también entra en detalles sobre las deducciones de impuestos sobre la nómina.

A continuación, describa si se ofrece pago de horas extras a los empleados que trabajan más de la semana laboral por horas acordada. Esta sección también debe proporcionar información sobre promociones, movimientos laterales de carrera y transferencias. Además, esta parte debe ser específica sobre otras formas de compensación, como bonos para empleados y pago por mérito.

Luego, incluya una sección de gestión del desempeño en el manual. Los empleados utilizan esta información para comprender la evaluación del desempeño. Los gerentes miran esta información para aclarar qué deberes se esperan de ellos. Puede mencionar los objetivos de las revisiones de desempeño y cómo espera que los gerentes lideren sus equipos.

Por último, detalle su plan de formación y desarrollo para todos los empleados y cómo su empresa se compromete a ayudarles a mejorar profesional y personalmente. Explique todo, desde las oportunidades de capacitación hasta el reembolso de la matrícula .

Beneficios y ventajas para empleados

Otra área marcada con frecuencia de un manual del empleado es la sección que brinda información sobre todas las ventajas y beneficios divertidos que ofrece su empresa. Después de leer esta sección, un empleado debe sentirse bien atendido, apreciado y completamente informado.

Inicie la sección de beneficios y ventajas destacando detalles como elegibilidad, fecha de inicio de los beneficios y el número de póliza de su plan. Luego, entra en lo esencial.

Lo primero es lo primero: la política de tiempo libre pagado (PTO) . Esta es la política que su empresa ofrece a sus empleados que les permite ausentarse del trabajo según sea necesario por razones o eventos específicos. La cantidad que ofrece, o cuándo permite que los empleados usen su PTO, puede variar.

Después de eso, pase a otros beneficios que su empresa tiene para ofrecer. Explique su política de trabajo desde casa (WFH, por sus siglas en inglés), una política de reembolso de salud o gimnasio, el uso de equipos proporcionados por la empresa (computadoras portátiles, teléfonos celulares, auriculares o incluso automóviles) y los pormenores de la compensación para trabajadores.

Procedimientos de renuncia y terminación

No es probable que un empleado permanezca en su organización durante toda su carrera laboral, por lo que el manual del empleado debe incluir detalles sobre la desvinculación . Esto debe incluir:

• Renuncia del empleado: Ya sea por renuncia o por terminación de contrato
• Jubilación: cuando el empleado ha decidido que es hora de que haga la transición fuera de la fuerza laboral
• Despidos o terminación: Cuando la empresa decide que ya no puede tener un empleado dentro de la organización, ya sea por desempeño personal o problemas financieros de la empresa

Esta sección debe resaltar cuándo se entregará a un empleado su cheque de pago final, cómo funciona el proceso de entrevista de salida y cómo funcionan los beneficios de la Ley de Reconciliación Presupuestaria Ómnibus Consolidada (COBRA) si alguien es despedido o despedido.

Varios mandatos legales

Por último, pero no menos importante, un manual del empleado debe abordar las leyes laborales y varios mandatos legales.

Numerosas leyes federales y estatales afectan a los empleados. Algunos de estos son:

• Ley de licencia médica y familiar (FMLA)
• COBRA
• Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC)
• Varias leyes contra la discriminación
• Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA)
• Ley de normas laborales justas (FLSA)

Las leyes y regulaciones varían según el estado, pero su manual debe mencionar las que se aplican a su organización.

Cómo escribir un manual del empleado

Ahora que comprende lo que debe incluirse en un manual básico del empleado, veamos cómo comenzar a escribir uno.

En primer lugar, revise las políticas actuales de su empresa y realice las modificaciones que considere necesarias. Lo último que desea hacer es gastar tiempo y energía poniendo estas políticas en el manual solo para darse cuenta unos meses después de que debe actualizarse. Si alguna política o regla requiere alguna revisión, ¡ahora es el momento!

Luego, cree un esquema para el aspecto de su manual. Esto ayuda a determinar cómo presenta la información a los empleados. Una vez que haya completado esto, escriba introducciones básicas para cada sección del manual que sean fáciles de entender y sin jerga complicada.

Una vez que reúna toda la información necesaria y actualizada, envíe una versión final al equipo legal de su empresa para que la revise. Solicitar asesoría legal asegura que no contenga declaraciones que puedan tener información falsa. Una vez que el manual tenga la aprobación legal, considere dónde y cómo le gustaría publicar el manual. Recuerde que debe ser de fácil acceso para todos los empleados.

El trabajo no está terminado cuando el manual se ha distribuido a todos los empleados. Debe actualizarse cuando sea necesario. Considere revisar las políticas al menos dos veces al año para asegurarse de que el manual siempre tenga la información más relevante.

ejemplos de manuales de empleados

Al crear un manual por primera vez, puede ser difícil imaginar los resultados finales, incluso si comprende exactamente lo que debe incluirse. Para hacerlo más fácil, es mejor apoyarse en ejemplos de lo que algunas empresas conocidas han hecho con sus manuales para despertar un poco de creatividad.

hubspot

Mientras que algunas empresas guardan su manual, HubSpot permite que todos lo lean cargando su código de cultura en su red. Al compartirlo, practican la misma transparencia que piden a sus empleados.

netflix

Al igual que HubSpot, Netflix también comparte en línea su manual de cultura de libertad y responsabilidad. Probablemente haya escuchado o leído acerca de su cultura antes, ya que define a la perfección su cultura y valores al hacer que también sean procesables.

Trello

El software de gestión de proyectos Trello utiliza su plataforma para delinear y mostrar su manual del empleado, al que llaman manual del empleado. Cada columna en el tablero representa una sección diferente del manual, comenzando con En su primer día y continuando con beneficios, trabajo remoto, viajes, vacaciones e información miscelánea.

Facebook

Facebook pone su manual a disposición de cualquier persona interesada. Titulado Keep Building Better: The Facebook Code of Conduct , su manual presenta un mensaje del fundador Mark Zuckerberg, junto con secciones sobre el apoyo mutuo, la protección y el empoderamiento de las personas, la competencia y la colaboración, y la interacción con el mundo.

Campamento base

Otro ejemplo interesante de un manual del empleado bien hecho es el que ha creado Basecamp . Utiliza un tono de voz único, asegurándose de que la personalidad de la empresa se destaque de otros empleadores. Algunas secciones notables son Lo que representamos, Dónde trabajamos, Nuestros rituales y Vocabulario.

¡El manual lo sabe todo!

A medida que el lugar de trabajo continúa evolucionando, es probable que un profesional de recursos humanos deba garantizar que el manual se mantenga actualizado con la información más reciente.

Es importante recordar que su manual del empleado no es un documento legalmente vinculante y no garantiza el cumplimiento. Sin embargo, puede ayudar a proteger a su empresa de ciertas responsabilidades y comunicarse claramente con todos sus empleados al ser el único lugar cohesionado para los detalles importantes de la empresa.

Un manual completo es una cosa. Ahora es el momento de analizar la cultura de su empresa para crear un lugar de trabajo moderno para todos.