5 łatwych sposobów na pożegnanie się z e-mailem Overwhelm i Burnout

Jesteśmy w trakcie Wielkiej Rezygnacji, a pracownicy w rekordowych ilościach odchodzą z pracy.

W drugiej połowie 2021 r. z pracy zrezygnowało ponad 24 mln osób; około 4,3 miliona osób w samym grudniu.

A jeden z głównych motorów tego masowego wyjścia z pracy?

Wypalić się!

Pracownicy są zmęczeni uczuciem przytłoczenia swoją pracą. Jeśli więc chcesz zatrzymać w swojej firmie najlepsze talenty, ważne jest, aby zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby pomóc Twojemu zespołowi uniknąć tego przytłoczenia – w tym zarządzać pocztą e-mail.

Ale jak dokładnie to robisz? Przyjrzyjmy się pięciu wskazówkom, które pomogą Twojemu zespołowi uzyskać kontrolę nad skrzynkami odbiorczymi, powstrzymać wypalenie i poprawić retencję pracowników w organizacji.

Dlaczego pokonanie e-maili jest tak ważne?

Najpierw najważniejsze. Zanim przejdziemy do tego, w jaki sposób możesz pomóc swojemu zespołowi w pokonaniu przytłaczających wiadomości e-mail, szybko porozmawiajmy o tym, czym jest przytłoczenie wiadomości e-mail i dlaczego jest to absolutnie konieczne, aby pomóc Twojemu zespołowi go uniknąć.

Jak sama nazwa wskazuje, przytłaczająca poczta e-mail to doświadczenie całkowitego przytłoczenia przez skrzynkę odbiorczą. Kiedy nie możesz już kontrolować przepływu e-maili w swojej skrzynce odbiorczej, każdego dnia przychodzi znacznie więcej e-maili, niż możesz przejrzeć i odpowiedzieć. Z biegiem czasu liczba nieprzeczytanych, nieposortowanych i nieodebranych wiadomości e-mail rośnie, aż liczba ta jest tak duża, że ​​za każdym razem, gdy otwierasz skrzynkę odbiorczą, czujesz się zestresowany.

Jeśli brzmi to stresująco, to dlatego, że tak jest. A gdy Twój zespół zmaga się z przeciążeniem poczty e-mail, może to mieć wiele negatywnych skutków, w tym:

• Zmniejszona produktywność. Radzenie sobie z przeciążeniem poczty e-mail wymaga czasu i energii, które Twój zespół może poświęcić na bardziej krytyczne zadania. Może to prowadzić do ogólnego zmniejszenia wydajności.
• Brakuje ważnych e-maili. Kiedy Twój zespół ma do czynienia z setkami (a nawet tysiącami!) e-maili, ważne wiadomości mogą łatwo zgubić się w bałaganie lub mogą mieć trudności ze znalezieniem ważnego e-maila w razie potrzeby. Może to prowadzić do wielu negatywnych skutków biznesowych, takich jak utrata kluczowego klienta lub brak ważnego spotkania.
• Wyższe ryzyko wypalenia. Nie bez powodu nazywa się to e-mailem przytłaczającym. Przytłaczająca ilość e-maili jest przytłaczająca. A kiedy Twój zespół jest w ciągłym stanie przytłoczenia, jest bardziej narażony na wypalenie, a Ty jesteś bardziej narażony na utratę go w nieprzyjaznym środowisku pracy.

Pozwolenie, by e-maile wymknęły się spod kontroli, może poważnie wpłynąć na Twój zespół. Ale jeśli odpowiednio wesprzesz swój zespół i pomożesz mu zarządzać e-mailami, może to przynieść wiele pozytywnych efektów, w tym:

• Zwiększona produktywność. Kiedy Twój zespół nie martwi się bałaganem w skrzynkach odbiorczych, może lepiej skupić się na pracy, która ma znaczenie. Zwiększa to produktywność zarówno indywidualną, jak i zespołową.
• Więcej czasu i mniejsze ryzyko wypalenia. Radzenie sobie z zagraconą skrzynką odbiorczą jest czasochłonne. Eliminując przeciążenie poczty e-mail, zwracasz zespołowi ten czas, pomagając mu czuć się mniej przytłoczonym (i mniej podatnym na wypalenie).
• Większa możliwość wylogowania się na koniec dnia. Dla wielu osób sama umiejętność sortowania i odpowiadania na setki e-maili może utrudniać relaks poza godzinami pracy. Umożliwienie zespołowi wyłączenia się po godzinach pracy ułatwia rozłączanie się, co jest kluczem do równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

5 wskazówek, jak uniknąć przytłaczania poczty e-mail

Jeśli chcesz stworzyć produktywne, wspierające środowisko pracy i zatrzymać w firmie najlepsze talenty, pomoc Twojemu zespołowi w unikaniu przeciążenia poczty e-mail nie podlega negocjacjom. Ale jak ty to robisz?

1. Ustaw jasne parametry dotyczące tego, jak i kiedy korzystać z poczty e-mail

Skrzynki odbiorcze mogą szybko wymknąć się spod kontroli, gdy pracownicy nie wiedzą, jak i kiedy używać poczty e-mail. Bez jasnych parametrów pracownicy mogą łatwo wysyłać zbyt wiele e-maili, wysyłać e-maile zbyt często i wysyłać e-maile do niewłaściwego kontaktu. Dostajesz obraz.

Na szczęście istnieje proste, proste rozwiązanie: ustalenie jasnych zasad i procedur dotyczących tego, jak i kiedy korzystać z poczty e-mail, a następnie włączenie wszystkich członków zespołu (a najlepiej w organizacji) do przestrzegania tych zasad i procedur.

Jasne parametry korzystania z poczty e-mail uniemożliwiają zespołowi sortowanie niepotrzebnych, nadmiernych lub nadmiarowych wiadomości e-mail. To klucz do kontrolowania przeciążenia poczty e-mail. Zastanów się więc, jak chcesz, aby Twój zespół używał (a nie używał!) poczty e-mail. Następnie opracuj wytyczne dla swojego zespołu dotyczące tych najlepszych praktyk.

Chociaż „właściwy” sposób korzystania z poczty e-mail różni się w zależności od zespołu i organizacji podczas projektowania zasad i procedur, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Odpowiednie i nieodpowiednie przypadki użycia poczty e-mail
• Godziny działania poczty e-mail. Czy mogę wysłać e-mail poza godzinami pracy, czy ktoś powinien poczekać do następnego dnia?
• Oczekiwane czasy odpowiedzi
• Odpowiednia częstotliwość kolejnych wiadomości e-mail. Jak długo członkowie zespołu powinni czekać przed wysłaniem kolejnej wiadomości e-mail?
• Wytyczne dla cc'ing kolegów
• Kategoryzacja lub etykietowanie pilnych e-maili, takich jak e-maile poza biurem, za pomocą określonego tematu

Być specyficznym. Im wyraźniej wiesz, w jaki sposób e-mail powinien i nie powinien być używany, tym lepiej możesz pomóc swojemu zespołowi pokonać przytłaczające wiadomości e-mail.

2. Uczyń organizację priorytetem

Kiedy otworzysz skrzynkę odbiorczą, zobaczysz tysiące nieprzeczytanych e-maili i nie masz pojęcia, które e-maile wymagają odpowiedzi (niepilne prośby lub e-maile marketingowe), może to być przytłaczające nawet dla najlepszego pracownika.

Jeśli więc chcesz pomóc swojemu zespołowi uniknąć przytłaczania poczty e-mail, pomóż mu uporządkować skrzynki odbiorcze.

Zapytaj ich, co jest dla nich największym wyzwaniem ze swoimi skrzynkami odbiorczymi. Następnie zainwestuj w narzędzia do zarządzania pocztą e-mail, aby pomóc im przezwyciężyć te wyzwania i lepiej kontrolować swoje skrzynki odbiorcze.

Im lepiej zorganizowane są skrzynki odbiorcze Twoich zespołów, tym lepiej mogą nimi zarządzać i tym mniej prawdopodobne jest, że będą doświadczać przeciążenia poczty e-mail.

3. Zablokuj czas na e-maile

Jeśli pracownicy sprawdzają pocztę co pięć minut lub czują, że muszą sprawdzać pocztę od czasu do czasu, mają trudności z wykonaniem swojej pracy.

Zamiast oczekiwać stałej łączności i natychmiastowych odpowiedzi na wiadomości e-mail, pomóż swojemu zespołowi opracować lepsze granice wiadomości e-mail, ustawiając określone godziny blokowania w ciągu dnia roboczego w celu zarządzania skrzynkami odbiorczymi.

Na przykład zamiast zmuszać zespół do ciągłego sprawdzania poczty e-mail przez cały dzień, poproś go o blokowanie trzech 30-minutowych bloków dziennie na różne czynności.

Poświęcenie zespołowi dedykowanego czasu i miejsca na zarządzanie pocztą e-mail zapobiega rozlewaniu się poczty e-mail na resztę dnia. Może to pomóc zwiększyć koncentrację i produktywność oraz utrzymać przytłaczającą pocztę elektroniczną w ryzach.

4. Twórz szablony wiadomości e-mail

Innym czynnikiem, który przyczynia się do przytłaczania wiadomości e-mail, jest pisanie i wysyłanie tego samego e-maila w kółko w ciągu dnia.

Ale dobre wieści? Jeśli ten e-mail w stylu świstaka powoduje, że Twój zespół jest zalewany, istnieje proste rozwiązanie: kreator szablonów wiadomości e-mail.

Tworzenie szablonów wiadomości e-mail dla typów wiadomości e-mail wysyłanych i odbieranych przez Twój zespół może zaoszczędzić czas i energię. Zamiast zaczynać od zera i za każdym razem pisać nową wiadomość e-mail (co może być wysyłane kilka razy dziennie lub nawet kilka razy na godzinę, w zależności od wiadomości e-mail), Twój zespół musi po prostu skopiować i wkleić szablon oraz dostosować go za pomocą imienia i nazwiska odbiorcy lub inne istotne szczegóły i prześlij do prasy. Dostosowywanie poczty e-mail jest szybsze, łatwiejsze, mniej żmudne i może pomóc Twojemu zespołowi lepiej zarządzać pocztą e-mail.

Konkluzja? Twój zespół wysyła codziennie mnóstwo e-maili, z których wiele jest praktycznie identycznych. Tworzenie szablonów, które pomagają im wydajniej wysyłać niemal identyczne wiadomości e-mail, pomaga zwiększyć produktywność oraz zmniejszyć wypalenie i frustrację.

5. Dawaj przykład

Zespoły zwracają się do swoich liderów, aby dowiedzieć się, jak pracują i jakie zachowania są akceptowalne w kulturze firmy. Tak więc, jeśli ciągle martwisz się o 10 000 e-maili bez odpowiedzi lub wysyłasz wiadomości do całego zespołu na każdy e-mail (istotny lub nie), oni pójdą w ich ślady. Innymi słowy, nie możesz pomóc swojemu zespołowi uniknąć przeciążenia poczty e-mail, jeśli sam jesteś przytłoczony.

Daj dobry przykład, aby Twój zespół mógł lepiej zarządzać pocztą e-mail. Modeluj zachowanie, które chcesz, aby przyjęli. Pokaż im, jak korzystać z poczty e-mail, zarządzać skrzynkami odbiorczymi i zachować porządek.

Jeśli chcesz, aby całkowicie zamknęły się pod koniec dnia pracy, nie strzelaj do e-maili o 22:00. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy porządkowali swoje skrzynki odbiorcze i zarządzali nimi, zorganizuj własną skrzynkę odbiorczą, a następnie przeprowadź ich przez cały proces. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy korzystali z szablonów wiadomości e-mail w celu zaoszczędzenia czasu, użyj ich samodzielnie, a następnie podziel się korzyściami oszczędzającymi czas ze swoim zespołem.

Nie możesz powiedzieć swoim pracownikom, żeby zrobili jedną rzecz, a potem zrobili coś zupełnie innego. Chcąc pomóc swojemu zespołowi w przełomowym przeciążeniu poczty e-mail, musisz najpierw sam to pokonać.

Unikaj przeciążenia poczty e-mail, jednocześnie umożliwiając najlepszą pracę

Twój zespół nie może wykonywać swojej najlepszej pracy, gdy czuje się przytłoczony. Zarządzanie pocztą e-mail utrudnia koncentrację, wykonywanie zadań i wyłączanie. Wszystko to prowadzi do mniejszej produktywności, mniejszego zaangażowania i ogólnie negatywnych doświadczeń w pracy.

Więc co robisz, aby to naprawić? Wypróbuj powyższe wskazówki, aby pozostać skoncentrowanym i zorganizowanym.

Czy większość czasu spędzasz na docieraniu do klientów? Dowiedz się, czym jest automatyzacja poczty e-mail i jak możesz ją wykorzystać na swoją korzyść.