合同風險緩解：您需要遵循的 8 個最佳實踐

如果有一個線索可以貫穿每個組織並用於跟踪公司的健康和福祉，那就是合同生命週期。 此處的錯誤條款或此處含糊不清的短語會迅速使組織面臨大量合同風險。

每次都獲得正確的合同並不容易，但如果您使用正確的工具和技術，也並非不可能。 它需要勤奮、關注細節以及使用所有最新的合同風險緩解策略的簡化流程。

借助有效的合同風險緩解策略，您可以駕馭持續中斷、創新和業務敏捷性的未知水域。

什麼是合同風險緩釋？

合同風險緩解是識別、評估和限制整個組織面臨的風險的過程。 這取決於對組織在運營期間可能面臨的所有潛在危險的戰略評估。

雖然您可能無法管理或預測所有風險，但您可以針對不同的情況制定計劃，以幫助減少它們對業務的影響。 同樣的規則適用於貴公司簽署的任何商業協議。

有效的合同生命週期管理 (CLM) 流程將風險緩解置於每個業務協議的最前沿。 KPMG 和 World Commerce and Contracting 的分析師表示，如果沒有適當的風險緩解策略來推動您的合同流程，組織可能會洩露 9% 的價值。 將 CLM 置於數字化轉型的核心，您可以使用協作框架來識別、評估和降低風險。

如何有效管理合同風險

合同管理是一門影響您業務的每一個元素的學科。 它管理您的員工協議、合作夥伴關係、供應商績效以及公司運營的幾乎所有其他方面。 法律顧問、合同經理和採購團隊了解每個業務協議中的固有風險，但也知道管理風險會有效地減緩合同流程。

在合同流程的每次迭代中有效管理風險需要一個能夠有效響應變化的敏捷組織。

動態風險管理需要三個關鍵組成部分：

1. 改進的風險檢測——培養使用來自企業內部和外部的數據點預測、預測和觀察新興威脅的能力。 公司需要使用這些數據集來量化風險的大小、影響和持續時間，以及如何有效應對風險的計劃。
2. 限定的風險偏好——盡可能利用組織的增長戰略、當前價值以及風險緩解和控制能力動態地承擔額外的風險。 這種方法讓每個負責的資源都知道可接受的風險數量是多少以及在哪裡設置正確的閾值。
3. 不斷發展的風險管理策略——在您的組織中建立風險管理方法，生成反饋和績效指標，以告知您的策略的任何變化。 這包括如何根據內部和外部因素應對、承擔或減輕風險。

為了建立一個能夠有效應對變化的風險管理框架，麥肯錫公司建議採取五項獨立的行動。

資料來源：麥肯錫公司

您應該尋找哪些常見的合同風險類型？

由於合同是通過業務轉移風險的關鍵容器之一，因此對戰略的任何更改都應在 CLM 的每個階段考慮以下四種合同風險類型。

1. 監管和法律風險

隨著現代企業擴展到傳統領域之外，法律和監管合規風險呈指數級增長。 這些要素通常涉及違約，可能會引發法律責任和訴訟。

這種類型的違規可能包括監管框架的合規失敗，例如：

• 服務組織控制( SOC) 2 類型 2 – 所有數據安全程序、流程和技術的報告和審計
• 支付卡行業數據安全標準 (PCI DSS) – 維護信用卡信息隱私和安全
• 聯邦信息安全管理法( FISMA) – 管理聯邦組織的數據安全
• 1996 年健康保險流通與責任法案 (HIPAA) – 保護個人身份信息 (PII)
• 經濟和臨床健康信息技術法案( HITECH Act) – 促進採用改進電子健康記錄 (EHR) 系統的技術
• 職業安全與健康法( OSHA) – 旨在為所有員工提供更安全的工作條件
• 薩班斯-奧克斯利法案 (SOX) – 管理上市公司的財務記錄保存做法

上面的列表並不廣泛，因為每個組織的法律和監管風險敞口將取決於其運營和地理足跡。 對於在歐盟 (EU) 開展業務的公司，新的通用數據保護條例 (GDPR) 也將適用。 在加拿大 (PIPEDA) 或加利福尼亞州 (CCPA) 等州運營的企業也是如此。

這裡最大的風險是侵犯個人隱私或未能保護個人身份信息。 還有其他風險，例如知識產權 (IP) 盜竊、在條款中使用錯誤的語言、不受控制的信息披露、保險或許可做法不足以及一般法律糾紛。

2. 安全風險

上面列出的許多行為專門處理數據隱私，但在評估您的策略時需要考慮額外的安全風險。 任何對數據的意外破壞、未經授權的信息訪問和傳播，或對公司係統的破壞，都可能給組織帶來許多問題。

由於合同包含大量此類敏感信息，因此您在優化 CLM 時應將這些信息視為固有風險的一部分。 考慮到在不同簽約階段發生的通信和通信量，這些信息落入壞人之手的風險是相當大的。

如果您使用不安全的方法在各方之間傳達合同信息，風險會成倍增加。 您還可能因培訓不足、數據保護策略無效或權限和訪問控制鬆懈而使自己面臨安全風險。

考慮到網絡犯罪的穩步增長及其對企業的破壞性影響，數據洩露尤其構成了巨大的風險。 由於這些實體為客戶存儲、管理和保留的信息寶庫，攻擊者開始瞄準法律公司。 管理 CLM 流程中的安全風險仍然是現代企業面臨的最大挑戰之一。

3. 財務風險

遺漏義務、擔保不足或索賠問題會使組織面臨財務風險。 如果風險緩解不是組織的優先事項，那麼在許多情況下，這些情況會蔓延到合同流程中。 這些包括：

• 信用風險——包括交易對手未能按照合同義務進行交割等多種風險
• 流動性風險——描述在合同到期之前支付合同而不會造成不可接受的損失的能力
• 資產支持風險——金融結構是使用組織風險證券化工具分離和減輕風險
• 股權風險——涉及另一家公司或企業的任何股權頭寸，當該實體未能履行職責並且股票下跌或您的收益不等於您投資的價值時，可能會使您的組織面臨額外的財務風險

財務損失可能發生在買方（應付賬款）或賣方（應收賬款）的運營方面。 減輕這些風險是更大業務戰略的一部分，但當您沒有適當的控制措施時，仍會影響個別協議。 常見原因可能包括協議中缺少關鍵日期（包括常青條款）、基於績效指標的薪酬變化或由於不正確的法律語言而無法執行的終止條款。

4.品牌損害

每個組織都依賴於可能需要數十年才能建立的聲譽。 品牌風險包括可能影響員工士氣、客戶忠誠度和公眾認知的聲譽、認知度和意識受損。

確保品牌安全取決於限制可能來自聯想或未能有效應對事件的負面看法。

在以下情況下可能會發生品牌損害：

• 公司對待員工不好
• 有關公司行為的信息洩露給公眾
• 發生數據洩露或信息洩露等事件
• 該組織沒有適當的公共或媒體關係策略

如果沒有與組織的形象和道德相關的具體條款作為協議的一部分，品牌損害和風險就很難量化和減輕。

為什麼要降低合同風險？

儘管沒有組織可以避免所有合同風險，但您必須使用平衡的策略將風險限制在可接受的水平。 當組織未能減輕合同風險時，其影響可能會對組織的品牌、財務和運營狀況造成災難性影響。

合同管理通常涉及利益衝突的多個利益相關者。 其中每一個還依賴於各種工具和技術來管理運營。 承包過程需要支持所有這些利益，同時限制風險敞口並確保整個組織的有效 CLM。

實施平衡的方法來緩解合同風險

隨著數字化轉型的努力，組織應採用平衡的方法來緩解合同風險。 您可以通過以下方式做到這一點：

• 根據新機會的價值衡量可接受的風險
• 將當前收入與任何額外成本進行對比
• 根據合規要求評估創新潛力

借助數字合同管理解決方案，組織可以建立所需的緩解策略，以防范運營、財務和品牌風險。

降低合同風險的最佳實踐

建立一個能夠在合同過程中持續降低風險敞口的框架應成為您的治理、風險和合規 (GRC) 戰略的一部分。 您可以按照以下步驟構建有效的合同風險緩解策略。

1. 識別合同風險

第一步是通過識別當前協議中每個風險所在的位置來了解您當前的風險狀況。 您需要針對上述風險類型查看每份合同，並將其列在您的評估中。

您還應該查看您當前的 CLM 流程並確定哪些風險正在進入工作流程，以了解您需要在哪裡建立額外的控制。

2. 評估和評分風險

一旦你了解了風險存在的地方，你需要根據預期的後果和發生的概率來評估每一個風險。 這使您能夠創建當前風險敞口的記分卡，並確定您需要在哪裡開始緩解工作的優先級。 無論您在哪裡無法消除風險，您都需要建立可接受的閾值，以確保您可以限制風險。

3. 建立合同風險團隊

有了這些信息，您就可以開始在您的合同模型中建立所需的控制和緩解流程。 這要求您為所有涉及的利益相關者創建一個負責任、負責、諮詢和知情 (RACI) 模型，包括具有明確角色和指定的風險響應計劃。

然後，您應該針對具有較高風險暴露或發生傾向的風險制定必要的應急計劃，並告知您的團隊在處理這些事件時他們的角色和責任。

4. 數字化承包過程

為了讓您的團隊更輕鬆，請將您的合同流程數字化，並為所有相關文檔和記錄建立一個中央（理想加密）存儲庫。 您的 RACI 模型將有助於識別您的數字系統所需的關鍵角色，並且您可以設置身份驗證、授權和訪問控制。

5.使用警報和通知

使用驅動合同流程的警報和通知更容易讓每個人都了解您的合同義務。 為了簡化您的新合同請求和文件接收任務，請使用標準化流程進行第三方的所有溝通和入職。

6.首先應對最大的風險

您可以通過在流程早期明確定義所有工作範圍 (SOW) 來防止範圍蔓延。 這也將消除未來發生糾紛的風險，縮短完成生命週期合同談判階段所需的時間。

7. 簡化起草過程

使用條款和模板庫，使用預先批准的法律語言為您的所有條款、條件和合同類型簡化起草過程。 您可以利用工作流引擎等自動化工具來管理您的所有業務規則，例如審查、批准和澄清。

使用版本控制來跟踪所有更改和文檔註釋，並為每個協議創建完整的審計跟踪。 您還可以使用電子簽名從任何地方批准合同，進一步幫助簡化整個流程。

8. 必要時審查和優化

如果您有一個數字流程，您可以開始生成有關 CLM 效率的分析，以便為未來的決策提供信息。 您可以根據風險對合同進行分組，並查看您的任何緩解措施在哪些方面沒有提供您想要的結果。 使用此信息來不斷審查並相應地優化您的風險緩解策略。

資料來源：合約 Logix

為什麼要使用合同管理軟件？

今天的商業環境比以往任何時候都更加複雜。 借助遠程工作、跨境解決方案、數字化和服務經濟等因素，降低合同風險是管理成功組織的重要組成部分。

當今可用的工具和技術使建立一個強大的框架來從中心位置緩解合同風險成為可能。 您可以部署一個支持雲的合同管理系統，該系統完全可以根據您的特定 CLM 模型進行配置。

合同管理軟件可以幫助您開始利用所有合同信息並加快您的數字化轉型工作。

隨著越來越多的組織尋求數字技術來獲得競爭優勢，確定最大的價值潛力在哪裡可能是一個挑戰。 隨著合同滲透到企業的整個組織和運營結構，確定這些流程的優先級將為您帶來最大的好處是有道理的。

不要冒任何風險

降低合同風險仍然是全球法律團隊和合同經理面臨的挑戰之一。 新的合同模式要求企業將決策過程的戰略部分與公司運營績效產生的分析和數據聯繫起來。 合同包含重要的業務信息，可幫助您釋放更多潛力並產生有關業務健康和福祉的寶貴見解。

您無法消除或避免合同風險。 您只能將這些風險降低到可接受的水平。 使用數字連接系統對合同進行有效管理，可為您提供在整個 CLM 中建立穩健控制所需的所有信息和數據。 使用合同風險緩解可以幫助您加快數字化轉型計劃並從當前流程中釋放額外價值。

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