كيفية كتابة دليل الموظف الذي سيستخدمه الموظفون بالفعل

ما هو الشيء الوحيد الذي تحتاجه أصغر الشركات الناشئة وأكبر الشركات؟

كتيب الموظف. إذا كنت تعتقد أن امتلاك واحد غير ضروري لشركتك الصغيرة مع عدد قليل من الموظفين ، ففكر مرة أخرى. بغض النظر عن حجم مؤسستك ، لا ينبغي إغفال تأثير الكتيب المكتوب جيدًا.

يمكن أن يؤدي إصدار كتيب إلى جعل الموظفين الجدد يشعرون بأنهم أكثر استعدادًا للتعامل مع عملهم اليومي مع زيادة كفاءتهم أثناء الالتحاق بالعمل. بالإضافة إلى وجود تفاصيل مهمة للموظفين الجدد ، يمكن أن يتضمن الكتيب مستندات أطول توفر مرجعًا لسياسات الشركة طوال فترة عمل الموظف في إحدى المؤسسات.

من الشائع أن يلجأ متخصصو الموارد البشرية إلى برامج الامتثال للموارد البشرية أثناء قيامهم بإدارة جميع الموارد والتفاصيل المتعلقة بالموارد البشرية في كتيب.

لماذا تحتاج شركتك إلى دليل الموظف

يعد أخذ الوقت وبذل الجهد لإنشاء دليل الموظف أمرًا ضروريًا للمؤسسات من جميع الأشكال والأحجام.

دعنا نلقي نظرة على بعض الأسباب الرئيسية التي تجعل فريقك يحتاج إلى دليل الموظف للرجوع إليه.

• يعرّف الموظفين الجدد على قيم الشركة ورسالتها وثقافتها وأهدافها.
• تفاصيل توقعات صاحب العمل والموظف.
• يشرح سياسات وقواعد ولوائح الشركة الرئيسية بطريقة واضحة وموجزة.
• يوفر معلومات بشأن الفوائد التي قد يحتاجها الموظفون.
• يضمن أن تظل المنظمة دائمًا متوافقة مع قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية.
• يتيح للموظفين معرفة المكان الذي يمكنهم الذهاب إليه للحصول على المساعدة ومن يلجأون إليه عندما يكون لديهم سؤال أو استفسار.

ما يجب تضمينه في دليل الموظف

إذا كنت تنشئ كتيبًا لموظفي الشركة لأول مرة أو لشركة جديدة تمامًا ، فأنت بحاجة إلى مكان للبدء. ولهذا ، فإن الأمر كله يتعلق بمعرفة الأقسام التي يجب تضمينها وما هي المعلومات التي يتم نقلها إلى أين.

"كتيب الموظف هو مستند يحركه السياسات ، يوضح للموظفين ما هو متوقع ، بما في ذلك المجالات المتعلقة بالسلوك والأداء. يمكن أن يكون الكتيب المكتوب جيدًا طريقة رائعة لتعزيز الثقافة والقيم والرسالة والرؤية ".

كريستينا كريد
مدير عمليات الأفراد في G2

أساسيات التوظيف

يجب أن يبدأ كتيب شركتك بالأساسيات. ابدأ الأمور مع جدول محتويات كتيب الموظف في البداية ثم قدم المعلومات والتفاصيل الأساسية.

أولاً ، قدم معلومات حول بيان مهمة الشركة وقيمها لضمان التوافق في البداية. شارك بيانًا يشرح ما هو أكثر أهمية بالنسبة للشركة وسلط الضوء على القيم التي يجب على الموظفين الالتزام بها.

يجب أن يتضمن هذا القسم أيضًا بيانًا لتكافؤ الفرص في التوظيف. هذا جزء ضروري من الكتيب ، ليس فقط للأغراض القانونية ولكن لأنه يروج لثقافة الجدارة والاحترام في مكان عملك.

بعد ذلك ، حدد الخطوط العريضة لعملية التوظيف والاختيار . يجب أن يشارك هذا القسم الخطوات النموذجية لعملية التوظيف ومعلومات حول عمليات التحقق من الخلفية وبرامج الإحالة والإرشادات العامة الأخرى. اذكر أيضًا ما إذا كان أي من هذه القواعد يختلف بين الموظفين بدوام كامل وبدوام جزئي ، بالإضافة إلى الموظفين المؤقتين والمتعاقدين وغير المعفيين.

أخيرًا ، شارك بعض المعلومات الأساسية عن الشركة وكيف أصبحت. استمتع ببعض المرح مع هذا القسم!

سياسات مكان العمل

بمجرد تغطية الأساسيات ، انتقل إلى التفاصيل المحيطة بسياسات مكان العمل والظروف التي يمكن للموظفين توقع العمل فيها.

السياسات والنصائح التي يجب تضمينها هنا هي:

• السرية وحماية البيانات: مشاركة القواعد الأساسية المتعلقة بحماية المعلومات ، وكيف يمكن للموظفين الالتزام بالقوانين المتعلقة بالشركة ، وما هو متوقع من كل موظف.
• الحضور: تحديد قواعد الحضور ، مثل ما يجب أن يفعله الموظف إذا لم يكن قادرًا على جعله يعمل ومن يجب عليه الاتصال به. من المحتمل أن تعتمد هذه السياسة على صناعة مؤسستك.
• المضايقة والعنف: قم بإدراج جميع القوانين الفيدرالية والولائية والمحلية الحالية المطبقة على القوى العاملة لديك. يتيح ذلك للموظفين معرفة أن شركتك ملتزمة بالقضاء على جميع أنواع المضايقات والعنف في مكان العمل. يجب أن يحدد هذا القسم ما يعتبر تحرشًا وعنفًا ، وما هي الإجراءات التأديبية التي ستحدث في حالة انتهاك هذه القواعد ، وكيف تتجنب شركتك بشكل مباشر بيئة عمل معادية .
• بيئة المكتب: معلومات تفصيلية مثل ساعات العمل ، وسياسة العمل من المنزل ، وفترات الغداء والاستراحة ، وتسهيلات قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) ، والسياسات المتعلقة بمعدات الشركة.
• الصحة والسلامة في مكان العمل: تقديم إرشادات للموظفين لاتباعها لضمان مكان عمل صحي وآمن. يمكن أن يوضح بالتفصيل كيفية امتثال شركتك لقوانين الصحة والسلامة المهنية ، بالإضافة إلى معلومات حول كيفية حماية الموظفين في الأدوار الخطرة أو من حالات الطوارئ. يمكن للشركات أيضًا تضمين سياسة الصحة العقلية ، والتفاصيل المتعلقة ببرنامج مساعدة الموظفين ، وكيف تهدف إلى التخفيف من الإرهاق الوظيفي .
• جدول الدفع: شرح فترات الدفع لشركتك. يجب أن تحدد أيضًا طرق الدفع المتاحة.

القواعد السلوكية

توضح مدونة قواعد السلوك كيف يتوقع صاحب العمل من الموظفين أن يتصرفوا في العمل. لكل منظمة حدود ، وتغطي هذه المدونة بشكل أساسي أي سلوك غير مقبول.

يمكن أن تشمل القواعد واللوائح في مدونة قواعد السلوك ما يلي:

• سياسة قواعد اللباس: وصف الملابس المناسبة وغير المناسبة في مكان العمل. يجب أن تكون سياسة قواعد اللباس مفصلة قدر الإمكان.
• استخدام وسائل التواصل الاجتماعي والتكنولوجيا الشخصية: كن محددًا فيما يتعلق بمعايير استخدام الشبكات الاجتماعية والتكنولوجيا الشخصية ، مثل الهواتف الذكية ، عند العمل.
• سياسة تعاطي المخدرات والكحول: تستخدم معظم الشركات هذا القسم لتفاصيل مكان العمل الخالي من المواد وشرح ما إذا كانت تختبر الموظفين بحثًا عن المخدرات أو تعاطي الكحول طوال فترة عملهم.
• تضارب المصالح: وصف ما يشكل تضاربًا في المصالح ، وما الذي يمكن للموظفين القيام به عند مواجهتهم ، وما هي العواقب المترتبة على انتهاك قواعد الشركة.
• القواعد المحيطة بقبول الهدايا من العملاء أو العملاء: كن محددًا فيما يتعلق بقواعد قبول الهدايا النقدية أو أنواع أخرى من الهدايا من العملاء.
• علاقات الموظفين والأخوة: ضع قواعد حول أن يصبح الموظفون أصدقاء أو يتواعدون لتجنب النميمة أو المواقف غير المهنية.
• زوار مكان العمل: حدد عملية جلب الزوار إلى المكتب لأن هذه مسألة حماية الموظفين وبيانات الشركة والممتلكات.
• سياسة حل النزاعات: اشرح البروتوكول الذي يجب اتباعه عند حدوث تعارضات بين الموظفين والإجراءات التأديبية التي تحدث إذا لم يتم حل المشكلات.
• سياسة الاتصال: توضح كيفية تفاعل الموظفين مع بعضهم البعض ، وكذلك مع العملاء والشركاء والموردين. يجب أن يضع توقعات للبريد الإلكتروني والرسائل الفورية ووسائل التواصل الاجتماعي.

التعويض والتطوير

يوفر جزء التعويض والتطوير في دليل الموظف معلومات تتعلق بتعويضات الموظفين وتطويرهم . هذا القسم هو واحد من أكثر الأقسام المشار إليها في الكتيب بشكل متكرر.

أولاً ، قم بالتفصيل بجدول الرواتب ، مما يعني عدد المرات التي يتلقى فيها الموظفون بدوام كامل وبدوام جزئي رواتبهم. عادة ما تكون الخيارات هنا جدول دفع أسبوعيًا أو نصف شهريًا أو نصف شهريًا أو شهريًا. يتناول هذا القسم أيضًا التفاصيل حول أي خصومات ضريبية على الرواتب.

بعد ذلك ، حدد ما إذا كان يتم تقديم أجر العمل الإضافي للموظفين الذين يعملون خلال أسبوع عملهم بالساعة المتفق عليه. يجب أن يوفر هذا القسم أيضًا معلومات تتعلق بالترقيات والتحركات المهنية الجانبية والتحويلات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون هذا الجزء محددًا بشأن أشكال التعويض الأخرى ، مثل مكافآت الموظفين وأجر الاستحقاق.

بعد ذلك ، احصل على قسم إدارة الأداء في الكتيب. يستخدم الموظفون هذه المعلومات لفهم تقييم الأداء. ينظر المديرون إلى هذه المعلومات لتوضيح المهام المتوقعة منهم. يمكنك ذكر أهداف مراجعات الأداء وكيف تتوقع من المديرين قيادة فرقهم.

أخيرًا ، قم بالتفصيل بخطة التدريب والتطوير الخاصة بك لجميع الموظفين وكيف تلتزم شركتك بمساعدتهم على التحسين المهني والشخصي. اشرح كل شيء من فرص التدريب إلى سداد الرسوم الدراسية .

مزايا وامتيازات الموظفين

من المجالات الأخرى التي يتم وضع إشارة مرجعية عليها بشكل متكرر في دليل الموظف القسم الذي يقدم معلومات حول جميع الامتيازات والفوائد الممتعة التي تقدمها شركتك. بعد قراءة هذا القسم ، يجب أن يشعر الموظف بأنه قد تم الاعتناء به جيدًا والتقدير وعلى دراية كاملة به.

ابدأ قسم المزايا والامتيازات من خلال تحديد التفاصيل مثل الأهلية وتاريخ بدء المزايا ورقم بوليصة خطتك. ثم ادخل إلى الأساسيات.

أول الأشياء أولاً: سياسة الإجازة المدفوعة (PTO) . هذه هي السياسة التي تقدمها شركتك لموظفيها والتي تسمح لهم بأخذ إجازة من العمل حسب الحاجة لأسباب أو أحداث محددة. يمكن أن يختلف المبلغ الذي تقدمه ، أو عندما تسمح للموظفين باستخدام PTO الخاص بهم.

بعد ذلك ، انتقل إلى الامتيازات الأخرى التي تقدمها شركتك. اشرح سياسة العمل من المنزل (WFH) الخاصة بك ، وسياسة السداد الخاصة بالصالة الرياضية أو الرعاية الصحية ، واستخدام المعدات التي تصدرها الشركة (أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، أو الهواتف المحمولة ، أو سماعات الرأس ، أو حتى السيارات) ، ومداخل وعموم تعويضات العمال.

إجراءات الاستقالة وإنهاء الخدمة

من غير المحتمل أن يبقى الموظف في مؤسستك طوال حياته المهنية ، لذلك يجب أن يتضمن دليل الموظف تفاصيل حول الالتحاق بالخارج . يجب أن يشمل ذلك:

• استقالة الموظف: سواء من خلال الاستقالة أو إنهاء العقد
• التقاعد: عندما يقرر الموظف أن الوقت قد حان للانتقال من القوى العاملة
• تسريح العمال أو إنهاء الخدمة: عندما تقرر الشركة أنه لم يعد بإمكانها أن يكون لديها موظف داخل المنظمة ، سواء كان ذلك بسبب الأداء الشخصي أو مشاكل الشركة المالية

يجب أن يسلط هذا القسم الضوء على الوقت الذي سيتم فيه منح الموظف الراتب النهائي ، وكيف تعمل عملية مقابلة الخروج ، وكيف تعمل مزايا قانون تسوية الميزانية الشامل الموحد (COBRA) إذا تم تسريح شخص ما أو فصله.

ولايات قانونية مختلفة

أخيرًا وليس آخرًا ، يحتاج دليل الموظف إلى التطرق إلى قوانين العمل والتفويضات القانونية المختلفة.

تؤثر العديد من القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات على الموظفين. بعض هؤلاء هم:

• قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA)
• كوبرا
• لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC)
• قوانين مختلفة لمكافحة التمييز
• قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA)
• قانون معايير العمل العادلة (FLSA)

تختلف القوانين واللوائح حسب الولاية ، ولكن يجب أن يذكر كتيبك تلك التي تنطبق على مؤسستك.

كيف تكتب كتيب الموظف

الآن بعد أن فهمت ما يجب تضمينه في كتيب الموظف الأساسي ، دعنا ندخل في كيفية البدء في كتابة واحد.

أولاً ، راجع سياسات شركتك الحالية وقم بإجراء أي مراجعات قد تبدو ضرورية. آخر شيء تريد القيام به هو قضاء الوقت والجهد في وضع هذه السياسات في الكتيب فقط لتدرك بعد بضعة أشهر أنها بحاجة إلى التحديث. إذا كانت أي سياسة أو قاعدة تتطلب بعض المراجعة ، فقد حان الوقت الآن!

بعد ذلك ، قم بإنشاء مخطط لشكل الكتيب الخاص بك. يساعد هذا في تحديد كيفية تقديم المعلومات للموظفين. بمجرد اكتمال ذلك ، اكتب مقدمات أساسية لكل قسم من أقسام الكتيب يسهل فهمه وخالي من المصطلحات المعقدة.

بمجرد تجميع جميع المعلومات الضرورية والحديثة ، أرسل نسخة نهائية إلى الفريق القانوني لشركتك لمراجعتها. يضمن طلب الاستعانة بمستشار قانوني عدم احتوائه على بيانات قد تحتوي على معلومات خاطئة. بمجرد حصول الكتيب على الموافقة القانونية ، ضع في اعتبارك أين وكيف تريد نشر الكتيب. تذكر أنه يجب أن يكون في متناول جميع الموظفين.

لم يتم الانتهاء من العمل عند توزيع الكتيب على جميع الموظفين. يجب تحديثه عند الضرورة. ضع في اعتبارك مراجعة السياسات مرتين على الأقل في السنة للتأكد من أن الكتيب يحتوي دائمًا على المعلومات الأكثر صلة.

أمثلة دليل الموظف

عند إنشاء كتيب لأول مرة ، قد يكون من الصعب تصور النتائج النهائية ، حتى لو كنت تفهم بالضبط ما يجب تضمينه. لتسهيل ذلك ، من الأفضل الاعتماد على أمثلة لما فعلته بعض الشركات المعروفة بكتيباتها لإثارة بعض الإبداع.

HubSpot

بينما تحتفظ بعض الشركات بالكتيب الخاص بها ، تتيح HubSpot للجميع قراءته عن طريق تحميل رمز الثقافة الخاص بهم على شبكتهم. من خلال مشاركتها ، يمارسون نفس الشفافية التي يطلبونها من موظفيهم.

نيتفليكس

مثل HubSpot ، تشارك Netflix أيضًا كتيب ثقافة الحرية والمسؤولية عبر الإنترنت. ربما سمعت عن ثقافتهم أو قرأت عنها من قبل ، لأنها تحدد ثقافتهم وقيمهم بسلاسة من خلال جعلها قابلة للتنفيذ أيضًا.

تريلو

يستخدم برنامج إدارة المشاريع Trello نظامه الأساسي لتخطيط وعرض دليل الموظف الخاص به ، والذي يسمونه دليل الموظف. يمثل كل عمود على السبورة قسمًا مختلفًا للكتيب ، بدءًا من يومك الأول والاستمرار في المزايا والعمل عن بُعد والسفر والإجازة ومعلومات متنوعة.

فيسبوك

يجعل Facebook دليله متاحًا لأي شخص مهتم. بعنوان "حافظ على البناء بشكل أفضل: مدونة قواعد السلوك في Facebook ، يعرض دليلهم رسالة من المؤسس مارك زوكربيرج ، جنبًا إلى جنب مع أقسام حول الدعم المتبادل ، وحماية وتمكين الناس ، والتنافس والتعاون ، والمشاركة مع العالم.

معسكر القاعدة

مثال آخر مثير للاهتمام على كتيب الموظف الجيد هو الذي أنشأته Basecamp . إنها تستخدم نبرة صوت فريدة ، مع التأكد من أن شخصية الشركة تبرز من أصحاب العمل الآخرين. بعض الأقسام البارزة هي ما نمثله ، وأين نعمل ، وطقوسنا ، ومفرداتنا.

الكتيب يعرف كل شيء!

مع استمرار تطور مكان العمل ، من المحتمل أن يكون دور متخصص الموارد البشرية في ضمان بقاء الكتيب محدثًا بأحدث المعلومات.

من المهم أن تتذكر أن كتيب الموظف الخاص بك ليس وثيقة ملزمة قانونًا ولا يضمن الامتثال. ومع ذلك ، يمكن أن يساعد في حماية شركتك من مسؤوليات معينة والتواصل بوضوح مع جميع موظفيك من خلال كونه موقعًا واحدًا متماسكًا لتفاصيل الشركة المهمة.

الكتيب الشامل هو شيء واحد. حان الوقت الآن لإلقاء نظرة على ثقافة شركتك لبناء مكان عمل حديث للجميع.