5 semplici modi per dire addio a email overwhelm e burnout

Siamo nel bel mezzo delle Grandi Dimissioni, con i dipendenti che lasciano il lavoro in numero record.

Più di 24 milioni di persone hanno lasciato il lavoro nella seconda metà del 2021; circa 4,3 milioni di persone nel solo mese di dicembre.

E uno dei principali motori di questo esodo lavorativo di massa?

Bruciato!

I dipendenti sono stanchi di sentirsi sopraffatti dal proprio lavoro. Quindi, se vuoi mantenere i migliori talenti nella tua azienda, è importante fare tutto il possibile per aiutare il tuo team a evitare questa sopraffazione, inclusa la gestione della posta elettronica.

Ma come lo fai esattamente? Diamo un'occhiata a cinque suggerimenti per aiutare il tuo team a tenere sotto controllo le proprie caselle di posta, tenere a bada il burnout e migliorare la fidelizzazione dei dipendenti nella tua organizzazione.

Perché battere l'e-mail sopraffare è così importante?

Cominciando dall'inizio. Prima di passare al modo in cui puoi aiutare il tuo team a sconfiggere il sovraccarico di posta elettronica, tocchiamo rapidamente cos'è il sovraccarico di posta elettronica e perché è assolutamente necessario aiutare il tuo team a evitarlo.

Come suggerisce il nome, l'e-mail overwhelm è l'esperienza di essere completamente sopraffatti dalla tua casella di posta. Quando non puoi più controllare il flusso di e-mail nella tua casella di posta, ogni giorno arrivano molte più e-mail di quante potresti mai ordinare e rispondere. Nel tempo, il numero di e-mail non lette, non ordinate e senza risposta continua a crescere fino a quando il numero non è così grande che ti senti stressato ogni volta che apri la tua casella di posta.

Se suona stressante, è perché lo è. E quando il tuo team ha problemi con il sovraccarico della posta elettronica, può avere una serie di effetti negativi, tra cui:

• Diminuzione della produttività. Gestire il sovraccarico della posta elettronica richiede tempo ed energia che il tuo team può dedicare a compiti più critici. Ciò può comportare una riduzione della produttività complessiva.
• E-mail importanti mancanti. Quando il tuo team si occupa di centinaia (o addirittura migliaia!) di e-mail, i messaggi importanti possono facilmente perdersi nel disordine o possono avere difficoltà a rintracciare un'e-mail importante quando necessario. Ciò può portare a molti esiti aziendali negativi, come la perdita di un cliente chiave o la mancanza di un incontro importante.
• Maggior rischio di burnout. Non si chiama sopraffazione della posta elettronica senza motivo. Il sovraccarico delle e-mail è travolgente. E quando il tuo team è in un costante stato di sopraffazione, è maggiormente a rischio di burnout e tu sei maggiormente a rischio di perderlo a causa di un ambiente di lavoro ostile.

Lasciare che le e-mail sfuggano di mano può avere un serio impatto sul tuo team. Ma se sostieni adeguatamente il tuo team e lo aiuti a gestire le loro e-mail, può avere molti effetti positivi, tra cui:

• Produttività incrementata. Quando il tuo team non è preoccupato per il disordine nelle loro caselle di posta, può concentrarsi meglio sul lavoro che conta. Ciò aumenta la produttività sia individuale che di squadra.
• Più tempo e meno rischi di burnout. Gestire una casella di posta ingombra richiede tempo. Eliminando il sovraccarico delle e-mail, restituisci al tuo team quel tempo, aiutandolo a sentirsi meno sopraffatto (e meno incline a esaurirsi) nel complesso.
• Maggiore capacità di disconnessione a fine giornata. Per molte persone, semplicemente sapere come ordinare e rispondere a centinaia di e-mail può rendere difficile rilassarsi al di fuori dell'orario di lavoro. Consentire al tuo team di spegnersi dopo l'orario di lavoro rende più facile la disconnessione, che è la chiave per l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

5 consigli per evitare il sovraccarico della posta elettronica

Se desideri creare un ambiente di lavoro produttivo e di supporto e trattenere i migliori talenti della tua azienda, aiutare il tuo team a evitare il sovraccarico di posta elettronica non è negoziabile. Ma come si fa?

1. Impostare parametri chiari su come e quando utilizzare la posta elettronica

Le caselle di posta possono rapidamente perdere il controllo quando i dipendenti non capiscono come e quando utilizzare la posta elettronica. Senza parametri chiari, i dipendenti possono facilmente inviare troppe e-mail, inviare e-mail con troppa frequenza e inviare e-mail al contatto sbagliato. Ottieni l'immagine.

Fortunatamente, esiste una soluzione semplice e diretta: definire politiche e procedure chiare su come e quando utilizzare la posta elettronica e quindi coinvolgere tutti i membri del team (e, idealmente, all'interno dell'organizzazione) con tali politiche e procedure.

Avere parametri chiari per l'utilizzo della posta elettronica impedisce al tuo team di dover ordinare e-mail non necessarie, eccessive o ridondanti. Questa è la chiave per controllare il sovraccarico della posta elettronica. Quindi pensa a come vuoi che il tuo team utilizzi (e non usi!) la posta elettronica. Quindi sviluppa linee guida per il tuo team su queste best practice.

Sebbene il modo "corretto" di utilizzare la posta elettronica vari in base al team e all'organizzazione durante la progettazione delle politiche e delle procedure, considerare quanto segue:

• Casi d'uso appropriati e inappropriati per la posta elettronica
• Orario di operatività della posta elettronica. Va bene inviare un'e-mail al di fuori dell'orario di lavoro o qualcuno dovrebbe aspettare fino al giorno successivo?
• Tempi di risposta previsti
• Appropriata cadenza e-mail di follow-up. Quanto tempo devono attendere i membri del team prima di inviare un'e-mail di follow-up?
• Linee guida per i colleghi di cc'ing
• Classificazione o etichettatura di e-mail urgenti come le e-mail fuori sede con una riga dell'oggetto specifica

Sii specifico. Più chiaro sei su come l'e-mail dovrebbe e non dovrebbe essere utilizzata, meglio puoi aiutare il tuo team a sconfiggere la sopraffazione dell'e-mail.

2. Rendi l'organizzazione una priorità

Quando apri la tua casella di posta, vedi migliaia di e-mail non lette e non hai idea di quali e-mail hanno bisogno di una risposta (richieste non urgenti o e-mail di marketing), può essere opprimente anche per il miglior dipendente.

Quindi, se vuoi aiutare il tuo team a evitare il sovraccarico della posta elettronica, aiutali a organizzare le loro caselle di posta.

Chiedi loro quali ritengono essere le loro maggiori sfide con le loro caselle di posta. Quindi investi in strumenti di gestione della posta elettronica per aiutarli a superare queste sfide e controllare meglio le loro caselle di posta.

Più sono organizzate le caselle di posta dei tuoi team, meglio possono gestirle e meno è probabile che subiscano un sovraccarico della posta elettronica.

3. Blocca il tempo per le e-mail

Se i dipendenti controllano la posta elettronica ogni cinque minuti o sentono di dover controllare la posta elettronica di tanto in tanto, hanno difficoltà a portare a termine il proprio lavoro.

Invece di creare un'aspettativa di connettività costante e risposte e-mail istantanee, aiuta il tuo team a sviluppare limiti e-mail migliori impostando orari specifici da bloccare durante la giornata lavorativa per gestire le proprie caselle di posta.

Ad esempio, invece di fare in modo che il tuo team controlli la posta elettronica costantemente durante il giorno, chiedigli di bloccare tre blocchi di 30 minuti al giorno per attività diverse.

Dare al tuo team tempo e spazio dedicati per gestire la propria posta elettronica impedisce che la posta si riversi nel resto della giornata. Questo può aiutare ad aumentare la concentrazione e la produttività e tenere sotto controllo il sovraccarico di posta elettronica.

4. Crea modelli di email

Un altro fattore che contribuisce a sopraffare le e-mail è scrivere e inviare la stessa e-mail più e più volte durante il giorno.

Ma la buona notizia? Se questa e-mail di tipo marmotta sta causando l'inondazione del tuo team, c'è una soluzione semplice: generatore di modelli di e-mail.

La creazione di modelli di email per i tipi di email che il tuo team invia e riceve più spesso può far risparmiare tempo ed energia. Invece di ricominciare da zero e scrivere ogni volta una nuova e-mail (che può essere più volte al giorno o anche più volte all'ora a seconda dell'e-mail), il tuo team deve solo copiare e incollare il modello e personalizzarlo con il nome del destinatario o altri dettagli rilevanti e premere invia. La personalizzazione dell'e-mail è più veloce, più semplice, meno noiosa e può aiutare il tuo team a gestire meglio la propria e-mail.

Linea di fondo? Il tuo team invia tonnellate di e-mail ogni giorno, molte delle quali sono praticamente identiche. La creazione di modelli che li aiutino a inviare e-mail quasi identiche in modo più efficiente aiuta ad aumentare la produttività e a ridurre il burnout e la frustrazione.

5. Dare l'esempio

I team si rivolgono ai loro leader per sapere come lavorano e quali comportamenti sono accettabili all'interno della cultura aziendale. Quindi, se sei costantemente preoccupato per le tue 10.000 e-mail senza risposta o cc il tuo intero team su ogni e-mail (rilevante o meno), seguiranno l'esempio. In altre parole, non puoi aiutare il tuo team a evitare il sovraccarico delle e-mail se sei tu stesso sopraffatto.

Per consentire al tuo team di gestire meglio la propria posta elettronica, dai il buon esempio. Modella il comportamento che vuoi che adottino. Mostra loro come interagire con le e-mail, gestire le caselle di posta e rimanere organizzato.

Se vuoi che si chiudano completamente alla fine della giornata lavorativa, non abbattere le e-mail alle 22:00. Se vuoi che i tuoi dipendenti organizzino e gestiscano le loro caselle di posta, organizza la tua casella di posta, quindi guidali attraverso il processo. Se vuoi che i tuoi dipendenti utilizzino i modelli di email per risparmiare tempo, usali tu stesso, quindi condividi i vantaggi di risparmio di tempo con il tuo team.

Non puoi dire ai tuoi dipendenti di fare una cosa e poi fare qualcosa di completamente diverso. Quando cerchi di aiutare il tuo team a superare il sovraccarico di posta elettronica, devi prima conquistarlo da solo.

Evita il sovraccarico della posta elettronica mentre consenti il ​​lavoro migliore

Il tuo team non può fare del suo meglio quando si sente sopraffatto. La gestione della posta elettronica rende difficile concentrarsi, portare a termine le cose e spegnere. Tutto ciò porta a una minore produttività, meno coinvolgimento e un'esperienza complessivamente negativa sul lavoro.

Allora cosa fai per farlo bene? Prova i suggerimenti di cui sopra per rimanere concentrato e organizzato.

Dedichi la maggior parte del tuo tempo a contattare i clienti? Scopri cos'è l'automazione della posta elettronica e come puoi utilizzarla a tuo vantaggio.