5 Cara Mudah untuk Mengucapkan Selamat Tinggal pada Email yang Kewalahan dan Kejenuhan

Kami berada di tengah-tengah Pengunduran Diri Hebat, dengan karyawan meninggalkan pekerjaan mereka dalam jumlah rekor.

Lebih dari 24 juta orang berhenti dari pekerjaan mereka pada paruh kedua tahun 2021; sekitar 4,3 juta orang pada bulan Desember saja.

Dan salah satu pendorong utama eksodus pekerjaan massal ini?

Habis terbakar!

Karyawan lelah merasa kewalahan dengan pekerjaan mereka. Jadi, jika Anda ingin mempertahankan talenta terbaik di perusahaan Anda, penting untuk melakukan semua yang Anda bisa untuk membantu tim Anda menghindari masalah ini – termasuk mengelola email mereka.

Tapi bagaimana tepatnya Anda melakukannya? Mari kita lihat lima tips untuk membantu tim Anda mengendalikan kotak masuk mereka, mencegah kelelahan, dan meningkatkan retensi karyawan di organisasi Anda.

Mengapa mengalahkan email membanjiri begitu penting?

Hal pertama yang pertama. Sebelum kita membahas bagaimana Anda dapat membantu tim Anda mengatasi kewalahan email, mari kita bahas dengan cepat apa itu email kewalahan dan mengapa hal itu mutlak harus dilakukan untuk membantu tim Anda menghindarinya.

Seperti namanya, email overwhelm adalah pengalaman yang sepenuhnya dikuasai oleh kotak masuk Anda. Saat Anda tidak lagi dapat mengontrol aliran email di kotak masuk, jauh lebih banyak email yang masuk setiap hari daripada yang dapat Anda urutkan dan tanggapi. Seiring waktu, jumlah email yang belum dibaca, tidak disortir, dan tidak dijawab terus bertambah hingga jumlahnya sangat banyak sehingga Anda merasa stres setiap kali membuka kotak masuk.

Jika kedengarannya stres, itu karena memang begitu. Dan ketika tim Anda berjuang dengan kelebihan email, itu dapat memiliki berbagai efek buruk, termasuk:

• Produktivitas menurun. Berurusan dengan kebanjiran email membutuhkan waktu dan energi yang dapat dihabiskan tim Anda untuk tugas yang lebih penting. Hal ini dapat menyebabkan penurunan produktivitas secara keseluruhan.
• Kehilangan email penting. Saat tim Anda menangani ratusan (atau bahkan ribuan!) email, pesan penting dapat dengan mudah hilang dalam kekacauan, atau mereka kesulitan melacak email penting saat dibutuhkan. Hal ini dapat menyebabkan banyak hasil bisnis yang negatif, seperti kehilangan pelanggan utama atau melewatkan pertemuan penting.
• Risiko kelelahan yang lebih tinggi. Ini tidak disebut membanjiri email tanpa alasan. Email membanjiri luar biasa. Dan ketika tim Anda terus-menerus kewalahan, mereka berisiko lebih besar kelelahan, dan Anda berisiko lebih besar kehilangan mereka karena lingkungan kerja yang tidak bersahabat.

Membiarkan email lepas kendali dapat berdampak serius pada tim Anda. Tetapi jika Anda mendukung tim Anda dengan benar dan membantu mereka mengelola email mereka, itu dapat memiliki banyak efek positif, termasuk:

• Peningkatan produktivitas. Ketika tim Anda tidak khawatir tentang kekacauan di kotak masuk mereka, mereka dapat lebih fokus pada pekerjaan yang penting. Ini meningkatkan produktivitas individu dan tim.
• Lebih banyak waktu dan lebih sedikit risiko kelelahan. Berurusan dengan kotak masuk yang berantakan memakan waktu. Dengan menghilangkan kewalahan email, Anda memberi tim Anda waktu kembali, membantu mereka merasa tidak terlalu kewalahan (dan cenderung tidak kelelahan) secara keseluruhan.
• Kemampuan yang lebih besar untuk log off di penghujung hari. Bagi banyak orang, hanya dengan mengetahui cara memilah dan membalas ratusan email dapat menyulitkan untuk bersantai di luar jam kerja. Membiarkan tim Anda tutup setelah jam kerja akan mempermudah pemutusan hubungan, yang merupakan kunci keseimbangan kehidupan kerja.

5 tips untuk menghindari email kewalahan

Jika Anda ingin menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan mendukung serta mempertahankan talenta terbaik di perusahaan Anda, membantu tim Anda menghindari kelebihan email tidak dapat dinegosiasikan. Tapi bagaimana Anda melakukannya?

1. Tetapkan parameter yang jelas tentang bagaimana dan kapan menggunakan email

Kotak masuk dapat dengan cepat lepas kendali ketika karyawan tidak mengerti bagaimana dan kapan harus menggunakan email. Tanpa parameter yang jelas, karyawan dapat dengan mudah mengirim terlalu banyak email, mengirim email terlalu sering, dan mengirim email ke kontak yang salah. Anda mendapatkan gambarnya.

Untungnya, ada solusi sederhana dan langsung: menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas tentang bagaimana dan kapan menggunakan email dan kemudian membuat semua orang di tim Anda (dan, idealnya, dalam organisasi Anda) bergabung dengan kebijakan dan prosedur tersebut.

Memiliki parameter yang jelas untuk penggunaan email mencegah tim Anda dari keharusan memilah-milah email yang tidak perlu, berlebihan, atau berlebihan. Ini adalah kunci untuk mengendalikan email yang berlebihan. Jadi pikirkan tentang bagaimana Anda ingin tim Anda menggunakan (dan tidak menggunakan!) email. Kemudian kembangkan panduan untuk tim Anda seputar praktik terbaik ini.

Meskipun cara yang "benar" untuk menggunakan email berbeda-beda menurut tim dan organisasi saat merancang kebijakan dan prosedur Anda, pertimbangkan hal berikut:

• Kasus penggunaan yang tepat dan tidak pantas untuk email
• Jam operasional email. Apakah boleh mengirim email di luar jam kerja, atau haruskah seseorang menunggu hingga hari berikutnya?
• Waktu respons yang diharapkan
• Irama email tindak lanjut yang tepat. Berapa lama anggota tim harus menunggu sebelum mengirim email tindak lanjut?
• Pedoman untuk cc'ing rekan
• Mengategorikan atau memberi label email mendesak seperti email di luar kantor dengan baris subjek tertentu

Jadilah spesifik. Semakin jelas Anda tentang bagaimana email harus dan tidak boleh digunakan, semakin baik Anda dapat membantu tim Anda mengatasi masalah email.

2. Jadikan organisasi sebagai prioritas

Saat Anda membuka kotak masuk Anda, melihat ribuan email yang belum dibaca, dan tidak tahu email mana yang perlu dibalas (permintaan tidak mendesak atau email pemasaran), hal itu bisa membuat kewalahan bahkan untuk karyawan terbaik.

Jadi, jika Anda ingin membantu tim Anda menghindari kebanjiran email, bantu mereka mengatur kotak masuk mereka.

Tanyakan kepada mereka apa yang mereka anggap sebagai tantangan terbesar mereka dengan kotak masuk mereka. Kemudian berinvestasi dalam alat manajemen email untuk membantu mereka mengatasi tantangan ini dan mengontrol kotak masuk mereka dengan lebih baik.

Semakin terorganisir kotak masuk tim Anda, semakin baik mereka dapat mengelolanya, dan semakin kecil kemungkinan mereka mengalami kebanjiran email.

3. Blokir waktu untuk email

Jika karyawan memeriksa email mereka setiap lima menit atau merasa perlu memeriksa email mereka sesekali, mereka berjuang untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Daripada menciptakan ekspektasi konektivitas konstan dan balasan email instan, bantu tim Anda mengembangkan batasan email yang lebih baik dengan menetapkan waktu tertentu untuk memblokir selama hari kerja untuk mengelola kotak masuk mereka.

Misalnya, alih-alih meminta tim Anda memeriksa email mereka terus-menerus sepanjang hari, mintalah mereka memblokir tiga blok 30 menit sehari untuk aktivitas yang berbeda.

Memberi tim Anda waktu dan ruang khusus untuk mengelola email mereka mencegah email menyebar ke sisa hari itu. Ini dapat membantu meningkatkan fokus dan produktivitas serta menjaga agar email tetap terkendali.

4. Buat template email

Faktor lain yang berkontribusi terhadap kewalahan email adalah menulis dan mengirim email yang sama berulang-ulang sepanjang hari.

Tapi kabar baiknya? Jika email jenis groundhog ini menyebabkan tim Anda kebanjiran, ada solusi sederhana: pembuat template email.

Membuat template email untuk jenis email yang paling sering dikirim dan diterima oleh tim Anda dapat menghemat waktu dan energi. Alih-alih memulai dari awal dan menulis email baru setiap kali (yang bisa beberapa kali sehari atau bahkan beberapa kali dalam satu jam tergantung pada email), tim Anda hanya perlu menyalin dan menempelkan template dan menyesuaikannya dengan nama penerima atau rincian lain yang relevan dan tekan kirim. Kustomisasi email lebih cepat, lebih mudah, tidak membosankan, dan dapat membantu tim Anda mengelola email mereka dengan lebih baik.

Intinya? Tim Anda mengirim banyak email setiap hari, banyak di antaranya hampir identik. Membuat template yang membantu mereka mengirim email yang hampir identik secara lebih efisien membantu meningkatkan produktivitas dan mengurangi kelelahan dan frustrasi.

5. Pimpin dengan memberi contoh

Tim beralih ke pemimpin mereka untuk mempelajari bagaimana mereka bekerja dan perilaku apa yang dapat diterima dalam budaya perusahaan. Jadi, jika Anda terus-menerus mengkhawatirkan 10.000 email yang belum dijawab atau cc seluruh tim Anda di setiap email (relevan atau tidak), mereka akan mengikutinya. Dengan kata lain, Anda tidak dapat membantu tim Anda menghindari kewalahan email jika Anda sendiri kewalahan.

Agar tim Anda dapat mengelola email mereka dengan lebih baik, berikan contoh yang baik. Contohkan perilaku yang Anda ingin mereka adopsi. Tunjukkan pada mereka cara berinteraksi dengan email, mengelola kotak masuk, dan tetap teratur.

Jika Anda ingin mereka dimatikan sepenuhnya pada akhir hari kerja, jangan tembak email pada jam 10 malam. Jika Anda ingin karyawan Anda mengatur dan mengelola kotak masuk mereka, atur kotak masuk Anda sendiri, lalu pandu mereka melalui proses Anda. Jika Anda ingin karyawan Anda menggunakan template email untuk menghemat waktu, gunakan sendiri, lalu bagikan manfaat penghematan waktu dengan tim Anda.

Anda tidak dapat memberi tahu karyawan Anda untuk melakukan satu hal dan kemudian melakukan sesuatu yang sama sekali berbeda. Saat ingin membantu tim Anda mengatasi kelebihan email, Anda harus menaklukkannya sendiri terlebih dahulu.

Hindari kelebihan email sambil mengaktifkan pekerjaan terbaik

Tim Anda tidak dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka ketika mereka merasa kewalahan. Manajemen email mempersulit untuk fokus, menyelesaikan sesuatu, dan mematikan. Semua ini mengarah pada produktivitas yang lebih rendah, keterlibatan yang lebih sedikit, dan pengalaman negatif secara keseluruhan di tempat kerja.

Jadi apa yang Anda lakukan untuk memperbaikinya? Cobalah tips di atas untuk tetap fokus dan tetap teratur.

Apakah sebagian besar waktu Anda dihabiskan untuk menjangkau pelanggan? Pelajari apa itu otomatisasi email dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk keuntungan Anda.