5 moduri ușoare de a-ți lua rămas bun de la copleșirea și epuizarea e-mailurilor

Suntem în toiul Marii Demisii, cu angajații care își părăsesc locurile de muncă în număr record.

Peste 24 de milioane de oameni și-au părăsit locul de muncă în a doua jumătate a anului 2021; aproximativ 4,3 milioane de oameni numai în decembrie.

Și unul dintre principalii factori ai acestui exod al muncii în masă?

Ars!

Angajații s-au săturat să se simtă copleșiți de munca lor. Prin urmare, dacă doriți să păstrați talentul de top în compania dvs., este important să faceți tot ce puteți pentru a vă ajuta echipa să evite această copleșire – inclusiv gestionarea e-mailului.

Dar cum faci asta mai exact? Să ne uităm la cinci sfaturi pentru a vă ajuta echipa să-și controleze căsuțele de e-mail, să menținem epuizarea la distanță și să îmbunătățiți păstrarea angajaților în organizația dvs.

De ce este atât de important să învinge e-mailul copleșit?

Să începem cu începutul. Înainte de a trece la modul în care vă puteți ajuta echipa să învingă depășirea e-mailurilor, haideți să ne referim rapid la ce este depășirea e-mailului și de ce este o necesitate absolută pentru a vă ajuta echipa să o evite.

După cum sugerează și numele, copleșirea prin e-mail este experiența de a fi complet depășit de căsuța de e-mail. Când nu mai puteți controla fluxul de e-mail în căsuța dvs. de e-mail, sosesc mult mai multe e-mailuri în fiecare zi decât ați putea sorta și la care ați putea răspunde vreodată. De-a lungul timpului, numărul de e-mailuri necitite, nesortate și fără răspuns continuă să crească până când numărul este atât de mare încât te simți stresat de fiecare dată când deschizi căsuța de e-mail.

Dacă sună stresant, pentru că este. Și atunci când echipa ta se luptă cu supraîncărcarea e-mailurilor, aceasta poate avea o varietate de efecte adverse, inclusiv:

• Scăderea productivității. A face față copleșirii prin e-mail necesită timp și energie pe care echipa ta le poate cheltui pentru sarcini mai critice. Acest lucru poate duce la o productivitate redusă în general.
• Lipsesc e-mailuri importante. Atunci când echipa ta se ocupă cu sute (sau chiar mii!) de e-mailuri, mesajele importante se pot pierde cu ușurință în dezordine sau pot avea dificultăți în a găsi un e-mail important atunci când este nevoie. Acest lucru poate duce la multe rezultate negative de afaceri, cum ar fi pierderea unui client cheie sau ratarea unei întâlniri importante.
• Risc mai mare de epuizare. Nu se numește e-mail copleșire fără motiv. Copleșirea e-mailurilor este copleșitoare. Și atunci când echipa ta este într-o stare constantă de copleșire, ei sunt expuși unui risc mai mare de epuizare, iar tu ai un risc mai mare de a-i pierde într-un mediu de lucru ostil.

Lăsarea e-mailurilor să scape de sub control poate avea un impact serios asupra echipei dvs. Dar dacă vă susțineți echipa în mod corespunzător și o ajutați să își gestioneze e-mailurile, aceasta poate avea multe efecte pozitive, inclusiv:

• Productivitate crescuta. Atunci când echipa ta nu este îngrijorată de mizeria din căsuțele lor de e-mail, se pot concentra mai bine pe munca care contează. Acest lucru crește atât productivitatea individuală, cât și cea a echipei.
• Mai mult timp și mai puțin risc de epuizare. A face față unei căsuțe de e-mail aglomerate necesită timp. Prin eliminarea copleșirii prin e-mail, oferiți echipei dvs. acel timp înapoi, ajutându-i să se simtă mai puțin copleșiți (și mai puțin probabil să se epuizeze) în general.
• Capacitate mai mare de deconectare la sfârșitul zilei. Pentru mulți oameni, simpla știre a sortării și a răspunde la sute de e-mailuri poate face dificilă relaxarea în afara orelor de lucru. Permiterea echipei dvs. să se închidă după orele de lucru facilitează deconectarea, ceea ce este cheia echilibrului dintre viața profesională și viața privată.

5 sfaturi pentru a evita copleșirea prin e-mail

Dacă doriți să creați un mediu de lucru productiv și de susținere și să păstrați talentul de top în compania dvs., să vă ajutați echipa să evite supraîncărcarea e-mailurilor nu este negociabil. Dar cum faci asta?

1. Setați parametri clari pentru cum și când să utilizați e-mailul

Inboxurile pot scăpa rapid de sub control atunci când angajații nu înțeleg cum și când să folosească e-mailul. Fără parametri clari, angajații pot trimite cu ușurință prea multe e-mailuri, pot trimite e-mailuri prea frecvent și pot trimite e-mailuri către contactul greșit. Obtii poza.

Din fericire, există o soluție simplă și simplă: stabilirea unor politici și proceduri clare cu privire la cum și când să folosești e-mailul și apoi să-i aduci pe toți membrii echipei (și, în mod ideal, în cadrul organizației) cu acele politici și proceduri.

Având parametri clari pentru utilizarea e-mailului, împiedică echipa dvs. de a sorta e-mailurile inutile, excesive sau redundante. Aceasta este cheia pentru controlul copleșirii e-mailurilor. Așa că gândiți-vă cum doriți ca echipa dvs. să folosească (și să nu folosească!) e-mailul. Apoi dezvoltați linii directoare pentru echipa dvs. în legătură cu aceste bune practici.

Deși modalitatea „corectă” de a utiliza e-mailul variază în funcție de echipă și organizație atunci când vă proiectați politicile și procedurile, luați în considerare următoarele:

• Cazuri de utilizare adecvate și inadecvate pentru e-mail
• Orele de funcționare prin e-mail. Este ok să trimiți un e-mail în afara orelor de lucru sau ar trebui cineva să aștepte până a doua zi?
• Timpi de răspuns așteptați
• Cadență adecvată de e-mail de urmărire. Cât timp ar trebui să aștepte membrii echipei înainte de a trimite un e-mail de urmărire?
• Orientări pentru cc'ing colegii
• Clasificarea sau etichetarea e-mailurilor urgente, cum ar fi e-mailurile în afara biroului, cu un anumit subiect

Fii specific. Cu cât sunteți mai clar cum ar trebui și cum nu ar trebui să fie folosit e-mailul, cu atât mai bine vă puteți ajuta echipa să depășească e-mailul.

2. Faceți din organizare o prioritate

Când deschideți căsuța de e-mail, vedeți sute de e-mailuri necitite și nu aveți idee ce e-mailuri au nevoie de un răspuns (cereri neurgente sau e-mailuri de marketing), poate fi copleșitor chiar și pentru cel mai bun angajat.

Deci, dacă doriți să vă ajutați echipa să evite copleșirea prin e-mail, ajutați-o să-și organizeze căsuțele de e-mail.

Întrebați-i care consideră că sunt cele mai mari provocări ale lor cu căsuța de e-mail. Apoi investiți în instrumente de gestionare a e-mailului pentru a-i ajuta să depășească aceste provocări și să-și controleze mai bine căsuțele de e-mail.

Cu cât căsuțele de e-mail ale echipelor dvs. sunt mai organizate, cu atât le pot gestiona mai bine și cu atât este mai puțin probabil să se confrunte cu e-mailul copleșit.

3. Blocați timpul pentru e-mailuri

Dacă angajații își verifică e-mailul la fiecare cinci minute sau simt că trebuie să-și verifice e-mailul din când în când, se luptă să-și ducă la bun sfârșit munca.

În loc să creați o așteptare de conectivitate constantă și răspunsuri instantanee la e-mail, ajutați-vă echipa să dezvolte limite mai bune pentru e-mail, setând anumite ore de blocare în timpul zilei de lucru pentru a-și gestiona căsuțele de e-mail.

De exemplu, în loc să-și pună echipa să verifice e-mailul în mod constant pe parcursul zilei, puneți-le să blocheze trei blocuri de 30 de minute pe zi pentru diferite activități.

Acordarea echipei tale de timp și spațiu pentru a-și gestiona e-mailul împiedică e-mailul să se răspândească în restul zilei. Acest lucru poate ajuta la creșterea concentrației și a productivității și poate menține e-mailul copleșit sub control.

4. Creați șabloane de e-mail

Un alt factor care contribuie la copleșirea e-mailului este scrierea și trimiterea aceluiași e-mail mereu și din nou pe parcursul zilei.

Dar vestea bună? Dacă acest e-mail de tip marmotă provoacă inundarea echipei dvs., există o soluție simplă: generatorul de șabloane de e-mail.

Crearea de șabloane de e-mail pentru tipurile de e-mailuri pe care echipa ta le trimite și le primește cel mai des poate economisi timp și energie. În loc să începeți de la zero și să scrieți un e-mail nou de fiecare dată (care poate fi de mai multe ori pe zi sau chiar de mai multe ori pe oră, în funcție de e-mail), echipa dvs. trebuie doar să copieze și să lipească șablonul și să-l personalizeze cu numele destinatarului sau alte detalii relevante și apăsați pe trimitere. Personalizarea e-mailului este mai rapidă, mai ușoară, mai puțin obositoare și vă poate ajuta echipa să își gestioneze mai bine e-mailul.

Concluzia? Echipa ta trimite o mulțime de e-mailuri în fiecare zi, dintre care multe sunt practic identice. Crearea de șabloane care îi ajută să trimită e-mailuri aproape identice mai eficient ajută la creșterea productivității și la reducerea epuizării și a frustrării.

5. Conduceți prin exemplu

Echipele apelează la liderii lor pentru a afla cum lucrează și ce comportamente sunt acceptabile în cultura companiei. Așadar, dacă te îngrijorezi în mod constant pentru cele 10.000 de e-mailuri fără răspuns sau cc întreaga echipă la fiecare e-mail (relevant sau nu), ei vor urma exemplul. Cu alte cuvinte, nu îți poți ajuta echipa să evite copleșirea prin e-mail dacă ești tu însuți copleșit.

Pentru a permite echipei dvs. să-și gestioneze mai bine e-mailurile, dați un exemplu bun. Modelați comportamentul pe care doriți să îl adopte. Arată-le cum să interacționeze cu e-mailurile, să gestioneze căsuțele primite și să rămână organizați.

Dacă doriți ca acestea să se închidă complet la sfârșitul zilei de lucru, nu aruncați e-mailurile la 22:00. Dacă doriți ca angajații dvs. să-și organizeze și să-și gestioneze căsuța de e-mail, organizați-vă propria căsuță de e-mail, apoi ghidați-i prin procesul. Dacă doriți ca angajații dvs. să folosească șabloane de e-mail pentru a economisi timp, utilizați-le singur, apoi împărtășiți cu echipa dvs. beneficiile de economisire a timpului.

Nu le poți spune angajaților tăi să facă un lucru și apoi să facă cu totul altceva. Când căutați să vă ajutați echipa să depășească supraîncărcarea e-mailurilor, mai întâi trebuie să o cuceriți singur.

Evitați supraîncărcarea e-mailului în timp ce permiteți cea mai bună muncă

Echipa ta nu poate face cea mai bună treabă atunci când se simte copleșită. Gestionarea e-mailului face dificilă concentrarea, finalizarea lucrurilor și oprirea. Toate acestea duc la mai puțină productivitate, mai puțină implicare și o experiență generală negativă la locul de muncă.

Deci, ce faci ca să fie corect? Încercați sfaturile de mai sus pentru a rămâne concentrat și organizat.

Îți petreci cea mai mare parte a timpului pentru a ajunge la clienți? Aflați ce este automatizarea e-mailului și cum o puteți utiliza în avantajul dvs.