スタッフが実際に使う社員手帳の書き方

最小のスタートアップと最大のエンタープライズの両方が必要とするものは何ですか?

社員手帳です。 ほんの一握りの従業員しかいない小規模な会社に必要ないと思われる場合は、もう一度考えてみてください。 組織の規模に関係なく、適切に作成されたハンドブックの影響を見逃してはなりません。

ハンドブックを配布することで、新入社員は、オンボーディング中の効率を高めながら、日常業務を処理する準備ができていると感じることができます。 ハンドブックには、新入社員向けの重要な詳細が記載されているだけでなく、従業員の組織での在職期間中の会社のポリシーの参照を提供する長いドキュメントを含めることができます。

人事担当者は、人事関連のすべてのリソースと詳細をハンドブックで管理するため、 HR コンプライアンス ソフトウェアを利用するのが一般的です。

あなたの会社が従業員ハンドブックを必要とする理由

時間と労力をかけて従業員ハンドブックを作成することは、あらゆる形態と規模の組織にとって必須です。

チームが従業員ハンドブックを参照する必要がある主な理由をいくつか見てみましょう。

• 新入社員に会社の価値観、使命、文化、目標を紹介します。
• それは、雇用主と従業員の期待を詳述しています。
• 主要な会社の方針、規則、規制を明確かつ簡潔に説明しています。
• 従業員が必要とする福利厚生に関する情報を提供します。
• これにより、組織は常に州法および連邦法に準拠し続けることが保証されます。
• これにより、従業員は、どこに助けを求めることができるか、質問や懸念があるときに誰に相談すればよいかを知ることができます。

従業員ハンドブックに含めるもの

会社の従業員ハンドブックを初めて作成する場合、またはまったく新しい会社のために作成する場合は、開始する場所が必要です。 そのためには、どのセクションを含めるか、どの情報をどこに置くかを知ることがすべてです。

「従業員ハンドブックはポリシー主導の文書であり、行動やパフォーマンスに関する領域を含め、従業員に何が期待されているかを明確にします。 よく書かれたハンドブックは、文化、価値観、使命、ビジョンを強化する優れた方法です。」

クリスティーナ・クリード
G2 ピープル オペレーション ディレクター

就職の基本

あなたの会社のハンドブックは基本から始めるべきです。 最初に従業員ハンドブックの目次から始めて、情報と重要な詳細を紹介します。

まず、会社のミッション ステートメントと価値観に関する情報を提供して、最初から足並みをそろえるようにします。 会社にとって何が最も重要かを説明するステートメントを共有し、従業員が従うべき価値観を強調します。

このセクションには、雇用機会均等に関する声明も含める必要があります。 これは、法的目的のためだけでなく、職場での能力主義と尊敬の文化を促進するため、ハンドブックの必要な部分です.

次に、募集と選考プロセスの概要を説明します。 このセクションでは、採用プロセスの一般的な手順と、バックグラウンド チェック、紹介プログラム、およびその他の一般的なガイドラインに関する情報を共有する必要があります。 また、これらの規則のいずれかが、派遣社員、契約社員、および非免除スタッフに加えて、正社員とパートタイムの従業員の間で異なる場合は言及してください.

最後に、会社の背景情報と、それがどのようになったかを共有します。 このセクションを楽しんでください！

職場の方針

基本がカバーされたら、職場の方針と従業員が働くことが期待できる条件を取り巻く詳細に進みます.

ここに含める必要があるポリシーとヒントは次のとおりです。

• 機密性とデータ保護:情報の保護に関する基本的な規則、従業員が会社に関する法律を遵守する方法、およびすべての従業員に期待されることを共有します。
• 出勤:従業員が出社できない場合に何をすべきか、誰に連絡するべきかなど、出勤ルールの概要を説明します。 このポリシーは、組織の業界によって異なる可能性があります。
• 嫌がらせと暴力:従業員に適用される現在の連邦、州、および地方の法律をすべてリストします。 これにより、従業員は、会社が職場でのあらゆる種類の嫌がらせや暴力を排除することを約束していることを知ることができます。 このセクションでは、嫌がらせや暴力と見なされるもの、これらの規則が破られた場合に発生する懲戒処分、および敵対的な職場環境を会社が直接回避する方法を定義する必要があります。
• オフィス環境:勤務時間、在宅勤務ポリシー、昼食と休憩時間、アメリカ障害者法 (ADA)の宿泊施設、会社の設備に関するポリシーなどの詳細情報。
• 職場の健康と安全:健康で安全な職場を確保するために従業員が従うべきガイドラインを示します。 また、会社が労働安全衛生法をどのように順守しているか、危険な役割や緊急事態から従業員をどのように保護しているかについても詳しく説明できます。 企業は、メンタルヘルス ポリシー、従業員支援プログラムに関する詳細、仕事の燃え尽き症候群を軽減する方法を含めることもできます。
• 支払いスケジュール:貴社の支払い期間について説明します。 また、利用可能な支払い方法についても概説する必要があります。

行動規範

行動規範は、雇用主が従業員が職場でどのように行動することを期待しているかを説明します。 すべての組織には境界があり、このコードは基本的に容認できない行動をすべてカバーしています。

行動規範内の規則および規制には、次のものを含めることができます。

• 服装規定のポリシー:職場での適切な服装と不適切な服装について説明します。 服装規定のポリシーは、できるだけ詳細に記載する必要があります。
• ソーシャル メディアとパーソナル テクノロジーの使用:仕事中のソーシャル ネットワークの使用と、スマートフォンなどのパーソナル テクノロジーのパラメーターについて具体的に説明します。
• 薬物とアルコールの使用に関するポリシー:ほとんどの企業は、このセクションを使用して、物質のない職場の詳細を説明し、従業員に薬物またはアルコールの使用について従業員をテストするかどうかを説明します。
• 利益相反: 利益相反を構成するもの、利益相反に直面したときに従業員ができること、会社の規則を破った場合の結果について説明します。
• クライアントまたは顧客からの贈答品の受け取りに関する規則: 顧客から金銭またはその他の種類の贈答品を受け取るための規則について具体的に説明してください。
• 従業員の関係と友愛:従業員が友達になる、またはデートすることに関する規則を定め、ゴシップや専門外の状況を回避します。
• 職場の訪問者:訪問者をオフィスに連れてくるプロセスの概要を説明します。これは、従業員と会社のデータと財産を保護するためです。
• 紛争解決ポリシー:従業員間で紛争が発生した場合に従うプロトコルと、問題が解決されない場合に発生する懲戒処分について説明します。
• コミュニケーション ポリシー:従業員同士、顧客、パートナー、ベンダーとどのようにやり取りするべきかを伝えます。 メール、インスタント メッセージ、ソーシャル メディアに対する期待を設定する必要があります。

補償と開発

従業員ハンドブックの報酬と能力開発の部分は、従業員の報酬と能力開発に関する情報を提供します。 このセクションは、ハンドブックで最も頻繁に参照されるセクションの 1 つです。

まず、フルタイムおよびパートタイムの従業員が給料を受け取る頻度を意味する給与スケジュールを詳しく説明します。 ここでのオプションは通常、毎週、隔週、半月、または毎月の支払いスケジュールです。 このセクションでは、給与税控除についても詳しく説明します。

次に、合意された週の時給を超えて働く従業員に残業代が提供されるかどうかを概説します。 このセクションでは、昇進、キャリアの横移動、異動に関する情報も提供する必要があります。 さらに、この部分は、従業員の賞与や功績給など、他の形式の報酬について具体的に説明する必要があります。

次に、ハンドブックのパフォーマンス管理セクションを用意します。 従業員はこの情報を使用して業績評価を理解します。 マネージャーは、この情報を参照して、自分に期待される義務を明確にします。 パフォーマンス レビューの目的と、マネージャーがチームをどのようにリードすることを期待しているかについて言及できます。

最後に、すべての従業員のトレーニングと開発計画、および従業員の専門的および個人的な向上を支援するために会社がどのように取り組んでいるかについて詳しく説明します。 トレーニングの機会から授業料の払い戻しまで、すべてを説明します。

従業員の福利厚生

従業員ハンドブックで頻繁にブックマークされるもう 1 つの領域は、会社が提供するすべての楽しい福利厚生に関する情報を提供するセクションです。 このセクションを読んだ後、従業員はよく世話され、感謝され、完全に理解されていると感じるはずです。

資格、特典の開始日、プランの保険証券番号などの詳細を概説して、特典と特典のセクションを開始します。 次に、必需品に入ります。

まず最初に、有給休暇 (PTO)ポリシーについて説明します。 これは、会社が従業員に提供するポリシーであり、特定の理由または出来事のために必要に応じて仕事を休むことができます。 提供する金額、または従業員に有給休暇の使用をいつ許可するかはさまざまです。

その後、会社が提供するその他の特典に進みます。 在宅勤務 (WFH) のポリシー、ジムまたは医療費の払い戻しポリシー、会社支給の機器 (ラップトップ、携帯電話、ヘッドフォン、さらには車) の使用、および労働者の補償の内外について説明します。

退職・退職の手続き

従業員がキャリア全体で組織にとどまる可能性は低いため、従業員ハンドブックにはオフボーディングに関する詳細を含める必要があります。 これには以下を含める必要があります。

• 従業員の退職：退職または契約の終了によるかどうか
• 退職：従業員が労働力から移行する時が来たと判断したとき
• レイオフまたは解雇:会社が、個人の業績または会社の財務上の問題が原因で、組織内に従業員を配置できないと判断した場合

このセクションでは、従業員に最終的な給与が支払われる時期、退職者の面接プロセスのしくみ、従業員が解雇または解雇された場合の連結包括予算調整法 (COBRA)の給付の仕組みについて説明する必要があります。

さまざまな法的義務

最後になりましたが、従業員ハンドブックは、雇用法とさまざまな法的命令に触れる必要があります。

多数の連邦法および州法が従業員に影響を与えています。 これらのいくつかは次のとおりです。

• 家族および医療休暇法（FMLA）
• コブラ
• 雇用機会均等委員会 (EEOC)
• 各種差別禁止法
• アメリカ障害者法 (ADA)
• 公正労働基準法 (FLSA)

法律と規制は州によって異なりますが、ハンドブックには、組織に適用されるものを記載する必要があります。

社員手帳の書き方

基本的な従業員ハンドブックに何を含める必要があるかを理解したので、ハンドブックの作成方法に進みましょう。

まず、現在の会社のポリシーを確認し、必要に応じて変更を加えます。 これらのポリシーをハンドブックに記載するのに時間と労力を費やすのは避けたいことです。 ポリシーやルールの見直しが必要な場合は、今がその時です。

次に、ハンドブックの外観のアウトラインを作成します。 これは、従業員に情報を提示する方法を決定するのに役立ちます。 これが完了したら、理解しやすく、複雑な専門用語のない、ハンドブックの各セクションの基本的な紹介を書きます。

必要な最新情報をすべて集めたら、最終版を会社の法務チームに送信して確認してもらいます。 弁護士に依頼することで、虚偽の情報が含まれている可能性のある記述が含まれていないことが保証されます。 ハンドブックが法的な承認を得たら、どこでどのようにハンドブックを発行するかを検討します。 すべての従業員が簡単にアクセスできる必要があることを忘れないでください。

ハンドブックを全社員に配布したら、仕事は終わりではありません。 必要に応じて更新する必要があります。 ハンドブックに常に最も関連性の高い情報が含まれるように、ポリシーを少なくとも年に 2 回見直すことを検討してください。

従業員ハンドブックの例

初めてハンドブックを作成するときは、何を含める必要があるかを正確に理解していても、最終的な結果を想像するのは難しい場合があります. これを簡単にするために、いくつかの有名な企業がハンドブックで創造性を刺激するために行ったことの例に頼ることが最善です.

ハブスポット

一部の企業はハンドブックを門番で保管していますが、 HubSpotでは、自社の文化コードをネットワークにアップロードすることで、誰もがハンドブックを読むことができます。 それを共有することで、彼らは従業員に求めるのと同じ透明性を実践しています。

ネットフリックス

HubSpot と同様に、 Netflixも自由と責任の文化ハンドブックをオンラインで共有しています。 彼らの文化と価値観を実行可能にすることでシームレスに定義しているため、おそらく彼らの文化について聞いたり読んだりしたことがあるでしょう。

トレッロ

プロジェクト管理ソフトウェアのTrelloは、そのプラットフォームを使用して、従業員マニュアルと呼ばれる従業員ハンドブックの概要を説明し、表示しています。 ボードの各列は、ハンドブックのさまざまなセクションを表しており、最初の日に始まり、福利厚生、リモートでの作業、旅行、休暇、その他の情報が続きます。

フェイスブック

Facebookは、ハンドブックを興味のある人なら誰でも利用できるようにしています。 Keep Building Better: The Facebook Code of Conductというタイトルのマニュアルには、創業者 Mark Zuckerberg からのメッセージと、相互支援、人々の保護と権限付与、競争と協力、世界との関わりに関するセクションが含まれています。

ベースキャンプ

よくできた従業員ハンドブックのもう 1 つの興味深い例は、 Basecampが作成したものです。 独特の口調を利用して、会社の個性が他の雇用主より際立っていることを確認します。 いくつかの注目すべきセクションは、私たちが何を支持しているか、どこで働くか、私たちの儀式、語彙です。

ハンドブックはすべてを知っています！

職場が進化し続ける中、ハンドブックが最新の情報で最新の状態に保たれるようにすることは、人事担当者の役割にかかっている可能性があります。

従業員ハンドブックは法的拘束力のある文書ではなく、コンプライアンスを保証するものではないことに注意してください。 ただし、重要な会社の詳細を 1 つのまとまった場所にすることで、特定の責任から会社を保護し、すべての従業員と明確にコミュニケーションをとることができます。

包括的なハンドブックは 1 つのことです。 今こそ、会社の文化に目を向け、すべての人にとって最新の職場を構築するときです。