什麼是時間阻塞？ 初學者指南

無論是臨時會議的突然出現、同事分散了我們的注意力，還是源源不斷的電子郵件湧入，保持進度並控制我們的日程安排都是不可能的。

這就是為什麼時間管理技術近年來變得越來越流行的原因。 在我們“永遠在線”的數字文化中，我們大多數人都生活在不斷分心的狀態中。 為了能夠按照我們想要的方式工作，我們需要實施真實的、有形的結構。 在目前討論的所有時間管理系統中，時間阻塞可能是最能顯著改變我們生活的一種。

但究竟什麼是時間阻塞，我們如何利用它更智能地工作呢？

什麼是時間阻塞？

時間阻塞是一種時間管理系統，可以將您的一天分成有限的單位。 它涉及提前計劃您的一天，並為某些任務分配特定的時間，例如 20 分鐘用於電子郵件、30 分鐘用於會議、2 小時用於深度工作等。

你分配的時間長短取決於你——埃隆馬斯克和比爾蓋茨只是喜歡在較短時間工作的人的兩個例子； 兩人都是微計劃的粉絲，這意味著將他們的一天安排在五分鐘內。 鑑於兩位大亨的生產力相當傳奇，對於我們大多數人來說，五分鐘可能不足以處理我們的電子郵件，但您可以以適合您、您的職責和您的能力的方式使用這個系統。

時間阻塞的關鍵在於它可以讓您在沒有中斷或猶豫的情況下工作，並確保一切都真正完成。 你有多少次沉浸在一項重要任務中，卻被你的 ping 收件箱分心，然後失去了所有的動力和注意力？ 也很容易過於專注於一項任務，以至於開始忽視其他職責。

歸根結底，因為你不能成為一個數字隱士並完全關閉外部世界，所以時間阻塞允許你創造你需要的時間和空間來保持專注並完成工作。

為什麼時間阻塞有效？

時間阻塞如此有效的原因有很多，但歸根結底是因為這種工作方式是專為專注而設計的。

如果你熟悉帕金森定律的概念，你就會知道我們要做的工作會隨著時間的推移而擴展。所以如果你有六個小時來寫一篇文章，那就需要你需要六個小時來完成它——而它可能只需要你四個，甚至三個。 這樣做的原因是因為我們用拖延、上下文切換或嘗試多任務來填補額外的時間，研究表明這些實際上會損害我們的大腦和職業，以及我們的生產力。

但是讓我們仔細看看為什麼時間阻塞如此有效。

時間阻塞促進深度工作

通過以如此詳細的方式安排您的一天，您可以只專注於手頭的任務 - 而無需不斷中斷或上下文切換，您可以完成更多工作。 時間阻塞的最大支持者之一是深度工作的作者和全能生產力大師 Cal Newport。

雖然你可能認為花這麼多時間計劃你的日程而不是僅僅去上班會適得其反，但紐波特說事實恰恰相反：

“它產生了大量的生產力。 我估計，每週 40 小時有時間限制的工作所產生的產出與每週工作 60 小時以上的無結構工作所產生的產出相同。”

這是因為時間阻塞比任何其他時間管理技術更能促進深度工作。 當你有固定的時間來完成一項任務時，你可以把所有的注意力都放在它上面，而不是從一個任務跳到另一個任務。 當你達到心流狀態時，你會發現你能夠完成更多工作——而且這一切可能也會變得更加輕鬆。

你可能沒有意識到這一點，但每次你分散注意力並將注意力轉移到其他事情上時，你都會遭受一種叫做“注意力殘留”的痛苦——當你全天切換上下文時，你的注意力會慢慢減弱。 研究表明，每次你分心時，大約需要25 分鐘才能回到正軌。

時間阻塞不僅可以促進深度工作，還可以防止上下文切換，最終使我們能夠發展成功深度工作所需的技能。

時間阻塞可以幫助你做低價值的工作

對於我們大多數人來說，低價值的淺薄工作是工作的必要組成部分。 但它也有一種方式來接管一天——而且持續處於忙碌狀態對你的工作效率沒有幫助，更不用說你的心理健康或身體健康了。

回復電子郵件、參加追趕會議、打電話和在聊天工具上回復同事等任務可能是一個無休止的循環——雖然這些任務可能很緊急，但在真正實現自己的長期目標時卻很少有幫助長期目標。 如果你曾經花一整天在膚淺的工作上，你可能會知道它會讓你感到筋疲力盡和壓力……而且就像你沒有取得任何有價值的東西一樣。

因為很難達到收件箱零的傳說狀態，或者 100% 與所有同事的回復和任務狀態保持同步，所以您不應該浪費寶貴的時間來嘗試這樣做。 相反，你應該留出一段時間來完成你淺薄的工作，當那個時間到期時，你只需停下來——即使你還沒有完成所有事情。

此外，通過將所有淺層工作安排在一起，您可以進入此類工作的正確頂部空間並更有效地完成它。 然後你可以高枕無憂，知道你已經保護了一天中的大部分時間來處理真正重要的事情。

時間阻塞可幫助您更有意識地使用時間

時間阻塞的另一個強大的好處是，它可以讓您深入了解您的時間真正去向。 我們大多數人都不擅長管理時間。 我們也傾向於嚴重低估我們浪費在查看社交媒體、閱讀電子郵件或只是被日常生活分心的時間。

我們還習慣於低估任務需要多長時間——無論我們過去多少次努力滿足相同的最後期限！ 這種現像被稱為計劃謬誤，它會導致嚴重的問題。

但是，當您使用時間阻塞時，您將被迫更加了解您的時間真正去向，這使您可以更加有意識地使用它。 不想在來回電子郵件的循環中花費兩個小時？ 只安排10分鐘。 想找到空間來處理對您真正有意義的事情嗎？ 在日曆中留出空間，然後確保積極保護該空間。

時間阻止可幫助您實現目標

時間限制不僅可以在短期內起作用，還可以幫助您每天按照自己想要的方式工作； 它還可以讓您實現長期目標。 無論你多麼熱衷於編寫待辦事項清單和劃掉任務，研究表明 41% 的待辦事項從未完成。

儘管我們的意圖是最好的，但研究表明，擁有真實的結構和可靠的計劃對你實際按照這些意圖採取行動的可能性有很大的影響。 在完成任務和實現目標方面，僅僅想這樣做是不夠的； 你需要具體的計劃來推動你前進，並確保你做你需要做的一切。

這正是時間阻塞的作用。

如何開始阻止你的日程安排

所以，一旦你知道你想給時間阻止嘗試，那麼最好的方法是什麼？ 以下是幫助您入門的三個最重要的步驟。

1. 概述每日優先事項和可交付成果

首先，嘗試確定您最重要的優先事項。 想一想為什麼要使用時間阻塞。 是為了保護您的注意力並停止拖延嗎？ 是為了實現你的長期目標嗎？ 還是只是為了更快地完成更多工作，這樣您就可以享受更多的停機時間？

了解您使用時間限制的確切原因將幫助您弄清楚如何最好地阻止您的一天。 例如，如果你想最終完成一項你已經工作了一段時間的重要任務，你可以圍繞創造空間來構建你的塊； 如果您發現自己被膚淺的工作壓得喘不過氣來，您可以將這些任務分批處理，並儘可能多地安排有限的工作時間。

2.確定緊急和不太緊急的任務

一旦你知道你的優先級是什麼，你就需要考慮你將優先考慮哪些任務。 雖然人們使用時間阻塞的主要原因之一是為深度工作創造和保護空間，但確保您在一天中有足夠的空間來處理淺層工作也很重要。

但是時間限制的好處是您可以創建一個適合您喜歡的工作方式的時間表。 因此，如果你需要一個小時左右才能在早上完全醒來，或者達到你覺得自己的創造力源源不斷的地步，你可以計劃在第一個小時內完成簡單、淺薄的任務——然後安排你的當你感覺更有效率時，挑戰工作。

您可能還會發現以更溫和的任務開始和結束您的一天很有幫助，這些任務可以讓您做好準備，然後放鬆一天。 只要您不偏離計劃並全天檢查收件箱，在早上檢查和回復電子郵件，然後在下班前再次檢查和回復電子郵件可能是一種感覺循環和控制的好方法.

3. 包括停機時間、午休時間和休息時間

為了充分利用時間阻塞，安排休息時間和休閒時間也很重要。 我們是人，而不是機器，我們需要休息以發揮最佳狀態——但如果我們不安排好時間，很容易陷入工作中。 通過屏蔽一天中的大部分時間來創造空間來抽出時間，然後保護那個空間——即使你覺得自己太忙而不能停下來。

您可能還想每天增加 30 分鐘的空閒時間，以處理意外出現的任何臨時任務； 這樣你就可以確保你不會落後。

時間阻塞亞型

時間阻塞的美妙之處在於，您可以輕鬆地將其調整為您喜歡的工作方式、您必須完成的任務類型以及您想要的日程安排。 但除了時間阻塞的“經典”版本之外，還有其他可能更適合您的變體。 這些子類型是任務批處理、日主題化和時間裝箱。

任務批處理

如果您傾向於完成許多膚淺的工作，您可能會發現將它們組合在一起是有益的。 這種方法稱為任務批處理，旨在減少上下文切換並幫助您保持進度。

例如，如果您有很多電子郵件要處理，而不是整天進出收件箱，您可以計劃在上午 10 點和下午 3 點回复所有電子郵件 20 分鐘，這有助於您進入正確的這種類型的工作的心態，並且通過將所有這些任務組合在一起，您可以更有效地完成任務。

儘管任務批處理通常應用於較小的任務，但您可以隨心所欲地使用它。 如果您發現將更具挑戰性或創造性的任務組合在一起並在您感覺最有效率時完成它們是有益的，那也有效。

日主題

日主題是當您將某些日子用於不同的職責時。 當您有很多不同的職責時，這種時間管理方法會非常有效； 埃隆·馬斯克 (Elon Musk) 經常使用它，他每週一和周二在 SpaceX 工作，週三和周四在特斯拉工作，週五又在 SpaceX 工作。

如果你有很多任務和責任需要你的注意力，你可能會發現你需要在每個主題上投入更多的時間——所以你不是每天為一項任務分配兩個小時，而是分配一整天，例如星期一是對於營銷，週二用於內容創建，週三用於產品開發，等等。

同樣，這可以幫助避免上下文切換並確保您保持專注並與您正在做的工作類型保持一致。

時間拳擊

時間阻塞和時間拳擊可能聽起來很相似——而且確實如此——但有一個關鍵區別。 雖然時間限制需要您限制當天在某項任務上花費的時間（例如，您將從上午 11 點到下午 1 點完成一項任務），但時間限制需要設置您將在多長時間內完成的時間限制。花費完成一項任務。

因此，當時間拳擊時，而不是給自己兩個小時來製定內容計劃，您的目標是在這兩個小時內完成您的計劃。 時間拳擊有時比時間阻塞更有效，因為在有限的時間內完成一項任務可以讓你工作得更快，並幫助你挑戰自己。

幫助時間阻塞的工具

您可能想嘗試不同類型的時間阻塞，看看哪一種最適合您。 無論您想嘗試哪種類型的時間阻塞，好消息是有很多工具可以讓整個過程更輕鬆。 此外，這些工具還可以幫助您展示您的時間阻塞技術是否真的有效。

日曆應用

幾乎所有日曆應用程序都可以很好地阻止時間 - 如果您與同事共享日曆，他們可以輕鬆地與其他人一起工作。 當您使用日曆應用程序時，您可以將大量時間直接分配到您的應用程序上——這意味著您可以安全地知道您的日曆和任務在同一個地方。

此外，日曆工具和應用程序通常帶有截止日期和提醒功能，這有助於確保您有足夠的時間來處理所有事情。

項目規劃工具

有許多項目計劃工具可用於時間限制，但通常它們通過將您的項目分解為您然後分配時間的單個任務來工作。 這些類型的工具通常與其他項目計劃工具集成，因此一旦您創建了任務，它就可以自動連接到您的日曆。 這可以幫助您高枕無憂，因為您知道什麼都不會漏網。

任務管理工具

使用任務管理工具，您可以分配任務、設置截止日期並清楚地了解在每個項目和任務上花費了多少時間。 任務優先級工具可以幫助您更好地了解您每天需要完成的工作，並更輕鬆地監控即將到來的任務以及確定正確任務的優先級。 例如，外匯交易者的任務管理有助於管理基本流程，例如會計、進行市場研究和再平衡。 為了讓交易者成功，這些任務中的每一項都需要大量的時間和精力。 因此，通過任務管理工具進行的時間限制可以讓交易者在他的遊戲中處於領先地位。

定時器/時鐘

計時器和時鐘是幫助保護您的注意力和專注於任務的好方法。 看到時間流逝通常可以激勵人們更快、更高效地工作，所以如果你是一個真正喜歡與時間賽跑的人，這些工具可以讓一切變得不同。

時間跟踪工具

跟踪你所做的一切——尤其是當你使用不需要努力的自動跟踪器時——可以幫助你了解你何時何地容易分心，這樣你就可以嘗試解決問題。 它還可以幫助您識別任何時間消耗並找出您最有效率的時間，從而使您可以在這些時期安排最具挑戰性的工作。

一般來說，時間跟踪工具可以幫助您更智能地分配時間。 一旦您獲得了準確了解每天需要在電子郵件上花費多長時間所需的洞察力，您就可以確保您不會為這些任務分配太多時間，而是專注於更重要的工作。

結論

這些天來，感覺有太多的時間管理技術和系統有望改變我們的生活——更不用說生產力工具和應用程序了。 但是時間限制如此受歡迎是有原因的：因為它有效，而且因為它是一種簡單的方法來增加你的一天的結構和注意力。

時間阻塞不僅可以幫助您進行更有成效的深度工作，還可以幫助您更有效地完成淺層工作。 此外，它還可以幫助您更有意識地利用時間，最終使您更容易實現長期目標。

時間阻塞的另一個優點是它是一個適用於所有人的系統——根據你的職責和你喜歡的工作方式，有不同的方法來應用它。 當談到時間阻塞技術時，一種尺寸並不適合所有人，雖然經典的時間阻塞系統可能對某些人來說是理想的，但您可能會發現其中一種子類型，如任務批處理、白天主題或時間盒最適合為你。

與任何新技術一樣，嘗試一下，讓自己跌倒，並隨時進行更改和調整。 與其成為日曆的奴隸或感覺自己一直在爭分奪秒地工作，不如說時間阻塞可能是您保持進度並真正控制自己的日程安排所需要的。