Как написать руководство для сотрудников, которым сотрудники будут действительно пользоваться

Что нужно как самому маленькому стартапу, так и самому большому предприятию?

Справочник сотрудника. Если вы считаете, что для вашей небольшой компании с небольшим штатом сотрудников он не нужен, подумайте еще раз. Независимо от размера вашей организации нельзя недооценивать влияние хорошо написанного руководства.

Раздача справочника поможет новым сотрудникам почувствовать себя более подготовленными к выполнению своей повседневной работы и повысит их эффективность во время адаптации . В дополнение к критически важным сведениям о новых сотрудниках, справочник может включать более объемные документы, содержащие ссылки на политику компании на протяжении всего срока пребывания сотрудника в организации.

Специалисты по персоналу часто обращаются к программному обеспечению для обеспечения соблюдения требований HR, поскольку они управляют всеми ресурсами и деталями, связанными с HR, в справочнике.

Зачем вашей компании справочник сотрудника

Потратить время и приложить усилия для создания справочника сотрудников — необходимость для организаций всех форм и размеров.

Давайте рассмотрим некоторые из основных причин, по которым вашей команде необходимо руководство для сотрудников.

• Он знакомит новых сотрудников с ценностями, миссией, культурой и целями компании.
• Он детализирует ожидания работодателя и работника.
• В нем четко и лаконично объясняются ключевые политики, правила и нормы компании.
• Он предоставляет информацию о льготах, которые могут понадобиться сотрудникам.
• Это гарантирует, что организация всегда остается в соответствии с государственными и федеральными законами.
• Это позволяет сотрудникам узнать, куда они могут обратиться за помощью и к кому обратиться, если у них есть вопрос или проблема.

Что включить в должностную инструкцию

Если вы создаете руководство для сотрудников компании впервые или для совершенно новой компании, вам нужно с чего-то начать. И для этого все дело в том, чтобы знать, какие разделы включать и какая информация куда идет.

«Руководство для сотрудников — это политический документ, разъясняющий сотрудникам, что от них требуется, в том числе в областях, связанных с поведением и производительностью. Хорошо написанное руководство может стать отличным способом укрепить культуру, ценности, миссию и видение».

Кристина Крид
Директор по работе с персоналом в G2

Основы трудоустройства

Справочник вашей компании должен начинаться с основ. Начните с оглавления руководства для сотрудников в начале, а затем введите информацию и ключевые детали.

Во-первых, предоставьте информацию о миссии и ценностях компании, чтобы обеспечить согласованность с самого начала. Поделитесь заявлением, объясняющим, что наиболее важно для компании, и подчеркните ценности, которых должны придерживаться сотрудники.

Этот раздел также должен включать заявление о равных возможностях при трудоустройстве. Это необходимая часть справочника не только в юридических целях, но и потому, что она продвигает культуру меритократии и уважения на вашем рабочем месте.

Затем опишите процесс найма и отбора . В этом разделе должны быть описаны типичные этапы процесса найма, а также информация о проверке биографических данных , реферальных программах и других общих рекомендациях. Кроме того, укажите, различаются ли какие-либо из этих правил для сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, в дополнение к временным, контрактным и не освобожденным сотрудникам.

Наконец, поделитесь некоторой справочной информацией о компании и о том, как она появилась. Удачи в этом разделе!

Политика на рабочем месте

После того, как вы ознакомитесь с основами, переходите к особенностям, связанным с политикой на рабочем месте и условиями, в которых могут работать сотрудники.

Политики и советы, которые следует включить сюда:

• Конфиденциальность и защита данных: обмен основными правилами, касающимися защиты информации, как сотрудники могут соблюдать законы, касающиеся компании, и что ожидается от каждого сотрудника.
• Посещаемость: изложение правил посещаемости, например, что должен делать сотрудник, если он не может прийти на работу, и к кому ему следует обратиться. Эта политика, вероятно, будет зависеть от отрасли вашей организации.
• Домогательства и насилие: список всех действующих федеральных, государственных и местных законов, применимых к вашей рабочей силе. Это позволяет сотрудникам понять, что ваша компания стремится искоренить все виды домогательств и насилия на рабочем месте. В этом разделе должно быть указано, что считается домогательством и насилием, какие дисциплинарные меры будут применяться в случае нарушения этих правил и как ваша компания напрямую избегает враждебной рабочей среды .
• Офисная среда: Подробная информация, такая как рабочее время, политика работы на дому, периоды обеда и перерыва, приспособления для американцев с ограниченными возможностями (ADA) и правила, касающиеся оборудования компании.
• Здоровье и безопасность на рабочем месте: Представление руководящих принципов для сотрудников, которым необходимо следовать, чтобы обеспечить здоровую и безопасную рабочую среду. В нем также может быть подробно описано, как ваша компания соблюдает законы о гигиене труда и технике безопасности, а также информация о том, как сотрудники защищены от опасных ролей или от чрезвычайных ситуаций. Компании также могут включать в себя политику в области психического здоровья, подробную информацию о программе помощи сотрудникам и о том, как они стремятся смягчить выгорание на работе .
• График платежей: Объяснение периодов оплаты вашей компании. Также должно быть указано, какие способы оплаты доступны.

Нормы поведения

Кодекс поведения разъясняет, как работодатель ожидает от сотрудников поведения на работе. У каждой организации есть границы, и этот кодекс по существу охватывает любое неприемлемое поведение.

Правила и положения в рамках кодекса поведения могут включать:

• Политика в отношении дресс-кода: опишите подходящую и неподходящую одежду на рабочем месте. Политика дресс-кода должна быть максимально подробной.
• Использование социальных сетей и личных технологий: уточняйте параметры использования социальных сетей и личных технологий, таких как смартфоны, во время работы.
• Политика в отношении употребления наркотиков и алкоголя: большинство компаний используют этот раздел, чтобы подробно описать свое рабочее место, где не используются психоактивные вещества, и объяснить, проверяют ли они сотрудников на употребление наркотиков или алкоголя на протяжении всей своей работы.
• Конфликт интересов: опишите, что представляет собой конфликт интересов, что сотрудники могут сделать, столкнувшись с ним, и каковы последствия нарушения правил компании.
• Правила, касающиеся принятия подарков от клиентов или заказчиков: Уточните правила принятия денежных или иных подарков от заказчиков.
• Взаимоотношения и братание сотрудников: установите правила, согласно которым сотрудники должны дружить или встречаться, чтобы избежать сплетен или непрофессиональных ситуаций.
• Посетители на рабочем месте: опишите процесс привлечения посетителей в офис, потому что это вопрос защиты сотрудников, данных и собственности компании.
• Политика разрешения конфликтов. Объясните протокол, которому необходимо следовать при возникновении конфликтов между сотрудниками, и какие дисциплинарные меры применяются, если проблемы не решены.
• Коммуникационная политика. Объясните, как сотрудники должны взаимодействовать друг с другом, а также с клиентами, партнерами и поставщиками. Он должен устанавливать ожидания для электронной почты, обмена мгновенными сообщениями и социальных сетей.

Компенсация и развитие

В разделе «Компенсация и развитие» справочника для сотрудников содержится информация о вознаграждении и развитии сотрудников . Этот раздел является одним из наиболее часто упоминаемых в руководстве.

Во-первых, подробно опишите график начисления заработной платы, то есть как часто сотрудники, работающие полный и неполный рабочий день, получают свои зарплаты. Варианты здесь обычно представляют собой еженедельный, двухнедельный, полумесячный или ежемесячный график платежей. В этом разделе также подробно рассказывается о любых налоговых вычетах из заработной платы.

Затем укажите, предлагается ли оплата сверхурочной работы сотрудникам, которые работают сверх установленной почасовой рабочей недели. В этом разделе также должна содержаться информация о продвижении по службе, горизонтальных перемещениях по карьерной лестнице и переводах. Кроме того, в этой части должны быть указаны другие формы компенсации, такие как бонусы сотрудников и вознаграждение за заслуги.

Затем включите в руководство раздел управления эффективностью. Сотрудники используют эту информацию для понимания оценки эффективности. Руководители обращаются к этой информации, чтобы уточнить, какие обязанности от них ожидаются. Вы можете упомянуть цели аттестации и то, как вы ожидаете, что менеджеры будут руководить своими командами.

Наконец, подробно опишите свой план обучения и развития для всех сотрудников и то, как ваша компания стремится помочь им совершенствоваться в профессиональном и личном плане. Объясните все, от возможностей обучения до возмещения расходов на обучение .

Бонусы и льготы для сотрудников

Еще одна область справочника для сотрудников, которую часто добавляют в закладки, — это раздел, в котором содержится информация обо всех забавных привилегиях и преимуществах, которые предлагает ваша компания. После прочтения этого раздела сотрудник должен чувствовать, что о нем хорошо заботятся, его ценят и что он полностью осведомлен.

Начните раздел преимуществ и привилегий, указав такие детали, как право на получение льгот, дату начала действия льгот и номер полиса вашего плана. Затем приступайте к главному.

Перво-наперво: политика оплачиваемого отгула (PTO) . Это политика, которую ваша компания предлагает своим сотрудникам, которая позволяет им брать отгулы с работы по мере необходимости по определенным причинам или событиям. То, сколько вы предлагаете или когда вы разрешаете сотрудникам использовать их PTO, может варьироваться.

После этого перейдите к другим преимуществам, которые может предложить ваша компания. Объясните свою политику работы на дому (WFH), политику возмещения расходов на тренажерный зал или медицинское обслуживание, использование оборудования, выданного компанией (ноутбуки, мобильные телефоны, наушники или даже автомобили), а также тонкости компенсации работникам.

Процедуры отставки и увольнения

Маловероятно, что сотрудник останется в вашей организации на всю свою трудовую деятельность, поэтому руководство для сотрудников должно содержать подробную информацию об увольнении . Это должно включать:

• Увольнение работника: будь то увольнение или расторжение контракта
• Выход на пенсию: когда сотрудник решил, что ему пора уйти с работы.
• Увольнения или увольнение: когда компания решает, что больше не может иметь сотрудника в организации, будь то из-за личной эффективности или финансовых проблем компании.

В этом разделе должно быть указано, когда сотруднику будет выплачена его последняя зарплата, как работает процесс собеседования при увольнении и как действуют преимущества Сводного сводного закона о согласовании бюджета (COBRA) в случае увольнения или увольнения.

Различные юридические полномочия

И последнее, но не менее важное: руководство для сотрудников должно касаться трудового законодательства и различных правовых предписаний.

На сотрудников распространяются многочисленные федеральные законы и законы штатов. Вот некоторые из них:

• Акт об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA)
• КОБРА
• Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC)
• Различные антидискриминационные законы
• Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA)
• Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)

Законы и правила различаются в зависимости от штата, но в вашем справочнике должны быть указаны те из них, которые применимы к вашей организации.

Как написать должностную инструкцию для сотрудников

Теперь, когда вы понимаете, что должно быть включено в базовое руководство для сотрудников, давайте рассмотрим, как начать его писать.

Во-первых, просмотрите текущую политику компании и внесите необходимые изменения. Последнее, что вы хотите делать, это тратить время и энергию на внесение этих политик в руководство только для того, чтобы через несколько месяцев понять, что его необходимо обновить. Если какая-либо политика или правило требует пересмотра, сейчас самое время!

Затем создайте схему внешнего вида вашего справочника. Это помогает определить, как вы представляете информацию сотрудникам. Как только это будет сделано, напишите основные введения к каждому разделу справочника, которые легко понять и не использовать сложный жаргон.

После того, как вы соберете всю необходимую и актуальную информацию, отправьте окончательную версию юридическому отделу вашей компании для рассмотрения. Обращение к юристу гарантирует, что оно не содержит утверждений, которые могут содержать ложную информацию. Как только руководство получит юридическое одобрение, подумайте, где и как вы хотели бы опубликовать руководство. Помните, что он должен быть легко доступен для всех сотрудников.

Работа не закончена, когда справочник раздан всем сотрудникам. Его следует обновлять по мере необходимости. Подумайте о том, чтобы пересматривать политики не реже двух раз в год, чтобы в справочнике всегда была самая актуальная информация.

Примеры справочников сотрудников

Создавая руководство в первый раз, может быть трудно представить окончательные результаты, даже если вы точно понимаете, что должно быть включено. Чтобы сделать это проще, лучше опираться на примеры того, что некоторые известные компании сделали со своими справочниками, чтобы пробудить творческий подход.

HubSpot

В то время как некоторые компании хранят свои справочники, HubSpot позволяет всем прочитать их, загрузив код своей культуры в свою сеть. Делясь им, они практикуют ту же прозрачность, которую требуют от своих сотрудников.

Нетфликс

Как и HubSpot, Netflix также публикует в Интернете свой справочник по культуре свободы и ответственности. Вы, вероятно, слышали или читали об их культуре раньше, поскольку она легко определяет их культуру и ценности, делая их действенными.

Трелло

Программное обеспечение для управления проектами Trello использует свою платформу для составления и отображения своего руководства для сотрудников, которое они называют руководством для сотрудников. Каждый столбец на доске представляет собой отдельный раздел справочника, начиная с « В первый день» и заканчивая льготами, удаленной работой, поездками, отпуском и другой информацией.

Фейсбук

Facebook делает свой справочник доступным для всех желающих. Их руководство под названием Keep Building Better: The Facebook Code of Conduct содержит послание основателя Марка Цукерберга, а также разделы о взаимной поддержке, защите и расширении прав и возможностей людей, конкуренции и сотрудничестве, а также взаимодействии с миром.

Базовый лагерь

Еще одним интересным примером хорошо сделанного руководства для сотрудников является руководство, созданное Basecamp . Он использует уникальный тон голоса, благодаря чему индивидуальность компании выделяется среди других работодателей. Некоторые примечательные разделы: «За что мы выступаем», «Где мы работаем», «Наши ритуалы» и «Словарь».

Справочник знает все!

По мере того, как рабочее место продолжает развиваться, роль специалиста по персоналу, скорее всего, будет заключаться в обеспечении актуальности справочника и самой последней информации.

Важно помнить, что руководство для сотрудников не является юридически обязывающим документом и не гарантирует его соблюдение. Тем не менее, это может помочь защитить вашу компанию от определенных обязательств и четко общаться со всеми вашими сотрудниками, являясь единым сплоченным местом для важных сведений о компании.

Полноценный справочник — это одно. Теперь пришло время взглянуть на культуру вашей компании, чтобы создать современное рабочее место для всех.