5 простых способов попрощаться с перегруженностью электронной почтой и выгоранием

Мы находимся в разгаре Великой Отставки, когда сотрудники покидают свои рабочие места в рекордном количестве.

Более 24 миллионов человек уволились с работы во второй половине 2021 года; около 4,3 млн человек только в декабре.

И одна из главных движущих сил этого массового оттока рабочих?

Выгореть!

Сотрудники устали чувствовать себя перегруженными своей работой. Поэтому, если вы хотите сохранить лучших специалистов в своей компании, важно сделать все возможное, чтобы помочь вашей команде избежать этой перегруженности, включая управление электронной почтой.

Но как именно вы это делаете? Давайте рассмотрим пять советов, которые помогут вашей команде контролировать свои почтовые ящики, предотвратить выгорание и улучшить удержание сотрудников в вашей организации.

Почему так важно избавиться от перегруженности электронной почтой?

Перво-наперво. Прежде чем мы перейдем к тому, как вы можете помочь своей команде справиться с перегрузкой электронной почтой, давайте быстро коснемся того, что такое перегрузка электронной почты и почему это абсолютно необходимо, чтобы помочь вашей команде избежать ее.

Как следует из названия, перегруженность электронной почтой — это ощущение полного подавления вашего почтового ящика. Когда вы больше не можете контролировать поток электронной почты в своем почтовом ящике, каждый день приходит гораздо больше писем, чем вы когда-либо могли сортировать и отвечать на них. Со временем количество непрочитанных, неотсортированных и оставшихся без ответа писем продолжает расти, пока не станет настолько большим, что вы испытываете стресс каждый раз, когда открываете папку «Входящие».

Если это звучит напряженно, это потому, что так оно и есть. И когда ваша команда борется с перегрузкой электронной почтой, это может иметь множество побочных эффектов, в том числе:

• Снижение производительности. Борьба с перегрузкой электронной почтой требует времени и энергии, которые ваша команда может потратить на более важные задачи. Это может привести к снижению производительности в целом.
• Пропали важные электронные письма. Когда ваша команда имеет дело с сотнями (или даже тысячами!) электронных писем, важные сообщения могут легко потеряться в беспорядке, или им может быть трудно отследить важное электронное письмо, когда это необходимо. Это может привести ко многим негативным последствиям для бизнеса, таким как потеря ключевого клиента или пропуск важной встречи.
• Высокий риск выгорания. Это не называется перегрузкой электронной почты без причины. Перегруженность электронной почтой огромна. А когда ваша команда находится в постоянном перегруженном состоянии, они подвергаются большему риску выгорания, а вы больше рискуете потерять их из-за враждебной рабочей среды.

Если электронные письма выйдут из-под контроля, это может серьезно повлиять на вашу команду. Но если вы должным образом поддерживаете свою команду и помогаете им управлять своей электронной почтой, это может иметь много положительных эффектов, в том числе:

• Повышенная производительность. Когда ваша команда не беспокоится о беспорядке в своих почтовых ящиках, они могут лучше сосредоточиться на важной работе. Это повышает как индивидуальную, так и командную продуктивность.
• Больше времени и меньше риска выгорания. Работа с загроможденным почтовым ящиком занимает много времени. Устранив перегрузку электронной почтой, вы возвращаете своей команде это время, помогая им чувствовать себя менее перегруженными (и с меньшей вероятностью выгорания) в целом.
• Большая возможность выйти из системы в конце дня. Для многих людей простое знание того, как сортировать сотни электронных писем и отвечать на них, может затруднить отдых в нерабочее время. Разрешение вашей команде закрываться в нерабочее время облегчает отключение, что является ключом к балансу между работой и личной жизнью.

5 советов, как избежать перегруженности электронной почтой

Если вы хотите создать продуктивную, благоприятную рабочую среду и сохранить лучших специалистов в своей компании, помощь вашей команде в предотвращении перегрузки электронной почтой не подлежит обсуждению. Но как это сделать?

1. Установите четкие параметры того, как и когда использовать электронную почту

Входящие могут быстро выйти из-под контроля, если сотрудники не понимают, как и когда использовать электронную почту. Без четких параметров сотрудники могут легко отправлять слишком много электронных писем, отправлять электронные письма слишком часто и отправлять электронные письма не тому контакту. Вы получаете картину.

К счастью, есть простое и понятное решение: установить четкие политики и процедуры в отношении того, как и когда использовать электронную почту, а затем вовлечь всех в вашу команду (и, в идеале, в вашу организацию) в соответствие с этими политиками и процедурами.

Наличие четких параметров использования электронной почты избавляет вашу команду от необходимости сортировать ненужные, чрезмерные или повторяющиеся электронные письма. Это ключ к контролю перегрузки электронной почты. Поэтому подумайте о том, как вы хотите, чтобы ваша команда использовала (и не использовала!) электронную почту. Затем разработайте рекомендации для своей команды по этим рекомендациям.

Хотя «правильный» способ использования электронной почты зависит от команды и организации при разработке политик и процедур, примите во внимание следующее:

• Надлежащие и неуместные варианты использования электронной почты
• Часы работы электронной почты. Можно ли отправлять электронное письмо в нерабочее время или следует подождать до следующего дня?
• Ожидаемое время ответа
• Соответствующая частота последующих сообщений электронной почты. Как долго члены команды должны ждать, прежде чем отправить последующее электронное письмо?
• Рекомендации по отправке копий коллегам
• Категоризация или маркировка срочных электронных писем, таких как электронные письма об отсутствии на работе, с определенной строкой темы

Быть конкретной. Чем яснее вы понимаете, как следует и не следует использовать электронную почту, тем лучше вы сможете помочь своей команде справиться с перегрузкой электронной почтой.

2. Сделайте организацию приоритетом

Когда вы открываете свой почтовый ящик, видите тысячи непрочитанных писем и понятия не имеете, на какие электронные письма нужно ответить (несрочные запросы или маркетинговые электронные письма), это может быть ошеломляющим даже для самого лучшего сотрудника.

Итак, если вы хотите помочь своей команде избежать перегрузки электронной почтой, помогите им организовать свои почтовые ящики.

Спросите их, что они считают самыми большими проблемами со своими почтовыми ящиками. Затем инвестируйте в инструменты управления электронной почтой, чтобы помочь им преодолеть эти проблемы и лучше контролировать свои почтовые ящики.

Чем лучше организованы почтовые ящики вашей команды, тем лучше они могут ими управлять и тем меньше вероятность того, что они столкнутся с перегрузкой электронной почтой.

3. Блокируйте время для электронных писем

Если сотрудники проверяют свою электронную почту каждые пять минут или чувствуют, что им нужно проверять электронную почту время от времени, они изо всех сил пытаются выполнить свою работу.

Вместо того, чтобы создавать ожидание постоянного подключения и мгновенных ответов на электронные письма, помогите своей команде установить более эффективные границы электронной почты, установив определенное время для блокировки в течение рабочего дня, чтобы управлять своими почтовыми ящиками.

Например, вместо того, чтобы ваша команда постоянно проверяла свою электронную почту в течение дня, пусть они блокируют три 30-минутных блока в день для разных действий.

Предоставление вашей команде специального времени и пространства для управления электронной почтой предотвращает распространение электронной почты на остальную часть дня. Это может помочь повысить концентрацию и производительность, а также контролировать перегрузку электронной почты.

4. Создайте шаблоны электронной почты

Еще один фактор, который способствует перегрузке электронной почты, — это написание и отправка одного и того же электронного письма снова и снова в течение дня.

Но хорошие новости? Если это электронное письмо типа сурка вызывает перегруженность вашей команды, есть простое решение: конструктор шаблонов электронной почты.

Создание шаблонов электронной почты для типов электронных писем, которые ваша команда отправляет и получает чаще всего, может сэкономить время и энергию. Вместо того, чтобы начинать с нуля и каждый раз писать новое электронное письмо (что может быть несколько раз в день или даже несколько раз в час в зависимости от электронного письма), вашей команде просто нужно скопировать и вставить шаблон и настроить его, указав имя получателя или другие соответствующие детали и нажмите «Отправить». Настройка электронной почты выполняется быстрее, проще, менее утомительно и может помочь вашей команде лучше управлять своей электронной почтой.

Нижняя линия? Ваша команда ежедневно отправляет тонны электронных писем, многие из которых практически идентичны. Создание шаблонов, которые помогают им более эффективно отправлять почти идентичные электронные письма, помогает повысить производительность и снизить выгорание и разочарование.

5. Подавайте пример

Команды обращаются к своим лидерам, чтобы узнать, как они работают и какое поведение приемлемо в корпоративной культуре. Итак, если вы постоянно беспокоитесь о своих 10 000 оставшихся без ответа электронных писем или копируете всю свою команду в каждом электронном письме (релевантном или нет), они последуют вашему примеру. Другими словами, вы не можете помочь своей команде избежать перегрузки по электронной почте, если вы сами перегружены.

Чтобы ваша команда могла лучше управлять своей электронной почтой, подавайте хороший пример. Смоделируйте поведение, которое вы хотите, чтобы они переняли. Покажите им, как взаимодействовать с электронной почтой, управлять почтовыми ящиками и оставаться организованным.

Если вы хотите, чтобы они полностью закрывались в конце рабочего дня, не рассылайте электронные письма в 22:00. Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники упорядочивали свои почтовые ящики и управляли ими, организуйте свой собственный почтовый ящик, а затем проведите их через процесс. Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники использовали шаблоны электронной почты для экономии времени, используйте их сами, а затем поделитесь преимуществами экономии времени со своей командой.

Вы не можете сказать своим сотрудникам делать одно, а потом делать совершенно другое. Если вы хотите помочь своей команде преодолеть перегрузку электронной почтой, вы должны сначала справиться с ней самостоятельно.

Избегайте перегрузки электронной почты, обеспечивая при этом наилучшую работу

Ваша команда не может работать наилучшим образом, когда чувствует себя перегруженной. Управление электронной почтой мешает сосредоточиться, сделать что-то и отключиться. Все это приводит к снижению производительности, снижению вовлеченности и общему негативному опыту работы.

Итак, что вы делаете, чтобы сделать это правильно? Попробуйте приведенные выше советы, чтобы оставаться сосредоточенным и организованным.

Большую часть времени вы тратите на общение с клиентами? Узнайте, что такое автоматизация электронной почты и как вы можете использовать ее в своих интересах.