如何编写员工实际使用的员工手册

最小的初创公司和最大的企业都需要什么？

员工手册。 如果您认为只有少数员工的小公司没有必要拥有一个，请再想一想。 无论您的组织规模如何，都不应忽视编写良好的手册的影响。

分发手册可以让新员工感觉更有能力处理他们的日常工作，同时提高他们在入职期间的效率。 除了为新员工提供关键细节外，手册还可以包含更长的文档，为员工在组织任职期间的公司政策提供参考。

人力资源专业人员在管理手册中所有与人力资源相关的资源和详细信息时，通常会求助于人力资源合规软件。

为什么您的公司需要员工手册

花时间并努力创建员工手册对于各种形式和规模的组织来说都是必须的。

让我们看看您的团队需要员工手册来参考的一些主要原因。

• 它向新员工介绍公司的价值观、使命、文化和目标。
• 它详细说明了雇主和雇员的期望。
• 它以清晰简洁的方式解释了主要的公司政策、规则和法规。
• 它提供有关员工可能需要的福利的信息。
• 它确保组织始终遵守州和联邦法律。
• 它让员工知道他们可以去哪里寻求帮助，以及当他们有问题或疑虑时可以求助于谁。

员工手册中应包含的内容

如果您是第一次或为一家全新的公司创建公司员工手册，您需要一个起点。 为此，一切都是为了知道要包含哪些部分以及哪些信息在哪里。

“员工手册是一份政策驱动的文件，让员工清楚地了解预期内容，包括与行为和绩效相关的领域。 一本精心编写的手册可以成为强化文化、价值观、使命和愿景的好方法。”

克里斯蒂娜·克里德
G2 人力运营总监

就业基础

贵公司的手册应该从基础开始。 从一开始的员工手册目录开始，然后介绍信息和关键细节。

首先，提供有关公司使命宣言和价值观的信息，以确保从一开始就保持一致。 分享一份声明，解释什么对公司最重要，并强调员工应该遵守的价值观。

本节还应包括平等机会就业声明。 这是手册的必要部分，不仅出于法律目的，而且因为它在您的工作场所促进了精英管理和尊重的文化。

接下来，概述招聘和选拔过程。 本部分应分享招聘流程的典型步骤以及有关背景调查、推荐计划和其他一般准则的信息。 此外，除了临时员工、合同员工和非豁免员工之外，还要提及全职和兼职员工之间是否有任何这些规则不同。

最后，分享一些关于公司的背景信息以及它是如何形成的。 玩得开心！

工作场所政策

一旦涵盖了基础知识，就可以了解有关工作场所政策的细节以及员工可以期望的工作条件。

此处应包含的政策和提示是：

• 保密和数据保护：分享有关信息保护的基本规则，员工如何遵守公司的法律，以及对每位员工的期望。
• 出勤：概述出勤规则，例如员工无法上班时应该做什么以及应该联系谁。 该政策可能取决于您所在组织的行业。
• 骚扰和暴力：列出适用于您员工的所有现行联邦、州和地方法律。 这让员工知道您的公司致力于消除工作场所中的所有类型的骚扰和暴力。 本节应定义什么是骚扰和暴力，如果违反这些规则将采取哪些纪律措施，以及贵公司如何直接避免敌对的工作环境。
• 办公环境：详细信息，如工作时间、在家工作政策、午餐和休息时间、美国残疾人法案 (ADA)住宿以及与公司设备有关的政策。
• 工作场所健康和安全：为员工提供指导方针，以确保工作场所健康和安全。 它还可以详细说明贵公司如何遵守职业健康和安全法律，以及有关员工如何在危险角色或紧急情况下受到保护的信息。 公司还可以包括心理健康政策、有关员工援助计划的详细信息，以及他们如何旨在减轻工作倦怠。
• 付款时间表：解释贵公司的付款期限。 它还应概述可用的付款方式。

行为守则

行为守则阐明了雇主希望员工在工作中的行为方式。 每个组织都有界限，此准则基本上涵盖了任何不可接受的行为。

行为准则中的规则和规定可以包括：

• 着装规定政策：描述适当和不适当的工作场所着装。 着装要求政策应尽可能详细。
• 社交媒体和个人技术使用：在工作时具体了解社交网络使用和个人技术（如智能手机）的参数。
• 药物和酒精使用政策：大多数公司使用此部分详细说明他们的无物质工作场所，并解释他们是否在整个工作期间测试员工的药物或酒精使用情况。
• 利益冲突：描述什么构成利益冲突，员工在遇到利益冲突时可以做什么，以及违反公司规则的后果。
• 接受来自客户或顾客的礼物的规则：具体规定接受来自顾客的金钱或其他种类的礼物的规则。
• 员工关系和友爱：制定有关员工成为朋友或约会的规则，以避免流言蜚语或不专业的情况。
• 工作场所访客：概述将访客带到办公室的过程，因为这是保护员工、公司数据和财产的问题。
• 冲突解决政策：解释员工之间发生冲突时应遵循的协议，以及如果问题未得到解决，将采取何种纪律处分措施。
• 沟通政策：传达员工应如何相互交流，以及与客户、合作伙伴和供应商的互动方式。 它应该设定对电子邮件、即时消息和社交媒体的期望。

薪酬与发展

员工手册的薪酬和发展部分提供了有关员工薪酬和员工发展的信息。 本节是手册中最常引用的部分之一。

首先，详细说明工资表，即全职和兼职员工领取薪水的频率。 这里的选项通常是每周、每两周、每半月或每月付款计划。 本节还详细介绍了任何工资税减免。

接下来，概述是否向在约定的每小时工作周内工作的员工提供加班费。 本节还应提供有关晋升、横向职业变动和调动的信息。 此外，这部分应具体说明其他形式的薪酬，如员工奖金和绩效工资。

然后，有一个手册的绩效管理部分。 员工使用这些信息来了解绩效评估。 管理人员会根据这些信息来阐明他们应该承担哪些职责。 您可以提及绩效评估的目标以及您希望经理如何领导他们的团队。

最后，详细说明您对所有员工的培训和发展计划，以及贵公司如何致力于帮助他们提高专业和个人水平。 解释从培训机会到学费报销的一切。

员工福利和津贴

员工手册中另一个经常添加书签的区域是提供有关公司提供的所有有趣津贴和福利的信息的部分。 阅读本节后，员工应该感到受到很好的照顾、赞赏和完全了解。

通过概述资格、福利开始日期和您的计划的保单编号等详细信息，开始福利和福利部分。 然后，进入要点。

首先要做的是：带薪休假 (PTO)政策。 这是贵公司为其员工提供的政策，允许他们根据特定原因或事件的需要请假。 您提供多少，或者您何时允许员工使用他们的 PTO，可能会有所不同。

之后，继续享受贵公司必须提供的其他福利。 解释您的在家工作 (WFH) 政策、健身房或医疗保健报销政策、公司提供的设备（笔记本电脑、手机、耳机甚至汽车）的使用，以及工人补偿的来龙去脉。

辞职和终止程序

员工不太可能会在整个工作生涯中留在您的组织，因此员工手册应包含有关离职的详细信息。 这应该包括：

• 员工辞职：无论是通过辞职还是合同终止
• 退休：当员工决定是时候离开劳动力市场了
• 裁员或终止：当公司决定他们不能再在组织内雇用员工时，无论是由于个人表现还是公司财务问题

本节应强调员工何时获得最终薪水、离职面谈流程如何运作，以及如果有人被解雇或解雇，综合综合预算调节法 (COBRA)的福利如何发挥作用。

各种法律授权

最后但并非最不重要的一点是，员工手册需要涉及就业法和各种法律规定。

许多联邦和州法律都会影响员工。 其中一些是：

• 家庭和医疗休假法 (FMLA)
• 眼镜蛇
• 平等就业机会委员会 (EEOC)
• 各种反歧视法
• 美国残疾人法案 (ADA)
• 公平劳工标准法 (FLSA)

法律法规因州而异，但您的手册必须提及适用于您组织的法律法规。

如何编写员工手册

既然您已经了解了基本员工手册中需要包含的内容，那么让我们来看看如何开始编写一个。

首先，查看您当前的公司政策并进行任何必要的修改。 您要做的最后一件事是花费时间和精力将这些政策放入手册中，但几个月后才意识到需要对其进行更新。 如果有任何政策或规则需要修改，现在正是时候！

然后，为手册的外观创建一个大纲。 这有助于确定您如何向员工提供信息。 完成后，为手册的每个部分编写易于理解且没有复杂术语的基本介绍。

一旦您收集了所有必要的最新信息，请将最终版本发送给您公司的法律团队进行审查。 要求法律顾问确保它不包含可能包含虚假信息的陈述。 手册获得法律批准后，请考虑您希望在何处以及如何发布该手册。 请记住，所有员工都应该可以轻松访问它。

当手册分发给所有员工时，工作还没有完成。 必要时应更新。 考虑每年至少审查两次政策，以确保手册始终包含最相关的信息。

员工手册示例

第一次创建手册时，即使您确切了解需要包含的内容，也很难设想最终结果。 为了使这更容易，最好参考一些知名公司在其手册中所做的示例，以激发一些创造力。

中心点

虽然有些公司会保留他们的手册，但HubSpot让每个人都可以通过将他们的文化代码上传到他们的网络上来阅读它。 通过分享它，他们实践了他们要求员工同样的透明度。

网飞

与 HubSpot 一样， Netflix也在网上分享其自由与责任文化手册。 您之前可能听说过或读过他们的文化，因为它通过使他们也可操作来无缝地定义他们的文化和价值观。

特雷罗

项目管理软件Trello使用其平台来概述和显示其员工手册，他们称之为员工手册。 黑板上的每一列代表不同的手册部分，从第一天开始，然后是福利、远程工作、旅行、假期和其他信息。

Facebook

Facebook将其手册提供给任何感兴趣的人。 标题为“保持更好的建设：Facebook 行为准则” ，他们的手册包含创始人马克扎克伯格的信息，以及关于相互支持、保护和授权人们、竞争和合作以及与世界互动的部分。

大本营

Basecamp创建的另一个有趣的例子是一份出色的员工手册。 它利用独特的语气，确保公司的个性在其他雇主中脱颖而出。 一些值得注意的部分是我们代表什么、我们在哪里工作、我们的仪式和词汇。

手册知道一切！

随着工作场所的不断发展，人力资源专业人员的职责可能是确保手册与最新信息保持同步。

请务必记住，您的员工手册不是具有法律约束力的文件，也不能确保合规。 但是，它可以帮助保护您的公司免受某些责任，并通过成为重要公司详细信息的一个有凝聚力的位置与您的所有员工进行清晰的沟通。

一本全面的手册是一回事。 现在是时候审视贵公司的文化，为每个人打造现代化的工作场所了。