5 maneiras fáceis de dizer adeus ao e-mail sobrecarregado e esgotado

Estamos no meio da Grande Demissão, com funcionários deixando seus empregos em números recordes.

Mais de 24 milhões de pessoas deixaram seus empregos no segundo semestre de 2021; cerca de 4,3 milhões de pessoas só em dezembro.

E um dos principais impulsionadores desse êxodo de trabalho em massa?

Esgotamento!

Os funcionários estão cansados ​​de se sentir sobrecarregados com seu trabalho. Portanto, se você deseja manter os melhores talentos em sua empresa, é importante fazer todo o possível para ajudar sua equipe a evitar essa sobrecarga – incluindo o gerenciamento de seus e-mails.

Mas como exatamente você faz isso? Vejamos cinco dicas para ajudar sua equipe a controlar suas caixas de entrada, manter o esgotamento sob controle e melhorar a retenção de funcionários em sua organização.

Por que vencer a sobrecarga de e-mail é tão importante?

Primeiras coisas primeiro. Antes de falarmos sobre como você pode ajudar sua equipe a vencer a sobrecarga de e-mail, vamos falar rapidamente sobre o que é sobrecarga de e-mail e por que é uma necessidade absoluta ajudar sua equipe a evitá-la.

Como o nome sugere, a sobrecarga de e-mail é a experiência de ser completamente dominada pela sua caixa de entrada. Quando você não pode mais controlar o fluxo de e-mail em sua caixa de entrada, muito mais e-mails chegam todos os dias do que você poderia classificar e responder. Com o tempo, o número de e-mails não lidos, não classificados e não respondidos continua crescendo até que o número seja tão grande que você se sinta estressado toda vez que abrir sua caixa de entrada.

Se parece estressante, é porque é. E quando sua equipe luta com a sobrecarga de e-mail, isso pode ter vários efeitos adversos, incluindo:

• Diminuição da produtividade. Lidar com a sobrecarga de e-mail leva tempo e energia que sua equipe pode gastar em tarefas mais críticas. Isso pode levar à redução da produtividade geral.
• E-mails importantes ausentes. Quando sua equipe lida com centenas (ou até milhares!) de e-mails, mensagens importantes podem facilmente se perder na confusão ou podem ter dificuldade em rastrear um e-mail importante quando necessário. Isso pode levar a muitos resultados de negócios negativos, como perder um cliente importante ou perder uma reunião importante.
• Maior risco de esgotamento. Não é chamado de sobrecarga de e-mail sem motivo. A sobrecarga de e-mail é esmagadora. E quando sua equipe está em constante estado de sobrecarga, eles correm maior risco de esgotamento e você corre maior risco de perdê-los para um ambiente de trabalho hostil.

Deixar que os e-mails saiam do controle pode afetar seriamente sua equipe. Mas se você apoiar sua equipe adequadamente e ajudá-los a gerenciar seus e-mails, isso pode ter muitos efeitos positivos, incluindo:

• Produtividade aumentada. Quando sua equipe não está preocupada com a bagunça em suas caixas de entrada, eles podem se concentrar melhor no trabalho que importa. Isso aumenta a produtividade individual e da equipe.
• Mais tempo e menos risco de burnout. Lidar com uma caixa de entrada desordenada é demorado. Ao eliminar a sobrecarga de e-mail, você devolve esse tempo à sua equipe, ajudando-os a se sentirem menos sobrecarregados (e menos propensos a esgotar-se) em geral.
• Maior capacidade de fazer logoff no final do dia. Para muitas pessoas, simplesmente saber como classificar e responder a centenas de e-mails pode dificultar o relaxamento fora do horário comercial. Permitir que sua equipe desligue após o horário de trabalho facilita a desconexão, o que é fundamental para o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

5 dicas para evitar a sobrecarga de emails

Se você deseja criar um ambiente de trabalho produtivo e de suporte e reter os melhores talentos em sua empresa, ajudar sua equipe a evitar a sobrecarga de e-mail não é negociável. Mas como você faz isso?

1. Defina parâmetros claros sobre como e quando usar o e-mail

As caixas de entrada podem sair rapidamente do controle quando os funcionários não entendem como e quando usar o email. Sem parâmetros claros, os funcionários podem facilmente enviar muitos e-mails, enviar e-mails com muita frequência e enviar e-mails para o contato errado. Você começa a imagem.

Felizmente, existe uma solução simples e direta: definir políticas e procedimentos claros sobre como e quando usar o e-mail e, em seguida, fazer com que todos em sua equipe (e, idealmente, dentro de sua organização) aceitem essas políticas e procedimentos.

Ter parâmetros claros para uso de e-mail evita que sua equipe tenha que classificar e-mails desnecessários, excessivos ou redundantes. Essa é a chave para controlar a sobrecarga de e-mail. Portanto, pense em como você deseja que sua equipe use (e não use!) o e-mail. Em seguida, desenvolva diretrizes para sua equipe em torno dessas práticas recomendadas.

Embora a maneira "certa" de usar o e-mail varie de acordo com a equipe e a organização ao projetar suas políticas e procedimentos, considere o seguinte:

• Casos de uso apropriados e inadequados para e-mail
• Horário de funcionamento do e-mail. Posso enviar um e-mail fora do horário comercial ou alguém deve esperar até o dia seguinte?
• Tempos de resposta esperados
• Cadência de e-mail de acompanhamento adequada. Quanto tempo os membros da equipe devem esperar antes de enviar um e-mail de acompanhamento?
• Diretrizes para enviar cc aos colegas
• Categorizar ou rotular e-mails urgentes, como e-mails fora do escritório, com uma linha de assunto específica

Seja específico. Quanto mais claro você for sobre como o e-mail deve e não deve ser usado, melhor você pode ajudar sua equipe a vencer a sobrecarga de e-mail.

2. Faça da organização uma prioridade

Quando você abre sua caixa de entrada, vê milhares de e-mails não lidos e não tem ideia de quais e-mails precisam de resposta (solicitações não urgentes ou e-mails de marketing), pode ser esmagador até mesmo para o melhor funcionário.

Portanto, se você quiser ajudar sua equipe a evitar a sobrecarga de e-mails, ajude-os a organizar suas caixas de entrada.

Pergunte a eles quais são seus maiores desafios com suas caixas de entrada. Em seguida, invista em ferramentas de gerenciamento de e-mail para ajudá-los a superar esses desafios e controlar melhor suas caixas de entrada.

Quanto mais organizadas forem as caixas de entrada de suas equipes, melhor elas poderão gerenciá-las e menor será a probabilidade de sobrecarga de e-mails.

3. Bloqueie o tempo para e-mails

Se os funcionários verificam seus e-mails a cada cinco minutos ou sentem que precisam verificar seus e-mails de vez em quando, eles lutam para realizar seu trabalho.

Em vez de criar uma expectativa de conectividade constante e respostas instantâneas por e-mail, ajude sua equipe a desenvolver melhores limites de e-mail, definindo horários específicos para bloquear durante o dia de trabalho para gerenciar suas caixas de entrada.

Por exemplo, em vez de sua equipe verificar seus e-mails constantemente ao longo do dia, faça com que eles bloqueiem três blocos de 30 minutos por dia para diferentes atividades.

Dar à sua equipe tempo e espaço dedicados para gerenciar seus e-mails evita que os e-mails se espalhem pelo resto do dia. Isso pode ajudar a aumentar o foco e a produtividade e manter a sobrecarga de e-mails sob controle.

4. Crie modelos de e-mail

Outro fator que contribui para a sobrecarga de e-mails é escrever e enviar o mesmo e-mail várias vezes ao longo do dia.

Mas a boa notícia? Se esse e-mail do tipo marmota está fazendo com que sua equipe fique inundada, há uma solução simples: construtor de modelo de e-mail.

Criar modelos de e-mail para os tipos de e-mails que sua equipe envia e recebe com mais frequência pode economizar tempo e energia. Em vez de começar do zero e escrever um novo email a cada vez (que pode ser várias vezes ao dia ou até várias vezes por hora, dependendo do email), sua equipe só precisa copiar e colar o modelo e personalizá-lo com o nome do destinatário ou outros detalhes relevantes e pressione enviar. A personalização de e-mail é mais rápida, fácil, menos tediosa e pode ajudar sua equipe a gerenciar melhor seus e-mails.

Linha inferior? Sua equipe envia toneladas de e-mails todos os dias, muitos dos quais são praticamente idênticos. A criação de modelos que os ajudam a enviar e-mails quase idênticos com mais eficiência ajuda a aumentar a produtividade e reduzir o desgaste e a frustração.

5. Lidere pelo exemplo

As equipes recorrem a seus líderes para aprender como trabalham e quais comportamentos são aceitáveis ​​dentro da cultura da empresa. Portanto, se você está constantemente se preocupando com seus 10.000 e-mails não respondidos ou cc toda a sua equipe em todos os e-mails (relevantes ou não), eles seguirão o exemplo. Em outras palavras, você não pode ajudar sua equipe a evitar a sobrecarga de e-mails se estiver sobrecarregado.

Para permitir que sua equipe gerencie melhor seus e-mails, dê um bom exemplo. Modele o comportamento que você quer que eles adotem. Mostre a eles como interagir com e-mails, gerenciar caixas de entrada e se manter organizado.

Se você quiser que eles desliguem completamente no final do dia de trabalho, não derrube e-mails às 22h. Se você deseja que seus funcionários organizem e gerenciem suas caixas de entrada, organize sua própria caixa de entrada e, em seguida, guie-os pelo processo. Se você deseja que seus funcionários usem modelos de e-mail para economizar tempo, use-os você mesmo e compartilhe os benefícios de economia de tempo com sua equipe.

Você não pode dizer aos seus funcionários para fazer uma coisa e depois fazer algo completamente diferente. Ao procurar ajudar sua equipe a superar a sobrecarga de e-mail, você deve primeiro conquistá-la.

Evite a sobrecarga de e-mail enquanto permite o melhor trabalho

Sua equipe não pode fazer seu melhor trabalho quando está se sentindo sobrecarregada. O gerenciamento de e-mail dificulta o foco, a execução e o desligamento. Tudo isso leva a menos produtividade, menos engajamento e uma experiência geral negativa no trabalho.

Então, o que você faz para acertar? Experimente as dicas acima para manter o foco e se manter organizado.

A maior parte do seu tempo é gasto em contato com os clientes? Saiba o que é automação de e-mail e como você pode usá-la a seu favor.