Cum să scrieți un manual al angajaților pe care personalul îl va folosi de fapt

Care este un lucru de care au nevoie atât cele mai mici startup-uri, cât și cele mai mari întreprinderi?

Un manual al angajatului. Dacă credeți că nu este necesar să aveți unul pentru compania dumneavoastră mică, cu doar câțiva angajați, gândiți-vă din nou. Indiferent de dimensiunea organizației dvs., impactul unui manual bine scris nu trebuie trecut cu vederea.

Distribuirea unui manual îi poate face pe noii angajați să se simtă mai pregătiți pentru a-și gestiona munca de zi cu zi, sporind în același timp eficiența în timpul integrării . Pe lângă faptul că are detalii esențiale pentru noii angajați, un manual poate include documente mai lungi care oferă o referință pentru politicile companiei pe parcursul mandatului unui angajat într-o organizație.

Este obișnuit ca profesioniștii în resurse umane să apeleze la software-ul de conformitate HR , deoarece gestionează toate resursele și detaliile legate de HR într-un manual.

De ce compania ta are nevoie de un manual pentru angajat

Alocarea timpului și efortul pentru a crea un manual pentru angajați este o necesitate pentru organizațiile de toate formele și dimensiunile.

Să ne uităm la câteva dintre principalele motive pentru care echipa ta are nevoie de un manual al angajaților pe care să-l facă referire.

• Prezintă noilor angajați valorile, misiunea, cultura și obiectivele companiei.
• Acesta detaliază așteptările angajatorului și angajaților.
• Acesta explică politicile, regulile și reglementările cheie ale companiei într-un mod clar și concis.
• Acesta oferă informații cu privire la beneficiile de care ar putea avea nevoie angajații.
• Acesta asigură că organizația rămâne întotdeauna în conformitate cu legile de stat și federale.
• Le permite angajaților să știe unde pot apela pentru ajutor și la cine să apeleze atunci când au o întrebare sau o îngrijorare.

Ce să includă într-un manual al angajatului

Dacă creați un manual al angajaților companiei pentru prima dată sau pentru o companie nou-nouță, aveți nevoie de un loc de unde începe. Și pentru asta, totul este să știi ce secțiuni să includă și ce informații merg unde.

„Un manual al angajaților este un document bazat pe politici, care explică angajaților ceea ce se așteaptă, inclusiv domeniile legate de conduită și performanță. Un manual bine scris poate fi o modalitate excelentă de a consolida cultura, valorile, misiunea și viziunea.”

Kristina Creed
Director de operațiuni cu persoane la G2

Bazele angajării

Manualul companiei dvs. ar trebui să înceapă cu elementele de bază. Începeți cu un cuprins al manualului angajaților la început și apoi introduceți informații și detalii cheie.

În primul rând, furnizați informații despre misiunea și valorile companiei pentru a asigura alinierea chiar de la început. Distribuiți o declarație care explică ceea ce contează cel mai mult pentru companie și evidențiază valorile pe care ar trebui să le respecte angajații.

Această secțiune ar trebui să includă, de asemenea, o declarație de șanse egale de angajare. Aceasta este o parte necesară a manualului, nu numai în scopuri legale, ci și pentru că promovează o cultură a meritocrației și a respectului la locul de muncă.

În continuare, descrieți procesul de recrutare și selecție . Această secțiune ar trebui să împărtășească pașii tipici ai procesului de angajare și informații despre verificările antecedentelor , programele de recomandare și alte reguli generale. De asemenea, menționați dacă vreuna dintre aceste reguli diferă între angajații cu normă întreagă și cei cu normă parțială, pe lângă personalul temporar, contractual și cel care nu este scutit.

În cele din urmă, împărtășiți câteva informații de bază despre companie și despre cum a apărut. Distrează-te puțin cu această secțiune!

Politici la locul de muncă

Odată ce elementele de bază sunt acoperite, treceți la detaliile referitoare la politicile la locul de muncă și la condițiile în care angajații se pot aștepta să lucreze.

Politicile și sfaturile care ar trebui incluse aici sunt:

• Confidențialitate și protecția datelor: împărtășirea regulilor de bază privind protecția informațiilor, modul în care angajații pot respecta legile cu privire la companie și ce se așteaptă de la fiecare angajat.
• Prezență: Prezentarea regulilor de prezență, cum ar fi ce ar trebui să facă un angajat dacă nu poate ajunge la muncă și pe cine ar trebui să contacteze. Această politică va depinde probabil de industria organizației dvs.
• Hărțuire și violență: enumerați toate legile federale, statale și locale actuale care se aplică forței dvs. de muncă. Acest lucru le permite angajaților să știe că compania dumneavoastră se angajează să elimine toate tipurile de hărțuire și violență la locul de muncă. Această secțiune ar trebui să definească ceea ce se consideră hărțuire și violență, ce măsuri disciplinare vor apărea dacă aceste reguli sunt încălcate și modul în care compania dvs. evită direct un mediu de lucru ostil .
• Mediul de birou: informații detaliate precum programul de lucru, politica de lucru de la domiciliu, perioadele de prânz și pauză, acomodarea Americans with Disabilities Act (ADA) și politicile referitoare la echipamentele companiei.
• Sănătatea și securitatea la locul de muncă: Prezentarea liniilor directoare pe care trebuie să le respecte angajații pentru a asigura un loc de muncă sănătos și sigur. De asemenea, poate detalia modul în care compania dumneavoastră respectă legile privind sănătatea și securitatea în muncă, precum și informații despre modul în care angajații sunt protejați în roluri periculoase sau împotriva situațiilor de urgență. Companiile pot include, de asemenea, o politică de sănătate mintală, detalii privind un program de asistență pentru angajați și modul în care își propun să atenueze epuizarea locurilor de muncă.
• Programul de plată: explicarea perioadelor de plată ale companiei dvs. De asemenea, ar trebui să sublinieze ce metode de plată sunt disponibile.

Codul de conduită

Un cod de conduită explică modul în care un angajator se așteaptă ca angajații să se comporte la locul de muncă. Fiecare organizație are limite, iar acest cod acoperă în esență orice comportament inacceptabil.

Regulile și reglementările din cadrul unui cod de conduită pot include:

• Politica privind codul vestimentar: Descrieți ținuta adecvată și neadecvată la locul de muncă. Politica privind codul vestimentar ar trebui să fie cât mai detaliată posibil.
• Utilizarea rețelelor sociale și a tehnologiei personale: informați -vă cu privire la parametrii de utilizare a rețelelor sociale și a tehnologiei personale, cum ar fi smartphone-urile lor, atunci când lucrați.
• Politica privind consumul de droguri și alcool: majoritatea companiilor folosesc această secțiune pentru a-și detalia locul de muncă fără substanțe și pentru a explica dacă testează angajații pentru consumul de droguri sau alcool pe parcursul angajării.
• Conflict de interese: Descrieți ce constituie un conflict de interese, ce pot face angajații atunci când se confruntă cu unul și care sunt consecințele încălcării regulilor companiei.
• Reguli privind acceptarea de cadouri de la clienți sau clienți: Fiți specific cu privire la regulile de acceptare a cadourilor în bani sau de altă natură de la clienți.
• Relațiile cu angajații și fraternizarea: stabiliți reguli despre angajații care devin prieteni sau se întâlnesc pentru a evita bârfele sau situațiile neprofesionale.
• Vizitatori la locul de muncă: descrieți procesul de aducere a vizitatorilor la birou, deoarece aceasta este o chestiune de protecție a angajaților și a datelor și proprietății companiei.
• Politica de rezolvare a conflictelor: explicați protocolul de urmat atunci când apar conflicte între angajați și ce măsuri disciplinare se întâmplă dacă problemele nu sunt rezolvate.
• Politica de comunicare: transmiteți modul în care angajații ar trebui să interacționeze între ei, precum și cu clienții, partenerii și furnizorii. Ar trebui să stabilească așteptări pentru e-mail, mesagerie instantanee și rețele sociale.

Compensare și dezvoltare

Partea privind compensarea și dezvoltarea unui manual din manualul angajaților oferă informații despre compensarea și dezvoltarea angajaților . Această secțiune este una dintre cele mai frecvent referite secțiuni din manual.

Mai întâi, detaliați programul de salarizare, adică cât de des își primesc salariile angajații cu normă întreagă și cu normă parțială. Opțiunile de aici sunt de obicei un program de plată săptămânal, bisăptămânal, semilunar sau lunar. Această secțiune intră în detaliu și despre orice deduceri ale impozitului pe salariu.

În continuare, subliniați dacă plata orelor suplimentare este oferită angajaților care lucrează peste săptămâna lor de lucru pe oră convenită. Această secțiune ar trebui să ofere, de asemenea, informații cu privire la promovări, mutari laterale în carieră și transferuri. În plus, această parte ar trebui să fie specifică despre alte forme de compensare, cum ar fi bonusurile angajaților și plata de merit.

Apoi, aveți o secțiune de management al performanței din manual. Angajații folosesc aceste informații pentru a înțelege evaluarea performanței. Managerii caută aceste informații pentru a clarifica ce îndatoriri sunt așteptate de la ei. Puteți menționa obiectivele evaluărilor de performanță și modul în care vă așteptați ca managerii să-și conducă echipele.

În cele din urmă, detaliază-ți planul de formare și dezvoltare pentru toți angajații și modul în care compania ta se angajează să-i ajute să se îmbunătățească profesional și personal. Explicați totul, de la oportunități de formare până la rambursarea școlarizării .

Avantajele și avantajele angajaților

O altă zonă marcată frecvent din manualul angajaților este secțiunea care oferă informații despre toate avantajele și beneficiile distractive pe care compania dumneavoastră le oferă. După ce a citit această secțiune, un angajat ar trebui să se simtă bine îngrijit, apreciat și pe deplin la cunoștință.

Începeți secțiunea de beneficii și avantaje subliniind detalii precum eligibilitatea, data de începere a beneficiilor și numărul poliței planului dvs. Apoi, intră în esențial.

Primul lucru este în primul rând: politica de concediu plătit (PTO) . Aceasta este politica pe care compania dumneavoastră o oferă angajaților săi, care le permite să-și ia timp liber de la serviciu, după cum este necesar, din motive sau evenimente specifice. Cât de mult oferiți sau când permiteți angajaților să-și folosească PTO poate varia.

După aceea, treceți la alte avantaje pe care compania dumneavoastră le are de oferit. Explicați-vă politica de lucru de la domiciliu (WFH), o politică de rambursare a sănătății sau a asistenței medicale, utilizarea echipamentelor emise de companie (laptop-uri, telefoane mobile, căști sau chiar mașini) și dezavantajele compensației lucrătorilor.

Proceduri de demisie și reziliere

Este puțin probabil ca un angajat să rămână la organizația dvs. pe toată durata carierei profesionale, așa că manualul angajaților ar trebui să includă detalii despre offboarding . Aceasta ar trebui să includă:

• Demisia angajatului: fie prin demisie, fie prin încheierea unui contract
• Pensionare: Când angajatul a decis că este timpul ca acesta să iasă din forța de muncă
• Disponibilizări sau reziliere: atunci când compania decide că nu mai poate avea un angajat în cadrul organizației, fie din cauza performanței personale, fie din cauza unor probleme financiare ale companiei

Această secțiune ar trebui să evidențieze momentul în care unui angajat i se va acorda salariul final, cum funcționează procesul de interviu de ieșire și cum funcționează beneficiile Legii de reconciliere a bugetului Omnibus consolidat (COBRA) dacă cineva este concediat sau concediat.

Diverse mandate legale

Nu în ultimul rând, un manual al angajaților trebuie să abordeze legile muncii și diversele mandate legale.

Numeroase legi federale și de stat afectează angajații. Unele dintre acestea sunt:

• Legea concediului de familie și medical (FMLA)
• COBRA
• Comisia pentru șanse egale în muncă (EEOC)
• Diverse legi anti-discriminare
• Legea americanilor cu dizabilități (ADA)
• Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA)

Legile și reglementările variază în funcție de stat, dar manualul dvs. trebuie să menționeze pe cele care se aplică organizației dvs.

Cum se scrie un manual al angajatului

Acum că înțelegi ce trebuie inclus într-un manual de bază al angajaților, haideți să vedem cum să începem să scrieți unul.

În primul rând, revizuiți politicile actuale ale companiei și faceți toate revizuirile care vi se par necesare. Ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să petreceți timpul și energia punând aceste politici în manual, doar pentru a realiza câteva luni mai târziu că trebuie actualizate. Dacă vreo politică sau regulă necesită unele revizuiri, acum este momentul!

Apoi, creați un contur pentru aspectul manualului dvs. Acest lucru vă ajută să determinați modul în care prezentați informațiile angajaților. Odată ce acest lucru este finalizat, scrieți introduceri de bază pentru fiecare secțiune a manualului care sunt ușor de înțeles și fără jargon complicat.

După ce ați adunat toate informațiile necesare și actualizate, trimiteți o versiune finalizată echipei juridice a companiei dvs. pentru a o revizui. Solicitarea unui consilier juridic asigură că acesta nu conține declarații care ar putea avea informații false. Odată ce manualul are aprobare legală, luați în considerare unde și cum doriți să publicați manualul. Amintiți-vă că ar trebui să fie ușor accesibil tuturor angajaților.

Munca nu este finalizată când manualul a fost distribuit tuturor angajaților. Ar trebui actualizat atunci când este necesar. Luați în considerare revizuirea politicilor cel puțin de două ori pe an pentru a vă asigura că manualul conține întotdeauna cele mai relevante informații.

Exemple de manuale pentru angajați

Când creați un manual pentru prima dată, poate fi greu să vă imaginați rezultatele finale, chiar dacă înțelegeți exact ce trebuie inclus. Pentru a face acest lucru mai ușor, cel mai bine este să vă bazați pe exemple a ceea ce unele companii bine-cunoscute au făcut cu manualele lor pentru a stârni puțină creativitate.

HubSpot

În timp ce unele companii își păstrează manualul, HubSpot le permite tuturor să-l citească, încărcând codul cultural în rețeaua lor. Împărtășindu-l, ei practică aceeași transparență pe care o cer angajaților lor.

Netflix

La fel ca HubSpot, Netflix distribuie și online manualul său de cultură a libertății și responsabilității. Probabil ați auzit sau ați citit despre cultura lor înainte, deoarece le definește perfect cultura și valorile, făcându-le, de asemenea, operaționale.

Trello

Software-ul de management al proiectelor Trello își folosește platforma pentru a contura și afișa manualul angajaților, pe care ei îl numesc manual pentru angajați. Fiecare coloană de pe tablă reprezintă o secțiune diferită a manualului, începând cu În prima zi și continuând cu beneficii, lucrul de la distanță, călătorii, vacanțe și informații diverse.

Facebook

Facebook își pune manualul la dispoziția oricui este interesat. Intitulat Keep Building Better: The Facebook Code of Conduct , manualul lor conține un mesaj de la fondatorul Mark Zuckerberg, împreună cu secțiuni despre sprijin reciproc, protejarea și împuternicirea oamenilor, concurența și colaborarea și implicarea cu lumea.

Tabăra de bază

Un alt exemplu interesant de manual al angajaților bine făcut este cel creat de Basecamp . Utilizează un ton unic al vocii, asigurându-se că personalitatea companiei iese în evidență față de alți angajatori. Unele secțiuni notabile sunt Ceea ce susținem, Unde lucrăm, Ritualurile noastre și Vocabular.

Manualul știe totul!

Pe măsură ce locul de muncă continuă să evolueze, este probabil ca rolul unui specialist în resurse umane să se asigure că manualul rămâne la zi cu cele mai recente informații.

Este important să rețineți că manualul angajatului dumneavoastră nu este un document obligatoriu din punct de vedere juridic și nu asigură conformitatea. Cu toate acestea, vă poate ajuta să vă protejați compania de anumite datorii și să comunicați clar cu toți angajații dvs., fiind singura locație coerentă pentru detaliile importante ale companiei.

Un manual cuprinzător este un lucru. Acum este timpul să te uiți la cultura companiei tale pentru a construi un loc de muncă modern pentru toată lumea.