5 طرق سهلة للتخلص من الإرهاق والإرهاق عبر البريد الإلكتروني

نحن في خضم الاستقالة الكبرى ، حيث يترك الموظفون وظائفهم بأرقام قياسية.

ترك أكثر من 24 مليون شخص وظائفهم في النصف الثاني من عام 2021 ؛ حوالي 4.3 مليون شخص في ديسمبر وحده.

وأحد الدوافع الرئيسية لهذا النزوح الجماعي للعمل؟

احترق!

لقد سئم الموظفون من الشعور بالإرهاق في عملهم. لذلك إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بأفضل المواهب في شركتك ، فمن المهم أن تفعل كل ما في وسعك لمساعدة فريقك على تجنب هذا الإرهاق - بما في ذلك إدارة بريدهم الإلكتروني.

لكن كيف تفعل ذلك بالضبط؟ دعنا نلقي نظرة على خمس نصائح لمساعدة فريقك في السيطرة على البريد الوارد ، والحفاظ على الإرهاق ، وتحسين الاحتفاظ بالموظفين في مؤسستك.

لماذا يعد التغلب على البريد الإلكتروني أمرًا في غاية الأهمية؟

اهم الاشياء اولا. قبل أن ننتقل إلى كيفية مساعدة فريقك على التغلب على إرباك البريد الإلكتروني ، دعنا نتطرق سريعًا إلى ما هو اكتظاظ البريد الإلكتروني ولماذا لا بد من مساعدة فريقك على تجنبه.

كما يوحي الاسم ، فإن طغيان البريد الإلكتروني هو تجربة تغلب عليها علبة الوارد تمامًا. عندما لم يعد بإمكانك التحكم في تدفق البريد الإلكتروني في بريدك الوارد ، يصل عدد رسائل البريد الإلكتروني كل يوم أكثر بكثير مما يمكنك فرزها والرد عليها. بمرور الوقت ، يتزايد عدد رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة وغير المصنفة والتي لم يتم الرد عليها حتى يصبح الرقم كبيرًا لدرجة أنك تشعر بالتوتر في كل مرة تفتح فيها صندوق الوارد الخاص بك.

إذا بدا الأمر مرهقًا ، فهذا لأنه كذلك. وعندما يعاني فريقك من الحمل الزائد للبريد الإلكتروني ، يمكن أن يكون له مجموعة متنوعة من الآثار السلبية ، بما في ذلك:

• انخفاض الإنتاجية. يتطلب التعامل مع عبء البريد الإلكتروني وقتًا وطاقة يمكن لفريقك بذلها في مهام أكثر أهمية. هذا يمكن أن يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية بشكل عام.
• رسائل البريد الإلكتروني المهمة المفقودة. عندما يتعامل فريقك مع المئات (أو حتى الآلاف!) من رسائل البريد الإلكتروني ، يمكن بسهولة أن تضيع الرسائل المهمة في الفوضى ، أو قد يواجهون صعوبة في تعقب بريد إلكتروني مهم عند الحاجة. يمكن أن يؤدي هذا إلى العديد من النتائج التجارية السلبية ، مثل فقدان عميل رئيسي أو تفويت اجتماع مهم.
• ارتفاع خطر الإرهاق. لا يطلق عليه البريد الإلكتروني طغيان بدون سبب. اكتظاظ البريد الإلكتروني. وعندما يكون فريقك في حالة من الإرهاق المستمر ، يكونون أكثر عرضة للإرهاق ، وتكونون أكثر عرضة لفقدانهم في بيئة عمل معادية.

ترك رسائل البريد الإلكتروني تخرج عن نطاق السيطرة يمكن أن يؤثر بشكل خطير على فريقك. ولكن إذا دعمت فريقك بشكل صحيح وساعدتهم في إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ، فقد يكون لذلك العديد من الآثار الإيجابية ، بما في ذلك:

• زيادة الإنتاجية. عندما لا يكون فريقك قلقًا بشأن الفوضى في بريدهم الوارد ، يمكنهم التركيز بشكل أفضل على العمل المهم. هذا يزيد من الإنتاجية الفردية والجماعية.
• المزيد من الوقت وتقليل مخاطر الإرهاق. يستغرق التعامل مع البريد الوارد المزدحم وقتًا طويلاً. من خلال التخلص من إرهاق البريد الإلكتروني ، فإنك تمنح فريقك ذلك الوقت مرة أخرى ، مما يساعدهم على الشعور بقدر أقل من الإرهاق (وأقل احتمالية للإرهاق) بشكل عام.
• قدرة أكبر على تسجيل الخروج في نهاية اليوم. بالنسبة للعديد من الأشخاص ، فإن مجرد معرفة كيفية الفرز والرد على مئات رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن يجعل من الصعب الاسترخاء خارج ساعات العمل. السماح لفريقك بالإغلاق بعد ساعات العمل يجعل من السهل قطع الاتصال ، وهو أمر أساسي لتحقيق التوازن بين العمل والحياة.

5 نصائح لتجنب إرهاق البريد الإلكتروني

إذا كنت ترغب في إنشاء بيئة عمل منتجة وداعمة والاحتفاظ بأفضل المواهب في شركتك ، فإن مساعدة فريقك على تجنب الحمل الزائد للبريد الإلكتروني أمر غير قابل للتفاوض. لكن كيف تفعل ذلك؟

1. تعيين معلمات واضحة لكيفية ووقت استخدام البريد الإلكتروني

يمكن أن تخرج علب الوارد عن نطاق السيطرة بسرعة عندما لا يفهم الموظفون كيف ومتى يستخدمون البريد الإلكتروني. بدون معلمات واضحة ، يمكن للموظفين بسهولة إرسال عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني وإرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل متكرر وإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى جهة الاتصال الخطأ. يمكنك الحصول على الصورة.

لحسن الحظ ، هناك حل بسيط ومباشر: وضع سياسات وإجراءات واضحة حول كيفية ووقت استخدام البريد الإلكتروني ثم إشراك الجميع في فريقك (ومن الناحية المثالية داخل مؤسستك) مع تلك السياسات والإجراءات.

إن وجود معلمات واضحة لاستخدام البريد الإلكتروني يمنع فريقك من الاضطرار إلى فرز رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية أو الزائدة أو الزائدة عن الحاجة. هذا هو مفتاح السيطرة على البريد الإلكتروني. لذا فكر في الطريقة التي تريد أن يستخدم بها فريقك البريد الإلكتروني (وليس استخدامه!). ثم ضع إرشادات لفريقك حول أفضل الممارسات هذه.

بينما تختلف الطريقة "الصحيحة" لاستخدام البريد الإلكتروني حسب الفريق والمنظمة عند تصميم سياساتك وإجراءاتك ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• حالات استخدام مناسبة وغير مناسبة للبريد الإلكتروني
• ساعات من تشغيل البريد الإلكتروني. هل من المقبول إرسال بريد إلكتروني خارج ساعات العمل ، أم ينبغي على شخص ما الانتظار حتى اليوم التالي؟
• أوقات الاستجابة المتوقعة
• مناسب لمتابعة إيقاع البريد الإلكتروني. ما هي المدة التي يجب أن ينتظرها أعضاء الفريق قبل إرسال بريد إلكتروني للمتابعة؟
• إرشادات للنسخة من الزملاء
• تصنيف أو تصنيف رسائل البريد الإلكتروني العاجلة مثل رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب مع سطر موضوع محدد

كن دقيقا. كلما كنت أكثر وضوحًا في كيفية استخدام البريد الإلكتروني وما لا ينبغي استخدامه ، كان من الأفضل أن تساعد فريقك في التغلب على إرباك البريد الإلكتروني.

2. جعل التنظيم أولوية

عندما تفتح صندوق الوارد الخاص بك ، وترى الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة ، وليس لديك أي فكرة عن رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى رد (الطلبات غير العاجلة أو رسائل البريد الإلكتروني التسويقية) ، فقد يكون هذا أمرًا مربكًا حتى لأفضل الموظفين.

لذلك ، إذا كنت ترغب في مساعدة فريقك على تجنب إرهاق البريد الإلكتروني ، فساعدهم في تنظيم صناديق البريد الوارد الخاصة بهم.

اسألهم عما يجدون أنه يمثل أكبر التحديات التي يواجهونها مع بريدهم الوارد. ثم استثمر في أدوات إدارة البريد الإلكتروني لمساعدتهم على التغلب على هذه التحديات والتحكم في علب الوارد الخاصة بهم بشكل أفضل.

كلما كانت صناديق البريد الوارد الخاصة بفرقك أكثر تنظيمًا ، كان بإمكانهم إدارتها بشكل أفضل ، وقل احتمال تعرضهم لإرهاق البريد الإلكتروني.

3. حظر الوقت لرسائل البريد الإلكتروني

إذا قام الموظفون بفحص بريدهم الإلكتروني كل خمس دقائق أو شعروا أنهم بحاجة إلى التحقق من بريدهم الإلكتروني بين الحين والآخر ، فإنهم يكافحون لإنجاز عملهم.

بدلاً من إنشاء توقع للاتصال المستمر وردود البريد الإلكتروني الفورية ، ساعد فريقك على تطوير حدود بريد إلكتروني أفضل عن طريق تعيين أوقات محددة للحظر أثناء يوم العمل لإدارة علب الوارد الخاصة بهم.

على سبيل المثال ، بدلاً من أن يقوم فريقك بفحص بريدهم الإلكتروني باستمرار على مدار اليوم ، اطلب منهم حظر ثلاث كتل من 30 دقيقة يوميًا لأنشطة مختلفة.

إن منح فريقك وقتًا ومساحة مخصصين لإدارة بريدهم الإلكتروني يمنع البريد الإلكتروني من الانتشار إلى بقية اليوم. يمكن أن يساعد ذلك في زيادة التركيز والإنتاجية والحفاظ على زحام البريد الإلكتروني تحت المراقبة.

4. إنشاء قوالب البريد الإلكتروني

هناك عامل آخر يساهم في اكتظاظ البريد الإلكتروني وهو كتابة نفس البريد الإلكتروني وإرساله مرارًا وتكرارًا على مدار اليوم.

لكن الخبر السار؟ إذا تسبب هذا البريد الإلكتروني من نوع جرذ الأرض في إغراق فريقك ، فهناك حل بسيط: منشئ قالب البريد الإلكتروني.

يمكن أن يؤدي إنشاء قوالب بريد إلكتروني لأنواع رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها فريقك ويستقبلها في أغلب الأحيان إلى توفير الوقت والطاقة. بدلاً من البدء من الصفر وكتابة رسالة بريد إلكتروني جديدة في كل مرة (والتي يمكن أن تكون عدة مرات في اليوم أو حتى عدة مرات في الساعة اعتمادًا على البريد الإلكتروني) ، يحتاج فريقك فقط إلى نسخ القالب ولصقه وتخصيصه باسم المستلم أو التفاصيل الأخرى ذات الصلة والصحافة إرسال. يعد تخصيص البريد الإلكتروني أسرع وأسهل وأقل مللاً ويمكن أن يساعد فريقك على إدارة بريدهم الإلكتروني بشكل أفضل.

الحد الأدنى؟ يرسل فريقك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، العديد منها متطابق تقريبًا. يساعد إنشاء قوالب تساعدهم في إرسال رسائل بريد إلكتروني متطابقة تقريبًا بشكل أكثر كفاءة على زيادة الإنتاجية وتقليل الإرهاق والإحباط.

5. القيادة بالقدوة

تلجأ الفرق إلى قادتها لمعرفة كيفية عملهم والسلوكيات المقبولة في ثقافة الشركة. لذلك ، إذا كنت قلقًا باستمرار بشأن 10000 رسالة بريد إلكتروني لم يتم الرد عليها أو نسخة إلى فريقك بالكامل في كل بريد إلكتروني (ذي صلة أم لا) ، فسوف يحذو حذوك. بمعنى آخر ، لا يمكنك مساعدة فريقك على تجنب إرهاق البريد الإلكتروني إذا كنت مرهقًا بنفسك.

لتسمح لفريقك بإدارة بريدهم الإلكتروني بشكل أفضل ، كن قدوة حسنة. نموذج السلوك الذي تريد منهم أن يتبناه. وضح لهم كيفية التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني وإدارة البريد الوارد والبقاء منظمين.

إذا كنت تريد إغلاقها تمامًا في نهاية يوم العمل ، فلا تسقط رسائل البريد الإلكتروني في الساعة 10 مساءً. إذا كنت تريد أن يقوم موظفوك بتنظيم وإدارة صناديق البريد الوارد الخاصة بهم ، فقم بتنظيم البريد الوارد الخاص بك ، ثم قم بإرشادهم خلال العملية الخاصة بك. إذا كنت تريد أن يستخدم موظفوك قوالب البريد الإلكتروني لتوفير الوقت ، فاستخدمها بنفسك ، ثم شارك مزايا توفير الوقت مع فريقك.

لا يمكنك إخبار موظفيك بفعل شيء واحد ثم القيام بشيء مختلف تمامًا. عندما تتطلع إلى مساعدة فريقك في اختراق عبء البريد الإلكتروني الزائد ، يجب عليك أولاً التغلب عليه بنفسك.

تجنب البريد الإلكتروني الزائد مع تمكين أفضل عمل

لا يستطيع فريقك القيام بعمله الأفضل عندما يشعر بالإرهاق. تجعل إدارة البريد الإلكتروني من الصعب التركيز وإنجاز الأمور والإيقاف. كل هذا يؤدي إلى إنتاجية أقل ومشاركة أقل وتجربة سلبية عامة في العمل.

إذن ماذا تفعل لتصحيح الأمر؟ جرب النصائح المذكورة أعلاه للبقاء مركزًا وتنظيمًا.

هل تقضي معظم وقتك في الوصول إلى العملاء؟ تعرف على ماهية أتمتة البريد الإلكتروني وكيف يمكنك استخدامه لصالحك.