5 façons simples de dire adieu à la surcharge d'e-mails et à l'épuisement professionnel

Nous sommes au milieu de la Grande Démission, avec des employés quittant leur emploi en nombre record.

Plus de 24 millions de personnes ont quitté leur emploi au second semestre 2021 ; environ 4,3 millions de personnes en décembre seulement.

Et l'un des principaux moteurs de cet exode massif du travail ?

Burnout!

Les employés en ont assez de se sentir dépassés par leur travail. Donc, si vous voulez garder les meilleurs talents dans votre entreprise, il est important de faire tout ce que vous pouvez pour aider votre équipe à éviter cette surcharge, y compris la gestion de leur courrier électronique.

Mais comment fais-tu ça exactement ? Examinons cinq conseils pour aider votre équipe à maîtriser ses boîtes de réception, à éviter l'épuisement professionnel et à améliorer la rétention des employés dans votre organisation.

Pourquoi est-il si important de vaincre la surcharge d'e-mails ?

Tout d'abord. Avant de nous lancer dans la façon dont vous pouvez aider votre équipe à vaincre la surcharge d'e-mails, abordons rapidement ce qu'est la surcharge d'e-mails et pourquoi il est absolument indispensable d'aider votre équipe à l'éviter.

Comme son nom l'indique, la surcharge de courrier électronique est l'expérience d'être complètement maîtrisé par votre boîte de réception. Lorsque vous ne pouvez plus contrôler le flux d'e-mails dans votre boîte de réception, beaucoup plus d'e-mails arrivent chaque jour que vous ne pourriez jamais les trier et y répondre. Au fil du temps, le nombre d'e-mails non lus, non triés et sans réponse ne cesse d'augmenter jusqu'à ce que le nombre soit si important que vous vous sentiez stressé chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception.

Si cela semble stressant, c'est parce que ça l'est. Et lorsque votre équipe est aux prises avec une surcharge d'e-mails, cela peut avoir divers effets indésirables, notamment :

• Diminution de la productivité. Faire face à une surcharge d'e-mails prend du temps et de l'énergie que votre équipe peut consacrer à des tâches plus critiques. Cela peut entraîner une baisse de la productivité globale.
• E-mails importants manquants. Lorsque votre équipe traite des centaines (voire des milliers !) d'e-mails, les messages importants peuvent facilement se perdre dans le fouillis, ou ils peuvent avoir du mal à retrouver un e-mail important en cas de besoin. Cela peut entraîner de nombreux résultats commerciaux négatifs, tels que la perte d'un client clé ou l'absence d'une réunion importante.
• Risque plus élevé d'épuisement professionnel. Cela ne s'appelle pas submerger les e-mails sans raison. La surcharge d'e-mails est écrasante. Et lorsque votre équipe est constamment submergée, elle court un plus grand risque d'épuisement professionnel et vous courez un plus grand risque de la perdre dans un environnement de travail hostile.

Laisser les e-mails devenir incontrôlables peut avoir un impact sérieux sur votre équipe. Mais si vous soutenez correctement votre équipe et les aidez à gérer leurs e-mails, cela peut avoir de nombreux effets positifs, notamment :

• Productivité accrue. Lorsque votre équipe ne s'inquiète pas du désordre dans ses boîtes de réception, elle peut mieux se concentrer sur le travail qui compte. Cela augmente la productivité individuelle et collective.
• Plus de temps et moins de risque d'épuisement professionnel. Faire face à une boîte de réception encombrée prend du temps. En éliminant la surcharge d'e-mails, vous redonnez du temps à votre équipe, l'aidant à se sentir moins submergé (et moins susceptible de s'épuiser) dans l'ensemble.
• Plus grande capacité à se déconnecter à la fin de la journée. Pour de nombreuses personnes, le simple fait de savoir comment trier et répondre à des centaines d'e-mails peut rendre difficile la détente en dehors des heures de bureau. Permettre à votre équipe de fermer après les heures de travail facilite la déconnexion, ce qui est essentiel à l'équilibre travail-vie personnelle.

5 conseils pour éviter d'être submergé par les e-mails

Si vous souhaitez créer un environnement de travail productif et positif et retenir les meilleurs talents dans votre entreprise, aider votre équipe à éviter la surcharge de courrier électronique n'est pas négociable. Mais comment fais-tu cela?

1. Définissez des paramètres clairs pour savoir comment et quand utiliser le courrier électronique

Les boîtes de réception peuvent rapidement devenir incontrôlables lorsque les employés ne comprennent pas comment et quand utiliser le courrier électronique. Sans paramètres clairs, les employés peuvent facilement envoyer trop d'e-mails, envoyer des e-mails trop fréquemment et envoyer des e-mails au mauvais contact. Vous obtenez l'image.

Heureusement, il existe une solution simple et directe : définir des politiques et des procédures claires sur la manière et le moment d'utiliser le courrier électronique, puis faire en sorte que tous les membres de votre équipe (et, idéalement, au sein de votre organisation) acceptent ces politiques et procédures.

Avoir des paramètres clairs pour l'utilisation des e-mails évite à votre équipe d'avoir à trier des e-mails inutiles, excessifs ou redondants. Ceci est essentiel pour contrôler la surcharge des e-mails. Réfléchissez donc à la manière dont vous voulez que votre équipe utilise (et n'utilise pas !) le courrier électronique. Ensuite, développez des lignes directrices pour votre équipe autour de ces meilleures pratiques.

Bien que la "bonne" façon d'utiliser le courrier électronique varie selon l'équipe et l'organisation lors de la conception de vos politiques et procédures, tenez compte des points suivants :

• Cas d'utilisation appropriés et inappropriés pour le courrier électronique
• Heures d'ouverture du courrier électronique. Est-il acceptable d'envoyer un e-mail en dehors des heures de bureau ou faut-il attendre le lendemain ?
• Délais de réponse attendus
• Cadence appropriée des e-mails de suivi. Combien de temps les membres de l'équipe doivent-ils attendre avant d'envoyer un e-mail de suivi ?
• Consignes pour mettre en copie des collègues
• Catégoriser ou étiqueter les e-mails urgents comme les e-mails d'absence du bureau avec une ligne d'objet spécifique

Être spécifique. Plus vous êtes clair sur la façon dont les e-mails doivent et ne doivent pas être utilisés, mieux vous pouvez aider votre équipe à ne pas être submergée par les e-mails.

2. Faites de l'organisation une priorité

Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception, que vous voyez des milliers d'e-mails non lus et que vous ne savez pas quels e-mails nécessitent une réponse (demandes non urgentes ou e-mails marketing), cela peut être accablant, même pour le meilleur employé.

Donc, si vous voulez aider votre équipe à éviter d'être submergé par les e-mails, aidez-les à organiser leurs boîtes de réception.

Demandez-leur ce qu'ils trouvent être leurs plus grands défis avec leurs boîtes de réception. Investissez ensuite dans des outils de gestion des e-mails pour les aider à surmonter ces défis et à mieux contrôler leurs boîtes de réception.

Plus les boîtes de réception de vos équipes sont organisées, mieux elles peuvent les gérer et moins elles risquent d'être submergées par les e-mails.

3. Bloquez du temps pour les e-mails

Si les employés consultent leurs e-mails toutes les cinq minutes ou ressentent le besoin de consulter leurs e-mails de temps en temps, ils ont du mal à faire leur travail.

Plutôt que de créer une attente de connectivité constante et de réponses instantanées par e-mail, aidez votre équipe à développer de meilleures limites de messagerie en définissant des heures spécifiques à bloquer pendant la journée de travail pour gérer leurs boîtes de réception.

Par exemple, au lieu de demander à votre équipe de vérifier constamment ses e-mails tout au long de la journée, demandez-lui de bloquer trois blocs de 30 minutes par jour pour différentes activités.

En donnant à votre équipe du temps et de l'espace dédiés à la gestion de leurs e-mails, vous évitez que les e-mails ne débordent sur le reste de la journée. Cela peut aider à augmenter la concentration et la productivité et à contrôler la surcharge des e-mails.

4. Créez des modèles d'e-mails

Un autre facteur qui contribue à la surcharge des e-mails est d'écrire et d'envoyer le même e-mail encore et encore tout au long de la journée.

Mais la bonne nouvelle ? Si cet e-mail de type marmotte inonde votre équipe, il existe une solution simple : le générateur de modèles d'e-mail.

La création de modèles d'e-mails pour les types d'e-mails que votre équipe envoie et reçoit le plus souvent peut vous faire gagner du temps et de l'énergie. Au lieu de repartir de zéro et d'écrire un nouvel e-mail à chaque fois (ce qui peut être plusieurs fois par jour ou même plusieurs fois par heure selon l'e-mail), votre équipe n'a qu'à copier et coller le modèle et le personnaliser avec le nom du destinataire ou autres détails pertinents et appuyez sur soumettre. La personnalisation des e-mails est plus rapide, plus simple, moins fastidieuse et peut aider votre équipe à mieux gérer ses e-mails.

En bout de ligne ? Votre équipe envoie des tonnes d'e-mails chaque jour, dont beaucoup sont pratiquement identiques. La création de modèles qui les aident à envoyer plus efficacement des e-mails presque identiques contribue à augmenter la productivité et à réduire l'épuisement professionnel et la frustration.

5. Donner l'exemple

Les équipes se tournent vers leurs dirigeants pour savoir comment ils travaillent et quels comportements sont acceptables dans la culture de l'entreprise. Donc, si vous vous inquiétez constamment de vos 10 000 e-mails sans réponse ou mettez en copie toute votre équipe sur chaque e-mail (pertinent ou non), ils suivront. En d'autres termes, vous ne pouvez pas aider votre équipe à éviter d'être submergé par les e-mails si vous êtes vous-même submergé.

Pour permettre à votre équipe de mieux gérer sa messagerie, donnez le bon exemple. Modélisez le comportement que vous voulez qu'ils adoptent. Montrez-leur comment interagir avec les e-mails, gérer les boîtes de réception et rester organisés.

Si vous voulez qu'ils s'éteignent complètement à la fin de la journée de travail, n'abattez pas les e-mails à 22 heures. Si vous souhaitez que vos employés organisent et gèrent leurs boîtes de réception, organisez votre propre boîte de réception, puis guidez-les tout au long de votre processus. Si vous souhaitez que vos employés utilisent des modèles d'e-mails pour gagner du temps, utilisez-les vous-même, puis partagez les avantages du gain de temps avec votre équipe.

Vous ne pouvez pas dire à vos employés de faire une chose et ensuite de faire quelque chose de complètement différent. Lorsque vous cherchez à aider votre équipe à surmonter la surcharge d'e-mails, vous devez d'abord la vaincre vous-même.

Évitez la surcharge d'e-mails tout en permettant le meilleur travail

Votre équipe ne peut pas faire de son mieux lorsqu'elle se sent dépassée. La gestion des e-mails rend difficile la concentration, l'exécution des tâches et la déconnexion. Tout cela conduit à moins de productivité, moins d'engagement et une expérience globale négative au travail.

Alors, que faites-vous pour bien faire les choses ? Essayez les conseils ci-dessus pour rester concentré et organisé.

Passez-vous la plupart de votre temps à contacter les clients ? Découvrez ce qu'est l'automatisation des e-mails et comment vous pouvez l'utiliser à votre avantage.