5 วิธีง่ายๆ ในการบอกลาอีเมลที่ครอบงำและหมดไฟ

เราอยู่ท่ามกลางการลาออกครั้งใหญ่ โดยมีพนักงานลาออกจากงานเป็นจำนวนมากเป็นประวัติการณ์

ผู้คนมากกว่า 24 ล้านคนลาออกจากงานในช่วงครึ่งหลังของปี 2564 ประมาณ 4.3 ล้านคนในเดือนธันวาคมเพียงอย่างเดียว

และหนึ่งในตัวขับเคลื่อนหลักของการอพยพของมวลชนครั้งนี้?

เผาไหม้!

พนักงานรู้สึกเหนื่อยกับงานหนัก ดังนั้น หากคุณต้องการรักษาผู้มีความสามารถระดับแนวหน้าไว้ในบริษัทของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อช่วยให้ทีมของคุณหลีกเลี่ยงสิ่งที่ล้นหลามนี้ ซึ่งรวมถึงการจัดการอีเมลของพวกเขาด้วย

แต่คุณทำอย่างนั้นได้อย่างไร? มาดูเคล็ดลับห้าข้อที่จะช่วยให้ทีมของคุณควบคุมกล่องจดหมายเข้าได้ ป้องกันภาวะหมดไฟ และปรับปรุงการรักษาพนักงานในองค์กรของคุณ

เหตุใดการตีอีเมลจึงมีความสำคัญมาก

สิ่งแรกก่อน ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีที่คุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณเอาชนะอีเมลที่ล้นหลาม เรามาทำความเข้าใจกันก่อนว่าอีเมลล้นหลามคืออะไร และเหตุใดจึงต้องช่วยทีมของคุณหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว

ตามชื่อที่แนะนำ อีเมลล้นหลามเป็นประสบการณ์ที่กล่องจดหมายของคุณครอบงำอย่างสมบูรณ์ เมื่อคุณไม่สามารถควบคุมการรับส่งอีเมลในกล่องจดหมายของคุณได้อีกต่อไป อีเมลต่างๆ จะมาถึงทุกวันมากกว่าที่คุณจะจัดเรียงและตอบกลับได้ เมื่อเวลาผ่านไป จำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน ยังไม่ได้จัดเรียง และยังไม่ได้ตอบจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนกว่าจำนวนจะมากจนทำให้คุณรู้สึกเครียดทุกครั้งที่เปิดกล่องจดหมาย

ถ้ามันฟังดูเครียด นั่นก็เพราะว่า และเมื่อทีมของคุณมีปัญหากับอีเมลโอเวอร์โหลด ก็อาจมีผลเสียหลายอย่าง ได้แก่:

• ผลผลิตลดลง การจัดการกับอีเมลที่ล้นหลามต้องใช้เวลาและพลังงานที่ทีมของคุณสามารถใช้ในงานที่สำคัญมากขึ้น ซึ่งอาจส่งผลให้ผลผลิตโดยรวมลดลง
• อีเมลสำคัญหายไป เมื่อทีมของคุณจัดการกับอีเมลนับร้อย (หรือหลายพัน!) ข้อความสำคัญอาจหายไปจากกองขยะ หรืออาจมีปัญหาในการติดตามอีเมลสำคัญเมื่อจำเป็น สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ทางธุรกิจเชิงลบมากมาย เช่น การสูญเสียลูกค้าหลักหรือขาดการประชุมที่สำคัญ
• ความเสี่ยงที่จะเกิดภาวะ Burnout สูงขึ้น ไม่ได้เรียกว่าอีเมลล้นหลามโดยไม่มีเหตุผล อีเมลล้นเกินล้นหลาม และเมื่อทีมของคุณอยู่ในสภาวะที่ท่วมท้นอยู่ตลอดเวลา พวกเขามีความเสี่ยงที่จะเกิดภาวะหมดไฟในการทำงานมากขึ้น และคุณมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียพวกเขาไปสู่สภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นมิตรมากขึ้น

การปล่อยให้อีเมลหลุดมืออาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อทีมของคุณ แต่ถ้าคุณสนับสนุนทีมของคุณอย่างถูกต้องและช่วยพวกเขาจัดการอีเมล อาจมีผลดีหลายประการ ได้แก่:

• ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น เมื่อทีมของคุณไม่กังวลเรื่องความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมาย พวกเขาสามารถโฟกัสไปที่งานที่สำคัญได้ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลผลิตทั้งรายบุคคลและในทีม
• เวลามากขึ้นและความเสี่ยงของความเหนื่อยหน่ายน้อยลง การจัดการกับกล่องจดหมายที่รกนั้นใช้เวลานาน การกำจัดอีเมลที่ล้นหลามจะทำให้ทีมของคุณมีเวลากลับคืนมา ซึ่งช่วยให้พวกเขารู้สึกหนักใจน้อยลง (และมีโอกาสน้อยลงที่ความเหนื่อยหน่าย) โดยรวม
• ความสามารถในการออกจากระบบมากขึ้นเมื่อสิ้นสุดวัน สำหรับคนจำนวนมาก การรู้วิธีจัดเรียงและตอบกลับอีเมลหลายร้อยฉบับอาจทำให้การพักผ่อนนอกเวลาทำการเป็นเรื่องยาก การอนุญาตให้ทีมของคุณปิดตัวลงหลังจากเวลาทำงานทำให้ยกเลิกการเชื่อมต่อได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิต

5 เคล็ดลับเพื่อหลีกเลี่ยงอีเมลล้น

หากคุณต้องการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผล ให้การสนับสนุน และรักษาบุคลากรที่มีความสามารถระดับสูงไว้ในบริษัทของคุณ การช่วยทีมของคุณหลีกเลี่ยงอีเมลที่มากเกินไปนั้นไม่สามารถต่อรองได้ แต่คุณจะทำอย่างไร?

1. ตั้งค่าพารามิเตอร์ที่ชัดเจนสำหรับวิธีและเวลาในการใช้อีเมล

กล่องจดหมายเข้าควบคุมไม่ได้อย่างรวดเร็วเมื่อพนักงานไม่เข้าใจว่าควรใช้อีเมลอย่างไรและเมื่อใด หากไม่มีพารามิเตอร์ที่ชัดเจน พนักงานสามารถส่งอีเมลจำนวนมากเกินไป ส่งอีเมลบ่อยเกินไป และส่งอีเมลไปยังผู้ติดต่อที่ไม่ถูกต้องได้อย่างง่ายดาย คุณได้รับภาพ

โชคดีที่มีวิธีแก้ไขปัญหาที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา: กำหนดนโยบายและขั้นตอนที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีและเวลาในการใช้อีเมล จากนั้นให้ทุกคนในทีมของคุณ (และในอุดมคติในองค์กรของคุณ) มีส่วนร่วมกับนโยบายและขั้นตอนเหล่านั้น

การมีพารามิเตอร์ที่ชัดเจนสำหรับการใช้อีเมลทำให้ทีมของคุณไม่ต้องจัดเรียงอีเมลที่ไม่จำเป็น มากเกินไป หรือซ้ำซ้อน นี่เป็นกุญแจสำคัญในการควบคุมอีเมลอย่างล้นหลาม ดังนั้น ลองคิดดูว่าคุณต้องการให้ทีมของคุณใช้อีเมล (และไม่ใช้!) อย่างไร จากนั้นจึงพัฒนาแนวทางปฏิบัติสำหรับทีมของคุณเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้

แม้ว่าวิธีที่ "ถูกต้อง" ในการใช้อีเมลจะแตกต่างกันไปในแต่ละทีมและองค์กร เมื่อออกแบบนโยบายและขั้นตอนของคุณ ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• กรณีการใช้งานอีเมลที่เหมาะสมและไม่เหมาะสม
• ชั่วโมงการทำงานของอีเมล ส่งอีเมลนอกเวลาทำการได้หรือไม่ หรือควรให้ผู้อื่นรอจนถึงวันถัดไป
• เวลาตอบสนองที่คาดหวัง
• จังหวะอีเมลติดตามผลที่เหมาะสม สมาชิกในทีมควรรอนานแค่ไหนก่อนที่จะส่งอีเมลติดตามผล
• แนวทางสำหรับ CC'ing เพื่อนร่วมงาน
• การจัดหมวดหมู่หรือติดป้ายกำกับอีเมลด่วน เช่น อีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่มีหัวเรื่องเฉพาะ

เฉพาะเจาะจง. ยิ่งคุณชัดเจนว่าควรและไม่ควรใช้อีเมลอย่างไร คุณก็จะสามารถช่วยให้ทีมของคุณเอาชนะอีเมลที่ล้นหลามได้ดียิ่งขึ้น

2. ทำให้องค์กรมีความสำคัญ

เมื่อคุณเปิดกล่องขาเข้า ดูอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านกว่า 1,000 ฉบับ และไม่รู้ว่าอีเมลใดต้องการคำตอบ (คำขอที่ไม่เร่งด่วนหรืออีเมลทางการตลาด) อาจเป็นเรื่องล้นหลามสำหรับพนักงานที่ดีที่สุด

ดังนั้น หากคุณต้องการช่วยให้ทีมของคุณหลีกเลี่ยงอีเมลที่ล้นหลาม โปรดช่วยพวกเขาจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้า

ถามพวกเขาว่าสิ่งที่พวกเขาพบว่าเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดด้วยกล่องจดหมายของพวกเขา จากนั้นลงทุนในเครื่องมือการจัดการอีเมลเพื่อช่วยให้พวกเขาเอาชนะความท้าทายเหล่านี้และควบคุมกล่องจดหมายได้ดีขึ้น

ยิ่งกล่องจดหมายของทีมของคุณมีระเบียบมากเท่าไหร่ พวกเขาก็ยิ่งสามารถจัดการได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น และโอกาสที่พวกเขาจะได้รับอีเมลล้นหลามก็จะน้อยลงเท่านั้น

3. ปิดกั้นเวลาสำหรับอีเมล

หากพนักงานตรวจสอบอีเมลทุก ๆ ห้านาทีหรือรู้สึกว่าจำเป็นต้องตรวจสอบอีเมลเป็นบางครั้ง พวกเขาก็จะพยายามทำงานให้เสร็จลุล่วง

แทนที่จะสร้างความคาดหวังของการเชื่อมต่ออย่างต่อเนื่องและการตอบกลับอีเมลทันที ช่วยทีมของคุณพัฒนาขอบเขตอีเมลที่ดีขึ้นโดยกำหนดเวลาเฉพาะเพื่อบล็อกระหว่างวันทำงานเพื่อจัดการกล่องขาเข้าของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะให้ทีมของคุณตรวจสอบอีเมลอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งวัน ให้พวกเขาบล็อกสามช่วงตึก 30 นาทีต่อวันสำหรับกิจกรรมต่างๆ

การให้เวลาและพื้นที่เฉพาะสำหรับทีมของคุณในการจัดการอีเมลจะป้องกันไม่ให้อีเมลล้นเหลือในช่วงเวลาที่เหลือของวัน สิ่งนี้สามารถช่วยเพิ่มโฟกัสและประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้อีเมลถูกควบคุมอย่างล้นหลาม

4. สร้างเทมเพลตอีเมล

อีกปัจจัยหนึ่งที่ทำให้อีเมลล้นหลามคือการเขียนและส่งอีเมลเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกตลอดทั้งวัน

แต่ข่าวดี? หากอีเมลประเภทกราวด์ฮอกนี้ทำให้ทีมของคุณถูกน้ำท่วม มีวิธีแก้ไขง่ายๆ คือ เครื่องมือสร้างเทมเพลตอีเมล

การสร้างเทมเพลตอีเมลสำหรับประเภทอีเมลที่ทีมของคุณส่งและรับบ่อยที่สุดสามารถประหยัดเวลาและพลังงานได้ แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์และเขียนอีเมลใหม่ทุกครั้ง (ซึ่งอาจมีหลายครั้งต่อวันหรือหลายครั้งต่อชั่วโมงขึ้นอยู่กับอีเมล) ทีมของคุณเพียงแค่ต้องคัดลอกและวางเทมเพลตแล้วปรับแต่งด้วยชื่อผู้รับหรือ รายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง และกดส่ง การปรับแต่งอีเมลทำได้เร็ว ง่ายขึ้น ไม่น่าเบื่อ และสามารถช่วยให้ทีมของคุณจัดการอีเมลได้ดียิ่งขึ้น

บรรทัดล่าง? ทีมของคุณส่งอีเมลจำนวนมากทุกวัน ซึ่งส่วนมากจะเหมือนกันแทบทั้งหมด การสร้างเทมเพลตที่ช่วยให้พวกเขาส่งอีเมลที่เกือบจะเหมือนกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดความเหนื่อยหน่ายและความยุ่งยาก

5. นำโดยตัวอย่าง

ทีมหันไปหาผู้นำเพื่อเรียนรู้วิธีทำงานและพฤติกรรมที่ยอมรับได้ในวัฒนธรรมของบริษัท ดังนั้น หากคุณรู้สึกไม่สบายใจกับอีเมลที่ไม่ได้รับคำตอบจำนวน 10,000 ฉบับหรือส่งสำเนาถึงทีมงานทั้งหมดของคุณในอีเมลทุกฉบับ (เกี่ยวข้องหรือไม่ก็ตาม) พวกเขาจะปฏิบัติตาม กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณไม่สามารถช่วยทีมของคุณหลีกเลี่ยงอีเมลที่ล้นหลามได้หากคุณรู้สึกหนักใจ

เพื่อให้ทีมของคุณสามารถจัดการอีเมลได้ดียิ่งขึ้น ให้สร้างตัวอย่างที่ดี จำลองพฤติกรรมที่คุณต้องการให้พวกเขายอมรับ แสดงให้พวกเขาเห็นถึงวิธีการมีส่วนร่วมกับอีเมล จัดการกล่องขาเข้า และจัดระเบียบ

หากคุณต้องการให้ปิดโดยสมบูรณ์เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน อย่ายิงอีเมลตอน 22.00 น. หากคุณต้องการให้พนักงานจัดระเบียบและจัดการกล่องขาเข้าของพวกเขา จัดระเบียบกล่องขาเข้าของคุณเอง จากนั้นแนะนำพวกเขาตลอดกระบวนการของคุณ ถ้าคุณต้องการให้พนักงานของคุณใช้เทมเพลตอีเมลเพื่อประหยัดเวลา ให้ใช้ด้วยตัวเอง จากนั้นแบ่งปันผลประโยชน์ที่ช่วยประหยัดเวลากับทีมของคุณ

คุณไม่สามารถบอกให้พนักงานทำสิ่งหนึ่งแล้วทำบางอย่างที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง เมื่อต้องการช่วยทีมของคุณในการฝ่าฟันอีเมลเกินพิกัด คุณต้องเอาชนะมันด้วยตัวเองก่อน

หลีกเลี่ยงการโอเวอร์โหลดอีเมลในขณะที่เปิดใช้งานได้ดีที่สุด

ทีมของคุณทำงานอย่างเต็มที่ไม่ได้เมื่อรู้สึกหนักใจ การจัดการอีเมลทำให้โฟกัส ทำงานให้เสร็จ และปิดการทำงานได้ยาก ทั้งหมดนี้นำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานน้อยลง การมีส่วนร่วมน้อยลง และประสบการณ์เชิงลบโดยรวมในที่ทำงาน

แล้วคุณจะทำอย่างไรเพื่อให้ถูกต้อง? ลองใช้เคล็ดลับข้างต้นเพื่อให้มีสมาธิและจัดระเบียบ

คุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการติดต่อลูกค้าหรือไม่? เรียนรู้ว่าระบบอัตโนมัติของอีเมลคืออะไร และคุณจะใช้มันให้เป็นประโยชน์ได้อย่างไร