5 einfache Möglichkeiten, sich von E-Mail-Überflutung und Burnout zu verabschieden

Wir befinden uns mitten in der Großen Resignation, in der Mitarbeiter in Rekordzahlen ihre Jobs kündigen.

Mehr als 24 Millionen Menschen haben in der zweiten Hälfte des Jahres 2021 ihren Job gekündigt; allein im Dezember etwa 4,3 Millionen Menschen.

Und einer der Haupttreiber dieser Massenflucht?

Ausbrennen!

Die Mitarbeiter haben es satt, sich mit ihrer Arbeit überfordert zu fühlen. Wenn Sie also Top-Talente in Ihrem Unternehmen halten möchten, ist es wichtig, alles zu tun, um Ihrem Team zu helfen, diese Überforderung zu vermeiden – einschließlich der Verwaltung ihrer E-Mails.

Aber wie macht man das genau? Sehen wir uns fünf Tipps an, die Ihrem Team dabei helfen, die Posteingänge unter Kontrolle zu bekommen, Burnout in Schach zu halten und die Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

Warum ist es so wichtig, die E-Mail-Überflutung zu überwinden?

Das wichtigste zuerst. Bevor wir uns damit befassen, wie Sie Ihrem Team helfen können, die E-Mail-Überflutung zu überwinden, lassen Sie uns kurz darauf eingehen, was E-Mail-Überflutung ist und warum sie ein absolutes Muss ist, um Ihrem Team dabei zu helfen, sie zu vermeiden.

Wie der Name schon sagt, ist E-Mail-Überflutung die Erfahrung, von Ihrem Posteingang vollständig überwältigt zu werden. Wenn Sie den E-Mail-Fluss in Ihrem Posteingang nicht mehr kontrollieren können, kommen jeden Tag weit mehr E-Mails an, als Sie jemals sortieren und beantworten könnten. Im Laufe der Zeit wächst die Zahl der ungelesenen, unsortierten und unbeantworteten E-Mails immer weiter, bis die Zahl so groß ist, dass Sie sich jedes Mal gestresst fühlen, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen.

Wenn es sich stressig anhört, liegt das daran, dass es das auch ist. Und wenn Ihr Team mit einer E-Mail-Überlastung zu kämpfen hat, kann dies eine Vielzahl von nachteiligen Auswirkungen haben, darunter:

• Verringerte Produktivität. Die Bewältigung der E-Mail-Überflutung erfordert Zeit und Energie, die Ihr Team für wichtigere Aufgaben aufwenden kann. Dies kann insgesamt zu einer verringerten Produktivität führen.
• Wichtige E-Mails fehlen. Wenn Ihr Team mit Hunderten (oder sogar Tausenden!) von E-Mails zu tun hat, können wichtige Nachrichten leicht in der Unordnung verloren gehen, oder es kann schwierig sein, eine wichtige E-Mail bei Bedarf wiederzufinden. Dies kann zu vielen negativen Geschäftsergebnissen führen, z. B. zum Verlust eines wichtigen Kunden oder zum Verpassen eines wichtigen Meetings.
• Höheres Burnout-Risiko. Es heißt nicht umsonst E-Mail-Überflutung. E-Mail-Überflutung ist überwältigend. Und wenn sich Ihr Team in einem ständigen Zustand der Überforderung befindet, besteht ein höheres Burnout-Risiko, und Sie sind einem höheren Risiko ausgesetzt, es an eine feindliche Arbeitsumgebung zu verlieren.

Wenn Sie E-Mails außer Kontrolle geraten lassen, kann dies ernsthafte Auswirkungen auf Ihr Team haben. Aber wenn Sie Ihr Team richtig unterstützen und ihm helfen, seine E-Mails zu verwalten, kann dies viele positive Auswirkungen haben, darunter:

• Gestiegene Produktivität. Wenn sich Ihr Team keine Sorgen über das Durcheinander in seinen Posteingängen macht, kann es sich besser auf die wichtige Arbeit konzentrieren. Dies erhöht sowohl die individuelle als auch die Teamproduktivität.
• Mehr Zeit und weniger Burnout-Risiko. Der Umgang mit einem überfüllten Posteingang ist zeitaufwändig. Indem Sie die E-Mail-Überflutung eliminieren, geben Sie Ihrem Team diese Zeit zurück und helfen ihm, sich insgesamt weniger überfordert zu fühlen (und weniger wahrscheinlich auszubrennen).
• Größere Möglichkeit, sich am Ende des Tages abzumelden. Für viele Menschen kann es schwierig sein, sich außerhalb der Geschäftszeiten zu entspannen, wenn sie nur wissen, wie man Hunderte von E-Mails sortiert und beantwortet. Wenn Sie Ihrem Team erlauben, nach der Arbeitszeit herunterzufahren, wird es einfacher, die Verbindung zu trennen, was der Schlüssel zur Work-Life-Balance ist.

5 Tipps, um E-Mail-Überflutung zu vermeiden

Wenn Sie ein produktives, unterstützendes Arbeitsumfeld schaffen und Top-Talente in Ihrem Unternehmen halten möchten, ist es nicht verhandelbar, Ihrem Team dabei zu helfen, eine E-Mail-Überlastung zu vermeiden. Aber wie macht man das?

1. Legen Sie klare Parameter dafür fest, wie und wann E-Mail verwendet werden soll

Posteingänge können schnell außer Kontrolle geraten, wenn Mitarbeiter nicht verstehen, wie und wann sie E-Mails verwenden sollen. Ohne klare Parameter können Mitarbeiter leicht zu viele E-Mails versenden, E-Mails zu häufig versenden und E-Mails an den falschen Kontakt senden. Du bekommst das Bild.

Glücklicherweise gibt es eine einfache, unkomplizierte Lösung: Legen Sie klare Richtlinien und Verfahren fest, wie und wann E-Mails verwendet werden, und bringen Sie dann alle Mitglieder Ihres Teams (und idealerweise innerhalb Ihrer Organisation) mit diesen Richtlinien und Verfahren an Bord.

Klare Parameter für die E-Mail-Nutzung verhindern, dass Ihr Team unnötige, übermäßige oder redundante E-Mails sortieren muss. Dies ist der Schlüssel zur Kontrolle der E-Mail-Überflutung. Denken Sie also darüber nach, wie Ihr Team E-Mails verwenden (und nicht verwenden!) soll. Entwickeln Sie dann Richtlinien für Ihr Team rund um diese Best Practices.

Während die "richtige" Art der Verwendung von E-Mail je nach Team und Organisation beim Entwerfen Ihrer Richtlinien und Verfahren variiert, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Angemessene und unangemessene Anwendungsfälle für E-Mail
• Öffnungszeiten des E-Mail-Betriebs. Ist es in Ordnung, außerhalb der Geschäftszeiten eine E-Mail zu senden, oder sollte jemand bis zum nächsten Tag warten?
• Erwartete Reaktionszeiten
• Angemessener Follow-up-E-Mail-Kadenz. Wie lange sollten Teammitglieder warten, bevor sie eine Folge-E-Mail senden?
• Richtlinien für das CCing von Kollegen
• Kategorisieren oder Kennzeichnen dringender E-Mails wie Abwesenheits-E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile

Sei präzise. Je klarer Sie wissen, wie E-Mails verwendet werden sollten und wie nicht, desto besser können Sie Ihrem Team helfen, die E-Mail-Überflutung zu überwinden.

2. Machen Sie die Organisation zu einer Priorität

Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, Tausende von ungelesenen E-Mails sehen und keine Ahnung haben, welche E-Mails beantwortet werden müssen (nicht dringende Anfragen oder Marketing-E-Mails), kann dies selbst für den besten Mitarbeiter überwältigend sein.

Wenn Sie also Ihrem Team helfen möchten, eine E-Mail-Überflutung zu vermeiden, helfen Sie ihm, seine Posteingänge zu organisieren.

Fragen Sie sie, was ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen mit ihren Posteingängen sind. Investieren Sie dann in E-Mail-Management-Tools, um ihnen zu helfen, diese Herausforderungen zu meistern und ihre Posteingänge besser zu kontrollieren.

Je organisierter die Posteingänge Ihrer Teams sind, desto besser können sie sie verwalten und desto unwahrscheinlicher werden sie von einer E-Mail-Überflutung betroffen sein.

3. Zeit für E-Mails blockieren

Wenn Mitarbeiter ihre E-Mails alle fünf Minuten abrufen oder das Gefühl haben, ab und zu ihre E-Mails abrufen zu müssen, haben sie Mühe, ihre Arbeit zu erledigen.

Anstatt ständige Konnektivität und sofortige E-Mail-Antworten zu erwarten, helfen Sie Ihrem Team, bessere E-Mail-Grenzen zu entwickeln, indem Sie bestimmte Zeiten festlegen, zu denen es während des Arbeitstages blockiert wird, um seine Posteingänge zu verwalten.

Anstatt Ihr Team beispielsweise den ganzen Tag über ständig seine E-Mails abrufen zu lassen, lassen Sie es drei 30-Minuten-Blöcke pro Tag für verschiedene Aktivitäten blockieren.

Wenn Sie Ihrem Team Zeit und Raum für die Verwaltung seiner E-Mails geben, wird verhindert, dass E-Mails auf den Rest des Tages übergreifen. Dies kann dazu beitragen, die Konzentration und Produktivität zu steigern und die E-Mail-Überflutung in Schach zu halten.

4. Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen

Ein weiterer Faktor, der zur E-Mail-Überflutung beiträgt, ist das Schreiben und Versenden derselben E-Mail im Laufe des Tages.

Aber die gute Nachricht? Wenn diese Murmeltier-E-Mail dazu führt, dass Ihr Team überschwemmt wird, gibt es eine einfache Lösung: E-Mail-Vorlagen-Builder.

Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen für die Arten von E-Mails, die Ihr Team am häufigsten sendet und empfängt, kann Zeit und Energie sparen. Anstatt von vorne anzufangen und jedes Mal eine neue E-Mail zu schreiben (was je nach E-Mail mehrmals am Tag oder sogar mehrmals pro Stunde sein kann), muss Ihr Team nur die Vorlage kopieren und einfügen und sie mit dem Namen des Empfängers anpassen oder andere relevante Details und drücken Sie auf „Senden“. Die E-Mail-Anpassung ist schneller, einfacher, weniger mühsam und kann Ihrem Team helfen, seine E-Mails besser zu verwalten.

Endeffekt? Ihr Team versendet täglich unzählige E-Mails, von denen viele praktisch identisch sind. Das Erstellen von Vorlagen, die ihnen helfen, nahezu identische E-Mails effizienter zu versenden, hilft, die Produktivität zu steigern und Burnout und Frustration zu reduzieren.

5. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Teams wenden sich an ihre Führungskräfte, um zu erfahren, wie sie arbeiten und welche Verhaltensweisen innerhalb der Unternehmenskultur akzeptabel sind. Wenn Sie sich also ständig über Ihre 10.000 unbeantworteten E-Mails ärgern oder Ihr gesamtes Team bei jeder E-Mail (relevant oder nicht) auf CC setzen, werden sie Ihnen folgen. Mit anderen Worten, Sie können Ihrem Team nicht helfen, eine E-Mail-Überflutung zu vermeiden, wenn Sie selbst überfordert sind.

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, damit Ihr Team seine E-Mails besser verwalten kann. Modellieren Sie das Verhalten, das sie annehmen sollen. Zeigen Sie ihnen, wie sie mit E-Mails interagieren, Posteingänge verwalten und organisiert bleiben.

Wenn Sie möchten, dass sie am Ende des Arbeitstages vollständig abgeschaltet werden, schießen Sie keine E-Mails um 22 Uhr ab. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Posteingänge organisieren und verwalten, organisieren Sie Ihren eigenen Posteingang und führen Sie sie dann durch Ihren Prozess. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter E-Mail-Vorlagen verwenden, um Zeit zu sparen, verwenden Sie sie selbst und teilen Sie die zeitsparenden Vorteile dann mit Ihrem Team.

Sie können Ihren Mitarbeitern nicht sagen, dass sie das eine tun sollen und dann etwas ganz anderes. Wenn Sie Ihrem Team helfen möchten, die E-Mail-Überlastung zu überwinden, müssen Sie es zuerst selbst überwinden.

Vermeiden Sie eine E-Mail-Überlastung und ermöglichen Sie gleichzeitig die beste Arbeit

Ihr Team kann nicht seine beste Arbeit leisten, wenn es sich überfordert fühlt. E-Mail-Management macht es schwierig, sich zu konzentrieren, Dinge zu erledigen und abzuschalten. All dies führt zu weniger Produktivität, weniger Engagement und einer insgesamt negativen Erfahrung bei der Arbeit.

Was tun Sie also, um es richtig zu machen? Probieren Sie die oben genannten Tipps aus, um konzentriert und organisiert zu bleiben.

Verbringen Sie die meiste Zeit damit, Kunden zu erreichen? Erfahren Sie, was E-Mail-Automatisierung ist und wie Sie sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.