Personelin Gerçekten Kullanacağı Bir Çalışan El Kitabı Nasıl Yazılır?

Hem en küçük girişimlerin hem de en büyük işletmelerin ihtiyaç duyduğu bir şey nedir?

Bir çalışan el kitabı. Sadece bir avuç çalışanı olan küçük şirketiniz için bir taneye sahip olmanın gereksiz olduğunu düşünüyorsanız, tekrar düşünün. Kuruluşunuzun büyüklüğünden bağımsız olarak, iyi yazılmış bir el kitabının etkisi göz ardı edilmemelidir.

Bir el kitabı dağıtmak, işe alım sırasında verimliliklerini artırırken, yeni işe alınanların günlük işlerini halletmek için daha donanımlı hissetmelerini sağlayabilir. Yeni çalışanlar için kritik ayrıntılara sahip olmanın yanı sıra, bir el kitabı, bir çalışanın bir kuruluştaki görev süresi boyunca şirket politikalarına referans sağlayan daha uzun belgeler içerebilir.

İnsan kaynakları uzmanlarının İK ile ilgili tüm kaynakları ve ayrıntıları bir el kitabında yönettikleri için İK uyumluluk yazılımına başvurmaları yaygındır.

Şirketinizin neden bir çalışan el kitabına ihtiyacı var?

Bir çalışan el kitabı oluşturmak için zaman ayırmak ve çaba sarf etmek, her şekil ve büyüklükteki kuruluş için bir zorunluluktur.

Ekibinizin başvurmak için bir çalışan el kitabına ihtiyaç duymasının ana nedenlerinden bazılarına bakalım.

• Yeni çalışanları şirketin değerleri, misyonu, kültürü ve hedefleri ile tanıştırır.
• İşveren ve çalışan beklentilerini detaylandırır.
• Temel şirket politikalarını, kurallarını ve düzenlemelerini açık ve özlü bir şekilde açıklar.
• Çalışanların ihtiyaç duyabilecekleri faydalar hakkında bilgi sağlar.
• Kuruluşun her zaman eyalet ve federal yasalara uygun kalmasını sağlar.
• Çalışanların yardım için nereye gidebileceklerini ve bir soruları veya endişeleri olduğunda kime başvuracaklarını bilmelerini sağlar.

Bir çalışan el kitabına neler dahil edilmelidir?

İlk kez veya yepyeni bir şirket için bir şirket çalışanı el kitabı oluşturuyorsanız, başlamak için bir yere ihtiyacınız vardır. Ve bunun için, hangi bölümlerin dahil edileceğini ve hangi bilgilerin nereye gittiğini bilmekle ilgilidir.

“Çalışan el kitabı, davranış ve performansla ilgili alanlar da dahil olmak üzere çalışanlara ne beklendiğini açıklayan, politika odaklı bir belgedir. İyi yazılmış bir el kitabı kültürü, değerleri, misyonu ve vizyonu güçlendirmenin harika bir yolu olabilir.”

Kristina İnanç
G2'de İnsan Operasyonları Direktörü

İstihdam temelleri

Şirketinizin el kitabı temel bilgilerle başlamalıdır. Başlangıçta bir çalışan el kitabı içindekiler tablosuyla başlayın ve ardından bilgileri ve önemli ayrıntıları sunun.

İlk olarak, başlangıçta hizalamayı sağlamak için şirketin misyon beyanı ve değerleri hakkında bilgi verin. Şirket için neyin en önemli olduğunu açıklayan bir açıklama paylaşın ve çalışanların uyması gereken değerleri vurgulayın.

Bu bölüm aynı zamanda fırsat eşitliği istihdam beyanını da içermelidir. Bu, yalnızca yasal amaçlar için değil, aynı zamanda iş yerinizde bir meritokrasi ve saygı kültürünü teşvik ettiği için el kitabının gerekli bir parçasıdır.

Ardından, işe alım ve seçim sürecini özetleyin . Bu bölüm, işe alma sürecinin tipik adımlarını ve özgeçmiş kontrolleri , yönlendirme programları ve diğer genel yönergelerle ilgili bilgileri paylaşmalıdır. Ayrıca, bu kurallardan herhangi birinin geçici, sözleşmeli ve muaf olmayan personelin yanı sıra tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlar arasında farklılık gösterip göstermediğini de belirtin.

Son olarak, şirket ve nasıl olduğu hakkında bazı arka plan bilgilerini paylaşın. Bu bölümde iyi eğlenceler!

işyeri politikaları

Temel bilgiler ele alındıktan sonra, işyeri politikalarını çevreleyen ayrıntılara ve çalışanların çalışmayı bekleyebilecekleri koşullara geçin.

Burada yer alması gereken politikalar ve ipuçları şunlardır:

• Gizlilik ve veri koruma: Bilgilerin korunmasına ilişkin temel kuralların, çalışanların şirketle ilgili yasalara nasıl uyacağının ve her çalışandan neler beklendiğinin paylaşılması.
• Katılım: Bir çalışanın işe gidememesi durumunda ne yapması gerektiği ve kiminle iletişim kurması gerektiği gibi katılım kurallarının ana hatlarını belirtir. Bu politika büyük olasılıkla kuruluşunuzun sektörüne bağlı olacaktır.
• Taciz ve şiddet: İş gücünüz için geçerli olan tüm mevcut federal, eyalet ve yerel yasaların listelenmesi. Bu, çalışanların şirketinizin işyerinde her türlü taciz ve şiddeti ortadan kaldırmaya kararlı olduğunu bilmelerini sağlar. Bu bölüm, nelerin taciz ve şiddet sayıldığını, bu kuralların ihlal edilmesi durumunda hangi disiplin önlemlerinin alınacağını ve şirketinizin düşmanca bir çalışma ortamından doğrudan nasıl kaçındığını tanımlamalıdır.
• Ofis ortamı: Çalışma saatleri, evden çalışma politikası, öğle yemeği ve mola süreleri, Engelli Amerikalılar Yasası (ADA) konaklama yerleri ve şirket ekipmanına ilişkin politikalar gibi ayrıntılı bilgiler.
• İşyeri sağlığı ve güvenliği: Sağlıklı ve güvenli bir işyeri sağlamak için çalışanların uyması gereken yönergeler sunmak. Ayrıca, şirketinizin iş sağlığı ve güvenliği yasalarına nasıl uyduğunun yanı sıra çalışanların tehlikeli rollerde veya acil durumlarda nasıl korunduğuna ilişkin bilgileri de detaylandırabilir. Şirketler ayrıca bir ruh sağlığı politikası, bir çalışan yardım programı ile ilgili ayrıntılar ve iş tükenmişliğini nasıl azaltmayı amaçladıklarını içerebilir.
• Ödeme planı: Şirketinizin ödeme dönemlerinin açıklanması. Ayrıca hangi ödeme yöntemlerinin mevcut olduğunu da belirtmelidir.

Davranış kodu

Davranış kuralları, bir işverenin çalışanların kendilerini işte nasıl yürütmelerini beklediğini açıklar. Her organizasyonun sınırları vardır ve bu kod esasen kabul edilemez tüm davranışları kapsar.

Davranış kuralları içindeki kurallar ve düzenlemeler şunları içerebilir:

• Kıyafet yönetmeliği politikası: Uygun ve uygun olmayan iş yeri kıyafetlerini tanımlayın. Kıyafet yönetmeliği politikası mümkün olduğunca ayrıntılı olmalıdır.
• Sosyal medya ve kişisel teknoloji kullanımı: Çalışırken sosyal ağ kullanımı ve akıllı telefonları gibi kişisel teknoloji parametreleri konusunda net olun.
• Uyuşturucu ve alkol kullanım politikası: Çoğu şirket, bu bölümü, madde içermeyen işyerlerini detaylandırmak ve istihdamları boyunca çalışanlarını uyuşturucu veya alkol kullanımı açısından test edip etmediklerini açıklamak için kullanır.
• Çıkar Çatışması: Çıkar çatışmasının ne olduğunu, çalışanların bir çatışmayla karşılaştıklarında neler yapabileceklerini ve şirket kurallarını çiğnemenin sonuçlarının neler olduğunu açıklayın.
• Müşterilerden veya müşterilerden hediye kabul etmeye ilişkin kurallar: Müşterilerden parasal veya diğer türden hediyeleri kabul etme kuralları konusunda net olun.
• Çalışan ilişkileri ve kardeşlik: Dedikodu veya profesyonel olmayan durumlardan kaçınmak için çalışanların arkadaş olmaları veya flört etmeleri hakkında kurallar koyun.
• İşyeri ziyaretçileri: Bu, çalışanları ve şirket verilerini ve mülklerini koruma meselesi olduğundan, ofise ziyaretçi getirme sürecini ana hatlarıyla belirtin.
• Uyuşmazlık çözme politikası: Çalışanlar arasında çatışmalar olduğunda izlenecek protokolü ve sorunlar çözülmezse hangi disiplin cezalarının uygulanacağını açıklayın.
• İletişim politikası: Çalışanların birbirleriyle, ayrıca müşteriler, ortaklar ve satıcılarla nasıl etkileşime girmesi gerektiğini anlatın. E-posta, anlık mesajlaşma ve sosyal medya için beklentileri belirlemelidir.

Tazminat ve geliştirme

Bir çalışan el kitabının ücretlendirme ve gelişim bölümü, çalışan ücretlendirmesi ve çalışan gelişimi ile ilgili bilgiler sağlar . Bu bölüm, el kitabında en sık başvurulan bölümlerden biridir.

İlk olarak, tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanların maaş çeklerini ne sıklıkta aldıkları anlamına gelen bordro çizelgesini detaylandırın. Buradaki seçenekler genellikle haftalık, iki haftada bir, altı ayda bir veya aylık ödeme planıdır. Bu bölüm ayrıca herhangi bir bordro vergisi kesintisi hakkında ayrıntılı bilgi verir.

Ardından, üzerinde anlaşılan saatlik çalışma haftası üzerinde çalışan çalışanlara fazla mesai ücretinin sunulup sunulmadığını ana hatlarıyla belirtin. Bu bölüm ayrıca terfiler, yatay kariyer hamleleri ve transferler hakkında bilgi sağlamalıdır. Ek olarak, bu bölüm, çalışan ikramiyeleri ve liyakat ödemesi gibi diğer tazminat biçimleri hakkında spesifik olmalıdır.

Ardından, el kitabının bir performans yönetimi bölümüne sahip olun. Çalışanlar bu bilgileri performans değerlendirmesini anlamak için kullanır. Yöneticiler, kendilerinden hangi görevlerin beklendiğini netleştirmek için bu bilgilere bakarlar. Performans incelemelerinin hedeflerinden ve yöneticilerin ekiplerine nasıl liderlik etmelerini beklediğinizden bahsedebilirsiniz.

Son olarak, tüm çalışanlar için eğitim ve gelişim planınızı ve şirketinizin onların profesyonel ve kişisel gelişimlerine nasıl yardımcı olmaya kararlı olduğunu detaylandırın. Eğitim fırsatlarından öğrenim ücretinin geri ödenmesine kadar her şeyi açıklayın .

Çalışanlara sağlanan faydalar ve avantajlar

Bir çalışan el kitabının sık sık işaretlenen bir diğer alanı, şirketinizin sunduğu tüm eğlenceli avantajlar ve avantajlar hakkında bilgi veren bölümdür. Bu bölümü okuduktan sonra, bir çalışan kendisine iyi bakıldığını, takdir edildiğini ve tamamen bilgi sahibi olduğunu hissetmelidir.

Uygunluk, avantajların başlangıç ​​tarihi ve planınızın politika numarası gibi ayrıntıları ana hatlarıyla belirterek avantajlar ve avantajlar bölümünü başlatın. Ardından, temel konulara girin.

Her şeyden önce: ücretli izin (PTO) politikası. Bu, şirketinizin çalışanlarına belirli sebepler veya durumlar için gerektiğinde işten izin almalarını sağlayan politikadır. Ne kadar teklif ettiğiniz veya çalışanların PTO'larını kullanmalarına ne zaman izin verdiğiniz değişebilir.

Bundan sonra, şirketinizin sunduğu diğer avantajlara geçin. Evden çalışma (WFH) politikanızı, bir spor salonu veya sağlık geri ödeme politikasını, şirket tarafından verilen ekipmanın (dizüstü bilgisayarlar, cep telefonları, kulaklıklar ve hatta arabalar) kullanımını ve işçi tazminatının ayrıntılarını açıklayın.

İstifa ve fesih işlemleri

Bir çalışanın tüm çalışma kariyeri boyunca kuruluşunuzda kalması olası değildir, bu nedenle çalışan el kitabı, işten ayrılmayla ilgili ayrıntıları içermelidir . Bu şunları içermelidir:

• Çalışan istifası: İster istifa yoluyla ister sözleşmenin sona ermesiyle
• Emeklilik: Çalışan, iş gücünden ayrılma zamanının geldiğine karar verdiğinde
• İşten çıkarmalar veya fesih: Şirket, kişisel performans veya şirketin mali sorunları nedeniyle artık kuruluş içinde bir çalışanı olamayacağına karar verdiğinde

Bu bölüm, bir çalışana son maaşının ne zaman verileceğini, çıkış görüşmesi sürecinin nasıl çalıştığını ve biri işten çıkarıldığında veya işten çıkarıldığında Konsolide Omnibus Bütçe Uzlaşma Yasası'nın (COBRA) faydalarının nasıl çalıştığını vurgulamalıdır.

Çeşitli yasal yetkiler

Son olarak, bir çalışan el kitabının istihdam yasalarına ve çeşitli yasal zorunluluklara değinmesi gerekir.

Çok sayıda federal ve eyalet yasası çalışanları etkiler. Bunlardan bazıları:

• Aile ve sağlık izni yasası (FMLA)
• KOBRA
• Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC)
• Çeşitli ayrımcılık karşıtı yasalar
• Engelli Amerikalılar Yasası (ADA)
• Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA)

Yasalar ve düzenlemeler eyaletten eyalete değişir, ancak el kitabınız kuruluşunuz için geçerli olanlardan bahsetmelidir.

Çalışan el kitabı nasıl yazılır

Artık temel bir çalışan el kitabına nelerin dahil edilmesi gerektiğini anladığınıza göre, bir tane yazmaya nasıl başlayacağınıza geçelim.

Öncelikle mevcut şirket politikalarınızı gözden geçirin ve gerekli görünen revizyonları yapın. Yapmak isteyeceğiniz en son şey, bu politikaları el kitabına koymak için zaman ve enerji harcamak, ancak birkaç ay sonra güncellenmesi gerektiğini fark etmektir. Herhangi bir politika veya kural biraz gözden geçirmeyi gerektiriyorsa, şimdi tam zamanı!

Ardından, el kitabınızın görünümü için bir taslak oluşturun. Bu, bilgileri çalışanlara nasıl sunduğunuzu belirlemenize yardımcı olur. Bu tamamlandıktan sonra, her el kitabı bölümüne anlaşılması kolay ve karmaşık jargon içermeyen temel tanıtımlar yazın.

Gerekli ve güncel tüm bilgileri bir araya getirdikten sonra, nihai halini incelemeleri için şirketinizin hukuk ekibine gönderin. Hukuk danışmanı istemek, yanlış bilgi içerebilecek ifadeler içermemesini sağlar. El kitabı yasal onay aldıktan sonra, el kitabını nerede ve nasıl yayınlamak istediğinizi düşünün. Tüm çalışanlar tarafından kolayca erişilebilir olması gerektiğini unutmayın.

El kitabı tüm çalışanlara dağıtıldığında iş bitmiş sayılmaz. Gerektiğinde güncellenmelidir. El kitabının her zaman en alakalı bilgilere sahip olduğundan emin olmak için politikaları yılda en az iki kez gözden geçirmeyi düşünün.

Çalışan el kitabı örnekleri

İlk kez bir el kitabı oluştururken, neyin dahil edilmesi gerektiğini tam olarak anlasanız bile nihai sonuçları öngörmek zor olabilir. Bunu kolaylaştırmak için, bazı tanınmış şirketlerin yaratıcılıklarını harekete geçirmek için el kitaplarıyla neler yaptıklarına dair örneklere dayanmak en iyisidir.

HubSpot

Bazı şirketler el kitaplarını gizli tutarken, HubSpot herkesin kültür kodlarını ağlarına yükleyerek okumasını sağlar. Bunu paylaşarak, çalışanlarından istedikleri şeffaflığı uyguluyorlar.

Netflix

HubSpot gibi Netflix de Özgürlük ve Sorumluluk kültürü el kitabını çevrimiçi olarak paylaşıyor. Kültürlerini ve değerlerini de eyleme geçirilebilir hale getirerek kusursuz bir şekilde tanımladığı için, muhtemelen kültürlerini daha önce duymuş veya okumuşsunuzdur.

Trello

Proje yönetimi yazılımı Trello , platformunu çalışan el kitabı olarak adlandırdıkları çalışan el kitabını ana hatlarıyla belirtmek ve görüntülemek için kullanır. Tahtadaki her sütun, İlk Gününüzden başlayarak ve avantajlar, uzaktan çalışma, seyahat, tatil ve çeşitli bilgilerle devam eden farklı bir el kitabı bölümünü temsil eder.

Facebook

Facebook , el kitabını ilgilenen herkesin kullanımına sunuyor. Daha İyi Oluşturmaya Devam Et: Facebook Davranış Kuralları başlıklı kılavuzlarında, kurucu Mark Zuckerberg'den bir mesaj ile birlikte karşılıklı destek, insanları koruma ve güçlendirme, rekabet etme ve işbirliği yapma ve dünyayla etkileşim kurma hakkında bölümler yer alıyor.

ana kamp

İyi hazırlanmış bir çalışan el kitabının bir başka ilginç örneği de Basecamp'ın yarattığıdır. Şirketin kişiliğinin diğer işverenlerden farklı olmasını sağlayan benzersiz bir ses tonu kullanır. Bazı önemli bölümler Neyi Savunduğumuz, Nerede Çalıştığımız, Ritüellerimiz ve Kelime Bilgimizdir.

El kitabı her şeyi biliyor!

İşyeri gelişmeye devam ettikçe, el kitabının en son bilgilerle güncel kalmasını sağlamak muhtemelen bir insan kaynakları uzmanının rolüne bağlıdır.

Çalışan el kitabınızın yasal olarak bağlayıcı bir belge olmadığını ve uyumluluğu sağlamadığını unutmamak önemlidir. Bununla birlikte, önemli şirket ayrıntıları için tek ve uyumlu bir yer olarak şirketinizi belirli yükümlülüklerden korumaya ve tüm çalışanlarınızla net bir şekilde iletişim kurmaya yardımcı olabilir.

Kapsamlı bir el kitabı bir şeydir. Şimdi herkes için modern bir iş yeri inşa etmek için şirketinizin kültürüne bakmanın zamanı geldi .