Como escrever um manual do funcionário que a equipe realmente usará

O que é uma coisa que tanto a menor das startups quanto a maior das empresas precisam?

Um manual do funcionário. Se você acha que ter um é desnecessário para sua pequena empresa com apenas um punhado de funcionários, pense novamente. Independentemente do tamanho da sua organização, o impacto de um manual bem escrito não deve ser menosprezado.

Distribuir um manual pode fazer com que os novos contratados se sintam mais preparados para lidar com seu trabalho diário e, ao mesmo tempo, aumentar sua eficiência durante a integração . Além de ter detalhes críticos para novos funcionários, um manual pode incluir documentos mais longos que fornecem uma referência para as políticas da empresa durante todo o mandato de um funcionário na organização.

É comum que os profissionais de recursos humanos recorram ao software de conformidade de RH enquanto gerenciam todos os recursos e detalhes relacionados a RH em um manual.

Por que sua empresa precisa de um manual do funcionário

Dedicar tempo e se esforçar para criar um manual do funcionário é uma obrigação para organizações de todas as formas e tamanhos.

Vejamos algumas das principais razões pelas quais sua equipe precisa de um manual do funcionário para referência.

• Apresenta aos novos funcionários os valores, a missão, a cultura e os objetivos da empresa.
• Ele detalha as expectativas do empregador e do empregado.
• Ele explica as principais políticas, regras e regulamentos da empresa de forma clara e concisa.
• Ele fornece informações sobre os benefícios que os funcionários podem precisar.
• Ele garante que a organização sempre permaneça em conformidade com as leis estaduais e federais.
• Ele permite que os funcionários saibam onde podem pedir ajuda e a quem recorrer quando tiverem uma dúvida ou preocupação.

O que incluir em um manual do funcionário

Se você estiver criando um manual do funcionário da empresa pela primeira vez ou para uma empresa totalmente nova, precisará de um ponto de partida. E para isso, trata-se de saber quais seções incluir e quais informações vão para onde.

“Um manual do funcionário é um documento orientado por políticas, deixando claro para os funcionários o que é esperado, incluindo áreas relacionadas à conduta e desempenho. Um manual bem escrito pode ser uma ótima maneira de reforçar a cultura, os valores, a missão e a visão.”

Kristina Creed
Diretor de Operações de Pessoas na G2

Noções básicas de emprego

O manual da sua empresa deve começar com o básico. Comece com um índice do manual do funcionário no início e, em seguida, introduza as informações e os principais detalhes.

Primeiro, forneça informações sobre a declaração de missão e os valores da empresa para garantir o alinhamento logo no início. Compartilhe uma declaração explicando o que é mais importante para a empresa e destaque os valores que os funcionários devem respeitar.

Esta seção também deve incluir uma declaração de emprego de oportunidades iguais. Esta é uma parte necessária do manual, não apenas para fins legais, mas porque promove uma cultura de meritocracia e respeito em seu local de trabalho.

Em seguida, descreva o processo de recrutamento e seleção . Esta seção deve compartilhar as etapas típicas do processo de contratação e informações sobre verificações de antecedentes , programas de indicação e outras diretrizes gerais. Além disso, mencione se alguma dessas regras difere entre funcionários de tempo integral e de meio período, além de funcionários temporários, contratados e não isentos.

Por fim, compartilhe algumas informações básicas sobre a empresa e como ela surgiu. Divirta-se com esta seção!

Políticas do local de trabalho

Depois que o básico estiver coberto, passe para as especificidades em torno das políticas do local de trabalho e das condições em que os funcionários podem esperar trabalhar.

As políticas e dicas que devem ser incluídas aqui são:

• Confidencialidade e proteção de dados: Compartilhamento de regras básicas sobre proteção de informações, como os funcionários podem cumprir as leis em relação à empresa e o que se espera de cada funcionário.
• Presença: descrevendo as regras de presença, como o que um funcionário deve fazer se não puder ir ao trabalho e quem deve entrar em contato. Essa política provavelmente dependerá do setor de sua organização.
• Assédio e violência: listando todas as leis federais, estaduais e locais atuais aplicáveis ​​à sua força de trabalho. Isso permite que os funcionários saibam que sua empresa está comprometida em eliminar todos os tipos de assédio e violência no local de trabalho. Esta seção deve definir o que conta como assédio e violência, quais medidas disciplinares ocorrerão se essas regras forem quebradas e como sua empresa evita diretamente um ambiente de trabalho hostil .
• Ambiente de escritório: informações detalhadas como horário de trabalho, política de trabalho em casa, períodos de almoço e intervalo, acomodações da Lei dos Americanos com Deficiência (ADA) e políticas relativas aos equipamentos da empresa.
• Saúde e segurança no local de trabalho: Apresentando diretrizes para os funcionários seguirem para garantir um local de trabalho saudável e seguro. Ele também pode detalhar como sua empresa cumpre as leis de saúde e segurança ocupacional, bem como informações sobre como os funcionários são protegidos em funções perigosas ou de emergências. As empresas também podem incluir uma política de saúde mental, detalhes sobre um programa de assistência ao funcionário e como pretendem mitigar o desgaste do trabalho .
• Cronograma de pagamento: Explicando os períodos de pagamento da sua empresa. Ele também deve descrever quais métodos de pagamento estão disponíveis.

Código de Conduta

Um código de conduta explica como um empregador espera que os funcionários se comportem no trabalho. Toda organização tem limites, e esse código cobre essencialmente qualquer comportamento inaceitável.

As regras e regulamentos dentro de um código de conduta podem incluir:

• Política de código de vestimenta: Descreva trajes apropriados e inadequados para o local de trabalho. A política de código de vestimenta deve ser o mais detalhada possível.
• Mídia social e uso de tecnologia pessoal: Seja específico em relação aos parâmetros de uso de redes sociais e tecnologia pessoal, como seus smartphones, ao trabalhar.
• Política de uso de drogas e álcool: A maioria das empresas usa esta seção para detalhar seu local de trabalho livre de substâncias e explicar se eles testam os funcionários quanto ao uso de drogas ou álcool durante todo o emprego.
• Conflito de interesse: Descreva o que constitui um conflito de interesse, o que os funcionários podem fazer quando confrontados com um e quais são as consequências da violação das regras da empresa.
• Regras relacionadas à aceitação de presentes de clientes ou clientes: Seja específico em relação às regras para aceitar presentes monetários ou outros tipos de clientes.
• Relacionamento e confraternização dos funcionários: Estabeleça regras sobre os funcionários se tornarem amigos ou namorar para evitar fofocas ou situações não profissionais.
• Visitantes no local de trabalho: descreva o processo de trazer visitantes ao escritório, pois trata-se de proteger os dados e propriedades dos funcionários e da empresa.
• Política de resolução de conflitos: Explique o protocolo a ser seguido quando ocorrerem conflitos entre funcionários e quais ações disciplinares ocorrerão se os problemas não forem resolvidos.
• Política de comunicação: Transmitir como os funcionários devem interagir uns com os outros, bem como com clientes, parceiros e fornecedores. Ele deve definir expectativas para e-mail, mensagens instantâneas e mídias sociais.

Remuneração e desenvolvimento

A parte de remuneração e desenvolvimento de um manual do funcionário fornece informações sobre remuneração e desenvolvimento de funcionários . Esta seção é uma das seções mais frequentemente referenciadas no manual.

Primeiro, detalhe o cronograma da folha de pagamento, ou seja, com que frequência os funcionários em período integral e meio período recebem seus contracheques. As opções aqui são geralmente um cronograma de pagamento semanal, quinzenal, quinzenal ou mensal. Esta seção também entra em detalhes sobre quaisquer deduções fiscais da folha de pagamento.

Em seguida, descreva se o pagamento de horas extras é oferecido aos funcionários que trabalham durante a semana de trabalho por hora acordada. Esta seção também deve fornecer informações sobre promoções, movimentos laterais de carreira e transferências. Além disso, esta parte deve ser específica sobre outras formas de remuneração, como bônus de funcionários e pagamento por mérito.

Em seguida, tenha uma seção de gerenciamento de desempenho do manual. Os funcionários usam essas informações para entender a avaliação de desempenho. Os gerentes olham para essas informações para esclarecer quais funções são esperadas deles. Você pode mencionar os objetivos das avaliações de desempenho e como espera que os gerentes liderem suas equipes.

Por fim, detalhe seu plano de treinamento e desenvolvimento para todos os funcionários e como sua empresa está comprometida em ajudá-los a melhorar profissional e pessoalmente. Explique tudo, desde oportunidades de treinamento até reembolso de mensalidades .

Benefícios e vantagens dos funcionários

Outra área frequentemente marcada de um manual do funcionário é a seção que fornece informações sobre todas as vantagens e benefícios divertidos que sua empresa oferece. Depois de ler esta seção, um funcionário deve se sentir bem cuidado, apreciado e totalmente informado.

Inicie a seção de benefícios e vantagens descrevendo detalhes como elegibilidade, data de início dos benefícios e o número da apólice do seu plano. Então, vá para o essencial.

Primeiras coisas primeiro: a política de folga remunerada (PTO) . Esta é a política que sua empresa oferece a seus funcionários que permite que eles tirem uma folga do trabalho conforme necessário por motivos ou ocorrências específicas. Quanto você oferece, ou quando você permite que os funcionários usem seu PTO, pode variar.

Depois disso, passe para outras vantagens que sua empresa tem a oferecer. Explique sua política de trabalho em casa (WFH), uma política de reembolso de academia ou assistência médica, uso de equipamentos emitidos pela empresa (laptops, telefones celulares, fones de ouvido ou até mesmo carros) e os prós e contras da compensação dos trabalhadores.

Procedimentos de demissão e rescisão

Não é provável que um funcionário permaneça em sua organização por toda a sua carreira profissional, portanto, o manual do funcionário deve incluir detalhes sobre o desligamento . Isso deve incluir:

• Demissão de funcionário: seja por demissão ou fim de contrato
• Aposentadoria: Quando o funcionário decidiu que é hora de fazer a transição para fora da força de trabalho
• Demissões ou rescisões: Quando a empresa decide que não pode mais ter um funcionário dentro da organização, seja por desempenho pessoal ou problemas financeiros da empresa

Esta seção deve destacar quando um funcionário receberá seu salário final, como funciona o processo de entrevista de saída e como os benefícios do Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) funcionam se alguém for demitido ou demitido.

Vários mandatos legais

Por último, mas não menos importante, um manual do funcionário precisa abordar as leis trabalhistas e vários mandatos legais.

Inúmeras leis federais e estaduais afetam os funcionários. Alguns destes são:

• Lei de licença médica e familiar (FMLA)
• COBRA
• Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego (EEOC)
• Várias leis anti-discriminação
• Americans with Disabilities Act (ADA)
• Fair Labor Standards Act (FLSA)

As leis e regulamentos variam de acordo com o estado, mas seu manual deve mencionar os que se aplicam à sua organização.

Como escrever um manual do funcionário

Agora que você entende o que precisa ser incluído em um manual básico do funcionário, vamos ver como começar a escrever um.

Primeiro, revise as políticas atuais da sua empresa e faça as revisões que parecerem necessárias. A última coisa que você quer fazer é gastar tempo e energia colocando essas políticas no manual apenas para perceber alguns meses depois que elas precisam ser atualizadas. Se alguma política ou regra requer alguma revisão, agora é a hora!

Em seguida, crie um esboço para a aparência do seu manual. Isso ajuda a determinar como você apresenta as informações aos funcionários. Quando isso estiver concluído, escreva introduções básicas para cada seção do manual que sejam fáceis de entender e livres de jargões complicados.

Depois de reunir todas as informações necessárias e atualizadas, envie uma versão finalizada à equipe jurídica da sua empresa para análise. Solicitar aconselhamento jurídico garante que não contenha declarações que possam conter informações falsas. Assim que o manual tiver aprovação legal, considere onde e como você gostaria de publicá-lo. Lembre-se de que deve ser facilmente acessível a todos os funcionários.

O trabalho não é feito quando o manual foi distribuído a todos os funcionários. Deve ser atualizado quando necessário. Considere revisar as políticas pelo menos duas vezes por ano para garantir que o manual sempre tenha as informações mais relevantes.

Exemplos de manual do funcionário

Ao criar um manual pela primeira vez, pode ser difícil visualizar os resultados finais, mesmo que você entenda exatamente o que precisa ser incluído. Para tornar isso mais fácil, é melhor se apoiar em exemplos do que algumas empresas conhecidas fizeram com seus manuais para estimular a criatividade.

HubSpot

Enquanto algumas empresas guardam seu manual, o HubSpot permite que todos o leiam carregando seu código de cultura em sua rede. Ao compartilhá-lo, eles praticam a mesma transparência que pedem a seus funcionários.

Netflix

Assim como o HubSpot, a Netflix também compartilha online seu manual de cultura de Liberdade e Responsabilidade. Você provavelmente já ouviu falar ou leu sobre a cultura deles antes, pois ela define perfeitamente sua cultura e valores, tornando-os também acionáveis.

Trello

O software de gerenciamento de projetos Trello usa sua plataforma para delinear e exibir seu manual do funcionário, que eles chamam de manual do funcionário. Cada coluna no quadro representa uma seção diferente do manual, começando com No seu primeiro dia e continuando com benefícios, trabalho remoto, viagens, férias e informações diversas.

Facebook

O Facebook disponibiliza seu manual para qualquer pessoa interessada. Intitulado Keep Building Better: The Facebook Code of Conduct , seu manual apresenta uma mensagem do fundador Mark Zuckerberg, juntamente com seções sobre apoio mútuo, proteção e capacitação de pessoas, competição e colaboração e envolvimento com o mundo.

Campo de base

Outro exemplo interessante de manual do funcionário bem feito é o que o Basecamp criou. Ele utiliza um tom de voz único, garantindo que a personalidade da empresa se destaque de outros empregadores. Algumas seções notáveis ​​são o que defendemos, onde trabalhamos, nossos rituais e vocabulário.

O manual sabe tudo!

À medida que o local de trabalho continua a evoluir, provavelmente cabe ao papel de um profissional de recursos humanos garantir que o manual permaneça atualizado com as informações mais recentes.

É importante lembrar que o manual do funcionário não é um documento juridicamente vinculativo e não garante a conformidade. No entanto, pode ajudar a proteger sua empresa de certas responsabilidades e comunicar-se claramente com todos os seus funcionários, sendo o único local coeso para detalhes importantes da empresa.

Um manual completo é uma coisa. Agora é hora de olhar para a cultura da sua empresa para construir um local de trabalho moderno para todos.