E-posta Bunaltıcı ve Tükenmişliğe Elveda Demenin 5 Kolay Yolu

Büyük İstifa'nın ortasındayız, çalışanların işlerini rekor sayılarda bıraktıkları.

2021'in ikinci yarısında 24 milyondan fazla insan işini bıraktı; sadece Aralık ayında yaklaşık 4,3 milyon kişi.

Ve bu toplu iş göçünün ana itici güçlerinden biri mi?

Tükenmişlik!

Çalışanlar, işlerinden bunalmış hissetmekten bıkmışlardır. Bu nedenle, şirketinizde en iyi yetenekleri tutmak istiyorsanız, e-postalarını yönetmek de dahil olmak üzere ekibinizin bu eziyetten kaçınmasına yardımcı olmak için elinizden gelen her şeyi yapmanız önemlidir.

Ama bunu tam olarak nasıl yapıyorsun? Ekibinizin gelen kutularını kontrol altına almasına, tükenmişliği uzak tutmasına ve kuruluşunuzdaki çalışanları elde tutma oranını iyileştirmesine yardımcı olacak beş ipucuna bakalım.

E-postayı yenmek neden bu kadar önemli?

Her şey sırayla. Ekibinizin e-posta baskınını yenmesine nasıl yardımcı olabileceğinize geçmeden önce, e-posta baskınının ne olduğuna ve ekibinizin bundan kaçınmasına yardımcı olmak için neden mutlak bir zorunluluk olduğuna hızlıca değinelim.

Adından da anlaşılacağı gibi, e-posta bunalımı, gelen kutunuzun tamamen üstesinden gelme deneyimidir. Gelen kutunuzdaki e-posta akışını artık kontrol edemediğinizde, her gün sıralayıp yanıtlayabileceğinizden çok daha fazla e-posta gelir. Zamanla, okunmamış, sıralanmamış ve yanıtlanmamış e-postaların sayısı, gelen kutunuzu her açtığınızda stresli hissedeceğiniz kadar büyük olana kadar artmaya devam eder.

Kulağa stresli geliyorsa, öyle olduğu içindir. Ve ekibiniz aşırı e-posta ile mücadele ettiğinde, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli olumsuz etkileri olabilir:

• Azalmış üretkenlik. E-posta bunalımı ile uğraşmak, ekibinizin daha kritik görevlere harcayabileceği zaman ve enerji gerektirir. Bu, genel olarak üretkenliğin azalmasına neden olabilir.
• Önemli e-postalar eksik. Ekibiniz yüzlerce (hatta binlerce!) e-posta ile uğraştığında, önemli mesajlar karmaşa içinde kolayca kaybolabilir veya gerektiğinde önemli bir e-postayı takip etmekte zorlanabilirler. Bu, önemli bir müşteriyi kaybetmek veya önemli bir toplantıyı kaçırmak gibi birçok olumsuz iş sonucuna yol açabilir.
• Daha yüksek tükenmişlik riski. Buna sebepsiz yere e-posta boğulması denmez. E-posta baskısı çok fazla. Ekibiniz sürekli bir bunalıma girdiğinde, daha fazla tükenmişlik riski altındadır ve onları düşmanca bir çalışma ortamına kaptırma riskiniz daha yüksektir.

E-postaların kontrolden çıkmasına izin vermek ekibinizi ciddi şekilde etkileyebilir. Ancak ekibinizi gerektiği gibi destekler ve e-postalarını yönetmelerine yardımcı olursanız, bunun pek çok olumlu etkisi olabilir, örneğin:

• Artan verimlilik. Ekibiniz gelen kutularındaki karışıklık konusunda endişelenmediğinde, önemli olan işe daha iyi odaklanabilirler. Bu hem bireysel hem de ekip verimliliğini artırır.
• Daha fazla zaman ve daha az tükenmişlik riski. Dağınık bir gelen kutusuyla uğraşmak zaman alıcıdır. E-posta bunaltıcılığını ortadan kaldırarak, ekibinize o zamanı geri vererek, genel olarak daha az bunalmış hissetmelerine (ve tükenme olasılıklarının daha düşük olmasına) yardımcı olursunuz.
• Günün sonunda oturumu kapatmak için daha fazla yetenek. Birçok insan için, yüzlerce e-postayı nasıl sıralayacağını ve yanıtlayacağını bilmek, mesai saatleri dışında dinlenmeyi zorlaştırabilir. Ekibinizin çalışma saatlerinden sonra kapanmasına izin vermek, iş-yaşam dengesinin anahtarı olan bağlantının kesilmesini kolaylaştırır.

E-postaların bunalmasını önlemek için 5 ipucu

Verimli, destekleyici bir çalışma ortamı oluşturmak ve en iyi yetenekleri şirketinizde tutmak istiyorsanız, ekibinizin aşırı e-posta yüklemesinden kaçınmasına yardımcı olmak pazarlık konusu olamaz. Ama bunu nasıl yaparsın?

1. E-postanın nasıl ve ne zaman kullanılacağına ilişkin net parametreler belirleyin

Çalışanlar e-postayı nasıl ve ne zaman kullanacaklarını anlamadığında, gelen kutuları hızla kontrolden çıkabilir. Açık parametreler olmadan çalışanlar kolayca çok fazla e-posta gönderebilir, çok sık e-posta gönderebilir ve yanlış kişiye e-posta gönderebilir. Resmi aldın.

Neyse ki, basit ve anlaşılır bir çözüm var: e-postanın nasıl ve ne zaman kullanılacağına ilişkin net politikalar ve prosedürler belirlemek ve ardından ekibinizdeki (ve ideal olarak kuruluşunuzdaki) herkesi bu politika ve prosedürlere dahil etmek.

E-posta kullanımı için net parametrelere sahip olmak, ekibinizin gereksiz, aşırı veya gereksiz e-postaları sıralamak zorunda kalmasını engeller. Bu, e-posta baskınını kontrol etmenin anahtarıdır. Bu yüzden ekibinizin e-postayı nasıl kullanmasını (ve kullanmamasını!) istediğinizi düşünün. Ardından ekibiniz için bu en iyi uygulamalarla ilgili yönergeler geliştirin.

E-postayı kullanmanın "doğru" yolu, politikalarınızı ve prosedürlerinizi tasarlarken ekibe ve kuruluşa göre değişiklik gösterse de aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• E-posta için uygun ve uygunsuz kullanım örnekleri
• E-posta operasyon saatleri. Mesai saatleri dışında e-posta göndermek uygun mudur, yoksa birisi ertesi güne kadar beklemeli mi?
• Beklenen yanıt süreleri
• Uygun takip e-postası kadansı. Ekip üyeleri bir takip e-postası göndermeden önce ne kadar beklemelidir?
• Meslektaşları cc'lemek için yönergeler
• Ofis dışı e-postalar gibi acil e-postaları belirli bir konu satırıyla kategorilere ayırma veya etiketleme

Açık ol. E-postanın nasıl kullanılması ve kullanılmaması gerektiği konusunda ne kadar net olursanız, ekibinizin e-posta bunalmasını yenmesine o kadar iyi yardımcı olabilirsiniz.

2. Organizasyonu bir öncelik haline getirin

Gelen kutunuzu açtığınızda, 1000'lerce okunmamış e-posta gördüğünüzde ve hangi e-postaların yanıta ihtiyacı olduğu hakkında hiçbir fikriniz yoksa (acil olmayan istekler veya pazarlama e-postaları), en iyi çalışan için bile bunaltıcı olabilir.

Bu nedenle, ekibinizin e-posta bunalmasından kaçınmasına yardımcı olmak istiyorsanız, gelen kutularını düzenlemelerine yardımcı olun.

Gelen kutularında karşılaştıkları en büyük zorlukların ne olduğunu sorun. Ardından, bu zorlukların üstesinden gelmelerine ve gelen kutularını daha iyi kontrol etmelerine yardımcı olacak e-posta yönetim araçlarına yatırım yapın.

Ekiplerinizin gelen kutuları ne kadar düzenli olursa, onları o kadar iyi yönetebilir ve e-posta bunalımı yaşama olasılıkları o kadar düşük olur.

3. E-postalar için zaman ayırın

Çalışanlar her beş dakikada bir e-postalarını kontrol ederse veya ara sıra e-postalarını kontrol etme ihtiyacı hissederlerse, işlerini halletmek için mücadele ederler.

Sürekli bağlantı ve anında e-posta yanıtları beklentisi oluşturmak yerine, iş günü boyunca gelen kutularını yönetmek için engellenecek belirli zamanlar ayarlayarak ekibinizin daha iyi e-posta sınırları geliştirmesine yardımcı olun.

Örneğin, ekibinizin gün boyunca sürekli olarak e-postalarını kontrol etmesini sağlamak yerine, farklı etkinlikler için günde üç adet 30 dakikalık blok engellemelerini sağlayın.

Ekibinize e-postalarını yönetmeleri için ayrılmış zaman ve alan sağlamak, e-postaların günün geri kalanına taşmasını önler. Bu, odaklanmayı ve üretkenliği artırmaya ve e-posta yükünü kontrol altında tutmaya yardımcı olabilir.

4. E-posta şablonları oluşturun

E-posta bunalmasına katkıda bulunan bir diğer faktör de gün boyunca aynı e-postayı tekrar tekrar yazmak ve göndermektir.

Ama iyi haber? Bu köstebek türü e-posta, ekibinizin sular altında kalmasına neden oluyorsa, basit bir çözüm var: e-posta şablonu oluşturucu.

Ekibinizin en sık gönderip aldığı e-posta türleri için e-posta şablonları oluşturmak zaman ve enerji tasarrufu sağlayabilir. Sıfırdan başlamak ve her seferinde yeni bir e-posta yazmak yerine (bu, e-postaya bağlı olarak günde birden çok kez veya saatte birden çok kez olabilir), ekibinizin şablonu kopyalayıp yapıştırması ve alıcının adıyla veya diğer ilgili ayrıntılar ve gönder düğmesine basın. E-posta özelleştirmesi daha hızlı, daha kolay, daha az sıkıcıdır ve ekibinizin e-postalarını daha iyi yönetmesine yardımcı olabilir.

Sonuç olarak? Ekibiniz her gün çoğu neredeyse aynı olan tonlarca e-posta gönderir. Neredeyse aynı e-postaları daha verimli bir şekilde göndermelerine yardımcı olan şablonlar oluşturmak, üretkenliği artırmaya ve tükenmişliği ve hayal kırıklığını azaltmaya yardımcı olur.

5. Örnek olarak liderlik edin

Ekipler, nasıl çalıştıklarını ve şirket kültüründe hangi davranışların kabul edilebilir olduğunu öğrenmek için liderlerine başvururlar. Bu nedenle, 10.000 yanıtlanmamış e-postanızdan sürekli olarak endişeleniyorsanız veya her e-postada (ilgili veya değil) tüm ekibinizi cc'ye alıyorsanız, onlar da aynısını yapacaklardır. Başka bir deyişle, kendinizi bunalttıysanız, ekibinizin e-posta bunalmasından kaçınmasına yardımcı olamazsınız.

Ekibinizin e-postalarını daha iyi yönetmesine izin vermek için iyi bir örnek oluşturun. Kabul etmelerini istediğiniz davranışı modelleyin. Onlara e-postalarla nasıl etkileşimde bulunacaklarını, gelen kutularını nasıl yöneteceklerini ve düzenli kalmalarını gösterin.

İş gününün sonunda tamamen kapanmalarını istiyorsanız, e-postaları akşam 10'da kapatmayın. Çalışanlarınızın gelen kutularını düzenlemesini ve yönetmesini istiyorsanız, kendi gelen kutunuzu düzenleyin ve ardından sürecinizde onlara yol gösterin. Çalışanlarınızın zamandan tasarruf etmek için e-posta şablonlarını kullanmasını istiyorsanız, bunları kendiniz kullanın, ardından zaman kazandıran avantajları ekibinizle paylaşın.

Çalışanlarınıza bir şey yapmasını söyleyip sonra tamamen farklı bir şey yapamazsınız. Ekibinizin aşırı e-posta yüklemesini aşmasına yardımcı olmak istediğinizde, önce kendiniz üstesinden gelmelisiniz.

En iyi çalışmayı sağlarken e-posta aşırı yüklenmesinden kaçının

Ekibiniz kendilerini bunalmış hissettiklerinde ellerinden gelenin en iyisini yapamazlar. E-posta yönetimi odaklanmayı, işleri halletmeyi ve kapatmayı zorlaştırır. Tüm bunlar daha az üretkenliğe, daha az katılıma ve iş yerinde genel olarak olumsuz bir deneyime yol açar.

Peki doğru yapmak için ne yapıyorsun? Odaklanmak ve düzenli kalmak için yukarıdaki ipuçlarını deneyin.

Zamanınızın çoğu müşterilere ulaşmak için mi harcanıyor? E-posta otomasyonunun ne olduğunu ve bunu kendi yararınıza nasıl kullanabileceğinizi öğrenin.