Comment rédiger un manuel de l'employé que le personnel utilisera réellement

Quelle est la chose dont les plus petites startups et les plus grandes entreprises ont besoin ?

Un manuel de l'employé. Si vous pensez qu'il n'est pas nécessaire d'en avoir un pour votre petite entreprise qui ne compte qu'une poignée d'employés, détrompez-vous. Quelle que soit la taille de votre organisation, l'impact d'un manuel bien rédigé ne doit pas être négligé.

La distribution d'un manuel peut permettre aux nouvelles recrues de se sentir mieux équipées pour gérer leur travail quotidien tout en augmentant leur efficacité lors de l'intégration . En plus d'avoir des détails critiques pour les nouveaux employés, un manuel peut inclure des documents plus longs qui fournissent une référence pour les politiques de l'entreprise tout au long du mandat d'un employé avec une organisation.

Il est courant que les professionnels des ressources humaines se tournent vers un logiciel de conformité RH car ils gèrent toutes les ressources et tous les détails liés aux RH dans un manuel.

Pourquoi votre entreprise a besoin d'un manuel de l'employé

Prendre le temps et faire l'effort de créer un manuel de l'employé est un must pour les organisations de toutes formes et tailles.

Examinons quelques-unes des principales raisons pour lesquelles votre équipe a besoin d'un manuel de l'employé à référencer.

• Il présente aux nouveaux employés les valeurs, la mission, la culture et les objectifs de l'entreprise.
• Il détaille les attentes des employeurs et des employés.
• Il explique les principales politiques, règles et réglementations de l'entreprise de manière claire et concise.
• Il fournit des informations sur les avantages dont les employés peuvent avoir besoin.
• Il garantit que l'organisation reste toujours conforme aux lois nationales et fédérales.
• Il permet aux employés de savoir où ils peuvent demander de l'aide et à qui s'adresser lorsqu'ils ont une question ou une préoccupation.

Ce qu'il faut inclure dans un manuel de l'employé

Si vous créez un manuel de l'employé de l'entreprise pour la première fois ou pour une toute nouvelle entreprise, vous avez besoin d'un point de départ. Et pour cela, il s'agit de savoir quelles sections inclure et quelles informations vont où.

« Un manuel de l'employé est un document axé sur les politiques, expliquant clairement aux employés ce qui est attendu, y compris les domaines liés à la conduite et à la performance. Un manuel bien écrit peut être un excellent moyen de renforcer la culture, les valeurs, la mission et la vision. »

Kristina Credo
Directeur des Opérations Humaines chez G2

Bases de l'emploi

Le manuel de votre entreprise devrait commencer par les bases. Commencez par une table des matières du manuel de l'employé au début, puis introduisez les informations et les détails clés.

Tout d'abord, fournissez des informations sur l'énoncé de mission et les valeurs de l'entreprise pour assurer l'alignement dès le départ. Partagez une déclaration expliquant ce qui compte le plus pour l'entreprise et mettez en évidence les valeurs que les employés doivent respecter.

Cette section devrait également inclure une déclaration d'égalité des chances en matière d'emploi. Il s'agit d'une partie nécessaire du manuel, non seulement à des fins juridiques, mais aussi parce qu'elle promeut une culture de méritocratie et de respect sur votre lieu de travail.

Décrivez ensuite le processus de recrutement et de sélection . Cette section doit partager les étapes typiques du processus d'embauche et des informations sur les vérifications des antécédents , les programmes de référence et d'autres directives générales. Mentionnez également si l'une de ces règles diffère entre les employés à temps plein et à temps partiel, en plus du personnel temporaire, contractuel et non exempté.

Enfin, partagez quelques informations générales sur l'entreprise et comment elle a vu le jour. Amusez-vous avec cette section!

Politiques en milieu de travail

Une fois les bases couvertes, passez aux détails concernant les politiques du lieu de travail et les conditions dans lesquelles les employés peuvent s'attendre à travailler.

Les politiques et les conseils qui devraient être inclus ici sont :

• Confidentialité et protection des données : partage des règles de base concernant la protection des informations, comment les employés peuvent respecter les lois concernant l'entreprise et ce qui est attendu de chaque employé.
• Présence : décrivant les règles de présence, comme ce qu'un employé doit faire s'il est incapable de se rendre au travail et qui il doit contacter. Cette politique dépendra probablement du secteur d'activité de votre organisation.
• Harcèlement et violence : Liste de toutes les lois fédérales, étatiques et locales en vigueur s'appliquant à votre personnel. Cela permet aux employés de savoir que votre entreprise s'engage à éliminer tous les types de harcèlement et de violence sur le lieu de travail. Cette section doit définir ce qui constitue du harcèlement et de la violence, quelles mesures disciplinaires seront appliquées si ces règles ne sont pas respectées et comment votre entreprise évite directement un environnement de travail hostile .
• Environnement de bureau : informations détaillées telles que les heures de travail, la politique de travail à domicile, les périodes de déjeuner et de pause, les aménagements de l' Americans with Disabilities Act (ADA) et les politiques relatives à l'équipement de l'entreprise.
• Santé et sécurité au travail : Présentation des lignes directrices que les employés doivent suivre pour assurer un milieu de travail sain et sécuritaire. Il peut également détailler la manière dont votre entreprise se conforme aux lois sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que des informations sur la manière dont les employés sont protégés dans des rôles dangereux ou en cas d'urgence. Les entreprises peuvent également inclure une politique de santé mentale, des détails concernant un programme d'aide aux employés et la manière dont elles visent à atténuer l'épuisement professionnel .
• Échéancier de paiement : Explication des périodes de paie de votre entreprise. Il doit également indiquer les méthodes de paiement disponibles.

Code de conduite

Un code de conduite énonce comment un employeur s'attend à ce que les employés se conduisent au travail. Chaque organisation a des limites, et ce code couvre essentiellement tout comportement inacceptable.

Les règles et réglementations d'un code de conduite peuvent inclure :

• Politique sur le code vestimentaire : Décrire les tenues vestimentaires appropriées et inappropriées sur le lieu de travail. La politique relative au code vestimentaire doit être aussi détaillée que possible.
• Utilisation des médias sociaux et de la technologie personnelle : obtenez des informations précises sur les paramètres d'utilisation des réseaux sociaux et de la technologie personnelle, comme leurs smartphones, lorsqu'ils travaillent.
• Politique relative à la consommation de drogues et d'alcool : la plupart des entreprises utilisent cette section pour détailler leur lieu de travail sans substance et expliquer si elles testent les employés pour la consommation de drogues ou d'alcool tout au long de leur emploi.
• Conflit d'intérêts : décrivez ce qui constitue un conflit d'intérêts, ce que les employés peuvent faire lorsqu'ils y sont confrontés et quelles sont les conséquences d'une infraction aux règles de l'entreprise.
• Règles concernant l'acceptation de cadeaux de la part de clients : soyez précis concernant les règles d'acceptation de cadeaux monétaires ou autres de la part de clients.
• Relations avec les employés et fraternisation : Établissez des règles concernant les employés qui deviennent amis ou sortent ensemble pour éviter les commérages ou les situations non professionnelles.
• Visiteurs sur le lieu de travail : décrivez le processus d'amener des visiteurs au bureau, car il s'agit de protéger les données et les biens des employés et de l'entreprise.
• Politique de résolution des conflits : Expliquez le protocole à suivre lorsque des conflits surviennent entre les employés et quelles mesures disciplinaires sont prises si les problèmes ne sont pas résolus.
• Politique de communication : indiquez comment les employés doivent interagir entre eux, ainsi qu'avec les clients, les partenaires et les fournisseurs. Il doit définir les attentes en matière de courrier électronique, de messagerie instantanée et de médias sociaux.

Rémunération et développement

La partie rémunération et développement d'un manuel de l'employé fournit des informations sur la rémunération et le développement des employés . Cette section est l'une des sections les plus fréquemment référencées dans le manuel.

Tout d'abord, détaillez le calendrier de paie, c'est-à-dire la fréquence à laquelle les employés à temps plein et à temps partiel reçoivent leur salaire. Les options ici sont généralement un calendrier de paiement hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel. Cette section détaille également les retenues sur les charges sociales.

Ensuite, indiquez si la rémunération des heures supplémentaires est offerte aux employés qui travaillent au-delà de leur semaine de travail horaire convenue. Cette section doit également fournir des informations sur les promotions, les évolutions latérales de carrière et les mutations. En outre, cette partie doit être spécifique aux autres formes de rémunération, telles que les primes des employés et la rémunération au mérite.

Ensuite, ayez une section de gestion de la performance du manuel. Les employés utilisent ces informations pour comprendre l'évaluation des performances. Les gestionnaires consultent ces informations pour clarifier les tâches qui sont attendues d'eux. Vous pouvez mentionner les objectifs des évaluations de performance et la manière dont vous attendez des managers qu'ils dirigent leurs équipes.

Enfin, détaillez votre plan de formation et de développement pour tous les employés et comment votre entreprise s'engage à les aider à s'améliorer professionnellement et personnellement. Expliquez tout, des possibilités de formation au remboursement des frais de scolarité .

Avantages sociaux et avantages sociaux

Un autre domaine fréquemment mis en signet d'un manuel de l'employé est la section donnant des informations sur tous les avantages amusants et les avantages offerts par votre entreprise. Après avoir lu cette section, un employé doit se sentir bien pris en charge, apprécié et entièrement au courant.

Commencez la section Avantages et avantages en décrivant les détails tels que l'admissibilité, la date de début des avantages et le numéro de police de votre plan. Ensuite, entrez dans l'essentiel.

Tout d'abord, la politique des congés payés (PTO) . Il s'agit de la politique que votre entreprise propose à ses employés qui leur permet de s'absenter du travail au besoin pour des raisons ou des événements spécifiques. Le montant que vous offrez ou le moment où vous autorisez les employés à utiliser leur prise de force peut varier.

Après cela, passez aux autres avantages que votre entreprise a à offrir. Expliquez votre politique de travail à domicile (WFH), une politique de remboursement de salle de sport ou de soins de santé, l'utilisation d'équipements fournis par l'entreprise (ordinateurs portables, téléphones portables, écouteurs ou même voitures) et les tenants et les aboutissants de l'indemnisation des accidents du travail.

Procédures de démission et de licenciement

Il est peu probable qu'un employé reste dans votre organisation pendant toute sa carrière professionnelle, c'est pourquoi le manuel de l'employé doit inclure des détails sur la délocalisation . Cela devrait inclure :

• Démission d'un employé : que ce soit par démission ou fin de contrat
• Retraite : Lorsque l'employé a décidé qu'il était temps pour lui de quitter le marché du travail
• Licenciements ou licenciement : lorsque l'entreprise décide qu'elle ne peut plus avoir d'employé au sein de l'organisation, que ce soit en raison de performances personnelles ou de problèmes financiers de l'entreprise

Cette section doit mettre en évidence le moment où un employé recevra son dernier chèque de paie, le fonctionnement du processus d'entretien de sortie et le fonctionnement des avantages de la loi COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act) si quelqu'un est licencié ou licencié.

Divers mandats légaux

Enfin et surtout, un manuel de l'employé doit aborder les lois sur l'emploi et divers mandats légaux.

De nombreuses lois fédérales et étatiques affectent les employés. Certains d'entre eux sont :

• Loi sur le congé familial et médical (FMLA)
• COBRA
• Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC)
• Diverses lois anti-discrimination
• Loi sur les Américains handicapés (ADA)
• Loi sur les normes de travail équitables (FLSA)

Les lois et règlements varient d'un État à l'autre, mais votre manuel doit mentionner ceux qui s'appliquent à votre organisation.

Comment rédiger un manuel de l'employé

Maintenant que vous comprenez ce qui doit être inclus dans un manuel de base de l'employé, voyons comment commencer à en rédiger un.

Tout d'abord, passez en revue les politiques actuelles de votre entreprise et apportez les modifications qui semblent nécessaires. La dernière chose que vous voulez faire est de consacrer du temps et de l'énergie à mettre ces politiques dans le manuel pour vous rendre compte quelques mois plus tard qu'il doit être mis à jour. Si une politique ou une règle nécessite une révision, c'est le moment !

Ensuite, créez un plan pour l'apparence de votre manuel. Cela aide à déterminer comment vous présentez l'information aux employés. Une fois cette étape terminée, écrivez des introductions de base à chaque section du manuel qui sont faciles à comprendre et exemptes de jargon compliqué.

Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations nécessaires et à jour, envoyez une version finalisée à l'équipe juridique de votre entreprise pour examen. Demander un avocat garantit qu'il ne contient pas de déclarations pouvant contenir de fausses informations. Une fois que le manuel a reçu l'approbation légale, déterminez où et comment vous souhaitez publier le manuel. N'oubliez pas qu'il doit être facilement accessible à tous les employés.

Le travail n'est pas terminé lorsque le manuel a été distribué à tous les employés. Il doit être mis à jour si nécessaire. Envisagez de revoir les politiques au moins deux fois par an pour vous assurer que le manuel contient toujours les informations les plus pertinentes.

Exemples de manuels de l'employé

Lorsque vous créez un manuel pour la première fois, il peut être difficile d'imaginer les résultats finaux, même si vous comprenez exactement ce qui doit être inclus. Pour faciliter cela, il est préférable de s'appuyer sur des exemples de ce que certaines entreprises bien connues ont fait avec leurs manuels pour stimuler la créativité.

HubSpot

Alors que certaines entreprises conservent leur manuel, HubSpot permet à tout le monde de le lire en téléchargeant leur code de culture sur leur réseau. En la partageant, ils pratiquent la même transparence qu'ils demandent à leurs collaborateurs.

Netflix

Comme HubSpot, Netflix partage également son manuel de culture Liberté et responsabilité en ligne. Vous avez probablement déjà entendu parler ou lu sur leur culture, car elle définit de manière transparente leur culture et leurs valeurs en les rendant également exploitables.

Trello

Le logiciel de gestion de projet Trello utilise sa plate-forme pour décrire et afficher son manuel de l'employé, qu'ils appellent un manuel de l'employé. Chaque colonne du tableau représente une section différente du manuel, en commençant par Le premier jour et en continuant avec les avantages, le travail à distance, les voyages, les vacances et diverses informations.

Facebook

Facebook met son manuel à la disposition de toute personne intéressée. Intitulé Keep Building Better: The Facebook Code of Conduct , leur manuel contient un message du fondateur Mark Zuckerberg, ainsi que des sections sur le soutien mutuel, la protection et l'autonomisation des personnes, la concurrence et la collaboration, et l'engagement avec le monde.

Camp de base

Un autre exemple intéressant de manuel de l'employé bien fait est celui que Basecamp a créé. Il utilise un ton de voix unique, veillant à ce que la personnalité de l'entreprise se démarque des autres employeurs. Certaines sections notables sont Ce que nous défendons, Où nous travaillons, Nos rituels et Vocabulaire.

Le manuel sait tout !

À mesure que le lieu de travail continue d'évoluer, il incombe probablement au professionnel des ressources humaines de s'assurer que le manuel reste à jour avec les dernières informations.

Il est important de se rappeler que votre manuel de l'employé n'est pas un document juridiquement contraignant et ne garantit pas la conformité. Cependant, il peut aider à protéger votre entreprise de certaines responsabilités et à communiquer clairement avec tous vos employés en étant le seul endroit cohérent pour les détails importants de l'entreprise.

Un manuel complet est une chose. Il est maintenant temps d'examiner la culture de votre entreprise pour créer un lieu de travail moderne pour tous.