การลดความเสี่ยงตามสัญญา: 8 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณต้องปฏิบัติตาม

หากมีเธรดเดียวที่คุณสามารถติดตามได้ในทุกองค์กร และใช้เพื่อติดตามสุขภาพและสวัสดิภาพของบริษัท นั่นคือวงจรชีวิตของสัญญา ประโยคที่ไม่ดีที่นี่หรือวลีที่ไม่ชัดสามารถเปิดเผยองค์กรได้อย่างรวดเร็วโดยมีความเสี่ยงตามสัญญา

การทำสัญญาของคุณถูกต้องทุกครั้งไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ก็ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้หากคุณใช้เครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสม ต้องใช้ความพากเพียร ความใส่ใจในรายละเอียด และกระบวนการที่คล่องตัวโดยใช้กลยุทธ์การลดความเสี่ยงตามสัญญาล่าสุดทั้งหมด

ด้วยกลยุทธ์การลดความเสี่ยงตามสัญญาที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถสำรวจแหล่งน้ำที่ไม่คุ้นเคยของการหยุดชะงัก นวัตกรรม และความคล่องตัวทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

การลดความเสี่ยงของสัญญาคืออะไร?

การลดความเสี่ยงตามสัญญาเป็นกระบวนการในการระบุ ประเมิน และจำกัดความเสี่ยงในองค์กรของคุณ ขึ้นอยู่กับการประเมินเชิงกลยุทธ์ของอันตรายที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดที่องค์กรอาจเผชิญระหว่างการดำเนินงาน

แม้ว่าคุณอาจไม่สามารถจัดการหรือคาดการณ์ทุกความเสี่ยงได้ แต่คุณสามารถวางแผนสำหรับสถานการณ์ต่างๆ เพื่อช่วยลดผลกระทบต่อธุรกิจได้ กฎเดียวกันนี้ใช้กับข้อตกลงทางธุรกิจใดๆ ที่บริษัทของคุณลงนาม

กระบวนการจัดการวงจรอายุสัญญาที่มีประสิทธิภาพ (CLM) ทำให้การลดความเสี่ยงอยู่ในระดับแนวหน้าของข้อตกลงทางธุรกิจทุกฉบับ นักวิเคราะห์ที่ KPMG และ World Commerce and Contracting กล่าวว่าหากไม่มีกลยุทธ์การลดความเสี่ยงที่เพียงพอในการขับเคลื่อนกระบวนการทำสัญญาของคุณ องค์กรสามารถ รั่วไหล 9% ของมูลค่า ได้ การนำ CLM ของคุณเป็นหัวใจสำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลทำให้คุณสามารถระบุ ประเมิน และลดความเสี่ยงโดยใช้กรอบการทำงานร่วมกัน

วิธีบริหารความเสี่ยงสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการสัญญา เป็นวินัยที่ส่งผลต่อทุกองค์ประกอบของธุรกิจของคุณ ซึ่งควบคุมข้อตกลงของพนักงาน หุ้นส่วน ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ และเกือบทุกแง่มุมอื่นๆ ของการดำเนินงานของบริษัท ที่ปรึกษากฎหมาย ผู้จัดการสัญญา และทีมจัดซื้อเข้าใจถึงความเสี่ยงโดยธรรมชาติในข้อตกลงทางธุรกิจแต่ละฉบับ แต่ยังรู้ด้วยว่าการจัดการความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพทำให้กระบวนการทำสัญญาช้าลง

การจัดการความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ ในระหว่างการทำซ้ำแต่ละครั้งของกระบวนการทำสัญญา จำเป็นต้องมีองค์กรที่คล่องตัวที่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการความเสี่ยงแบบไดนามิกต้องการองค์ประกอบหลักสามประการ:

1. ปรับปรุงการตรวจจับความเสี่ยง – พัฒนาความสามารถในการคาดการณ์ คาดการณ์ และสังเกตภัยคุกคามที่เกิดขึ้นใหม่โดยใช้จุดข้อมูลจากภายในและภายนอกธุรกิจ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องใช้ชุดข้อมูลเหล่านี้เพื่อวัดปริมาณความเสี่ยง ผลกระทบ และระยะเวลา และแผนในการตอบสนองต่อความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ
2. กำหนดความเสี่ยง ที่ยอมรับได้ – รับความเสี่ยงเพิ่มเติมแบบไดนามิกโดยใช้กลยุทธ์การเติบโตขององค์กร มูลค่าปัจจุบัน และความสามารถในการลดความเสี่ยงและการควบคุมเมื่อเป็นไปได้ แนวทางนี้ช่วยให้ทรัพยากรที่รับผิดชอบได้ทราบจำนวนความเสี่ยงที่ยอมรับได้และตำแหน่งที่จะกำหนดเกณฑ์ที่เหมาะสม
3. การพัฒนากลยุทธ์การบริหารความเสี่ยง – การสร้างแนวทางการบริหารความเสี่ยงในองค์กรของคุณที่สร้างข้อเสนอแนะและตัวชี้วัดประสิทธิภาพเพื่อแจ้งการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในกลยุทธ์ของคุณ ซึ่งรวมถึงวิธีการตอบสนอง ดำเนินการ หรือลดความเสี่ยงตามปัจจัยภายในและภายนอก

เพื่อสร้างกรอบการบริหารความเสี่ยงที่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ McKinsey & Company แนะนำให้ดำเนินการห้าประการแยกกัน

ที่มา: McKinsey & Company

ประเภทความเสี่ยงในสัญญาทั่วไปที่คุณควรมองหามีอะไรบ้าง?

เนื่องจากสัญญาเป็นหนึ่งในคอนเทนเนอร์หลักสำหรับการย้ายความเสี่ยงผ่านธุรกิจ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในกลยุทธ์ของคุณควรพิจารณาความเสี่ยงตามสัญญาสี่ประเภทต่อไปนี้ในแต่ละช่วงของ CLM ของคุณ

1. ความเสี่ยงด้านกฎระเบียบและทางกฎหมาย

ในขณะที่ธุรกิจสมัยใหม่ขยายออกไปนอกเขตแดนดั้งเดิม ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบก็เพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณ องค์ประกอบเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับการผิดสัญญาที่อาจก่อให้เกิดความรับผิดชอบทางกฎหมายและการดำเนินคดี

การละเมิดประเภทนี้อาจรวมถึงความล้มเหลวในการปฏิบัติตามด้วยกรอบการกำกับดูแล เช่น:

• Service Organization Controls ( SOC) 2 Type 2 – รายงานและการตรวจสอบสำหรับขั้นตอน กระบวนการ และเทคโนโลยีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทั้งหมด
• มาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูลอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน (PCI DSS) – รักษาความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลบัตรเครดิต
• Federal Information Security Management Act ( FISMA) – ควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลในองค์กรของรัฐบาลกลาง
• พระราชบัญญัติการเคลื่อนย้ายและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพ พ.ศ. 2539 (HIPAA) – ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ (PII)
• พระราชบัญญัติเทคโนโลยีสารสนเทศด้านสุขภาพสำหรับเศรษฐกิจและสุขภาพทางคลินิก (พระราชบัญญัติ ไฮเทค) – ส่งเสริมการนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อปรับปรุงระบบบันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ (EHR)
• พระราชบัญญัติความปลอดภัยและอาชีวอนามัย ( OSHA) – มีวัตถุประสงค์เพื่อให้สภาพการทำงานที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นสำหรับพนักงานทุกคน
• พระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley (SOX) – ควบคุมการปฏิบัติด้านการบันทึกทางการเงินในบริษัทที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์

รายการข้างต้นไม่ครอบคลุม เนื่องจากความเสี่ยงด้านกฎหมายและระเบียบข้อบังคับของทุกองค์กรจะขึ้นอยู่กับการดำเนินงานและรอยเท้าทางภูมิศาสตร์ สำหรับบริษัทที่ดำเนินธุรกิจในสหภาพยุโรป (EU) กฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) ฉบับใหม่ก็จะมีผลบังคับใช้เช่นกัน เช่นเดียวกับกิจการที่ดำเนินการในแคนาดา (PIPEDA) หรือรัฐเช่นแคลิฟอร์เนีย (CCPA)

ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดคือการละเมิดความเป็นส่วนตัวหรือความล้มเหลวในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงเพิ่มเติม เช่น การโจรกรรมทรัพย์สินทางปัญญา (IP) การใช้ภาษาที่ไม่ถูกต้องในอนุประโยค การเปิดเผยข้อมูลที่ไม่มีการควบคุม การประกันภัยหรือการออกใบอนุญาตที่ไม่เพียงพอ และข้อพิพาททางกฎหมายทั่วไป

2. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

การกระทำหลายอย่างที่ระบุไว้ข้างต้นเกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเท่านั้น แต่มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยเพิ่มเติมที่ควรพิจารณาเมื่อประเมินกลยุทธ์ของคุณ การทำลายข้อมูลที่ไม่ต้องการ การเข้าถึงและการเผยแพร่ข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือการละเมิดระบบของบริษัท อาจนำไปสู่ปัญหามากมายสำหรับองค์กร

เนื่องจากสัญญามีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจำนวนมาก คุณจึงควรพิจารณาว่าสิ่งเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของความเสี่ยงโดยธรรมชาติเมื่อเพิ่มประสิทธิภาพ CLM ของคุณ ความเสี่ยงที่ข้อมูลนี้จะตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดีนั้นมีความสำคัญมากเมื่อคุณนึกถึงจำนวนการติดต่อและการสื่อสารที่เกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการทำสัญญาต่างๆ

ความเสี่ยงจะเพิ่มขึ้นอย่างมากหากคุณใช้วิธีการที่ไม่ปลอดภัยในการสื่อสารข้อมูลตามสัญญาระหว่างคู่สัญญา คุณยังสามารถเสี่ยงต่อความปลอดภัยได้ด้วยการฝึกอบรมที่ไม่เพียงพอ นโยบายการปกป้องข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือสิทธิ์ที่หละหลวมและการควบคุมการเข้าถึง

การละเมิดข้อมูลทำให้เกิดความเสี่ยงอย่างมากโดยเฉพาะเมื่อพิจารณาจากการเพิ่มขึ้นของอาชญากรรมทางอินเทอร์เน็ตอย่างต่อเนื่องและผลกระทบร้ายแรงต่อธุรกิจ ผู้โจมตีเริ่มกำหนดเป้าหมายไปที่บริษัทกฎหมายเนื่องจากขุมทรัพย์ของข้อมูลที่หน่วยงานเหล่านี้จัดเก็บ จัดการ และเก็บรักษาไว้สำหรับลูกค้า การจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัยในกระบวนการ CLM ของคุณยังคงเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับธุรกิจสมัยใหม่

3. ความเสี่ยงทางการเงิน

ภาระหน้าที่ที่ไม่ได้รับ การรับประกันไม่เพียงพอ หรือปัญหาการเรียกร้องทำให้องค์กรมีความเสี่ยงทางการเงิน มีสถานการณ์มากมายที่สถานการณ์เหล่านี้เล็ดลอดเข้าสู่กระบวนการทำสัญญา หากการลดความเสี่ยงไม่มีความสำคัญสำหรับองค์กร ซึ่งรวมถึง:

• ความเสี่ยงด้านเครดิต – รวมถึงความเสี่ยงต่างๆ เช่น การผิดนัดของคู่สัญญาที่ไม่ส่งมอบตามภาระผูกพันของสัญญา
• ความเสี่ยงด้านสภาพคล่อง – อธิบายความสามารถในการจ่ายสัญญาก่อนครบกำหนดโดยไม่ก่อให้เกิดความสูญเสียที่ยอมรับไม่ได้
• ความเสี่ยงจากสินทรัพย์ - เป็นโครงสร้างทางการเงินเพื่อแยกและลดความเสี่ยงโดยใช้เครื่องมือสำหรับการแปลงสินทรัพย์เป็นหลักทรัพย์ของความเสี่ยงขององค์กร
• ความเสี่ยงด้านทุน – เกี่ยวข้องกับตำแหน่งทุนใดๆ ในบริษัทหรือกิจการร่วมค้าอื่นที่อาจทำให้องค์กรของคุณต้องเผชิญกับความเสี่ยงทางการเงินเพิ่มเติมเมื่อนิติบุคคลนั้นไม่สามารถดำเนินการได้และหุ้นที่ลดลงหรือกำไรของคุณไม่เท่ากับมูลค่าที่คุณลงทุน

การสูญเสียทางการเงินสามารถเกิดขึ้นได้กับผู้ซื้อ (บัญชีเจ้าหนี้) หรือผู้ขาย (บัญชีลูกหนี้) ของการดำเนินงาน การลดความเสี่ยงเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ทางธุรกิจที่ใหญ่ขึ้น แต่ยังคงสามารถส่งผลกระทบต่อข้อตกลงแต่ละฉบับได้เมื่อคุณไม่มีการควบคุมที่เหมาะสม สาเหตุทั่วไปอาจรวมถึงวันที่สำคัญที่ขาดหายไปจากข้อตกลง (รวมถึงประโยคที่ไม่มีวันหมดอายุ) ค่าตอบแทนที่แปรผันตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ หรือเงื่อนไขการยกเลิกที่ไม่สามารถบังคับใช้ได้เนื่องจากภาษาทางกฎหมายที่ไม่ถูกต้อง

4. ความเสียหายของแบรนด์

ทุกองค์กรขึ้นอยู่กับชื่อเสียงที่อาจต้องใช้เวลาหลายสิบปีในการสร้าง ความเสี่ยงของแบรนด์รวมถึงความเสียหายต่อชื่อเสียง การรับรู้ และการรับรู้ที่อาจส่งผลต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน ความภักดีของลูกค้า และการรับรู้ของสาธารณชน

การรับรองความปลอดภัยของแบรนด์ขึ้นอยู่กับการจำกัดการรับรู้เชิงลบที่อาจมาจากการเชื่อมโยงหรือความล้มเหลวในการตอบสนองต่อเหตุการณ์อย่างมีประสิทธิภาพ

ความเสียหายต่อแบรนด์อาจเกิดขึ้นเมื่อ:

• บริษัทปฏิบัติต่อพนักงานไม่ดี
• ข้อมูลการปฏิบัติของบริษัทรั่วสู่สาธารณะ
• เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเช่นการละเมิดข้อมูลหรือการรั่วไหลของข้อมูล
• องค์กรไม่มีกลยุทธ์ในการประชาสัมพันธ์หรือสื่อสัมพันธ์ที่เพียงพอ

ความเสียหายและความเสี่ยงของตราสินค้านั้นยากต่อการวัดปริมาณและบรรเทา หากไม่มีข้อกำหนดเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับภาพลักษณ์และจริยธรรมขององค์กรซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลง

ทำไมคุณควรลดความเสี่ยงของสัญญา?

แม้ว่าจะไม่มีองค์กรใดสามารถหลีกเลี่ยงความเสี่ยงตามสัญญาได้ทั้งหมด แต่คุณต้องจำกัดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้โดยใช้กลยุทธ์ที่สมดุล เมื่อองค์กรล้มเหลวในการลดความเสี่ยงตามสัญญา ผลกระทบอาจเป็นหายนะต่อแบรนด์องค์กร การเงิน และสุขภาพในการดำเนินงาน

การจัดการสัญญามักจะเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายที่มีผลประโยชน์ที่แข่งขันกัน สิ่งเหล่านี้ยังอาศัยเครื่องมือและเทคโนโลยีที่หลากหลายเพื่อจัดการการดำเนินงาน กระบวนการทำสัญญาจำเป็นต้องสนับสนุนผลประโยชน์เหล่านี้ทั้งหมด ในขณะที่จำกัดความเสี่ยงและรับรอง CLM ที่มีประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร

การใช้แนวทางที่สมดุลเพื่อลดความเสี่ยงในการทำสัญญา

นอกเหนือจากความพยายามในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลแล้ว องค์กรต่างๆ ควรนำแนวทางที่สมดุลมาใช้เพื่อลดความเสี่ยงตามสัญญา คุณสามารถทำได้โดย:

• การวัดความเสี่ยงที่ยอมรับได้กับมูลค่าของโอกาสใหม่
• เปรียบเทียบรายได้ปัจจุบันกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• การประเมินศักยภาพของนวัตกรรมตามข้อกำหนด

ด้วยโซลูชันการจัดการสัญญาดิจิทัล องค์กรต่างๆ สามารถกำหนดกลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบที่จำเป็น เพื่อป้องกันความเสี่ยงด้านปฏิบัติการ การเงิน และแบรนด์

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการลดความเสี่ยงของสัญญา

การสร้างกรอบการทำงานที่ช่วยลดความเสี่ยงของคุณอย่างสม่ำเสมอในระหว่างกระบวนการทำสัญญาควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การกำกับดูแล ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนด (GRC) คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างกลยุทธ์การลดความเสี่ยงตามสัญญาที่มีประสิทธิภาพ

1. ระบุความเสี่ยงตามสัญญา

ขั้นตอนแรกคือการทำความเข้าใจโปรไฟล์ความเสี่ยงปัจจุบันของคุณโดย ระบุตำแหน่งที่มีความเสี่ยง ภายในข้อตกลงปัจจุบันของคุณ คุณจะต้องตรวจสอบสัญญาแต่ละประเภทสำหรับประเภทความเสี่ยงที่ระบุไว้ด้านบนและระบุรายการเหล่านี้ในการประเมินของคุณ

คุณควรดูกระบวนการ CLM ปัจจุบันของคุณและพิจารณาว่ามีความเสี่ยงที่เข้าสู่เวิร์กโฟลว์เพื่อทำความเข้าใจว่าคุณจะต้องสร้างการควบคุมเพิ่มเติมที่ใด

2. ประเมินและให้คะแนนความเสี่ยง

เมื่อคุณเข้าใจถึงความเสี่ยงแล้ว คุณต้องประเมิน แต่ละความเสี่ยงตามผลที่คาดว่าจะตามมาและความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสร้างดัชนีชี้วัดความเสี่ยงในปัจจุบันของคุณและจัดลำดับความสำคัญที่คุณจะต้องเริ่มความพยายามในการบรรเทาความเสี่ยงของคุณ เมื่อใดก็ตามที่คุณไม่สามารถขจัดความเสี่ยงได้ คุณจะต้องกำหนดเกณฑ์ที่ยอมรับได้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถจำกัดความเสี่ยงได้

3. จัดตั้งทีมความเสี่ยงตามสัญญา

ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถเริ่มสร้างการควบคุมที่จำเป็นและกระบวนการบรรเทาผลกระทบในรูปแบบการทำสัญญาของคุณ สิ่งนี้ต้องการให้คุณสร้างรูปแบบที่รับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษา และแจ้งข้อมูล (RACI) สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง รวมถึงแผนรับมือความเสี่ยงที่มีบทบาทและการกำหนดที่ชัดเจน

จากนั้นคุณควรพัฒนาแผนฉุกเฉินที่จำเป็นสำหรับความเสี่ยงที่มีความเสี่ยงสูงหรือมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้น และแจ้งทีมของคุณเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบเมื่อต้องรับมือกับเหตุการณ์เหล่านี้

4. แปลงกระบวนการทำสัญญาเป็นดิจิทัล

เพื่อให้ทีมของคุณง่ายขึ้น ให้แปลงกระบวนการทำสัญญาของคุณให้เป็นดิจิทัล และสร้างที่เก็บส่วนกลาง (เข้ารหัสในอุดมคติ) สำหรับเอกสารและบันทึกที่เกี่ยวข้องทั้งหมด โมเดล RACI ของคุณจะช่วยระบุบทบาทสำคัญที่จำเป็นสำหรับระบบดิจิทัลของคุณ และคุณสามารถตั้งค่าการรับรองความถูกต้อง การอนุญาต และการควบคุมการเข้าถึงได้

5. ใช้การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน

การทำให้ทุกคนทราบถึงข้อผูกพันตามสัญญาของคุณได้ง่ายขึ้นโดยใช้การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนที่ขับเคลื่อนกระบวนการทำสัญญา ในการปรับปรุงการขอสัญญาใหม่และงานการรับเอกสาร ให้ใช้กระบวนการที่เป็นมาตรฐานสำหรับการสื่อสารและการปฐมนิเทศบุคคลที่สามทั้งหมด

6. จัดการกับความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดก่อน

คุณสามารถป้องกันการคืบคลานขอบเขตโดยกำหนดขอบเขตงาน (SOW) ทั้งหมดให้ชัดเจนตั้งแต่ช่วงต้นของกระบวนการ นอกจากนี้ยังช่วยขจัดความเสี่ยงของข้อพิพาทในอนาคต และลดระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินการตามขั้นตอนการเจรจาสัญญาของวงจรชีวิตให้เสร็จสิ้น

7. ปรับปรุงกระบวนการร่าง

ใช้ไลบรารีอนุประโยคและเทมเพลตเพื่อปรับปรุงกระบวนการร่างด้วยภาษากฎหมายที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าสำหรับข้อกำหนด เงื่อนไข และประเภทของสัญญาทั้งหมดของคุณ คุณสามารถใช้เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติ เช่น กลไกเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการกฎเกณฑ์ทางธุรกิจทั้งหมดของคุณ เช่น การตรวจทาน การอนุมัติ และการชี้แจง

ใช้การควบคุมเวอร์ชันเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและบันทึกความคิดเห็น และสร้างหลักฐานการตรวจสอบที่สมบูรณ์สำหรับแต่ละข้อตกลง คุณยังสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้อนุมัติสัญญาได้จากทุกที่ ซึ่งช่วยให้กระบวนการทั้งหมดคล่องตัวยิ่งขึ้น

8. ตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพในกรณีที่จำเป็น

หากคุณมีกระบวนการดิจิทัล คุณสามารถเริ่มสร้างการวิเคราะห์เกี่ยวกับประสิทธิภาพของ CLM เพื่อแจ้งการตัดสินใจในอนาคตได้ คุณสามารถจัดกลุ่มสัญญาตามความเสี่ยงและดูว่าความพยายามบรรเทาผลกระทบใดๆ ของคุณไม่ได้ให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อทบทวนและเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การลดความเสี่ยงของคุณอย่างต่อเนื่อง

ที่มา: สัญญา Logix

เหตุใดคุณจึงควรใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา

ภูมิทัศน์ทางธุรกิจในปัจจุบันมีความซับซ้อนมากกว่าที่เคยเป็นมา ด้วยปัจจัยต่างๆ เช่น การทำงานระยะไกล โซลูชันข้ามพรมแดน การแปลงเป็นดิจิทัล และเศรษฐกิจการบริการ การลดความเสี่ยงจากสัญญาเป็นส่วนสำคัญในการจัดการองค์กรที่ประสบความสำเร็จ

เครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีอยู่ในปัจจุบันทำให้สามารถสร้างกรอบการทำงานที่แข็งแกร่งสำหรับการลดความเสี่ยงตามสัญญาจากที่ตั้งส่วนกลาง คุณสามารถปรับใช้ระบบการจัดการสัญญาที่เปิดใช้งานบนคลาวด์ซึ่งสามารถกำหนดค่าได้ทั้งหมดตามแบบจำลอง CLM เฉพาะของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาสามารถช่วยให้คุณเริ่มใช้ประโยชน์จากข้อมูลสัญญาทั้งหมดของคุณ และเร่งความพยายามในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของคุณ

เนื่องจากมีองค์กรจำนวนมากขึ้นที่กำลังมองหาเทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน การตัดสินใจเลือกว่าจุดใดที่มีศักยภาพด้านมูลค่าสูงสุดอาจเป็นเรื่องท้าทาย ด้วยสัญญาที่แทรกซึมทั่วทั้งโครงสร้างองค์กรและการดำเนินงานของธุรกิจ การจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการเหล่านี้จะให้ประโยชน์สูงสุดแก่คุณ

อย่าเสี่ยงเลย

การลดความเสี่ยงของสัญญายังคงเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งสำหรับทีมกฎหมายและผู้จัดการสัญญาทั่วโลก โมเดลการทำสัญญาใหม่ต้องการให้ธุรกิจเชื่อมต่อส่วนเชิงกลยุทธ์ของกระบวนการตัดสินใจกับการวิเคราะห์และข้อมูลที่สร้างขึ้นจากผลการปฏิบัติงานของบริษัท สัญญามีข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญที่สามารถช่วยให้คุณปลดล็อกศักยภาพเพิ่มเติมและสร้างข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของธุรกิจ

คุณไม่สามารถขจัดหรือหลีกเลี่ยงความเสี่ยงในการทำสัญญาได้ คุณสามารถลดความเสี่ยงเหล่านี้ให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้เท่านั้น การจัดการสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ระบบดิจิทัลที่เชื่อมต่อกันจะให้ข้อมูลและข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างการควบคุมที่มีประสิทธิภาพทั่วทั้ง CLM ของคุณ การใช้การลดความเสี่ยงตามสัญญาสามารถช่วยให้คุณเร่งการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและปลดล็อกคุณค่าเพิ่มเติมจากกระบวนการปัจจุบันของคุณ

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบันทึกเอกสารของคุณอย่างปลอดภัยหรือไม่ ดูคู่มือฉบับย่อเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร