Jak napisać podręcznik dla pracowników, z którego pracownicy będą faktycznie korzystać?

Czego potrzebują zarówno najmniejsze startupy, jak i największe przedsiębiorstwa?

Podręcznik pracownika. Jeśli uważasz, że posiadanie takiego nie jest konieczne dla Twojej małej firmy, która zatrudnia tylko garstkę pracowników, pomyśl jeszcze raz. Niezależnie od wielkości Twojej organizacji, wpływ dobrze napisanego podręcznika nie powinien zostać przeoczony.

Rozdanie podręcznika może sprawić, że nowi pracownicy poczują się lepiej przygotowani do wykonywania codziennej pracy, zwiększając jednocześnie ich wydajność podczas onboardingu . Oprócz istotnych szczegółów dotyczących nowych pracowników podręcznik może zawierać dłuższe dokumenty, które stanowią odniesienie do zasad firmy przez cały okres zatrudnienia pracownika w organizacji.

Często zdarza się, że specjaliści ds. zasobów ludzkich zwracają się do oprogramowania zgodności HR, ponieważ zarządzają wszystkimi zasobami i szczegółami związanymi z HR w podręczniku.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje podręcznika dla pracowników

Poświęcenie czasu i włożenie wysiłku w stworzenie podręcznika dla pracowników jest koniecznością dla organizacji wszystkich kształtów i rozmiarów.

Przyjrzyjmy się niektórym z głównych powodów, dla których Twój zespół potrzebuje podręcznika dla pracowników, do którego można się odnieść.

• Wprowadza nowych pracowników w wartości, misję, kulturę i cele firmy.
• Szczegółowo opisuje oczekiwania pracodawców i pracowników.
• W jasny i zwięzły sposób wyjaśnia kluczowe zasady, zasady i przepisy firmy.
• Zawiera informacje dotyczące świadczeń, których mogą potrzebować pracownicy.
• Zapewnia, że ​​organizacja zawsze działa zgodnie z prawem stanowym i federalnym.
• Dzięki niemu pracownicy wiedzą, gdzie mogą zwrócić się o pomoc i do kogo się zwrócić w razie pytań lub wątpliwości.

Co zawrzeć w podręczniku pracownika

Jeśli tworzysz firmowy podręcznik dla pracowników po raz pierwszy lub dla zupełnie nowej firmy, potrzebujesz miejsca, od którego możesz zacząć. W tym celu chodzi o to, aby wiedzieć, jakie sekcje należy uwzględnić i jakie informacje są dokąd trafiają.

„Podręcznik dla pracowników jest dokumentem opartym na polityce, który wyjaśnia pracownikom, czego się oczekuje, w tym obszary dotyczące postępowania i wyników. Dobrze napisany podręcznik może być świetnym sposobem na wzmocnienie kultury, wartości, misji i wizji”.

Kristina Creed
Dyrektor ds. Operacji Ludzkich w G2

Podstawy zatrudnienia

Podręcznik Twojej firmy powinien zaczynać się od podstaw. Zacznij od spisu treści z podręcznika dla pracowników, a następnie wprowadź informacje i kluczowe szczegóły.

Najpierw podaj informacje o misji i wartościach firmy, aby zapewnić zgodność od samego początku. Podziel się oświadczeniem wyjaśniającym, co jest najważniejsze dla firmy i podkreśl wartości, których powinni przestrzegać pracownicy.

Ta sekcja powinna również zawierać oświadczenie o równych szansach zatrudnienia. Jest to niezbędna część podręcznika, nie tylko ze względów prawnych, ale także dlatego, że promuje kulturę merytokracji i szacunku w Twoim miejscu pracy.

Następnie nakreśl proces rekrutacji i selekcji . Ta sekcja powinna zawierać typowe etapy procesu rekrutacji oraz informacje o sprawdzaniu przeszłości , programach rekomendacji i innych ogólnych wytycznych. Należy również wspomnieć, czy którekolwiek z tych zasad różnią się między pracownikami zatrudnionymi w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, oprócz pracowników tymczasowych, kontraktowych i niezwolnionych.

Na koniec podziel się podstawowymi informacjami na temat firmy i jej powstania. Baw się dobrze z tą sekcją!

Zasady dotyczące miejsca pracy

Po zapoznaniu się z podstawami przejdź do szczegółów dotyczących zasad dotyczących miejsca pracy i warunków, w jakich mogą pracować pracownicy.

Zasady i wskazówki, które należy tu uwzględnić, to:

• Poufność i ochrona danych: Dzielenie się podstawowymi zasadami dotyczącymi ochrony informacji, tego, jak pracownicy mogą przestrzegać prawa w odniesieniu do firmy i czego oczekuje się od każdego pracownika.
• Obecność: przedstawienie zasad obecności, takich jak to, co pracownik powinien zrobić, jeśli nie jest w stanie dotrzeć do pracy i z kim powinien się skontaktować. Ta zasada będzie prawdopodobnie zależeć od branży Twojej organizacji.
• Nękanie i przemoc: Lista wszystkich aktualnych federalnych, stanowych i lokalnych przepisów mających zastosowanie do pracowników. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że Twoja firma jest zaangażowana w eliminację wszelkiego rodzaju nękania i przemocy w miejscu pracy. W tej sekcji należy określić, co zalicza się do nękania i przemocy, jakie środki dyscyplinarne zostaną podjęte w przypadku złamania tych zasad oraz w jaki sposób Twoja firma bezpośrednio unika nieprzyjaznego środowiska pracy .
• Środowisko biurowe: szczegółowe informacje, takie jak godziny pracy, zasady dotyczące pracy z domu, przerwy na lunch i przerwy, przystosowania dla osób niepełnosprawnych zgodnie z ustawą ADA (Americans with Disabilities Act) oraz zasady dotyczące sprzętu firmy.
• Zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy: Przedstawienie wytycznych dla pracowników, których należy przestrzegać, aby zapewnić zdrowe i bezpieczne miejsce pracy. Może również szczegółowo opisywać, w jaki sposób Twoja firma przestrzega przepisów BHP, a także informacje o tym, jak pracownicy są chronieni w niebezpiecznych rolach lub w sytuacjach awaryjnych. Firmy mogą również przedstawić politykę zdrowia psychicznego, szczegóły dotyczące programu pomocy pracownikom oraz sposoby łagodzenia wypalenia zawodowego .
• Harmonogram płatności: Wyjaśnienie okresów płatności Twojej firmy. Powinna również zawierać opis dostępnych metod płatności.

Kodeks postępowania

Kodeks postępowania określa, jak pracodawca oczekuje od pracowników zachowania w pracy. Każda organizacja ma granice, a ten kodeks zasadniczo obejmuje wszelkie niedopuszczalne zachowania.

Zasady i regulacje zawarte w kodeksie postępowania mogą obejmować:

• Zasady dotyczące ubioru: Opisz odpowiedni i nieodpowiedni strój w miejscu pracy. Zasady dotyczące ubioru powinny być jak najbardziej szczegółowe.
• Korzystanie z mediów społecznościowych i technologii osobistych: Określ parametry korzystania z sieci społecznościowych i technologii osobistych, takich jak smartfony, podczas pracy.
• Zasady dotyczące używania narkotyków i alkoholu: większość firm korzysta z tej sekcji, aby szczegółowo opisać swoje miejsce pracy wolne od substancji psychoaktywnych i wyjaśnić, czy badają pracowników pod kątem używania narkotyków lub alkoholu przez cały okres zatrudnienia.
• Konflikt interesów: Opisz, co stanowi konflikt interesów, co pracownicy mogą zrobić w obliczu takiego konfliktu i jakie są konsekwencje łamania zasad firmy.
• Zasady dotyczące przyjmowania prezentów od klientów lub klientów: Określ szczegółowe zasady przyjmowania prezentów pieniężnych lub innego rodzaju od klientów.
• Relacje z pracownikami i bratanie się: Ustal zasady dotyczące przyjaźni lub randek pracowników, aby uniknąć plotek lub nieprofesjonalnych sytuacji.
• Osoby odwiedzające miejsce pracy: opisz proces przyprowadzania gości do biura, ponieważ jest to kwestia ochrony danych i mienia pracowników oraz firmy.
• Zasady rozwiązywania konfliktów: Wyjaśnij protokół, którego należy przestrzegać, gdy wystąpią konflikty między pracownikami i jakie działania dyscyplinarne mają miejsce, jeśli problemy nie zostaną rozwiązane.
• Polityka komunikacji: Przekaż, w jaki sposób pracownicy powinni współdziałać ze sobą, a także z klientami, partnerami i dostawcami. Powinna określać oczekiwania dotyczące poczty e-mail, komunikatorów i mediów społecznościowych.

Wynagrodzenie i rozwój

Część dotycząca wynagrodzeń i rozwoju w podręczniku dla pracowników zawiera informacje dotyczące wynagrodzeń i rozwoju pracowników . Ta sekcja jest jedną z najczęściej przywoływanych sekcji w podręczniku.

Po pierwsze, wyszczególnij harmonogram płac, czyli jak często pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze godzin otrzymują swoje wypłaty. Dostępne opcje to zazwyczaj tygodniowy, dwutygodniowy, półmiesięczny lub miesięczny harmonogram płatności. Ta sekcja zawiera również szczegółowe informacje na temat wszelkich potrąceń podatku od wynagrodzeń.

Następnie określ, czy wynagrodzenie za nadgodziny jest oferowane pracownikom, którzy pracują w ustalonym, godzinowym tygodniu pracy. Ta sekcja powinna również zawierać informacje dotyczące awansów, bocznych ruchów kariery i transferów. Dodatkowo ta część powinna szczegółowo określać inne formy rekompensaty, takie jak premie pracownicze i wynagrodzenie za zasługi.

Następnie przygotuj sekcję podręcznika dotyczącą zarządzania wydajnością. Pracownicy wykorzystują te informacje, aby zrozumieć ocenę wyników. Menedżerowie korzystają z tych informacji, aby wyjaśnić, jakich obowiązków się od nich oczekuje. Możesz wspomnieć o celach przeglądów wyników i o tym, jak oczekujesz, że menedżerowie będą kierować swoimi zespołami.

Na koniec opisz swój plan szkoleń i rozwoju dla wszystkich pracowników oraz sposób, w jaki Twoja firma jest zaangażowana w pomaganie im w doskonaleniu zawodowym i osobistym. Wyjaśnij wszystko, od możliwości szkolenia po zwrot czesnego .

Korzyści i korzyści dla pracowników

Innym często dodawanym do zakładek obszarem podręcznika dla pracowników jest sekcja zawierająca informacje o wszystkich fajnych dodatkach i korzyściach, jakie oferuje Twoja firma. Po przeczytaniu tej sekcji pracownik powinien czuć się dobrze zaopiekowany, doceniony i całkowicie świadomy.

Rozpocznij sekcję korzyści i korzyści, podając szczegóły, takie jak uprawnienia, data rozpoczęcia świadczenia i numer polisy planu. Następnie przejdź do podstaw.

Po pierwsze: polisa płatnego czasu wolnego (PTO) . Jest to polityka, którą Twoja firma oferuje swoim pracownikom, która pozwala im na wzięcie urlopu w razie potrzeby z określonych powodów lub zdarzeń. To, ile oferujesz lub kiedy pozwalasz pracownikom na korzystanie z ich WOM, może się różnić.

Następnie przejdź do innych korzyści, które Twoja firma ma do zaoferowania. Wyjaśnij zasady dotyczące pracy z domu (WFH), zasady zwrotu kosztów siłowni lub opieki zdrowotnej, korzystanie ze sprzętu firmowego (laptopy, telefony komórkowe, słuchawki, a nawet samochody) oraz tajniki dotyczące odszkodowań pracowniczych.

Procedury rezygnacji i rozwiązania umowy

Jest mało prawdopodobne, że pracownik pozostanie w Twojej organizacji przez całą swoją karierę zawodową, więc podręcznik dla pracownika powinien zawierać szczegółowe informacje na temat zwolnienia . Powinno to obejmować:

• Rezygnacja pracownika: Czy poprzez rezygnację, czy zakończenie umowy
• Emerytura: Kiedy pracownik zdecyduje, że nadszedł czas, aby wycofał się z siły roboczej
• Zwolnienia lub zwolnienia: gdy firma zdecyduje, że nie może już mieć pracownika w organizacji, czy to z powodu wyników osobistych, czy problemów finansowych firmy

W tej sekcji należy zwrócić uwagę na to, kiedy pracownik otrzyma ostateczną wypłatę, jak działa proces rozmowy końcowej oraz w jaki sposób działają świadczenia Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) w przypadku zwolnienia lub zwolnienia.

Różne mandaty prawne

Wreszcie, podręcznik dla pracowników musi dotyczyć przepisów prawa pracy i różnych mandatów prawnych.

Liczne przepisy federalne i stanowe mają wpływ na pracowników. Niektóre z nich to:

• Ustawa o urlopie rodzinnym i medycznym (FMLA)
• KOBRA
• Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC)
• Różne przepisy antydyskryminacyjne
• Ustawa o Amerykanach z Niepełnosprawnością (ADA)
• Ustawa o uczciwych standardach pracy (FLSA)

Prawa i przepisy różnią się w zależności od stanu, ale w podręczniku należy wymienić te, które dotyczą Twojej organizacji.

Jak napisać podręcznik dla pracowników

Teraz, gdy już wiesz, co powinno znaleźć się w podstawowym podręczniku dla pracowników, przejdźmy do tego, jak zacząć go pisać.

Najpierw przejrzyj aktualne zasady firmy i wprowadź niezbędne poprawki. Ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, to poświęcić czas i energię na wprowadzenie tych zasad do podręcznika, aby po kilku miesiącach zdać sobie sprawę, że trzeba je zaktualizować. Jeśli jakakolwiek polityka lub zasada wymaga pewnych zmian, nadszedł czas!

Następnie stwórz zarys wyglądu swojego podręcznika. Pomaga to określić, w jaki sposób przedstawiasz informacje pracownikom. Po zakończeniu napisz podstawowe wprowadzenia do każdej sekcji podręcznika, które są łatwe do zrozumienia i pozbawione skomplikowanego żargonu.

Po zebraniu wszystkich niezbędnych i aktualnych informacji wyślij ostateczną wersję do przeglądu do zespołu prawnego swojej firmy. Poproszenie o radcę prawnego gwarantuje, że nie zawiera on oświadczeń, które mogą zawierać fałszywe informacje. Gdy podręcznik uzyska aprobatę prawną, zastanów się, gdzie i jak chcesz go opublikować. Pamiętaj, że powinien być łatwo dostępny dla wszystkich pracowników.

Praca nie jest wykonywana, gdy podręcznik zostanie rozesłany do wszystkich pracowników. W razie potrzeby należy go aktualizować. Rozważ przegląd zasad co najmniej dwa razy w roku, aby upewnić się, że podręcznik zawsze zawiera najistotniejsze informacje.

Przykłady podręczników dla pracowników

Tworząc podręcznik po raz pierwszy, może być trudno wyobrazić sobie ostateczne wyniki, nawet jeśli dokładnie rozumiesz, co należy uwzględnić. Aby to ułatwić, najlepiej jest oprzeć się na przykładach tego, co niektóre znane firmy zrobiły ze swoimi podręcznikami, aby pobudzić kreatywność.

HubSpot

Podczas gdy niektóre firmy przechowują swój podręcznik, HubSpot pozwala każdemu go przeczytać, przesyłając kod kultury do swojej sieci. Dzieląc się nim, praktykują tę samą przejrzystość, o którą proszą swoich pracowników.

Netflix

Podobnie jak HubSpot, Netflix również udostępnia swój podręcznik kultury Wolność i odpowiedzialność online. Prawdopodobnie słyszałeś już lub czytałeś o ich kulturze, ponieważ płynnie definiuje ich kulturę i wartości, czyniąc je również wykonalnymi.

Trello

Oprogramowanie do zarządzania projektami Trello wykorzystuje swoją platformę do tworzenia zarysu i wyświetlania podręcznika pracownika, który nazywają podręcznikiem pracownika. Każda kolumna na tablicy reprezentuje inną sekcję podręcznika, zaczynając od „Pierwszy dzień” , a kończąc na korzyściach, pracy zdalnej, podróżach, wakacjach i różnych informacjach.

Facebook

Facebook udostępnia swój podręcznik wszystkim zainteresowanym. Podręcznik zatytułowany Keep Building Better: The Facebook Code of Conduct zawiera wiadomość od założyciela, Marka Zuckerberga, a także sekcje dotyczące wzajemnego wsparcia, ochrony i wzmacniania pozycji ludzi, konkurowania i współpracy oraz angażowania się w świat.

Obóz bazowy

Innym ciekawym przykładem dobrze opracowanego podręcznika dla pracowników jest ten stworzony przez Basecamp . Wykorzystuje unikalny ton głosu, dzięki czemu osobowość firmy wyróżnia się na tle innych pracodawców. Niektóre godne uwagi sekcje to: Za czym się opowiadamy, Gdzie pracujemy, Nasze rytuały i Słownictwo.

Podręcznik zna wszystko!

Ponieważ miejsce pracy wciąż ewoluuje, prawdopodobnie do roli specjalisty ds. zasobów ludzkich należy dbanie o to, aby podręcznik był na bieżąco z najnowszymi informacjami.

Należy pamiętać, że podręcznik pracownika nie jest dokumentem prawnie wiążącym i nie zapewnia zgodności. Może jednak pomóc chronić Twoją firmę przed pewnymi zobowiązaniami i jasno komunikować się ze wszystkimi pracownikami, będąc jedną spójną lokalizacją dla ważnych informacji o firmie.

Kompleksowy podręcznik to jedno. Teraz nadszedł czas, aby przyjrzeć się kulturze Twojej firmy, aby zbudować nowoczesne miejsce pracy dla wszystkich.