告別電子郵件不堪重負和倦怠的 5 種簡單方法

我們正處於大辭職之中，員工離職人數創歷史新高。

2021年下半年有超過2400萬人辭職； 僅在 12 月就有大約 430 萬人。

這種大規模工作外流的主要驅動力之一是什麼？

燃盡！

員工厭倦了對工作感到不知所措。 因此，如果您想在公司留住頂尖人才，盡您所能幫助您的團隊避免這種不堪重負的情況非常重要——包括管理他們的電子郵件。

但是你到底是怎麼做到的呢？ 讓我們看看五個技巧，以幫助您的團隊控制收件箱，防止倦怠，並提高組織中的員工保留率。

為什麼擊敗電子郵件如此重要？

第一件事。 在我們開始討論如何幫助您的團隊克服電子郵件淹沒之前，讓我們快速了解一下電子郵件淹沒是什麼以及為什麼絕對必須幫助您的團隊避免它。

顧名思義，電子郵件淹沒是一種完全被收件箱壓倒的體驗。 當您無法再控制收件箱中的電子郵件流時，每天到達的電子郵件數量遠遠超過您可以整理和回复的數量。 隨著時間的推移，未讀、未分類和未答复的電子郵件數量不斷增加，直到數量如此之大，以至於您每次打開收件箱時都會感到壓力。

如果這聽起來有壓力，那是因為它是。 當您的團隊因電子郵件過載而苦苦掙扎時，它可能會產生各種不利影響，包括：

• 生產力下降。 處理大量電子郵件需要花費時間和精力，您的團隊可以將這些時間和精力花在更關鍵的任務上。 這會導致整體生產力降低。
• 缺少重要的電子郵件。 當您的團隊處理數百（甚至數千！）封電子郵件時，重要的郵件很容易在混亂中丟失，或者他們很難在需要時追踪一封重要的電子郵件。 這可能會導致許多負面的業務結果，例如失去關鍵客戶或錯過重要會議。
• 倦怠的風險更高。 它不是無緣無故地稱為電子郵件壓倒性的。 電子郵件不堪重負。 當您的團隊一直處於不堪重負的狀態時，他們面臨更大的倦怠風險，而您更有可能將他們丟給敵對的工作環境。

讓電子郵件失控會嚴重影響您的團隊。 但是，如果您適當地支持您的團隊並幫助他們管理他們的電子郵件，它可以產生許多積極的影響，包括：

• 提高生產力。 當您的團隊不擔心收件箱中的混亂時，他們可以更好地專注於重要的工作。 這提高了個人和團隊的生產力。
• 更多的時間和更少的倦怠風險。 處理雜亂的收件箱非常耗時。 通過消除電子郵件不堪重負，您可以讓您的團隊重新獲得時間，從而幫助他們減少整體上的壓力（並且不太可能精疲力竭）。
• 在一天結束時註銷的能力更強。 對於許多人來說，僅僅知道如何整理和回複數百封電子郵件就很難在工作時間之外放鬆。 允許您的團隊在下班後關閉可以更輕鬆地斷開連接，這是工作與生活平衡的關鍵。

避免電子郵件不堪重負的 5 個技巧

如果您想在公司創造一個高效、支持性的工作環境並留住頂尖人才，那麼幫助您的團隊避免電子郵件超載是不可協商的。 但是，你是怎麼做的？

1. 為如何以及何時使用電子郵件設置明確的參數

當員工不了解如何以及何時使用電子郵件時，收件箱會迅速失控。 如果沒有明確的參數，員工很容易發送過多的電子郵件、過於頻繁地發送電子郵件以及將電子郵件發送給錯誤的聯繫人。 你得到圖片。

幸運的是，有一個簡單直接的解決方案：圍繞如何以及何時使用電子郵件設置明確的政策和程序，然後讓團隊中的每個人（理想情況下，在您的組織內）都參與這些政策和程序。

擁有明確的電子郵件使用參數可以防止您的團隊不得不對不必要、過多或多餘的電子郵件進行分類。 這是控制電子郵件淹沒的關鍵。 所以想想你希望你的團隊如何使用（而不是使用！）電子郵件。 然後圍繞這些最佳實踐為您的團隊制定指導方針。

雖然在設計策略和程序時使用電子郵件的“正確”方式因團隊和組織而異，但請考慮以下事項：

• 電子郵件的適當和不適當用例
• 電子郵件操作時間。 可以在工作時間以外發送電子郵件，還是應該等到第二天？
• 預期響應時間
• 適當的後續電子郵件節奏。 團隊成員在發送後續電子郵件之前應該等待多長時間？
• 抄送同事指南
• 使用特定主題行對緊急電子郵件（例如外出電子郵件）進行分類或標記

請明確點。 您越清楚應該如何使用電子郵件，不應該如何使用電子郵件，就越能幫助您的團隊戰勝電子郵件。

2. 優先考慮組織

當您打開收件箱，看到 1000 封未讀電子郵件，卻不知道哪些電子郵件需要回复（非緊急請求或營銷電子郵件）時，即使是最優秀的員工也會感到不知所措。

因此，如果您想幫助您的團隊避免電子郵件不堪重負，請幫助他們整理收件箱。

詢問他們發現收件箱面臨的最大挑戰是什麼。 然後投資電子郵件管理工具，幫助他們克服這些挑戰並更好地控制收件箱。

您的團隊的收件箱組織得越有條理，他們就能更好地管理它們，並且他們遇到電子郵件不堪重負的可能性就越小。

3.阻止電子郵件的時間

如果員工每五分鐘查看一次電子郵件，或者覺得他們需要不時查看電子郵件，他們就很難完成工作。

與其創建對持續連接和即時電子郵件回复的期望，不如通過在工作日設置特定時間阻止來管理他們的收件箱，幫助您的團隊制定更好的電子郵件邊界。

例如，與其讓您的團隊在一天中不斷地檢查他們的電子郵件，不如讓他們每天為不同的活動屏蔽三個 30 分鐘的時間段。

為您的團隊提供專門的時間和空間來管理他們的電子郵件，以防止電子郵件溢出到一天的其餘時間。 這可以幫助提高注意力和生產力，並控制電子郵件不堪重負。

4. 創建電子郵件模板

導致電子郵件不堪重負的另一個因素是全天一遍又一遍地編寫和發送相同的電子郵件。

但好消息？ 如果這種土撥鼠式的電子郵件導致您的團隊被淹沒，有一個簡單的解決方案：電子郵件模板生成器。

為您的團隊最常發送和接收的電子郵件類型創建電子郵件模板可以節省時間和精力。 您的團隊無需從頭開始並每次都寫一封新電子郵件（可能一天多次，甚至一小時多次，具體取決於電子郵件），您的團隊只需要復制和粘貼模板並使用收件人姓名或其他相關細節並按提交。 電子郵件自定義更快、更容易、更不乏味，並且可以幫助您的團隊更好地管理他們的電子郵件。

底線？ 您的團隊每天發送大量電子郵件，其中許多幾乎相同。 創建幫助他們更有效地發送幾乎相同的電子郵件的模板有助於提高生產力並減少倦怠和挫敗感。

5. 以身作則

團隊向他們的領導者求助，以了解他們的工作方式以及公司文化中可以接受的行為。 因此，如果您經常為 10,000 封未回复的電子郵件而煩惱，或者在每封電子郵件（相關或不相關）上抄送整個團隊，他們也會效仿。 換句話說，如果您自己不堪重負，您將無法幫助您的團隊避免電子郵件不堪重負。

為了讓您的團隊更好地管理他們的電子郵件，請樹立一個好榜樣。 為您希望他們採取的行為建模。 向他們展示如何處理電子郵件、管理收件箱並保持井井有條。

如果您希望他們在工作日結束時完全關閉，請不要在晚上 10 點關閉電子郵件。 如果您希望您的員工組織和管理他們的收件箱，請組織您自己的收件箱，然後引導他們完成您的流程。 如果您希望您的員工使用電子郵件模板來節省時間，請自己使用它們，然後與您的團隊分享節省時間的好處。

你不能告訴你的員工做一件事，然後做完全不同的事情。 在尋求幫助您的團隊突破電子郵件過載的問題時，您必須首先自己克服它。

在實現最佳工作的同時避免電子郵件過載

當您的團隊感到不知所措時，他們無法做到最好。 電子郵件管理使您難以集中註意力、完成工作和關機。 所有這些都會導致工作效率降低、參與度降低以及總體上的負面工作體驗。

那麼你要怎麼做才能使它正確呢？ 嘗試上述技巧以保持專注並保持井井有條。

您的大部分時間都花在與客戶聯繫上嗎？ 了解什麼是電子郵件自動化以及如何利用它來發揮自己的優勢。