Come scrivere un manuale per i dipendenti che il personale utilizzerà effettivamente

Qual è una cosa di cui hanno bisogno sia la più piccola delle startup che la più grande delle imprese?

Un manuale per i dipendenti. Se pensi che averne uno non sia necessario per la tua piccola azienda con solo una manciata di dipendenti, ripensaci. Indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione, l'impatto di un manuale ben scritto non dovrebbe essere trascurato.

Distribuire un manuale può far sentire i nuovi assunti più attrezzati per gestire il loro lavoro quotidiano, aumentando la loro efficienza durante l' onboarding . Oltre ad avere dettagli critici per i nuovi dipendenti, un manuale può includere documenti più lunghi che forniscono un riferimento per le politiche aziendali durante il mandato di un dipendente presso un'organizzazione.

È normale che i professionisti delle risorse umane si rivolgano al software di conformità delle risorse umane poiché gestiscono tutte le risorse ei dettagli relativi alle risorse umane in un manuale.

Perché la tua azienda ha bisogno di un manuale per i dipendenti

Prendersi il tempo e impegnarsi per creare un manuale per i dipendenti è un must per le organizzazioni di tutte le forme e dimensioni.

Diamo un'occhiata ad alcuni dei motivi principali per cui il tuo team ha bisogno di un manuale per i dipendenti a cui fare riferimento.

• Introduce i nuovi dipendenti ai valori, alla missione, alla cultura e agli obiettivi dell'azienda.
• Descrive in dettaglio le aspettative del datore di lavoro e dei dipendenti.
• Spiega le politiche, le regole e i regolamenti aziendali chiave in modo chiaro e conciso.
• Fornisce informazioni sui benefici di cui i dipendenti potrebbero aver bisogno.
• Garantisce che l'organizzazione rimanga sempre conforme alle leggi statali e federali.
• Consente ai dipendenti di sapere dove possono chiedere aiuto e a chi rivolgersi in caso di domande o dubbi.

Cosa includere in un manuale del dipendente

Se stai creando un manuale per i dipendenti dell'azienda per la prima volta o per un'azienda nuova di zecca, hai bisogno di un punto di partenza. E per questo, si tratta di sapere quali sezioni includere e quali informazioni vanno dove.

“Un manuale per i dipendenti è un documento basato sulle politiche, che chiarisce ai dipendenti cosa ci si aspetta, comprese le aree relative alla condotta e alle prestazioni. Un manuale ben scritto può essere un ottimo modo per rafforzare la cultura, i valori, la missione e la visione”.

Kristina Creed
Direttore delle People Operation al G2

Nozioni di base sull'occupazione

Il manuale della tua azienda dovrebbe iniziare con le basi. Inizia con un sommario del manuale per i dipendenti all'inizio e poi introduci informazioni e dettagli chiave.

In primo luogo, fornire informazioni sulla dichiarazione di intenti e sui valori dell'azienda per garantire l'allineamento fin dall'inizio. Condividi una dichiarazione che spieghi ciò che conta di più per l'azienda ed evidenzia i valori a cui i dipendenti dovrebbero attenersi.

Questa sezione dovrebbe includere anche una dichiarazione sull'occupazione delle pari opportunità. Questa è una parte necessaria del manuale, non solo ai fini legali, ma perché promuove una cultura della meritocrazia e del rispetto sul posto di lavoro.

Quindi, delineare il processo di reclutamento e selezione . Questa sezione dovrebbe condividere i passaggi tipici del processo di assunzione e informazioni su controlli in background , programmi di riferimento e altre linee guida generali. Inoltre, indica se una di queste regole differisce tra dipendenti a tempo pieno e part-time, oltre al personale temporaneo, a contratto e non esente.

Infine, condividi alcune informazioni di base sull'azienda e su come è nata. Divertiti con questa sezione!

Politiche sul posto di lavoro

Una volta trattate le nozioni di base, passa alle specifiche relative alle politiche sul posto di lavoro e alle condizioni in cui i dipendenti possono aspettarsi di lavorare.

Le politiche e i suggerimenti che dovrebbero essere inclusi qui sono:

• Riservatezza e protezione dei dati: condivisione delle regole di base in materia di protezione delle informazioni, come i dipendenti possono attenersi alle leggi per quanto riguarda l'azienda e cosa ci si aspetta da ogni dipendente.
• Presenza: delineare le regole di presenza, ad esempio cosa dovrebbe fare un dipendente se non è in grado di farlo lavorare e chi dovrebbe contattare. Questa politica dipenderà probabilmente dal settore della tua organizzazione.
• Molestie e violenze: elenco di tutte le attuali leggi federali, statali e locali applicabili alla tua forza lavoro. Ciò consente ai dipendenti di sapere che la tua azienda si impegna a eliminare tutti i tipi di molestie e violenze sul posto di lavoro. Questa sezione dovrebbe definire ciò che conta come molestie e violenze, quali misure disciplinari verranno applicate in caso di violazione di queste regole e in che modo la tua azienda evita direttamente un ambiente di lavoro ostile .
• Ambiente d'ufficio: informazioni dettagliate come l'orario di lavoro, la politica di lavoro da casa, i periodi di pranzo e pausa, le sistemazioni dell'Americans with Disabilities Act (ADA) e le politiche relative alle apparecchiature aziendali.
• Salute e sicurezza sul lavoro: presentazione delle linee guida che i dipendenti devono seguire per garantire un luogo di lavoro sano e sicuro. Può anche descrivere in dettaglio come la tua azienda rispetta le leggi in materia di salute e sicurezza sul lavoro, nonché informazioni su come i dipendenti sono protetti in ruoli pericolosi o in caso di emergenza. Le aziende possono anche includere una politica di salute mentale, dettagli relativi a un programma di assistenza ai dipendenti e come mirano a mitigare il burnout del lavoro .
• Scadenzario dei pagamenti: spiegazione dei periodi di paga della tua azienda. Dovrebbe inoltre definire quali metodi di pagamento sono disponibili.

Codice di comportamento

Un codice di condotta spiega come un datore di lavoro si aspetta che i dipendenti si comportino sul lavoro. Ogni organizzazione ha dei limiti e questo codice copre essenzialmente qualsiasi comportamento inaccettabile.

Le regole e i regolamenti all'interno di un codice di condotta possono includere:

• Codice di abbigliamento: Descrivi un abbigliamento appropriato e inappropriato sul posto di lavoro. La politica del codice di abbigliamento dovrebbe essere il più dettagliata possibile.
• Utilizzo dei social media e della tecnologia personale: specifica i parametri di utilizzo dei social network e della tecnologia personale, come i loro smartphone, quando lavori.
• Politica sull'uso di droghe e alcol: la maggior parte delle aziende utilizza questa sezione per descrivere in dettaglio il proprio posto di lavoro privo di sostanze e spiegare se sottopongono i dipendenti a test per l'uso di droghe o alcol durante il loro impiego.
• Conflitto di interessi: descrivere cosa costituisce un conflitto di interessi, cosa possono fare i dipendenti di fronte a uno e quali sono le conseguenze per la violazione delle regole aziendali.
• Regole relative all'accettazione di regali da clienti o clienti: Sii specifico riguardo alle regole per l'accettazione di doni monetari o di altro tipo dai clienti.
• Rapporti con i dipendenti e fraternizzazione: stabilire regole sui dipendenti che diventano amici o si frequentano per evitare pettegolezzi o situazioni non professionali.
• Visitatori sul posto di lavoro: delineare il processo per portare i visitatori in ufficio perché si tratta di proteggere i dipendenti, i dati e le proprietà dell'azienda.
• Politica di risoluzione dei conflitti: spiegare il protocollo da seguire quando si verificano conflitti tra i dipendenti e quali azioni disciplinari si verificano se i problemi non vengono risolti.
• Politica di comunicazione: comunica come i dipendenti dovrebbero interagire tra loro, nonché con clienti, partner e fornitori. Dovrebbe definire le aspettative per e-mail, messaggistica istantanea e social media.

Compensazione e sviluppo

La parte relativa alla retribuzione e allo sviluppo del manuale dei dipendenti fornisce informazioni sulla retribuzione e lo sviluppo dei dipendenti . Questa sezione è una delle sezioni più frequentemente citate nel manuale.

In primo luogo, dettaglia il programma delle buste paga, ovvero la frequenza con cui i dipendenti a tempo pieno e part-time ricevono le buste paga. Le opzioni qui sono solitamente un programma di pagamento settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile. Questa sezione approfondisce anche eventuali detrazioni fiscali sui salari.

Quindi, delineare se viene offerta una retribuzione per gli straordinari ai dipendenti che lavorano durante la settimana lavorativa oraria concordata. Questa sezione dovrebbe anche fornire informazioni su promozioni, spostamenti di carriera laterali e trasferimenti. Inoltre, questa parte dovrebbe essere specifica per altre forme di compensazione, come i bonus per i dipendenti e la retribuzione per merito.

Quindi, avere una sezione di gestione delle prestazioni del manuale. I dipendenti utilizzano queste informazioni per comprendere la valutazione delle prestazioni. I manager guardano a queste informazioni per chiarire quali compiti sono loro attesi. Puoi menzionare gli obiettivi delle revisioni delle prestazioni e come ti aspetti che i manager guidino i loro team.

Infine, dettaglia il tuo piano di formazione e sviluppo per tutti i dipendenti e come la tua azienda si impegna ad aiutarli a migliorare professionalmente e personalmente. Spiega tutto, dalle opportunità di formazione al rimborso delle tasse scolastiche .

Benefici e vantaggi per i dipendenti

Un'altra area di un manuale per dipendenti spesso contrassegnata come segnalibro è la sezione che fornisce informazioni su tutti i vantaggi e i vantaggi offerti dalla tua azienda. Dopo aver letto questa sezione, un dipendente dovrebbe sentirsi ben curato, apprezzato e completamente informato.

Inizia la sezione vantaggi e vantaggi delineando dettagli come idoneità, data di inizio dei vantaggi e numero di polizza del tuo piano. Quindi, entra nell'essenziale.

Per prima cosa: la politica dei permessi retribuiti (PTO) . Questa è la politica che la tua azienda offre ai suoi dipendenti che consente loro di assentarsi dal lavoro secondo necessità per ragioni o eventi specifici. L'importo che offri o quando consenti ai dipendenti di utilizzare la propria presa di forza può variare.

Successivamente, passa ad altri vantaggi che la tua azienda ha da offrire. Spiega la tua politica di lavoro da casa (WFH), una politica di rimborso per la palestra o l'assistenza sanitaria, l'uso di apparecchiature emesse dall'azienda (computer portatili, cellulari, cuffie o persino automobili) e i dettagli della retribuzione dei lavoratori.

Procedure di dimissioni e licenziamento

È improbabile che un dipendente rimanga nella tua organizzazione per l'intera carriera lavorativa, quindi il manuale del dipendente dovrebbe includere dettagli sull'offboarding . Questo dovrebbe includere:

• Dimissioni dei dipendenti: sia per dimissioni che per fine contratto
• Pensionamento: quando il dipendente ha deciso che è il momento di abbandonare la forza lavoro
• Licenziamenti o licenziamenti: quando l'azienda decide di non poter più avere un dipendente all'interno dell'organizzazione, a causa di prestazioni personali o problemi finanziari dell'azienda

Questa sezione dovrebbe evidenziare quando a un dipendente verrà assegnato lo stipendio finale, come funziona il processo di colloquio di uscita e come funzionano i benefici del COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act) se qualcuno viene licenziato o licenziato.

Vari mandati legali

Ultimo ma non meno importante, un manuale per i dipendenti deve toccare le leggi sul lavoro e vari mandati legali.

Numerose leggi federali e statali riguardano i dipendenti. Alcuni di questi sono:

• Legge sui congedi familiari e medici (FMLA)
• COBRA
• Commissione per le Pari Opportunità di Lavoro (EEOC)
• Varie leggi contro la discriminazione
• Legge sugli americani con disabilità (ADA)
• Legge sugli standard di lavoro equi (FLSA)

Le leggi e i regolamenti variano in base allo stato, ma il tuo manuale deve menzionare quelli che si applicano alla tua organizzazione.

Come scrivere un manuale del dipendente

Ora che capisci cosa deve essere incluso in un manuale di base per i dipendenti, vediamo come iniziare a scriverne uno.

Innanzitutto, rivedi le attuali politiche aziendali e apporta le modifiche che sembrano necessarie. L'ultima cosa che si vuole fare è spendere tempo ed energie per inserire queste politiche nel manuale solo per rendersi conto pochi mesi dopo che deve essere aggiornato. Se una qualsiasi politica o regola richiede una revisione, questo è il momento!

Quindi, crea uno schema per l'aspetto del tuo manuale. Questo aiuta a determinare come presentare le informazioni ai dipendenti. Una volta completato, scrivi introduzioni di base a ciascuna sezione del manuale che siano di facile comprensione e prive di gergo complicato.

Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie e aggiornate, invia una versione definitiva al team legale della tua azienda per la revisione. La richiesta di consulenza legale garantisce che non contenga dichiarazioni che potrebbero contenere informazioni false. Una volta che il manuale ha ottenuto l'approvazione legale, considera dove e come desideri pubblicare il manuale. Ricorda che dovrebbe essere facilmente accessibile a tutti i dipendenti.

Il lavoro non è terminato quando il manuale è stato distribuito a tutti i dipendenti. Dovrebbe essere aggiornato quando necessario. Considerare di rivedere le politiche almeno due volte l'anno per garantire che il manuale contenga sempre le informazioni più rilevanti.

Esempi di manuali dei dipendenti

Quando si crea un manuale per la prima volta, può essere difficile prevedere i risultati finali, anche se si comprende esattamente cosa deve essere incluso. Per rendere tutto più semplice, è meglio basarsi su esempi di ciò che alcune aziende famose hanno fatto con i loro manuali per stimolare un po' di creatività.

HubSpot

Mentre alcune aziende conservano il proprio manuale, HubSpot consente a tutti di leggerlo caricando il proprio codice culturale sulla propria rete. Condividendolo, praticano la stessa trasparenza che chiedono ai propri dipendenti.

Netflix

Come HubSpot, anche Netflix condivide online il suo manuale sulla cultura della libertà e della responsabilità. Probabilmente hai già sentito parlare o letto della loro cultura in precedenza, poiché definisce perfettamente la loro cultura e i loro valori rendendoli anche perseguibili.

Trello

Il software di gestione dei progetti Trello utilizza la sua piattaforma per delineare e visualizzare il manuale del dipendente, che chiamano manuale del dipendente. Ogni colonna della bacheca rappresenta una diversa sezione del manuale, che inizia con Il primo giorno e prosegue con i vantaggi, il lavoro in remoto, i viaggi, le ferie e informazioni varie.

Facebook

Facebook mette a disposizione di chiunque sia interessato il suo manuale. Intitolato Keep Building Better: The Facebook Code of Conduct , il loro manuale contiene un messaggio del fondatore Mark Zuckerberg, insieme a sezioni sul supporto reciproco, la protezione e il potenziamento delle persone, la competizione e la collaborazione e il coinvolgimento con il mondo.

Campo base

Un altro interessante esempio di manuale per i dipendenti ben fatto è quello creato da Basecamp . Utilizza un tono di voce unico, assicurandosi che la personalità dell'azienda si distingua dagli altri datori di lavoro. Alcune sezioni degne di nota sono Cosa rappresentiamo, Dove lavoriamo, I nostri rituali e Vocabolario.

Il manuale sa tutto!

Poiché il posto di lavoro continua a evolversi, è probabile che spetti al ruolo di un professionista delle risorse umane garantire che il manuale sia aggiornato con le informazioni più recenti.

È importante ricordare che il manuale del dipendente non è un documento legalmente vincolante e non garantisce la conformità. Tuttavia, può aiutare a proteggere la tua azienda da determinate responsabilità e comunicare chiaramente con tutti i tuoi dipendenti essendo l'unico luogo coeso per importanti dettagli aziendali.

Un manuale completo è una cosa. Ora è il momento di guardare alla cultura della tua azienda per creare un ambiente di lavoro moderno per tutti.