직원이 실제로 사용할 직원 핸드북 작성 방법

가장 작은 신생 기업과 대기업 모두에게 필요한 한 가지는 무엇입니까?

직원 핸드북입니다. 직원이 소수인 소규모 회사에 하나가 필요하지 않다고 생각한다면 다시 생각해 보십시오. 조직의 규모에 관계없이 잘 작성된 핸드북의 영향을 간과해서는 안 됩니다.

핸드북을 나눠주는 것은 신입 사원이 온보딩 동안 효율성을 높이는 동시에 일상 업무를 처리할 준비가 되어 있다고 느끼게 할 수 있습니다. 신입 직원에 대한 중요한 세부 정보가 있는 것 외에도 핸드북에는 직원이 조직에서 근무하는 동안 회사 정책에 대한 참조를 제공하는 더 긴 문서가 포함될 수 있습니다.

인적 자원 전문가는 핸드북에서 모든 HR 관련 리소스 및 세부 정보를 관리할 때 HR 규정 준수 소프트웨어 를 사용하는 것이 일반적입니다.

회사에 직원 핸드북이 필요한 이유

직원 핸드북을 만드는 데 시간과 노력을 기울이는 것은 모든 형태와 규모의 조직에 필수 사항입니다.

팀에서 참조할 직원 핸드북이 필요한 몇 가지 주요 이유를 살펴보겠습니다.

• 신입사원에게 회사의 가치, 미션, 문화, 목표를 소개합니다.
• 고용주와 직원의 기대치를 자세히 설명합니다.
• 회사의 주요 정책, 규칙 및 규정을 명확하고 간결하게 설명합니다.
• 직원에게 필요할 수 있는 혜택에 대한 정보를 제공합니다.
• 조직이 항상 주 및 연방법을 준수하도록 합니다.
• 직원들은 도움을 요청할 수 있는 곳과 질문이나 우려 사항이 있을 때 누구에게 연락해야 하는지 알 수 있습니다.

직원 핸드북에 포함할 내용

회사 직원 핸드북을 처음 작성하거나 새로운 회사를 위해 작성하는 경우 시작점이 필요합니다. 그리고 이를 위해서는 어떤 섹션을 포함하고 어떤 정보가 어디로 가는지 아는 것이 중요합니다.

“직원 핸드북은 정책 기반 문서로, 행동 및 성과 관련 영역을 포함하여 직원에게 기대되는 사항을 명확하게 보여줍니다. 잘 쓰여진 핸드북은 문화, 가치, 사명, 비전을 강화하는 좋은 방법이 될 수 있습니다.”

크리스티나 크리드
G2 인력 운영 이사

취업의 기본

회사 핸드북은 기본부터 시작해야 합니다. 처음에는 직원 핸드북 목차로 시작하여 정보와 주요 세부 사항을 소개합니다.

첫째, 회사의 사명 선언문과 가치에 대한 정보를 제공하여 처음부터 올바르게 정렬되도록 합니다. 회사에 가장 중요한 것이 무엇인지 설명하고 직원이 준수해야 하는 가치를 강조하는 설명을 공유합니다.

이 섹션에는 평등 기회 고용 진술도 포함되어야 합니다. 이것은 법적 목적뿐만 아니라 직장에서 능력주의와 존중의 문화를 촉진하기 때문에 핸드북의 필수 부분입니다.

다음으로 모집 및 선발 과정 을 간략하게 설명합니다 . 이 섹션에서는 고용 프로세스의 일반적인 단계와 배경 확인 , 추천 프로그램 및 기타 일반 지침에 대한 정보를 공유해야 합니다. 또한 임시 직원, 계약 직원 및 비면제 직원 외에도 정규직과 시간제 직원 간에 이러한 규칙이 다른지 언급하십시오.

마지막으로 회사에 대한 몇 가지 배경 정보와 그 배경을 공유하십시오. 이 섹션을 즐기십시오!

직장 정책

기본 사항을 다룬 후에는 작업장 정책과 직원이 근무할 것으로 예상되는 조건을 둘러싼 세부 사항으로 이동합니다.

여기에 포함되어야 하는 정책 및 팁:

• 기밀 유지 및 데이터 보호: 정보 보호, 직원이 회사와 관련된 법률을 준수하는 방법 및 모든 직원에게 기대되는 사항에 관한 기본 규칙을 공유합니다.
• 출석: 직원이 출근할 수 없는 경우 어떻게 해야 하고 누구에게 연락해야 하는지와 같은 출석 규칙을 설명합니다. 이 정책은 조직의 산업에 따라 다를 수 있습니다.
• 괴롭힘 및 폭력: 귀하의 노동력에 적용되는 현행 연방, 주 및 지방 법률을 모두 나열합니다. 이를 통해 직원은 회사가 직장에서 모든 유형의 괴롭힘과 폭력을 근절하기 위해 노력하고 있음을 알 수 있습니다. 이 섹션에서는 괴롭힘과 폭력으로 간주되는 항목, 이러한 규칙을 위반할 경우 어떤 징계 조치가 취해질지, 회사가 적대적인 작업 환경 을 직접 피하는 방법을 정의해야 합니다.
• 사무실 환경: 근무 시간, 재택 근무 정책, 점심 및 휴식 시간, 미국 장애인법(ADA) 편의 시설 및 회사 장비와 관련된 정책과 같은 세부 정보.
• 직장 건강 및 안전: 건강하고 안전한 직장을 보장하기 위해 직원이 따라야 할 지침을 제시합니다. 또한 회사가 산업 보건 및 안전 법률을 준수하는 방법과 직원이 위험한 역할이나 비상 상황에서 보호되는 방법에 대한 정보를 자세히 설명할 수도 있습니다. 회사는 또한 정신 건강 정책, 직원 지원 프로그램 에 관한 세부 정보 및 직무 소진 완화를 목표로 하는 방법을 포함할 수 있습니다.
• 지급 일정: 회사의 급여 기간을 설명합니다. 또한 어떤 지불 방법을 사용할 수 있는지 설명해야 합니다.

행동 강령

행동 강령은 고용주가 직원이 직장에서 어떻게 행동하기를 기대하는지 설명합니다. 모든 조직에는 경계가 있으며 이 코드는 기본적으로 허용되지 않는 모든 행동을 다룹니다.

행동 강령 내의 규칙 및 규정에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 복장 규정 정책: 적절하고 부적절한 직장 복장을 설명합니다. 드레스 코드 정책 은 가능한 한 상세해야 합니다.
• 소셜 미디어 및 개인 기술 사용: 일할 때 스마트폰과 같은 개인 기술 및 소셜 네트워크 사용의 매개변수에 대해 구체적으로 알아보세요.
• 약물 및 알코올 사용 정책: 대부분의 회사는 이 섹션을 사용하여 물질이 없는 작업장을 자세히 설명하고 고용 기간 동안 직원의 약물 또는 알코올 사용 테스트 여부를 설명합니다.
• 이해 상충: 이해 상충을 구성하는 요소, 이해 상충에 직면했을 때 직원이 할 수 있는 일, 회사 규칙을 위반할 경우 어떤 결과가 발생하는지 설명합니다.
• 고객 또는 고객의 선물 수락에 관한 규칙: 고객으로부터 금전 또는 기타 종류의 선물을 수락하는 규칙에 대해 구체적으로 명시하십시오.
• 직원 관계 및 친목: 가십이나 비전문적인 상황을 피하기 위해 직원이 친구가 되거나 데이트하는 것에 대한 규칙을 정하십시오.
• 직장 방문자: 직원과 회사 데이터 및 자산을 보호하는 문제이므로 방문자를 사무실로 데려오는 프로세스를 간략히 설명합니다.
• 갈등 해결 정책: 직원 간에 갈등이 발생할 때 따라야 하는 프로토콜과 문제가 해결되지 않을 경우 어떤 징계 조치가 발생하는지 설명합니다.
• 커뮤니케이션 정책: 직원이 고객, 파트너 및 공급업체는 물론 서로 어떻게 상호 작용해야 하는지 전달합니다. 이메일, 인스턴트 메시징 및 소셜 미디어에 대한 기대치를 설정해야 합니다.

보상 및 개발

직원 핸드북의 보상 및 개발 부분은 직원 보상 및 직원 개발 에 관한 정보를 제공합니다 . 이 섹션은 핸드북에서 가장 자주 참조되는 섹션 중 하나입니다.

먼저 정규직 및 시간제 직원이 급여를 받는 빈도를 의미하는 급여 일정을 자세히 설명합니다. 여기에 있는 옵션은 일반적으로 매주, 격주, 반달 또는 월별 지불 일정입니다. 이 섹션에서는 급여 세금 공제에 대해서도 자세히 설명합니다.

다음으로, 주당 합의된 시간당 근무 시간을 초과하여 근무하는 직원에게 초과 근무 수당이 제공되는지 설명합니다. 이 섹션은 또한 승진, 이직 및 전학에 관한 정보를 제공해야 합니다. 또한 이 부분은 직원 보너스 및 성과급과 같은 다른 형태의 보상에 대해 구체적이어야 합니다.

그런 다음 핸드북의 성과 관리 섹션이 있습니다. 직원은 이 정보를 사용하여 성과 평가를 이해합니다. 관리자는 이 정보를 확인하여 그들에게 기대되는 의무를 명확히 합니다. 성과 검토의 목적과 관리자가 팀을 어떻게 이끌 것으로 기대하는지 언급할 수 있습니다.

마지막으로 모든 직원을 위한 교육 및 개발 계획을 자세히 설명하고 회사가 직원의 전문적 및 개인적 향상을 돕기 위해 어떻게 노력하고 있는지 자세히 설명합니다. 교육 기회에서 등록금 상환 에 이르기까지 모든 것을 설명 하십시오.

직원 혜택 및 특전

직원 핸드북에서 자주 북마크하는 또 다른 영역은 회사에서 제공하는 모든 재미있는 특전과 혜택에 대한 정보를 제공하는 섹션입니다. 이 섹션을 읽은 후 직원은 잘 보살핌을 받고 감사하며 완전히 알고 있음을 느껴야 합니다.

자격, 혜택 시작 날짜 및 플랜의 보험 증권 번호와 같은 세부 정보를 요약하여 혜택 및 특전 섹션을 시작하십시오. 그런 다음 필수 사항으로 들어갑니다.

가장 먼저 해야 할 일: 유급 휴가(PTO) 정책. 이것은 회사가 직원들에게 특정 이유나 상황에 따라 필요에 따라 휴가를 낼 수 있도록 하는 정책입니다. 제공하는 금액 또는 직원이 PTO를 사용하도록 허용하는 시기는 다를 수 있습니다.

그런 다음 회사에서 제공하는 다른 특전으로 이동하십시오. 재택 근무(WFH) 정책, 체육관 또는 의료 보험 상환 정책, 회사 지급 장비(노트북, 휴대폰, 헤드폰 또는 자동차)의 사용, 근로자 보상의 모든 부분을 설명하십시오.

탈퇴 및 해지 절차

직원이 전체 근무 경력 동안 조직에 남아 있을 가능성은 낮으므로 직원 핸드북에는 오프보딩 에 대한 세부 정보가 포함되어야 합니다. 여기에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 직원의 퇴직 : 퇴직 또는 계약 종료 여부
• 퇴직: 직원이 인력에서 전환할 때가 되었다고 결정했을 때
• 정리해고 또는 해고: 개인의 성과나 회사의 재정적 문제로 인해 회사가 더 이상 조직에 직원을 둘 수 없다고 결정한 경우

이 섹션에서는 직원이 최종 급여를 받는 시기, 퇴사 인터뷰 프로세스의 작동 방식, 해고 또는 해고 시 통합 옴니버스 예산 조정법(COBRA) 혜택이 어떻게 작동하는지 강조해야 합니다.

다양한 법적 권한

마지막으로 직원 핸드북에는 고용법과 다양한 법적 의무 사항이 포함되어야 합니다.

수많은 연방법 및 주법이 직원에게 영향을 미칩니다. 그 중 일부는 다음과 같습니다.

• 가족 및 병가법(FMLA)
• 코브라
• 평등 고용 기회 위원회(EEOC)
• 각종 차별금지법
• 미국 장애인법(ADA)
• 공정 노동 기준법(FLSA)

법률과 규정은 주마다 다르지만 핸드북에는 조직에 적용되는 사항이 언급되어 있어야 합니다.

직원 핸드북을 작성하는 방법

기본 직원 핸드북에 무엇이 포함되어야 하는지 이해했으므로 이제 작성을 시작하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

먼저 현재 회사 정책을 검토하고 필요하다고 생각되는 수정을 수행합니다. 마지막으로 하고 싶은 일은 이러한 정책을 핸드북에 넣는 시간과 에너지를 사용하여 몇 개월 후에 업데이트해야 한다는 사실을 깨닫는 것입니다. 정책이나 규칙에 약간의 수정이 필요한 경우 지금이 적기입니다!

그런 다음 핸드북의 모양에 대한 개요를 만듭니다. 이는 직원에게 정보를 제공하는 방법을 결정하는 데 도움이 됩니다. 이 작업이 완료되면 각 핸드북 섹션에 이해하기 쉽고 복잡한 전문 용어가 없는 기본 소개를 작성하십시오.

필요한 최신 정보를 모두 수집했으면 최종 버전을 회사 법무팀에 보내 검토하십시오. 법률 자문을 구하면 거짓 정보가 있을 수 있는 진술이 포함되지 않습니다. 핸드북이 법적 승인을 받으면 핸드북을 출판할 위치와 방법을 고려하십시오. 모든 직원이 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.

모든 직원에게 핸드북을 배포했을 때 작업이 완료되지 않습니다. 필요할 때 업데이트해야 합니다. 핸드북에 항상 가장 관련성이 높은 정보가 포함되어 있는지 확인하기 위해 최소 1년에 두 번 정책을 검토하는 것을 고려하십시오.

직원 핸드북 예시

핸드북을 처음 만들 때는 포함해야 할 내용을 정확히 이해하더라도 최종 결과를 상상하기 어려울 수 있습니다. 이를 더 쉽게 하기 위해 일부 유명 회사가 핸드북으로 창의성을 촉발한 사례에 의존하는 것이 가장 좋습니다.

허브스팟

일부 회사는 핸드북을 게이트에 보관하지만 HubSpot 은 네트워크에 문화 코드를 업로드하여 모든 사람이 핸드북을 읽을 수 있도록 합니다. 이를 공유함으로써 직원들에게 요구하는 것과 동일한 투명성을 실천합니다.

넷플릭스

HubSpot과 마찬가지로 Netflix 도 자유와 책임 문화 핸드북을 온라인으로 공유합니다. 그들의 문화와 가치를 실행 가능하게 만들어 원활하게 정의하기 때문에 이전에 그들의 문화에 대해 들어봤거나 읽은 적이 있을 것입니다.

트렐로

프로젝트 관리 소프트웨어 Trello 는 플랫폼을 사용하여 직원 매뉴얼이라고 하는 직원 핸드북을 요약하고 표시합니다. 보드의 각 열은 첫날 부터 혜택, 원격 근무, 여행, 휴가 및 기타 정보로 이어지는 다양한 핸드북 섹션을 나타냅니다.

페이스북

Facebook 은 관심 있는 모든 사람이 핸드북을 사용할 수 있도록 합니다. Keep Building Better: Facebook 행동 강령 이라는 제목의 매뉴얼에는 창립자 Mark Zuckerberg의 메시지와 함께 상호 지원, 사람들을 보호하고 권한을 부여하는 것, 경쟁과 협력, 세상과의 소통에 관한 섹션이 있습니다.

베이스 캠프

잘 작성된 직원 핸드북의 또 다른 흥미로운 예는 Basecamp 가 만든 핸드북입니다. 고유한 어조를 사용하여 회사의 개성이 다른 고용주와 차별화되도록 합니다. 몇 가지 주목할만한 섹션은 우리가 지지하는 것, 일하는 곳, 의식, 어휘입니다.

핸드북은 모든 것을 알고 있습니다!

작업 공간이 계속 발전함에 따라 핸드북이 최신 정보로 최신 상태를 유지하도록 하는 것은 인적 자원 전문가의 역할에 달려 있습니다.

직원 핸드북은 법적 구속력이 있는 문서가 아니며 규정 준수를 보장하지 않는다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 그러나 중요한 회사 세부 정보에 대한 하나의 응집력 있는 위치가 되어 특정 책임으로부터 회사를 보호하고 모든 직원과 명확하게 의사 소통하는 데 도움이 될 수 있습니다.

포괄적인 핸드북은 한 가지입니다. 이제 모두를 위한 현대적인 직장을 구축하기 위해 회사의 문화 를 살펴볼 때 입니다.