メールの圧倒と燃え尽き症候群に別れを告げる 5 つの簡単な方法

私たちは大退職の真っ只中にあり、記録的な数の従業員が仕事を辞めています。

2021 年後半に 2,400 万人以上が仕事を辞めました。 12月だけで約430万人。

そして、この大量労働者の流出の主な要因の 1 つは?

バーンアウト！

従業員は仕事に圧倒されることにうんざりしています。 そのため、優秀な人材を会社に留めておきたい場合は、メールの管理を含め、チームがこの圧倒を回避できるようにできる限りのことを行うことが重要です。

しかし、どのように正確にそれを行うのですか？ チームが受信トレイを管理し、燃え尽き症候群を防ぎ、組織での従業員の定着率を向上させるための 5 つのヒントを見てみましょう。

電子メールを打ち負かすことがそれほど重要なのはなぜですか?

まず最初に。 チームが電子メールの圧倒を克服するのにどのように役立つかを説明する前に、電子メールの圧倒とは何か、チームがそれを回避するために絶対に必要な理由について簡単に触れておきましょう。

名前が示すように、電子メールの圧倒は、受信トレイに完全に圧倒される経験です。 受信トレイ内の電子メール フローを制御できなくなった場合、毎日、分類して返信するよりもはるかに多くの電子メールが届きます。 時間が経つにつれて、未読、未分類、および未回答の電子メールの数が増え続け、その数が非常に多くなり、受信トレイを開くたびにストレスを感じるようになります.

ストレスが多いように聞こえるのは、それがストレスだからです。 また、チームがメールの過負荷に苦しんでいると、次のようなさまざまな悪影響が生じる可能性があります。

• 生産性の低下。 メールの圧倒に対処するには、チームがより重要なタスクに費やすことができる時間とエネルギーが必要です。 これにより、全体的な生産性が低下する可能性があります。
• 重要なメールがありません。 チームが数百 (または数千!) のメールを扱っていると、重要なメッセージが混乱の中で簡単に失われたり、必要なときに重要なメールを追跡するのに苦労したりする可能性があります。 これは、主要な顧客を失ったり、重要な会議に出席できなかったりするなど、多くのマイナスのビジネス結果につながる可能性があります。
• 燃え尽き症候群のリスクが高くなります。 理由もなく、電子メールの圧倒と呼ばれることはありません。 メールの圧倒は圧倒されます。 そして、チームが常に圧倒されている状態にあると、チームは燃え尽きるリスクが高くなり、敵対的な職場環境にチームを失うリスクが高くなります.

メールが手に負えなくなると、チームに深刻な影響を与える可能性があります。 しかし、チームを適切にサポートし、メールの管理を支援すると、次のような多くのプラスの効果が得られます。

• 生産性の向上。 チームが受信トレイの混乱を心配していなければ、重要な仕事により集中できます。 これにより、個人とチームの両方の生産性が向上します。
• 時間が増え、燃え尽き症候群のリスクが減ります。 雑然とした受信トレイの処理には時間がかかります。 メールの圧倒をなくすことで、チームにその時間を取り戻し、全体的に圧倒されないようにします (そして燃え尽きる可能性が低くなります)。
• 一日の終わりにログオフする機能が向上しました。 多くの人にとって、何百通ものメールを整理して返信する方法を知っているだけでは、営業時間外にリラックスするのが難しくなります。 勤務時間後にチームがシャットダウンできるようにすると、切断が容易になります。これは、ワークライフ バランスの鍵となります。

メールの圧倒を避けるための 5 つのヒント

生産的で協力的な職場環境を作り、優秀な人材を社内に留めておきたい場合、チームがメールの過負荷を回避できるようにすることは交渉の余地がありません。 しかし、どうやってそれをしますか？

1. メールをいつ、どのように使用するかについて明確なパラメーターを設定する

従業員が電子メールをいつ、どのように使用するかを理解していないと、受信トレイはすぐに制御不能になる可能性があります。 明確なパラメーターがないと、従業員は簡単に大量のメールを送信したり、頻繁にメールを送信したり、間違った連絡先にメールを送信したりしてしまいます。 あなたは絵を手に入れます。

幸いなことに、単純明快な解決策があります。電子メールをいつ、どのように使用するかについて明確なポリシーと手順を設定し、チーム (および理想的には組織内) の全員がそれらのポリシーと手順に参加するようにすることです。

メールの使用に関する明確なパラメーターがあると、チームは不要、過剰、または冗長なメールを選別する必要がなくなります。 これは、電子メールの圧倒を制御するための鍵です。 そのため、チームでメールをどのように使用するか (使用しないか!) について考えてください。 次に、これらのベスト プラクティスに関するチームのガイドラインを作成します。

メールの「正しい」使用方法は、ポリシーと手順を設計する際にチームや組織によって異なりますが、次の点を考慮してください。

• メールの適切な使用例と不適切な使用例
• メールの営業時間。 営業時間外にメールを送ってもいいですか、それとも翌日まで待つべきですか?
• 予想される応答時間
• 適切なフォローアップ メールの頻度。 フォローアップ メールを送信する前に、チーム メンバーはどのくらい待機する必要がありますか?
• 同僚を CC するためのガイドライン
• 特定の件名を持つ不在メールなどの緊急メールの分類またはラベル付け

具体的に。 メールをどのように使用すべきか、または使用すべきでないかを明確にすればするほど、チームがメールの圧倒を克服するのに役立ちます。

2.組織を優先する

受信トレイを開くと、何千通もの未読メールが表示され、返信が必要なメール (緊急ではない要求またはマーケティング メール) がわからない場合、最高の従業員でさえ圧倒される可能性があります。

したがって、チームがメールで圧倒されないようにしたい場合は、受信トレイを整理するのを手伝ってください。

受信トレイの最大の課題は何だと思うかを尋ねます。 次に、メール管理ツールに投資して、これらの課題を克服し、受信トレイをより適切に管理できるようにします。

チームの受信トレイが整理されていればいるほど、管理しやすくなり、メールで圧倒される可能性が低くなります。

3. メールの時間をブロックする

従業員が 5 分ごとにメールをチェックしたり、ときどきメールをチェックする必要があると感じたりすると、仕事を終わらせるのに苦労します。

絶え間ない接続と即時の電子メール返信を期待するのではなく、受信トレイを管理するために特定の時間帯をブロックするように設定することで、チームがより適切な電子メール境界を開発できるようにします。

たとえば、チームに 1 日を通して常にメールをチェックさせるのではなく、さまざまな活動のために 1 日 30 分のブロックを 3 回ブロックさせます。

チームにメールを管理する専用の時間とスペースを与えることで、メールが 1 日の残りの時間に波及するのを防ぐことができます。 これにより、集中力と生産性が向上し、メールの圧倒を抑えることができます。

4. メール テンプレートを作成する

電子メールの圧倒に寄与するもう 1 つの要因は、同じ電子メールを 1 日中何度も書いて送信することです。

しかし、良いニュースですか？ このグラウンドホッグ タイプのメールがチームに殺到している場合、簡単な解決策があります。メール テンプレート ビルダーです。

チームが最も頻繁に送受信するメールの種類のメール テンプレートを作成すると、時間と労力を節約できます。 チームは、テンプレートをコピーして貼り付け、受信者の名前またはその他の関連する詳細を入力し、送信を押してください。 メールのカスタマイズは、より速く、より簡単で、面倒でなく、チームがメールをより適切に管理するのに役立ちます。

要点は？ あなたのチームは毎日大量のメールを送信していますが、その多くは実質的に同一のものです。 ほぼ同じメールをより効率的に送信するのに役立つテンプレートを作成すると、生産性が向上し、燃え尽き症候群やフラストレーションが軽減されます。

5. 模範を示す

チームはリーダーに相談して、自分たちの働き方や、企業文化の中で受け入れられる行動について学びます。 そのため、10,000 通の未回答のメールに常に悩まされている場合や、すべてのメール (関連性があるかどうかにかかわらず) にチーム全体を CC に入れる場合、彼らはそれに続きます。 言い換えれば、自分自身が圧倒されている場合、チームが電子メールの圧倒を避けるのを助けることはできません.

チームがメールをより適切に管理できるようにするには、良い例を示してください。 採用してもらいたい行動をモデル化します。 メールを操作する方法、受信トレイを管理する方法、整理整頓する方法を示します。

仕事の終わりに完全にシャットダウンしたい場合は、午後 10 時にメールを削除しないでください。 従業員に受信トレイを整理して管理してもらいたい場合は、自分の受信トレイを整理してから、プロセスを順を追って説明してください。 従業員にメール テンプレートを使用して時間を節約してもらいたい場合は、自分で使用してから、時間節約のメリットをチームと共有してください。

従業員にあることをしてから、まったく別のことをするように言うことはできません。 チームがメールのオーバーロードを打破できるようにするには、まず自分でそれを克服する必要があります。

最高の仕事を可能にしながら、電子メールの過負荷を回避

圧倒されていると、チームは最高の仕事をすることができません。 メールの管理は、集中すること、物事を成し遂げること、スイッチを切ることを困難にします。 これらはすべて、生産性の低下、エンゲージメントの低下、および職場での全体的な否定的な経験につながります.

それで、あなたはそれを正しくするために何をしますか？ 上記のヒントを試して、集中力と整理整頓を維持してください。

あなたの時間のほとんどは、顧客との接触に費やされていますか? メール自動化とは何か、またそれをどのように活用できるかを学びます。