告别电子邮件不堪重负和倦怠的 5 种简单方法

我们正处于大辞职之中，员工离职人数创历史新高。

2021年下半年有超过2400万人辞职； 仅在 12 月就有大约 430 万人。

这种大规模工作外流的主要驱动力之一是什么？

燃尽！

员工厌倦了对工作感到不知所措。 因此，如果您想在公司留住顶尖人才，尽您所能帮助您的团队避免这种不堪重负的情况非常重要——包括管理他们的电子邮件。

但是你到底是怎么做到的呢？ 让我们看看五个技巧，以帮助您的团队控制收件箱，防止倦怠，并提高组织中的员工保留率。

为什么击败电子邮件如此重要？

第一件事。 在我们开始讨论如何帮助您的团队克服电子邮件淹没之前，让我们快速了解一下电子邮件淹没是什么以及为什么绝对必须帮助您的团队避免它。

顾名思义，电子邮件淹没是一种完全被收件箱压倒的体验。 当您无法再控制收件箱中的电子邮件流时，每天到达的电子邮件数量远远超过您可以整理和回复的数量。 随着时间的推移，未读、未分类和未答复的电子邮件数量不断增加，直到数量如此之大，以至于您每次打开收件箱时都会感到压力。

如果这听起来有压力，那是因为它是。 当您的团队因电子邮件过载而苦苦挣扎时，它可能会产生各种不利影响，包括：

• 生产力下降。 处理大量电子邮件需要花费时间和精力，您的团队可以将这些时间和精力花在更关键的任务上。 这会导致整体生产力降低。
• 缺少重要的电子邮件。 当您的团队处理数百（甚至数千！）封电子邮件时，重要的邮件很容易在混乱中丢失，或者他们很难在需要时追踪一封重要的电子邮件。 这可能会导致许多负面的业务结果，例如失去关键客户或错过重要会议。
• 倦怠的风险更高。 它不是无缘无故地称为电子邮件压倒性的。 电子邮件不堪重负。 当您的团队一直处于不堪重负的状态时，他们面临更大的倦怠风险，而您更有可能将他们丢给敌对的工作环境。

让电子邮件失控会严重影响您的团队。 但是，如果您适当地支持您的团队并帮助他们管理他们的电子邮件，它可以产生许多积极的影响，包括：

• 提高生产力。 当您的团队不担心收件箱中的混乱时，他们可以更好地专注于重要的工作。 这提高了个人和团队的生产力。
• 更多的时间和更少的倦怠风险。 处理杂乱的收件箱非常耗时。 通过消除电子邮件不堪重负，您可以让您的团队重新获得时间，从而帮助他们减少整体上的压力（并且不太可能精疲力尽）。
• 在一天结束时注销的能力更强。 对于许多人来说，仅仅知道如何整理和回复数百封电子邮件就很难在工作时间之外放松。 允许您的团队在下班后关闭可以更轻松地断开连接，这是工作与生活平衡的关键。

避免电子邮件不堪重负的 5 个技巧

如果您想在公司创造一个高效、支持性的工作环境并留住顶尖人才，那么帮助您的团队避免电子邮件超载是不可协商的。 但是，你是怎么做的？

1. 为如何以及何时使用电子邮件设置明确的参数

当员工不了解如何以及何时使用电子邮件时，收件箱会迅速失控。 如果没有明确的参数，员工很容易发送过多的电子邮件、过于频繁地发送电子邮件以及将电子邮件发送给错误的联系人。 你得到图片。

幸运的是，有一个简单直接的解决方案：围绕如何以及何时使用电子邮件设置明确的政策和程序，然后让团队中的每个人（理想情况下，在您的组织内）都参与这些政策和程序。

拥有明确的电子邮件使用参数可以防止您的团队不得不对不必要、过多或多余的电子邮件进行分类。 这是控制电子邮件淹没的关键。 所以想想你希望你的团队如何使用（而不是使用！）电子邮件。 然后围绕这些最佳实践为您的团队制定指导方针。

虽然在设计策略和程序时使用电子邮件的“正确”方式因团队和组织而异，但请考虑以下事项：

• 电子邮件的适当和不适当用例
• 电子邮件操作时间。 可以在工作时间以外发送电子邮件，还是应该等到第二天？
• 预期响应时间
• 适当的后续电子邮件节奏。 团队成员在发送后续电子邮件之前应该等待多长时间？
• 抄送同事指南
• 使用特定主题行对紧急电子邮件（例如外出电子邮件）进行分类或标记

请明确点。 您越清楚应该如何使用电子邮件，不应该如何使用电子邮件，就越能帮助您的团队战胜电子邮件。

2. 优先考虑组织

当您打开收件箱，看到 1000 封未读电子邮件，却不知道哪些电子邮件需要回复（非紧急请求或营销电子邮件）时，即使是最优秀的员工也会感到不知所措。

因此，如果您想帮助您的团队避免电子邮件不堪重负，请帮助他们整理收件箱。

询问他们发现收件箱面临的最大挑战是什么。 然后投资电子邮件管理工具，帮助他们克服这些挑战并更好地控制收件箱。

您的团队的收件箱组织得越有条理，他们就能更好地管理它们，并且他们遇到电子邮件不堪重负的可能性就越小。

3.阻止电子邮件的时间

如果员工每五分钟查看一次电子邮件，或者觉得他们需要不时查看电子邮件，他们就很难完成工作。

与其创建对持续连接和即时电子邮件回复的期望，不如通过在工作日设置特定时间阻止来管理他们的收件箱，帮助您的团队制定更好的电子邮件边界。

例如，与其让您的团队在一天中不断地检查他们的电子邮件，不如让他们每天为不同的活动屏蔽三个 30 分钟的时间段。

为您的团队提供专门的时间和空间来管理他们的电子邮件，以防止电子邮件溢出到一天的其余时间。 这可以帮助提高注意力和生产力，并控制电子邮件不堪重负。

4. 创建电子邮件模板

导致电子邮件不堪重负的另一个因素是全天一遍又一遍地编写和发送相同的电子邮件。

但好消息？ 如果这种土拨鼠式的电子邮件导致您的团队被淹没，有一个简单的解决方案：电子邮件模板生成器。

为您的团队最常发送和接收的电子邮件类型创建电子邮件模板可以节省时间和精力。 您的团队无需从头开始并每次都写一封新电子邮件（可能一天多次甚至一小时多次，具体取决于电子邮件），您的团队只需要复制和粘贴模板并使用收件人姓名或其他相关细节并按提交。 电子邮件自定义更快、更容易、更不乏味，并且可以帮助您的团队更好地管理他们的电子邮件。

底线？ 您的团队每天发送大量电子邮件，其中许多几乎相同。 创建帮助他们更有效地发送几乎相同的电子邮件的模板有助于提高生产力并减少倦怠和挫败感。

5. 以身作则

团队向他们的领导者求助，以了解他们的工作方式以及公司文化中可以接受的行为。 因此，如果您经常为 10,000 封未回复的电子邮件而烦恼，或者在每封电子邮件（相关或不相关）上抄送整个团队，他们也会效仿。 换句话说，如果您自己不堪重负，您将无法帮助您的团队避免电子邮件不堪重负。

为了让您的团队更好地管理他们的电子邮件，请树立一个好榜样。 为您希望他们采取的行为建模。 向他们展示如何处理电子邮件、管理收件箱并保持井井有条。

如果您希望他们在工作日结束时完全关闭，请不要在晚上 10 点关闭电子邮件。 如果您希望您的员工组织和管理他们的收件箱，请组织您自己的收件箱，然后引导他们完成您的流程。 如果您希望您的员工使用电子邮件模板来节省时间，请自己使用它们，然后与您的团队分享节省时间的好处。

你不能告诉你的员工做一件事，然后做完全不同的事情。 在寻求帮助您的团队突破电子邮件过载的问题时，您必须首先自己克服它。

在实现最佳工作的同时避免电子邮件过载

当您的团队感到不知所措时，他们无法做到最好。 电子邮件管理使您难以集中注意力、完成工作和关机。 所有这些都会导致工作效率降低、参与度降低以及总体上的负面工作体验。

那么你要怎么做才能使它正确呢？ 尝试上述技巧以保持专注并保持井井有条。

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