員工文件管理：整理公司記錄

已發表: 2021-10-18

人力資源部門通常是包含敏感信息的複雜文檔的所在地。

這些文件可以在一個裝滿員工記錄的文件櫃內雜亂無章。或者，借助員工文檔管理系統，它們可以安全、可靠且井井有條地保存。

什麼是員工文件管理？

員工文檔管理，有時稱為 HR 文檔管理，是在保持合規的同時保留、歸檔、組織或銷毀公司記錄和員工信息的過程。

通過有效的員工文檔管理人力資源服務交付軟件便於搜索、存儲和管理所有員工數據。這樣，如果您需要訪問文件或員工記錄，您可以快速找到它，而無需篩選無休止的文書工作。

如何設置員工文檔管理

一旦您了解了必要的步驟，創建員工文檔管理策略就很容易。以下是如何開始。

1.確定必要的文件

首先，確定您的企業收集的文件和記錄。這些文件通常與部門處理的人力資源職能有關。

這些必要的人力資源文件通常是：

招聘文件：與面試筆記、職位描述、申請和簡歷相關的任何內容，以及入職前檢測結果。
安全和事故報告：詳細說明醫療記錄、工人賠償和事故報告的文書工作。
招聘文件：與新員工入職、僱傭合同和 I-9 相關的記錄。
員工記錄：簽署的員工手冊、政策變更、競業禁止協議、人事檔案或明確的人力資源政策。
培訓材料：與員工培訓計劃相關的記錄和資源。
工資單文件：考勤記錄、稅表、考勤表和工資單。
離開文件：有關的請求帶薪休假、休假或帶薪育兒假。
福利文件：有關計劃、註冊文件和各種優惠的信息。
殘疾記錄：請假申請表、殘疾信息和特定住宿請求。
員工檔案：與績效評估、薪酬記錄、失業記錄和晉昇文件相關的任何內容。

2.定義訪問限制

一些人力資源文件是機密文件或需要限制特定員工的訪問權限。在組織文件時，您需要定義訪問需求。

要控制對記錄的訪問，請考慮是否所有員工、經理或僅 HR 部門都需要訪問文檔。您還可以根據這些人可能需要這些文件的時間和頻率來確定權限。此外，請考慮您希望這些人如何訪問這些特定文檔。

3. 識別信息過期

作為一名忙碌的人力資源專業人士，一次創建一個文檔並完成它會很有幫助。

通常情況並非如此，因為有時這些文件中的數據有過期日期。此外，有時由人力資源團隊決定在文檔失效之前將其保留特定時間。在設置員工文檔管理時，請考慮查看哪些文件具有到期日期並設置到期時間提醒。案例管理還可以幫助確定特定問題的開始和結束。

要識別過期文件，請詢問以下內容：

組織是否需要依法保存某些文件？
您需要保留這些文件多長時間？
是否有可能觸發完全處置文檔的事件？
過期後保留文件是否有任何法律責任？

4. 確定安全級別

當您簡化文檔管理流程時，您會發現一些記錄比其他記錄需要更多的安全性和保護。例如，這些文件中的某些信息可能受法律保護，例如需要與員工文件夾分開保存的醫療和殘疾信息。

此外，如果文件已過期或不再需要由組織保存，如何丟棄它？一些文件，比如過時的培訓文件，可以簡單地丟棄。那些包含過去或現在員工的個人信息的文件應該被粉碎。

5. 制定存儲和歸檔文件的計劃

一旦您對文件所需的安全性有了更好的了解，您就可以繼續進行文件管理。您需要確定哪些文件將保留為紙質副本（就像您最終需要粉碎的文件一樣）以及哪些文件可以以數字方式存儲。如果您可以完全無紙化，這可能是最簡單的選擇。

然後，您可以決定如何對文件進行分組。例如，員工可以訪問包含有關保險或稅收關鍵信息的資源庫，而經理和團隊負責人可以訪問員工記錄。

6.利用軟件

當您的組織花時間尋找合適的 HR 服務交付軟件時，可以輕鬆利用此工具來簡化員工文檔管理。您需要的所有文件都將放在一個位置，從而可以輕鬆地為最需要的記錄設置參數、限制和安全設置。

員工文件管理系統的好處

無論您的組織或行業如何，在您的人力資源團隊中實施員工文檔管理系統都有很多好處。

保持合規

人力資源文件文檔管理系統的主要好處之一是它允許組織保持安全和合規。這些系統使人力資源團隊可以輕鬆查看哪些文件已歸檔、丟失、過期或合規。擁有全面的文檔存儲系統有助於確保您的組織符合所有相關要求。

法律保護

當涉及到您的整體業務需求時，您總是希望保持在法律的約束範圍內。由於許多聯邦法律要求雇主存儲某些員工記錄，因此絕對必須使用具有員工文檔管理功能的軟件。除了這些聯邦要求之外，您還必須能夠隨時訪問員工文件以回答某些訴訟、監管審計和詢問以及員工投訴。

例如，如果員工對您的組織提出歧視投訴，HR 可能需要參考過去的績效評估、薪酬數據和出勤記錄。如果投訴變成法律調查並涉及平等就業機會委員會 (EEOC)，人力資源團隊可以利用這些記錄來保護組織免受訴訟。

維護安全和隱私

某些員工記錄必須安全存儲，而另一些則有特定的保留期限，因此最好將所有這些記錄保存在一個地方。法律要求雇主保護敏感的員工數據，例如與醫療信息有關的文件、有關殘疾的詳細信息、社會安全號碼和其他個人信息。

擁有員工文檔管理系統將具有滿足這些法律要求的安全協議。

文檔系統中與安全和隱私相關的功能通常包括：

鎖定物理文件
在不使用時保護計算機和其他設備
使用密碼和加密設置保護電子數據

提高人力資源生產力
當 HR 部門可以輕鬆搜索文檔並提高員工文件的一致性時，他們的工作效率會更高。他們將能夠花更少的時間在文件櫃或裝滿雜亂文件的盒子中搜索，並花更多的時間來完成日常工作，例如管理職員之間的關係。

例如，想像一下管理員工任務（如內部調動或搬遷）所花費的時間和精力。確保他們的所有文件都在一個地方可以幫助使移動管理成為一個更簡單的過程。

改進工作流程

自動化將紙質文件轉換為電子文檔的過程改善了人力資源部門以及其他經理和高管人員的工作流程。無論何時需要重要的員工記錄，或何時必須更改福利管理政策，這樣做可以快速有效地完成。

除了改善人力資源團隊和其他經理的工作流程外，將這些文件安全地組織和存儲在基於雲的文檔管理系統中，員工可以輕鬆訪問他們需要的文檔，而無需向人力資源團隊尋求幫助.

員工文件管理系統的挑戰

另一方面，實施員工文檔管理系統會帶來一些挑戰。主要挑戰之一是培訓過程與首次使用新流程齊頭並進。除了投資這款新軟件外，您還需要投入時間和精力來培訓您的員工如何以合規和安全的方式使用它。

根據您的企業選擇的工具，從紙質文件到無紙化文件也可能需要時間。這需要一些時間來適應，並且需要完全提升才能享受到好處。

邁向數字化工作場所

停止花費數小時尋找重要的員工文件，並利用員工文件管理。你會發現自己在問，“我把那張紙放在哪裡了？” 少得多，而是有更多時間專注於確保正確的流程到位以取得成功。

在您的員工文檔管理系統中擁有所有重要文件後，看看您還可以如何提高組織的人力資源合規性。