So schreiben Sie ein Mitarbeiterhandbuch, das die Mitarbeiter tatsächlich verwenden

Was brauchen sowohl die kleinsten Startups als auch die größten Unternehmen?

Ein Mitarbeiterhandbuch. Wenn Sie der Meinung sind, dass es für Ihr kleines Unternehmen mit nur einer Handvoll Mitarbeitern unnötig ist, einen zu haben, denken Sie noch einmal darüber nach. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sollte die Wirkung eines gut geschriebenen Handbuchs nicht übersehen werden.

Durch das Verteilen eines Handbuchs können sich neue Mitarbeiter besser für ihre tägliche Arbeit gerüstet fühlen und gleichzeitig ihre Effizienz beim Onboarding steigern . Zusätzlich zu wichtigen Details für neue Mitarbeiter kann ein Handbuch längere Dokumente enthalten, die eine Referenz für Unternehmensrichtlinien während der gesamten Amtszeit eines Mitarbeiters in einer Organisation bieten.

Es ist üblich, dass sich Personalfachleute an HR-Compliance-Software wenden, da sie alle HR-bezogenen Ressourcen und Details in einem Handbuch verwalten.

Warum Ihr Unternehmen ein Mitarbeiterhandbuch braucht

Sich die Zeit zu nehmen und sich die Mühe zu machen, ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen, ist ein Muss für Organisationen aller Formen und Größen.

Sehen wir uns einige der Hauptgründe an, warum Ihr Team ein Mitarbeiterhandbuch zum Nachschlagen benötigt.

• Es führt neue Mitarbeiter in die Werte, Mission, Kultur und Ziele des Unternehmens ein.
• Es beschreibt die Erwartungen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern.
• Es erklärt die wichtigsten Unternehmensrichtlinien, Regeln und Vorschriften auf klare und prägnante Weise.
• Es enthält Informationen zu Leistungen, die Mitarbeiter möglicherweise benötigen.
• Es stellt sicher, dass die Organisation stets die staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze einhält.
• Es informiert die Mitarbeiter darüber, wo sie Hilfe finden können und an wen sie sich wenden können, wenn sie eine Frage oder ein Anliegen haben.

Was gehört in ein Mitarbeiterhandbuch?

Wenn Sie zum ersten Mal oder für ein brandneues Unternehmen ein Mitarbeiterhandbuch erstellen, brauchen Sie einen Ausgangspunkt. Und dafür geht es darum zu wissen, welche Abschnitte enthalten sind und welche Informationen wohin gehören.

„Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein richtliniengesteuertes Dokument, das den Mitarbeitern klar macht, was erwartet wird, einschließlich der Bereiche rund um Verhalten und Leistung. Ein gut geschriebenes Handbuch kann eine großartige Möglichkeit sein, Kultur, Werte, Mission und Vision zu stärken.“

Kristina Credo
Leiter der Personalabteilung bei G2

Beschäftigungsgrundlagen

Das Handbuch Ihres Unternehmens sollte mit den Grundlagen beginnen. Fangen Sie am Anfang mit einem Inhaltsverzeichnis des Mitarbeiterhandbuchs an und stellen Sie dann Informationen und wichtige Details vor.

Informieren Sie sich zunächst über das Leitbild und die Werte des Unternehmens, um die Ausrichtung von Anfang an sicherzustellen. Geben Sie eine Erklärung ab, in der Sie erklären, was für das Unternehmen am wichtigsten ist, und heben Sie die Werte hervor, an die sich die Mitarbeiter halten sollten.

Dieser Abschnitt sollte auch eine Beschäftigungserklärung zur Chancengleichheit enthalten. Dies ist ein notwendiger Teil des Handbuchs, nicht nur aus rechtlichen Gründen, sondern weil es eine Kultur der Leistungsbereitschaft und des Respekts an Ihrem Arbeitsplatz fördert.

Beschreiben Sie als Nächstes den Rekrutierungs- und Auswahlprozess . Dieser Abschnitt sollte die typischen Schritte des Einstellungsverfahrens und Informationen über Hintergrundüberprüfungen , Empfehlungsprogramme und andere allgemeine Richtlinien enthalten. Erwähnen Sie auch, ob sich eine dieser Regeln zwischen Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten sowie Zeitarbeitskräften, Vertragsmitarbeitern und nicht freigestellten Mitarbeitern unterscheidet.

Teilen Sie abschließend einige Hintergrundinformationen über das Unternehmen und wie es entstanden ist. Viel Spaß mit dieser Rubrik!

Arbeitsplatzrichtlinien

Sobald die Grundlagen abgedeckt sind, fahren Sie mit den Besonderheiten der Arbeitsplatzrichtlinien und den Bedingungen fort, unter denen die Mitarbeiter voraussichtlich arbeiten werden.

Die Richtlinien und Tipps, die hier enthalten sein sollten, sind:

• Vertraulichkeit und Datenschutz: Austausch von Grundregeln zum Schutz von Informationen, wie Mitarbeiter Gesetze in Bezug auf das Unternehmen einhalten können und was von jedem Mitarbeiter erwartet wird.
• Anwesenheit: Umreißen von Anwesenheitsregeln, z. B. was ein Mitarbeiter tun sollte, wenn er es nicht zur Arbeit schaffen kann, und an wen er sich wenden sollte. Diese Richtlinie hängt wahrscheinlich von der Branche Ihres Unternehmens ab.
• Belästigung und Gewalt: Auflistung aller aktuellen Bundes-, Landes- und lokalen Gesetze, die für Ihre Belegschaft gelten. Dadurch wissen die Mitarbeiter, dass sich Ihr Unternehmen dafür einsetzt, alle Arten von Belästigung und Gewalt am Arbeitsplatz zu beseitigen. Dieser Abschnitt sollte definieren, was als Belästigung und Gewalt gilt, welche Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden, wenn gegen diese Regeln verstoßen wird, und wie Ihr Unternehmen ein feindseliges Arbeitsumfeld direkt vermeidet .
• Büroumgebung : Detaillierte Informationen wie Arbeitszeiten, die Home-Office -Richtlinie, Mittags- und Pausenzeiten, Vorkehrungen im Rahmen des Americans with Disabilities Act (ADA) und Richtlinien in Bezug auf Unternehmensausstattung.
• Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz: Präsentation von Richtlinien, die Mitarbeiter befolgen müssen, um einen gesunden und sicheren Arbeitsplatz zu gewährleisten. Es kann auch detailliert beschreiben, wie Ihr Unternehmen die Arbeitsschutzgesetze einhält, sowie Informationen darüber, wie Mitarbeiter in gefährlichen Rollen oder vor Notfällen geschützt werden. Unternehmen können auch eine Richtlinie zur psychischen Gesundheit, Einzelheiten zu einem Hilfsprogramm für Mitarbeiter und dazu, wie sie Burnout am Arbeitsplatz mindern wollen, hinzufügen.
• Zahlungsplan: Erläuterung der Zahlungsperioden Ihres Unternehmens. Es sollte auch darlegen, welche Zahlungsmethoden zur Verfügung stehen.

Verhaltenskodex

Ein Verhaltenskodex legt dar, wie ein Arbeitgeber von seinen Mitarbeitern erwartet, dass sie sich bei der Arbeit verhalten. Jede Organisation hat Grenzen, und dieser Kodex deckt im Wesentlichen jedes inakzeptable Verhalten ab.

Zu den Regeln und Vorschriften innerhalb eines Verhaltenskodex können gehören:

• Kleiderordnung: Beschreiben Sie angemessene und unangemessene Kleidung am Arbeitsplatz. Die Kleiderordnung sollte so detailliert wie möglich sein.
• Nutzung sozialer Medien und persönlicher Technologie: Machen Sie sich bei der Arbeit konkret mit den Parametern der Nutzung sozialer Netzwerke und persönlicher Technologien wie Smartphones vertraut.
• Richtlinie zum Drogen- und Alkoholkonsum: Die meisten Unternehmen verwenden diesen Abschnitt, um ihren substanzfreien Arbeitsplatz zu beschreiben und zu erklären, ob sie Mitarbeiter während ihrer gesamten Beschäftigung auf Drogen- oder Alkoholkonsum testen.
• Interessenkonflikt: Beschreiben Sie, was einen Interessenkonflikt darstellt, was Mitarbeiter tun können, wenn sie mit einem solchen konfrontiert werden, und welche Konsequenzen ein Verstoß gegen Unternehmensregeln hat.
• Regeln für die Annahme von Geschenken von Klienten oder Kunden: Seien Sie spezifisch in Bezug auf die Regeln für die Annahme von Geldgeschenken oder anderen Arten von Geschenken von Kunden.
• Mitarbeiterbeziehungen und Verbrüderung: Legen Sie Regeln fest, wie Mitarbeiter Freunde werden oder sich verabreden können, um Klatsch oder unprofessionelle Situationen zu vermeiden.
• Besucher am Arbeitsplatz: Beschreiben Sie den Prozess, Besucher ins Büro zu bringen, da dies eine Frage des Schutzes von Mitarbeiter- und Unternehmensdaten und -eigentum ist.
• Konfliktlösungsrichtlinie: Erläutern Sie das zu befolgende Protokoll, wenn Konflikte zwischen Mitarbeitern auftreten, und welche Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden, wenn Probleme nicht gelöst werden.
• Kommunikationsrichtlinie: Vermitteln Sie, wie Mitarbeiter miteinander sowie mit Kunden, Partnern und Anbietern umgehen sollten. Es sollte Erwartungen an E-Mail, Instant Messaging und soziale Medien setzen.

Vergütung und Entwicklung

Der Abschnitt „Vergütung und Entwicklung“ eines Mitarbeiterhandbuchs enthält Informationen zur Mitarbeitervergütung und Mitarbeiterentwicklung . Dieser Abschnitt ist einer der am häufigsten zitierten Abschnitte im Handbuch.

Geben Sie zunächst den Gehaltsplan an, dh wie oft Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte ihre Gehaltsschecks erhalten. Optionen sind hier normalerweise ein wöchentlicher, zweiwöchentlicher, halbmonatlicher oder monatlicher Zahlungsplan. In diesem Abschnitt wird auch ausführlich auf etwaige Lohnsteuerabzüge eingegangen.

Beschreiben Sie als Nächstes, ob Überstundenvergütung für Mitarbeiter angeboten wird, die über ihre vereinbarte Stundenarbeitswoche hinaus arbeiten. Dieser Abschnitt sollte auch Informationen zu Beförderungen, Quereinstiegen und Versetzungen enthalten. Darüber hinaus sollte dieser Teil spezifisch auf andere Formen der Vergütung eingehen, wie z. B. Mitarbeiterboni und Leistungsvergütung.

Dann haben Sie einen Performance-Management- Abschnitt des Handbuchs. Mitarbeiter verwenden diese Informationen, um die Leistungsbewertung zu verstehen. Manager sehen sich diese Informationen an, um zu klären, welche Aufgaben von ihnen erwartet werden. Sie können die Ziele von Leistungsbeurteilungen erwähnen und wie Sie von Managern erwarten, dass sie ihre Teams führen.

Beschreiben Sie abschließend Ihren Schulungs- und Entwicklungsplan für alle Mitarbeiter und wie sich Ihr Unternehmen dafür einsetzt, ihnen dabei zu helfen, sich beruflich und persönlich zu verbessern. Erklären Sie alles, von Ausbildungsmöglichkeiten bis zur Erstattung von Studiengebühren .

Mitarbeitervorteile und Vergünstigungen

Ein weiterer häufig mit Lesezeichen versehener Bereich eines Mitarbeiterhandbuchs ist der Abschnitt, der Informationen über alle unterhaltsamen Vergünstigungen und Vorteile enthält, die Ihr Unternehmen anbietet. Nach der Lektüre dieses Abschnitts sollte sich ein Mitarbeiter gut aufgehoben, wertgeschätzt und bestens informiert fühlen.

Beginnen Sie mit dem Abschnitt Vorteile und Vergünstigungen, indem Sie Details wie Berechtigung, Startdatum der Vorteile und die Policennummer Ihres Plans skizzieren. Dann kommen Sie zum Wesentlichen.

Das Wichtigste zuerst: die Richtlinie für bezahlte Freizeit (PTO) . Dies ist die Richtlinie, die Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern anbietet, die es ihnen ermöglicht, sich bei Bedarf aus bestimmten Gründen oder Vorkommnissen von der Arbeit freizunehmen. Wie viel Sie anbieten oder wann Sie Mitarbeitern erlauben, ihre PTO zu nutzen, kann variieren.

Fahren Sie danach mit anderen Vergünstigungen fort, die Ihr Unternehmen zu bieten hat. Erklären Sie Ihre Work-from-Home (WFH)-Richtlinie, eine Rückerstattungsrichtlinie für Fitnessstudios oder Gesundheitsfürsorge, die Verwendung von vom Unternehmen ausgegebenen Geräten (Laptops, Mobiltelefone, Kopfhörer oder sogar Autos) und die Einzelheiten der Arbeitnehmerentschädigung.

Rücktritts- und Kündigungsverfahren

Es ist unwahrscheinlich, dass ein Mitarbeiter sein gesamtes Berufsleben in Ihrem Unternehmen bleibt, daher sollte das Mitarbeiterhandbuch Einzelheiten zum Offboarding enthalten . Dies sollte beinhalten:

• Arbeitnehmerkündigung: Ob durch Kündigung oder Vertragsende
• Ruhestand: Wenn der Mitarbeiter entschieden hat, dass es Zeit für ihn ist, aus dem Arbeitsleben auszuscheiden
• Entlassungen oder Kündigung: Wenn das Unternehmen entscheidet, dass es keinen Mitarbeiter mehr in der Organisation haben kann, sei es aufgrund persönlicher Leistung oder finanzieller Probleme des Unternehmens

Dieser Abschnitt sollte aufzeigen, wann ein Mitarbeiter seinen letzten Gehaltsscheck erhält, wie der Prozess des Austrittsgesprächs abläuft und wie die Leistungen des Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) funktionieren, wenn jemand entlassen oder entlassen wird.

Diverse gesetzliche Mandate

Last but not least muss ein Mitarbeiterhandbuch auf das Arbeitsrecht und verschiedene gesetzliche Vorschriften eingehen.

Zahlreiche Bundes- und Landesgesetze wirken sich auf Arbeitnehmer aus. Einige davon sind:

• Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMG)
• KOBRA
• Kommission für Chancengleichheit (EEOC)
• Diverse Antidiskriminierungsgesetze
• Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen (ADA)
• Gesetz über faire Arbeitsnormen (FLSA)

Die Gesetze und Vorschriften variieren je nach Staat, aber Ihr Handbuch muss diejenigen erwähnen, die für Ihre Organisation gelten.

So schreiben Sie ein Mitarbeiterhandbuch

Nachdem Sie nun verstanden haben, was in ein grundlegendes Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden muss, wollen wir uns damit befassen, wie Sie mit dem Schreiben beginnen.

Überprüfen Sie zunächst Ihre aktuellen Unternehmensrichtlinien und nehmen Sie alle erforderlichen Überarbeitungen vor. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, Zeit und Energie darauf zu verwenden, diese Richtlinien in das Handbuch zu stecken, nur um einige Monate später zu erkennen, dass es aktualisiert werden muss. Wenn eine Richtlinie oder Regel überarbeitet werden muss, ist jetzt der richtige Zeitpunkt!

Erstellen Sie dann eine Gliederung für das Aussehen Ihres Handbuchs. Dies hilft bei der Bestimmung, wie Sie die Informationen den Mitarbeitern präsentieren. Sobald dies abgeschlossen ist, schreiben Sie grundlegende Einführungen zu jedem Abschnitt des Handbuchs, die leicht verständlich und frei von kompliziertem Fachjargon sind.

Sobald Sie alle erforderlichen und aktuellen Informationen zusammengestellt haben, senden Sie eine fertige Version zur Überprüfung an die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens. Durch das Einholen eines Rechtsbeistands wird sichergestellt, dass keine Aussagen enthalten sind, die möglicherweise falsche Informationen enthalten. Sobald das Handbuch die rechtliche Genehmigung erhalten hat, überlegen Sie, wo und wie Sie das Handbuch veröffentlichen möchten. Denken Sie daran, dass es für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein sollte.

Die Arbeit ist nicht getan, wenn das Handbuch an alle Mitarbeiter verteilt wurde. Es sollte bei Bedarf aktualisiert werden. Erwägen Sie, die Richtlinien mindestens zweimal im Jahr zu überprüfen, um sicherzustellen, dass das Handbuch immer die relevantesten Informationen enthält.

Beispiele für Mitarbeiterhandbücher

Wenn Sie zum ersten Mal ein Handbuch erstellen, kann es schwierig sein, sich das Endergebnis vorzustellen, selbst wenn Sie genau verstehen, was enthalten sein muss. Um dies zu vereinfachen, stützen Sie sich am besten auf Beispiele dafür, was einige bekannte Unternehmen mit ihren Handbüchern gemacht haben, um etwas Kreativität anzuregen.

HubSpot

Während einige Unternehmen ihr Handbuch geheim halten, ermöglicht es HubSpot jedem, es zu lesen, indem es seinen Kulturcode in sein Netzwerk hochlädt. Indem sie es teilen, praktizieren sie die gleiche Transparenz, die sie von ihren Mitarbeitern verlangen.

Netflix

Wie HubSpot stellt auch Netflix sein Kulturhandbuch „Freiheit und Verantwortung“ online zur Verfügung. Sie haben wahrscheinlich schon einmal von ihrer Kultur gehört oder darüber gelesen, da sie ihre Kultur und ihre Werte nahtlos definiert, indem sie sie auch umsetzbar macht.

Trello

Die Projektmanagement-Software Trello verwendet ihre Plattform, um ihr Mitarbeiterhandbuch zu skizzieren und anzuzeigen, das sie als Mitarbeiterhandbuch bezeichnen. Jede Spalte auf der Tafel stellt einen anderen Handbuchabschnitt dar, beginnend mit „ An Ihrem ersten Tag“ und fortgesetzt mit Vorteilen, Remote-Arbeiten, Reisen, Urlaub und verschiedenen Informationen.

Facebook

Facebook stellt sein Handbuch allen Interessierten zur Verfügung. Das Handbuch mit dem Titel „Keep Building Better: The Facebook Code of Conduct“ enthält eine Botschaft des Gründers Mark Zuckerberg sowie Abschnitte über gegenseitige Unterstützung, den Schutz und die Stärkung von Menschen, den Wettbewerb und die Zusammenarbeit sowie den Dialog mit der Welt.

Basislager

Ein weiteres interessantes Beispiel für ein gut gemachtes Mitarbeiterhandbuch ist das von Basecamp erstellte. Es verwendet einen einzigartigen Tonfall und stellt sicher, dass sich die Persönlichkeit des Unternehmens von anderen Arbeitgebern abhebt. Einige bemerkenswerte Abschnitte sind „Wofür wir stehen“, „Wo wir arbeiten“, „Unsere Rituale“ und „Vokabular“.

Das Handbuch weiß alles!

Da sich der Arbeitsplatz ständig weiterentwickelt, liegt es wahrscheinlich an der Rolle eines Personalexperten, sicherzustellen, dass das Handbuch mit den neuesten Informationen auf dem neuesten Stand bleibt.

Denken Sie daran, dass Ihr Mitarbeiterhandbuch kein rechtlich bindendes Dokument ist und keine Einhaltung gewährleistet. Es kann jedoch dazu beitragen, Ihr Unternehmen vor bestimmten Verbindlichkeiten zu schützen und mit allen Ihren Mitarbeitern klar zu kommunizieren, indem es der einzige zusammenhängende Ort für wichtige Unternehmensdetails ist.

Ein umfassendes Handbuch ist das eine. Jetzt ist es an der Zeit, sich mit der Kultur Ihres Unternehmens zu befassen , um einen modernen Arbeitsplatz für alle zu schaffen.