이메일에 대한 부담감과 번아웃에 작별을 고하는 5가지 쉬운 방법

우리는 직원들이 기록적인 숫자로 직장을 떠나는 가운데 퇴사를 앞두고 있습니다.

2021년 하반기에 2,400만 명이 넘는 사람들이 직장을 그만뒀습니다. 12월에만 약 430만 명.

그리고 이 대량 노동 탈출의 주요 동인 중 하나는?

탈진!

직원들은 업무에 압도되는 느낌에 지쳤습니다. 따라서 회사에서 최고의 인재를 유지하려면 이메일 관리를 포함하여 팀이 이러한 부담을 피할 수 있도록 최선을 다하는 것이 중요합니다.

하지만 정확히 어떻게 합니까? 팀이 받은 편지함을 제어하고 번아웃을 방지하며 조직의 직원 유지를 개선하는 데 도움이 되는 5가지 팁을 살펴보겠습니다.

이메일을 압도하는 것이 왜 그렇게 중요한가요?

먼저 첫 번째 것들. 팀이 압도적인 이메일을 극복하도록 도울 수 있는 방법에 대해 알아보기 전에 이메일이 압도적으로 많다는 것이 무엇이며 팀이 이를 피하는 데 절대적으로 필요한 이유에 대해 빠르게 살펴보겠습니다.

이름에서 알 수 있듯이 이메일 압도는 받은 편지함이 완전히 압도되는 경험입니다. 받은 편지함의 이메일 흐름을 더 이상 제어할 수 없게 되면 분류하고 응답할 수 있는 것보다 훨씬 더 많은 이메일이 매일 도착합니다. 시간이 지남에 따라 읽지 않고, 정렬되지 않고, 응답하지 않은 전자 메일의 수가 너무 많아져서 받은 편지함을 열 때마다 스트레스를 받을 때까지 계속 증가합니다.

그것이 스트레스로 들린다면, 그 이유 때문입니다. 또한 팀에서 이메일 과부하로 어려움을 겪을 때 다음과 같은 다양한 부작용이 발생할 수 있습니다.

• 생산성 감소. 압도적인 이메일을 처리하려면 팀이 더 중요한 작업에 사용할 수 있는 시간과 에너지가 필요합니다. 이는 전반적인 생산성 감소로 이어질 수 있습니다.
• 중요한 이메일이 누락되었습니다. 팀에서 수백 개(또는 수천 개!)의 이메일을 처리할 때 중요한 메시지가 어수선하게 흩어져 있거나 필요할 때 중요한 이메일을 추적하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 이는 주요 고객을 잃거나 중요한 회의를 놓치는 등 많은 부정적인 비즈니스 결과로 이어질 수 있습니다.
• 번아웃의 위험이 더 높습니다. 아무 이유 없이 압도적인 이메일이라고 하는 것은 아닙니다. 이메일이 압도적입니다. 그리고 당신의 팀이 지속적으로 압도된 상태에 있을 때, 그들은 탈진의 위험이 더 커지고 적대적인 작업 환경에 팀을 잃을 위험이 더 커집니다.

이메일을 손에 쥘 수 없게 하면 팀에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다. 그러나 팀을 적절하게 지원하고 이메일을 관리하는 데 도움을 준다면 다음과 같은 많은 긍정적인 효과를 얻을 수 있습니다.

• 생산성 향상. 팀이 받은 편지함의 혼란에 대해 걱정하지 않으면 중요한 작업에 더 잘 집중할 수 있습니다. 이는 개인 및 팀 생산성을 모두 향상시킵니다.
• 더 많은 시간과 번아웃의 위험이 적습니다. 복잡한 받은 편지함을 처리하는 데 시간이 많이 걸립니다. 이메일의 부담을 없애면 팀에 그 시간을 돌려주어 전반적으로 부담을 덜고(소진될 가능성도 낮음) 도움이 됩니다.
• 하루가 끝날 때 로그오프할 수 있는 능력이 향상되었습니다. 많은 사람들에게 수백 개의 이메일을 분류하고 답장하는 방법만 알면 업무 시간 외에 휴식을 취하기 어려울 수 있습니다. 근무 시간 이후에 팀을 종료할 수 있도록 하면 연결을 쉽게 끊을 수 있으며 이는 일과 삶의 균형에 핵심입니다.

과도한 이메일을 피하는 5가지 팁

생산적이고 지원적인 작업 환경을 만들고 회사에서 최고의 인재를 유지하려면 팀이 이메일 과부하를 피하도록 돕는 것은 타협할 수 없는 일입니다. 하지만 어떻게 합니까?

1. 이메일 사용 방법과 시기에 대한 명확한 매개변수 설정

직원들이 이메일을 언제 어떻게 사용해야 하는지 이해하지 못하면 받은 편지함이 빠르게 통제 불능 상태가 될 수 있습니다. 명확한 매개변수가 없으면 직원이 너무 많은 이메일을 보내고 너무 자주 이메일을 보내고 잘못된 연락처로 이메일을 보낼 수 있습니다. 당신은 사진을 얻을.

다행히도 간단하고 간단한 솔루션이 있습니다. 이메일 사용 방법과 시기에 대한 명확한 정책과 절차를 설정한 다음 팀의 모든 사람(이상적으로는 조직 내)이 이러한 정책과 절차를 따르도록 하는 것입니다.

이메일 사용에 대한 명확한 매개변수가 있으면 팀이 불필요하거나 과도하거나 중복되는 이메일을 분류하지 않아도 됩니다. 이것은 이메일 압도를 제어하는 ​​열쇠입니다. 따라서 팀에서 이메일을 사용하는 방법(사용하지 않는 방법)에 대해 생각해 보십시오. 그런 다음 이러한 모범 사례를 중심으로 팀을 위한 지침을 개발하십시오.

이메일을 사용하는 "올바른" 방법은 정책과 절차를 설계할 때 팀과 조직에 따라 다르지만 다음을 고려하십시오.

• 이메일의 적절하고 부적절한 사용 사례
• 이메일 운영 시간. 업무 시간 외에 이메일을 보내도 되나요? 아니면 누군가가 다음 날까지 기다려야 하나요?
• 예상 응답 시간
• 적절한 후속 이메일 주기. 팀 구성원은 후속 이메일을 보내기 전에 얼마나 기다려야 합니까?
• 동료 참조 지침
• 부재 중 이메일과 같은 긴급 이메일을 특정 제목으로 분류하거나 레이블 지정

구체적이어야 합니다. 이메일 사용 방법과 사용하지 말아야 할 방법을 명확하게 알수록 팀이 이메일을 압도하는 상황을 더 잘 극복할 수 있습니다.

2. 조직을 최우선으로 하라

받은 편지함을 열고 1000개의 읽지 않은 이메일을 보고 어떤 이메일에 답장이 필요한지 알 수 없을 때(긴급하지 않은 요청 또는 마케팅 이메일) 최고의 직원에게도 부담스러울 수 있습니다.

따라서 팀이 이메일에 압도되지 않도록 하려면 받은 편지함을 정리하도록 도와주세요.

받은 편지함에서 가장 큰 문제가 무엇인지 물어보십시오. 그런 다음 이메일 관리 도구에 투자하여 이러한 문제를 극복하고 받은 편지함을 더 잘 제어할 수 있습니다.

팀의 받은 편지함을 더 잘 정리할수록 더 잘 관리할 수 있고 이메일 부담을 덜 경험할 수 있습니다.

3. 이메일 차단

직원들이 5분마다 이메일을 확인하거나 때때로 이메일을 확인해야 한다고 느끼면 업무를 완료하는 데 어려움을 겪습니다.

지속적인 연결과 즉각적인 이메일 회신을 기대하기 보다는, 받은 편지함을 관리하기 위해 근무 시간 동안 차단할 특정 시간을 설정하여 팀이 더 나은 이메일 경계를 개발하도록 돕습니다.

예를 들어, 팀이 하루 종일 지속적으로 이메일을 확인하도록 하는 대신 다른 활동에 대해 하루에 세 번 30분 차단을 차단하도록 합니다.

팀에 이메일을 관리할 전용 시간과 공간을 제공하면 이메일이 하루 종일 쏟아지는 것을 방지할 수 있습니다. 이를 통해 집중력과 생산성을 높이고 전자 메일을 억제할 수 있습니다.

4. 이메일 템플릿 만들기

이메일을 압도하는 또 다른 요인은 하루 종일 같은 이메일을 쓰고 보내는 것입니다.

하지만 좋은 소식은? 이 그라운드호그 유형의 이메일로 인해 팀이 범람하는 경우 이메일 템플릿 작성기라는 간단한 솔루션이 있습니다.

팀에서 가장 자주 보내고 받는 이메일 유형에 대한 이메일 템플릿을 만들면 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다. 처음부터 시작하여 매번 새 이메일을 작성하는 대신(이메일에 따라 하루에 여러 번 또는 한 시간에 여러 번일 수도 있음), 팀은 템플릿을 복사하여 붙여넣고 받는 사람의 이름 또는 기타 관련 세부정보를 입력하고 제출을 누릅니다. 이메일 사용자 정의는 더 빠르고 쉽고 지루하지 않으며 팀에서 이메일을 더 잘 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

결론은? 당신의 팀은 매일 수많은 이메일을 보내며 그 중 상당수는 거의 동일합니다. 거의 동일한 이메일을 보다 효율적으로 보내는 데 도움이 되는 템플릿을 생성하면 생산성을 높이고 번아웃과 좌절을 줄이는 데 도움이 됩니다.

5. 모범을 보임

팀은 그들의 업무 방식과 회사 문화 내에서 어떤 행동이 용인될 수 있는지 알아보기 위해 리더에게 의지합니다. 따라서 10,000개의 응답하지 않은 이메일로 인해 계속 초조해하거나 모든 이메일(관련이 있든 없든)에 전체 팀을 참조하는 경우, 그들은 이를 따를 것입니다. 다시 말해, 자신이 너무 부담스럽다면 팀이 이메일에 압도되는 것을 피할 수 없습니다.

팀이 이메일을 더 잘 관리할 수 있도록 좋은 예를 설정하세요. 그들이 채택하기를 원하는 행동을 모델링하십시오. 이메일을 사용하고 받은 편지함을 관리하고 정리하는 방법을 보여주십시오.

업무가 끝나면 완전히 종료되도록 하려면 오후 10시에 이메일을 격추하지 마십시오. 직원이 받은 편지함을 정리하고 관리하도록 하려면 자신의 받은 편지함을 정리한 다음 프로세스를 안내하세요. 직원들이 이메일 템플릿을 사용하여 시간을 절약하도록 하려면 직접 템플릿을 사용한 다음 시간 절약 효과를 팀과 공유하십시오.

직원들에게 한 가지만 하고 나서 완전히 다른 일을 하라고 말할 수는 없습니다. 팀이 이메일 과부하를 돌파하는 데 도움이 되려면 먼저 스스로 극복해야 합니다.

최고의 작업을 가능하게 하는 동안 이메일 과부하 방지

당신의 팀은 압도감을 ​​느낄 때 최선을 다할 수 없습니다. 이메일 관리는 집중하고, 일을 끝내고, 끄는 것을 어렵게 만듭니다. 이 모든 것은 생산성 저하, 참여 감소, 직장에서의 전반적인 부정적인 경험으로 이어집니다.

그래서 그것을 바로잡기 위해 당신은 무엇을 합니까? 집중력을 유지하고 정리를 유지하려면 위의 팁을 시도하십시오.

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