5 maneras fáciles de decir adiós al correo electrónico abrumado y agotado

Estamos en medio de la Gran Renuncia, con números récord de empleados que dejan sus trabajos.

Más de 24 millones de personas renunciaron a sus trabajos en la segunda mitad de 2021; alrededor de 4,3 millones de personas solo en diciembre.

¿Y uno de los principales impulsores de este éxodo laboral masivo?

¡Agotamiento!

Los empleados están cansados ​​de sentirse abrumados con su trabajo. Entonces, si desea mantener a los mejores talentos en su empresa, es importante hacer todo lo posible para ayudar a su equipo a evitar esta abrumación, incluida la administración de su correo electrónico.

Pero, ¿cómo haces eso exactamente? Veamos cinco consejos para ayudar a su equipo a controlar sus bandejas de entrada, mantener a raya el agotamiento y mejorar la retención de empleados en su organización.

¿Por qué es tan importante vencer la abrumación del correo electrónico?

Lo primero es lo primero. Antes de pasar a la forma en que puede ayudar a su equipo a superar la sobrecarga de correo electrónico, veamos rápidamente qué es la sobrecarga de correo electrónico y por qué es una necesidad absoluta para ayudar a su equipo a evitarla.

Como sugiere el nombre, la abrumación del correo electrónico es la experiencia de estar completamente abrumado por su bandeja de entrada. Cuando ya no puede controlar el flujo de correo electrónico en su bandeja de entrada, llegan muchos más correos electrónicos todos los días de los que podría ordenar y responder. Con el tiempo, la cantidad de correos electrónicos sin leer, sin clasificar y sin responder sigue creciendo hasta que la cantidad es tan grande que te sientes estresado cada vez que abres tu bandeja de entrada.

Si suena estresante, es porque lo es. Y cuando su equipo lucha con la sobrecarga de correo electrónico, puede tener una variedad de efectos adversos, que incluyen:

• Disminución de la productividad. Lidiar con el abrumador correo electrónico requiere tiempo y energía que su equipo puede gastar en tareas más críticas. Esto puede conducir a una productividad reducida en general.
• Faltan correos importantes. Cuando su equipo maneja cientos (¡o incluso miles!) de correos electrónicos, los mensajes importantes pueden perderse fácilmente en el desorden, o pueden tener dificultades para rastrear un correo electrónico importante cuando sea necesario. Esto puede conducir a muchos resultados comerciales negativos, como la pérdida de un cliente clave o la pérdida de una reunión importante.
• Mayor riesgo de agotamiento. No se llama abrumador correo electrónico sin ninguna razón. El abrumador correo electrónico es abrumador. Y cuando su equipo está en un estado constante de abrumación, corren un mayor riesgo de agotamiento y usted corre un mayor riesgo de perderlos en un entorno de trabajo hostil.

Dejar que los correos electrónicos se salgan de control puede afectar seriamente a su equipo. Pero si apoya a su equipo adecuadamente y los ayuda a administrar sus correos electrónicos, puede tener muchos efectos positivos, que incluyen:

• Productividad incrementada. Cuando su equipo no está preocupado por el desorden en sus bandejas de entrada, pueden concentrarse mejor en el trabajo que importa. Esto aumenta la productividad tanto individual como del equipo.
• Más tiempo y menos riesgo de agotamiento. Lidiar con una bandeja de entrada desordenada lleva mucho tiempo. Al eliminar la sobrecarga de correo electrónico, le devuelve ese tiempo a su equipo, ayudándolos a sentirse menos abrumados (y menos propensos a agotarse) en general.
• Mayor capacidad para cerrar sesión al final del día. Para muchas personas, el simple hecho de saber cómo clasificar y responder cientos de correos electrónicos puede hacer que sea difícil relajarse fuera del horario comercial. Permitir que su equipo apague después de las horas de trabajo hace que sea más fácil desconectarse, lo cual es clave para el equilibrio entre el trabajo y la vida.

5 consejos para evitar la saturación del correo electrónico

Si desea crear un entorno de trabajo productivo y de apoyo y retener a los mejores talentos en su empresa, ayudar a su equipo a evitar la sobrecarga de correo electrónico no es negociable. Pero, ¿cómo haces eso?

1. Establezca parámetros claros sobre cómo y cuándo usar el correo electrónico

Las bandejas de entrada pueden salirse rápidamente de control cuando los empleados no entienden cómo y cuándo usar el correo electrónico. Sin parámetros claros, los empleados pueden enviar fácilmente demasiados correos electrónicos, enviar correos electrónicos con demasiada frecuencia y enviar correos electrónicos al contacto equivocado. Te dan la imagen.

Afortunadamente, hay una solución simple y directa: establecer políticas y procedimientos claros sobre cómo y cuándo usar el correo electrónico y luego hacer que todos en su equipo (e, idealmente, dentro de su organización) se sumen a esas políticas y procedimientos.

Tener parámetros claros para el uso del correo electrónico evita que su equipo tenga que clasificar correos electrónicos innecesarios, excesivos o redundantes. Esta es la clave para controlar la sobrecarga de correo electrónico. Así que piense en cómo quiere que su equipo use (¡y no use!) el correo electrónico. Luego desarrolle pautas para su equipo en torno a estas mejores prácticas.

Si bien la forma "correcta" de usar el correo electrónico varía según el equipo y la organización al diseñar sus políticas y procedimientos, tenga en cuenta lo siguiente:

• Casos de uso apropiados e inapropiados para el correo electrónico
• Horario de funcionamiento del correo electrónico. ¿Está bien enviar un correo electrónico fuera del horario comercial o alguien debería esperar hasta el día siguiente?
• Tiempos de respuesta esperados
• Cadencia de correo electrónico de seguimiento adecuada. ¿Cuánto tiempo deben esperar los miembros del equipo antes de enviar un correo electrónico de seguimiento?
• Directrices para los colegas de cc'ing
• Categorizar o etiquetar correos electrónicos urgentes como correos electrónicos de fuera de la oficina con una línea de asunto específica

Se específico. Cuanto más claro esté sobre cómo debe y no debe usarse el correo electrónico, mejor podrá ayudar a su equipo a superar la abrumación del correo electrónico.

2. Haz de la organización una prioridad

Cuando abre su bandeja de entrada, ve miles de correos electrónicos no leídos y no tiene idea de qué correos electrónicos necesitan una respuesta (solicitudes no urgentes o correos electrónicos de marketing), puede ser abrumador incluso para el mejor empleado.

Por lo tanto, si desea ayudar a su equipo a evitar la sobrecarga de correo electrónico, ayúdelos a organizar sus bandejas de entrada.

Pregúnteles cuáles consideran que son sus mayores desafíos con sus bandejas de entrada. Luego, invierta en herramientas de administración de correo electrónico para ayudarlos a superar estos desafíos y controlar mejor sus bandejas de entrada.

Cuanto más organizadas estén las bandejas de entrada de sus equipos, mejor podrán administrarlas y será menos probable que se sientan abrumados por el correo electrónico.

3. Reserva tiempo para los correos electrónicos

Si los empleados revisan su correo electrónico cada cinco minutos o sienten que necesitan revisar su correo electrónico de vez en cuando, tienen dificultades para realizar su trabajo.

En lugar de crear una expectativa de conectividad constante y respuestas de correo electrónico instantáneas, ayude a su equipo a desarrollar mejores límites de correo electrónico estableciendo horarios específicos para bloquear durante la jornada laboral para administrar sus bandejas de entrada.

Por ejemplo, en lugar de que su equipo revise su correo electrónico constantemente durante el día, pídales que bloqueen tres bloques de 30 minutos al día para diferentes actividades.

Darle a su equipo tiempo y espacio dedicados para administrar su correo electrónico evita que el correo electrónico se desborde durante el resto del día. Esto puede ayudar a aumentar el enfoque y la productividad y mantener bajo control la sobrecarga de correo electrónico.

4. Crea plantillas de correo electrónico

Otro factor que contribuye a la sobrecarga de correo electrónico es escribir y enviar el mismo correo electrónico una y otra vez a lo largo del día.

¿Pero las buenas noticias? Si este correo electrónico tipo marmota está causando que su equipo se vea inundado, existe una solución simple: el generador de plantillas de correo electrónico.

La creación de plantillas de correo electrónico para los tipos de correos electrónicos que su equipo envía y recibe con mayor frecuencia puede ahorrar tiempo y energía. En lugar de comenzar desde cero y escribir un nuevo correo electrónico cada vez (que puede ser varias veces al día o incluso varias veces por hora según el correo electrónico), su equipo solo necesita copiar y pegar la plantilla y personalizarla con el nombre del destinatario o otros detalles relevantes y presione enviar. La personalización del correo electrónico es más rápida, más fácil, menos tediosa y puede ayudar a su equipo a administrar mejor su correo electrónico.

¿Línea de fondo? Su equipo envía toneladas de correos electrónicos todos los días, muchos de los cuales son prácticamente idénticos. La creación de plantillas que los ayuden a enviar correos electrónicos casi idénticos de manera más eficiente ayuda a aumentar la productividad y reduce el agotamiento y la frustración.

5. Liderar con el ejemplo

Los equipos recurren a sus líderes para aprender cómo trabajan y qué comportamientos son aceptables dentro de la cultura de la empresa. Por lo tanto, si está constantemente preocupado por sus 10,000 correos electrónicos sin responder o envía una copia a todo su equipo en cada correo electrónico (relevante o no), ellos harán lo mismo. En otras palabras, no puede ayudar a su equipo a evitar el abrumador correo electrónico si usted mismo está abrumado.

Para permitir que su equipo administre mejor su correo electrónico, dé un buen ejemplo. Modele el comportamiento que desea que adopten. Muéstreles cómo interactuar con los correos electrónicos, administrar las bandejas de entrada y mantenerse organizado.

Si desea que se apaguen por completo al final de la jornada laboral, no elimine los correos electrónicos a las 10 p. m. Si desea que sus empleados organicen y administren sus bandejas de entrada, organice su propia bandeja de entrada y luego guíelos a través de su proceso. Si desea que sus empleados usen plantillas de correo electrónico para ahorrar tiempo, utilícelas usted mismo y luego comparta los beneficios de ahorro de tiempo con su equipo.

No puede decirles a sus empleados que hagan una cosa y luego hacer algo completamente diferente. Cuando busque ayudar a su equipo a superar la sobrecarga de correo electrónico, primero debe conquistarlo usted mismo.

Evite la sobrecarga de correo electrónico mientras permite el mejor trabajo

Tu equipo no puede hacer su mejor trabajo cuando se siente abrumado. La administración del correo electrónico hace que sea difícil concentrarse, hacer las cosas y desconectarse. Todo esto conduce a una menor productividad, menos compromiso y una experiencia general negativa en el trabajo.

Entonces, ¿qué haces para hacerlo bien? Pruebe los consejos anteriores para mantenerse enfocado y organizado.

¿Dedica la mayor parte de su tiempo a comunicarse con los clientes? Aprenda qué es la automatización de correo electrónico y cómo puede usarla para su ventaja.