Cara Menulis Buku Pegangan Karyawan yang Sebenarnya Akan Digunakan Staf

Apa satu hal yang dibutuhkan oleh perusahaan rintisan terkecil dan perusahaan terbesar?

Buku pegangan karyawan. Jika Anda berpikir memiliki satu tidak perlu untuk perusahaan kecil Anda dengan hanya segelintir karyawan, pikirkan lagi. Terlepas dari ukuran organisasi Anda, dampak buku pegangan yang ditulis dengan baik tidak boleh diabaikan.

Mendistribusikan buku pegangan dapat membuat karyawan baru merasa lebih siap untuk menangani pekerjaan sehari-hari mereka sambil meningkatkan efisiensi mereka selama orientasi . Selain memiliki detail penting untuk karyawan baru, buku pegangan dapat menyertakan dokumen yang lebih panjang yang memberikan referensi untuk kebijakan perusahaan selama masa kerja karyawan di sebuah organisasi.

Sudah umum bagi profesional sumber daya manusia untuk beralih ke perangkat lunak kepatuhan SDM karena mereka mengelola semua sumber daya dan detail terkait SDM dalam buku pegangan.

Mengapa perusahaan Anda membutuhkan buku pegangan karyawan

Meluangkan waktu dan berusaha untuk membuat buku pegangan karyawan adalah suatu keharusan bagi organisasi dari segala bentuk dan ukuran.

Mari kita lihat beberapa alasan utama mengapa tim Anda membutuhkan buku pegangan karyawan sebagai referensi.

• Ini memperkenalkan karyawan baru pada nilai-nilai, misi, budaya, dan tujuan perusahaan.
• Ini merinci harapan majikan dan karyawan.
• Ini menjelaskan kebijakan, aturan, dan peraturan utama perusahaan dengan cara yang jelas dan ringkas.
• Ini memberikan informasi mengenai manfaat yang mungkin dibutuhkan karyawan.
• Ini memastikan organisasi selalu mematuhi undang-undang negara bagian dan federal.
• Ini memungkinkan karyawan mengetahui ke mana mereka dapat meminta bantuan dan kepada siapa mereka harus meminta bantuan ketika mereka memiliki pertanyaan atau masalah.

Apa yang harus disertakan dalam buku pegangan karyawan?

Jika Anda membuat buku pegangan karyawan perusahaan untuk pertama kalinya atau untuk perusahaan baru, Anda memerlukan tempat untuk memulai. Dan untuk itu, ini semua tentang mengetahui bagian mana yang harus disertakan dan informasi apa yang pergi ke mana.

“Buku pegangan karyawan adalah dokumen yang didorong oleh kebijakan, menjelaskan kepada karyawan apa yang diharapkan, termasuk area seputar perilaku dan kinerja. Buku pegangan yang ditulis dengan baik dapat menjadi cara yang bagus untuk memperkuat budaya, nilai-nilai, misi, dan visi.”

Kredo Kristina
Direktur Operasi Manusia di G2

Dasar-dasar ketenagakerjaan

Buku pegangan perusahaan Anda harus dimulai dengan dasar-dasarnya. Mulailah dengan daftar isi buku pegangan karyawan di awal dan kemudian perkenalkan informasi dan detail utama.

Pertama, berikan informasi tentang pernyataan misi dan nilai-nilai perusahaan untuk memastikan keselarasan sejak awal. Bagikan pernyataan yang menjelaskan apa yang paling penting bagi perusahaan dan soroti nilai-nilai yang harus dipatuhi oleh karyawan.

Bagian ini juga harus mencakup pernyataan kesempatan kerja yang sama. Ini adalah bagian penting dari buku pegangan, tidak hanya untuk tujuan hukum tetapi juga karena mempromosikan budaya meritokrasi dan rasa hormat di tempat kerja Anda.

Selanjutnya, garis besar proses rekrutmen dan seleksi . Bagian ini harus membagikan langkah-langkah khas dari proses perekrutan dan informasi tentang pemeriksaan latar belakang , program rujukan, dan pedoman umum lainnya. Juga, sebutkan jika salah satu dari aturan ini berbeda antara karyawan penuh waktu dan paruh waktu, selain staf sementara, kontrak, dan tidak bebas.

Terakhir, bagikan beberapa informasi latar belakang tentang perusahaan dan bagaimana hal itu terjadi. Bersenang-senanglah dengan bagian ini!

Kebijakan tempat kerja

Setelah dasar-dasarnya tercakup, lanjutkan ke spesifik seputar kebijakan tempat kerja dan kondisi yang dapat diharapkan karyawan untuk bekerja.

Kebijakan dan tips yang harus dicantumkan di sini adalah:

• Kerahasiaan dan perlindungan data: Berbagi aturan dasar tentang perlindungan informasi, bagaimana karyawan dapat mematuhi undang-undang yang berkaitan dengan perusahaan, dan apa yang diharapkan dari setiap karyawan.
• Kehadiran: Menguraikan aturan kehadiran, seperti apa yang harus dilakukan karyawan jika mereka tidak dapat bekerja dan siapa yang harus mereka hubungi. Kebijakan ini kemungkinan akan bergantung pada industri organisasi Anda.
• Pelecehan dan kekerasan: Mencantumkan semua undang-undang federal, negara bagian, dan lokal saat ini yang berlaku untuk tenaga kerja Anda. Hal ini memungkinkan karyawan mengetahui bahwa perusahaan Anda berkomitmen untuk menghilangkan semua jenis pelecehan dan kekerasan di tempat kerja. Bagian ini harus menjelaskan apa yang dianggap sebagai pelecehan dan kekerasan, tindakan disipliner apa yang akan terjadi jika aturan ini dilanggar, dan bagaimana perusahaan Anda secara langsung menghindari lingkungan kerja yang tidak bersahabat .
• Lingkungan kantor: Informasi terperinci seperti jam kerja, kebijakan kerja dari rumah, waktu makan siang dan istirahat, akomodasi Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA) , dan kebijakan yang berkaitan dengan peralatan perusahaan.
• Kesehatan dan keselamatan tempat kerja: Menyajikan pedoman yang harus diikuti karyawan untuk memastikan tempat kerja yang sehat dan aman. Ini juga dapat merinci bagaimana perusahaan Anda mematuhi undang-undang kesehatan dan keselamatan kerja, serta informasi tentang bagaimana karyawan dilindungi dalam peran berbahaya atau dari keadaan darurat. Perusahaan juga dapat menyertakan kebijakan kesehatan mental, rincian mengenai program bantuan karyawan , dan bagaimana mereka bertujuan untuk mengurangi kelelahan kerja .
• Jadwal pembayaran: Menjelaskan periode pembayaran perusahaan Anda. Itu juga harus menguraikan metode pembayaran mana yang tersedia.

Kode etik

Kode etik menjelaskan bagaimana majikan mengharapkan karyawan untuk berperilaku di tempat kerja. Setiap organisasi memiliki batasan, dan kode ini pada dasarnya mencakup perilaku yang tidak dapat diterima.

Aturan dan peraturan dalam kode etik dapat mencakup:

• Kebijakan aturan berpakaian: Jelaskan pakaian tempat kerja yang pantas dan tidak pantas. Kebijakan kode berpakaian harus sedetail mungkin.
• Media sosial dan penggunaan teknologi pribadi: Dapatkan spesifik mengenai parameter penggunaan jaringan sosial dan teknologi pribadi, seperti smartphone mereka, saat bekerja.
• Kebijakan penggunaan narkoba dan alkohol: Sebagian besar perusahaan menggunakan bagian ini untuk merinci tempat kerja mereka yang bebas zat dan menjelaskan apakah mereka menguji karyawan untuk penggunaan narkoba atau alkohol selama bekerja.
• Konflik kepentingan: Jelaskan apa yang dimaksud dengan konflik kepentingan, apa yang dapat dilakukan karyawan ketika menghadapinya, dan apa konsekuensinya jika melanggar peraturan perusahaan.
• Aturan seputar penerimaan hadiah dari klien atau pelanggan: Bersikaplah spesifik mengenai aturan untuk menerima hadiah uang atau jenis lain dari pelanggan.
• Hubungan dan persaudaraan karyawan: Tetapkan aturan tentang karyawan yang menjadi teman atau berkencan untuk menghindari gosip atau situasi tidak profesional.
• Pengunjung tempat kerja: Uraikan proses membawa pengunjung ke kantor karena ini adalah masalah melindungi data dan properti karyawan dan perusahaan.
• Kebijakan resolusi konflik: Jelaskan protokol yang harus diikuti ketika konflik terjadi antara karyawan dan tindakan disipliner apa yang terjadi jika masalah tidak diselesaikan.
• Kebijakan komunikasi: Sampaikan bagaimana karyawan harus berinteraksi satu sama lain, serta dengan pelanggan, mitra, dan vendor. Itu harus menetapkan harapan untuk email, pesan instan , dan media sosial.

Kompensasi dan pengembangan

Kompensasi karyawan dan bagian pengembangan memberikan informasi seputar kompensasi karyawan dan pengembangan karyawan . Bagian ini adalah salah satu bagian yang paling sering dirujuk dalam buku pegangan.

Pertama, merinci jadwal penggajian, yang berarti seberapa sering karyawan penuh waktu dan paruh waktu menerima gaji mereka. Pilihan di sini biasanya jadwal pembayaran mingguan, dua mingguan, setengah bulanan, atau bulanan. Bagian ini juga menjelaskan secara rinci tentang pemotongan pajak gaji.

Selanjutnya, garis besar apakah upah lembur ditawarkan kepada karyawan yang bekerja di atas jam kerja per jam yang telah disepakati. Bagian ini juga harus memberikan informasi mengenai promosi, perpindahan karir lateral, dan transfer. Selain itu, bagian ini harus spesifik tentang bentuk kompensasi lain, seperti bonus karyawan dan gaji berdasarkan prestasi.

Kemudian, memiliki bagian manajemen kinerja dari buku pegangan. Karyawan menggunakan informasi ini untuk memahami evaluasi kinerja. Manajer melihat informasi ini untuk mengklarifikasi tugas mana yang diharapkan dari mereka. Anda dapat menyebutkan tujuan tinjauan kinerja dan bagaimana Anda mengharapkan manajer untuk memimpin tim mereka.

Terakhir, perinci rencana pelatihan dan pengembangan Anda untuk semua karyawan dan bagaimana perusahaan Anda berkomitmen untuk membantu mereka berkembang secara profesional dan pribadi. Jelaskan semuanya, mulai dari kesempatan pelatihan hingga penggantian biaya kuliah .

Tunjangan dan tunjangan karyawan

Area lain yang sering ditandai dari buku pegangan karyawan adalah bagian yang memberikan informasi tentang semua fasilitas dan manfaat menyenangkan yang ditawarkan perusahaan Anda. Setelah membaca bagian ini, seorang karyawan harus merasa diperhatikan dengan baik, dihargai, dan sepenuhnya diketahui.

Mulai bagian manfaat dan keuntungan dengan menguraikan detail seperti kelayakan, tanggal mulai manfaat, dan nomor polis paket Anda. Kemudian, masuk ke esensi.

Hal pertama yang pertama: kebijakan waktu istirahat berbayar (PTO) . Ini adalah kebijakan yang ditawarkan perusahaan Anda kepada karyawannya yang memungkinkan mereka mengambil cuti dari pekerjaan sesuai kebutuhan untuk alasan atau kejadian tertentu. Berapa banyak yang Anda tawarkan, atau kapan Anda mengizinkan karyawan untuk menggunakan PTO mereka, dapat bervariasi.

Setelah itu, lanjutkan ke fasilitas lain yang ditawarkan perusahaan Anda. Jelaskan kebijakan work-from-home (WFH) Anda, kebijakan penggantian gym atau perawatan kesehatan, penggunaan peralatan yang dikeluarkan perusahaan (laptop, ponsel, headphone, atau bahkan mobil), dan seluk beluk kompensasi pekerja.

Prosedur pengunduran diri dan pemutusan hubungan kerja

Tidak mungkin seorang karyawan akan tinggal di organisasi Anda sepanjang karir kerja mereka, jadi buku pegangan karyawan harus menyertakan detail tentang offboarding . Ini harus mencakup:

• Pengunduran diri karyawan: Apakah melalui pengunduran diri atau akhir kontrak
• Pensiun: Ketika karyawan telah memutuskan sudah waktunya bagi mereka untuk keluar dari angkatan kerja
• PHK atau pemutusan hubungan kerja: Ketika perusahaan memutuskan bahwa mereka tidak dapat lagi memiliki karyawan di dalam organisasi, baik karena kinerja pribadi atau masalah keuangan perusahaan

Bagian ini harus menyoroti kapan seorang karyawan akan diberikan gaji terakhir mereka, bagaimana proses wawancara keluar bekerja, dan bagaimana manfaat Undang-Undang Rekonsiliasi Anggaran Omnibus Konsolidasi (COBRA) bekerja jika seseorang diberhentikan atau dipecat.

Berbagai mandat hukum

Last but not least, buku pegangan karyawan perlu menyentuh undang-undang ketenagakerjaan dan berbagai mandat hukum.

Banyak undang-undang federal dan negara bagian mempengaruhi karyawan. Beberapa di antaranya adalah:

• Undang-undang cuti keluarga dan medis (FMLA)
• KOBRA
• Komisi Kesempatan Kerja Setara (EEOC)
• Berbagai undang-undang anti-diskriminasi
• Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA)
• Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA)

Undang-undang dan peraturan berbeda-beda di setiap negara bagian, tetapi buku pegangan Anda harus menyebutkan yang berlaku untuk organisasi Anda.

Cara menulis buku pegangan karyawan

Sekarang setelah Anda memahami apa yang perlu disertakan dalam buku pegangan dasar karyawan, mari kita masuk ke cara mulai menulisnya.

Pertama, tinjau kebijakan perusahaan Anda saat ini dan buat revisi yang tampaknya perlu. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menghabiskan waktu dan energi memasukkan kebijakan ini ke dalam buku pegangan hanya untuk menyadari beberapa bulan kemudian perlu diperbarui. Jika ada kebijakan atau aturan yang perlu direvisi, sekaranglah saatnya!

Kemudian, buat garis besar untuk tampilan buku pegangan Anda. Ini membantu menentukan bagaimana Anda menyajikan informasi kepada karyawan. Setelah ini selesai, tulis pengantar dasar untuk setiap bagian buku pegangan yang mudah dipahami dan bebas dari jargon yang rumit.

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang diperlukan dan terkini, kirimkan versi final ke tim hukum perusahaan Anda untuk ditinjau. Meminta penasihat hukum memastikan bahwa itu tidak mengandung pernyataan yang mungkin memiliki informasi palsu. Setelah buku pegangan mendapat persetujuan hukum, pertimbangkan di mana dan bagaimana Anda ingin menerbitkan buku pegangan tersebut. Ingatlah bahwa itu harus mudah diakses oleh semua karyawan.

Pekerjaan tidak selesai ketika buku pegangan telah dibagikan kepada semua karyawan. Itu harus diperbarui bila perlu. Pertimbangkan meninjau kebijakan setidaknya dua kali setahun untuk memastikan buku pegangan selalu memiliki informasi yang paling relevan.

Contoh buku pegangan karyawan

Saat membuat buku pegangan untuk pertama kalinya, mungkin sulit untuk membayangkan hasil akhir, bahkan jika Anda benar-benar memahami apa yang perlu disertakan. Untuk membuatnya lebih mudah, yang terbaik adalah bersandar pada contoh apa yang telah dilakukan beberapa perusahaan terkenal dengan buku pegangan mereka untuk memicu kreativitas.

HubSpot

Sementara beberapa perusahaan menyimpan buku pegangan mereka, HubSpot memungkinkan semua orang membacanya dengan mengunggah kode budaya mereka ke jaringan mereka. Dengan membagikannya, mereka mempraktikkan transparansi yang sama seperti yang mereka minta dari karyawan mereka.

Netflix

Seperti HubSpot, Netflix juga membagikan buku pegangan budaya Kebebasan dan Tanggung Jawabnya secara online. Anda mungkin pernah mendengar, atau membaca tentang, budaya mereka sebelumnya, karena budaya dan nilai-nilai mereka secara mulus mendefinisikan budaya dan nilai-nilai mereka dengan membuat mereka dapat ditindaklanjuti juga.

Trello

Perangkat lunak manajemen proyek Trello menggunakan platformnya untuk menguraikan dan menampilkan buku pegangan karyawannya, yang mereka sebut manual karyawan. Setiap kolom di papan tulis mewakili bagian buku pegangan yang berbeda, dimulai dengan Pada Hari Pertama Anda dan dilanjutkan dengan manfaat, bekerja dari jarak jauh, perjalanan, liburan, dan informasi lain-lain.

Facebook

Facebook membuat buku pegangannya tersedia bagi siapa saja yang tertarik. Berjudul Tetap Membangun Lebih Baik: Kode Etik Facebook , manual mereka menampilkan pesan dari pendiri Mark Zuckerberg, bersama dengan bagian tentang saling mendukung, melindungi dan memberdayakan orang, bersaing dan berkolaborasi, dan terlibat dengan dunia.

Tempat penampungan

Contoh menarik lainnya dari buku pegangan karyawan yang dibuat dengan baik adalah yang dibuat oleh Basecamp . Ini menggunakan nada suara yang unik, memastikan kepribadian perusahaan menonjol dari perusahaan lain. Beberapa bagian penting adalah Apa yang Kami Perjuangkan, Tempat Kami Bekerja, Ritual Kami, dan Kosakata.

Buku pegangan tahu segalanya!

Karena tempat kerja terus berkembang, kemungkinan besar peran seorang profesional sumber daya manusia untuk memastikan buku pegangan tetap up to date dengan informasi terbaru.

Penting untuk diingat bahwa buku pegangan karyawan Anda bukanlah dokumen yang mengikat secara hukum dan tidak menjamin kepatuhan. Namun, ini dapat membantu melindungi perusahaan Anda dari kewajiban tertentu dan berkomunikasi dengan jelas dengan semua karyawan Anda dengan menjadi satu lokasi yang kohesif untuk detail penting perusahaan.

Sebuah buku pegangan yang komprehensif adalah satu hal. Sekarang saatnya melihat budaya perusahaan Anda untuk membangun tempat kerja modern bagi semua orang.