Mitigasi Risiko Kontrak: 8 Praktik Terbaik yang Harus Anda Ikuti

Jika ada satu utas yang dapat Anda ikuti melalui setiap organisasi dan gunakan untuk melacak kesehatan dan kesejahteraan perusahaan, itu adalah siklus hidup kontrak. Klausa yang buruk di sini atau frasa yang tidak jelas di sana dapat dengan cepat mengekspos organisasi ke sejumlah risiko kontraktual.

Mendapatkan kontrak Anda dengan benar setiap saat tidak mudah, tetapi juga bukan tidak mungkin jika Anda menggunakan alat dan teknik yang tepat. Ini membutuhkan ketekunan, perhatian terhadap detail, dan proses yang disederhanakan menggunakan semua strategi mitigasi risiko kontrak terbaru.

Dengan strategi mitigasi risiko kontrak yang efektif, Anda dapat menavigasi perairan yang belum dipetakan dari gangguan berkelanjutan, inovasi, dan kelincahan bisnis.

Apa itu mitigasi risiko kontrak?

Mitigasi risiko kontrak adalah proses mengidentifikasi, mengevaluasi, dan membatasi paparan risiko di seluruh organisasi Anda. Itu tergantung pada penilaian strategis dari semua potensi bahaya yang mungkin dihadapi organisasi selama operasi.

Meskipun Anda mungkin tidak dapat mengelola atau mengantisipasi setiap risiko, Anda dapat merencanakan situasi yang berbeda untuk membantu mengurangi dampaknya terhadap bisnis. Aturan yang sama berlaku untuk perjanjian bisnis apa pun yang ditandatangani perusahaan Anda.

Proses manajemen siklus hidup kontrak (CLM) yang efektif menempatkan mitigasi risiko di garis depan setiap perjanjian bisnis. Tanpa strategi mitigasi risiko yang memadai yang mendorong proses kontrak Anda, organisasi dapat membocorkan 9% nilai menurut analis di KPMG dan World Commerce and Contracting. Menempatkan CLM Anda di jantung transformasi digital Anda memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengurangi risiko menggunakan kerangka kerja kolaboratif.

Bagaimana mengelola risiko kontrak secara efektif

Manajemen kontrak adalah disiplin yang mempengaruhi setiap elemen bisnis Anda. Ini mengatur perjanjian karyawan Anda, kemitraan, kinerja pemasok, dan hampir setiap aspek lain dari operasi perusahaan. Penasihat hukum, manajer kontrak, dan tim pengadaan memahami risiko yang melekat dalam setiap perjanjian bisnis, tetapi juga mengetahui bahwa mengelola eksposur secara efektif memperlambat proses kontrak.

Mengelola risiko secara efektif selama setiap iterasi proses kontrak membutuhkan organisasi yang gesit yang dapat merespons perubahan secara efektif.

Manajemen risiko dinamis memerlukan tiga komponen utama:

1. Peningkatan deteksi risiko – Mengembangkan kemampuan untuk memprediksi, mengantisipasi, dan mengamati ancaman yang muncul menggunakan titik data dari dalam dan luar bisnis. Perusahaan perlu menggunakan kumpulan data ini untuk mengukur besarnya risiko, dampak, dan durasi, serta rencana tentang cara merespons risiko secara efektif.
2. Selera risiko terbatas – Mengambil risiko tambahan secara dinamis menggunakan strategi pertumbuhan organisasi, nilai saat ini, dan kemampuan mitigasi dan pengendalian risiko bila memungkinkan. Pendekatan ini memungkinkan setiap sumber daya yang bertanggung jawab mengetahui jumlah yang tepat dari risiko yang dapat diterima dan di mana harus menetapkan ambang batas yang tepat.
3. Mengembangkan strategi manajemen risiko – Menetapkan pendekatan manajemen risiko di organisasi Anda yang menghasilkan umpan balik dan indikator kinerja untuk menginformasikan setiap perubahan dalam strategi Anda. Ini termasuk bagaimana menanggapi, melakukan, atau mengurangi risiko berdasarkan faktor internal dan eksternal.

Untuk membangun kerangka kerja manajemen risiko yang dapat merespons perubahan secara efektif, McKinsey & Company merekomendasikan untuk mengambil lima tindakan terpisah.

Sumber: McKinsey & Company

Apa jenis risiko kontrak umum yang harus Anda cari?

Karena kontrak adalah salah satu wadah utama untuk memindahkan risiko melalui bisnis, setiap perubahan pada strategi Anda harus mempertimbangkan empat jenis risiko kontraktual berikut selama setiap fase CLM Anda.

1. Risiko peraturan dan hukum

Ketika bisnis modern berkembang melampaui wilayah tradisional, risiko kepatuhan hukum dan peraturan tumbuh secara eksponensial. Unsur-unsur ini biasanya melibatkan pelanggaran kontrak yang membawa potensi pertanggungjawaban hukum dan litigasi.

Pelanggaran jenis ini dapat mencakup kegagalan kepatuhan dengan kerangka peraturan seperti:

• Kontrol Organisasi Layanan ( SOC) 2 Tipe 2 – Laporan dan audit untuk semua prosedur, proses, dan teknologi keamanan data
• Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran (PCI DSS) – Menjaga privasi dan keamanan informasi kartu kredit
• Undang-Undang Manajemen Keamanan Informasi Federal ( FISMA) – Mengatur keamanan data di organisasi federal
• Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan tahun 1996 (HIPAA) – Melindungi informasi pengenal pribadi (PII)
• Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act ( HITECH Act) – Mempromosikan adopsi teknologi untuk meningkatkan sistem catatan kesehatan elektronik (EHR)
• Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja ( OSHA) – Bertujuan untuk menyediakan kondisi kerja yang lebih aman bagi semua karyawan
• Sarbanes-Oxley Act (SOX) – Mengatur praktik pencatatan keuangan di perusahaan publik

Daftar di atas tidak luas, karena eksposur risiko hukum dan peraturan setiap organisasi akan bergantung pada operasi dan jejak geografisnya. Untuk perusahaan yang menjalankan bisnis di Uni Eropa (UE), Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) yang baru juga akan berlaku. Hal yang sama berlaku untuk usaha yang beroperasi di Kanada (PIPEDA) atau negara bagian seperti California (CCPA).

Risiko terbesar di sini adalah melanggar privasi pribadi atau gagal mengamankan informasi pengenal pribadi. Ada juga risiko tambahan seperti pencurian kekayaan intelektual (IP), menggunakan bahasa yang salah dalam klausa, pengungkapan informasi yang tidak terkendali, praktik asuransi atau lisensi yang tidak memadai, dan perselisihan hukum umum.

2. Risiko keamanan

Banyak tindakan yang tercantum di atas berurusan secara eksklusif dengan privasi data tetapi ada risiko keamanan tambahan yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi strategi Anda. Penghancuran data yang tidak diinginkan, akses tidak sah dan penyebaran informasi, atau pelanggaran sistem perusahaan dapat menyebabkan sejumlah masalah bagi organisasi.

Karena kontrak mengandung banyak informasi sensitif ini, Anda harus mempertimbangkannya sebagai bagian dari risiko bawaan saat mengoptimalkan CLM Anda. Risiko informasi ini jatuh ke tangan yang salah cukup besar ketika Anda memikirkan jumlah korespondensi dan komunikasi yang terjadi selama tahap kontrak yang berbeda.

Risiko meningkat secara eksponensial jika Anda menggunakan metode tanpa jaminan untuk mengomunikasikan informasi kontraktual antar pihak. Anda juga dapat mengekspos diri Anda pada risiko keamanan dengan pelatihan yang tidak memadai, kebijakan perlindungan data yang tidak efektif, atau izin dan kontrol akses yang lemah.

Pelanggaran data secara khusus menimbulkan risiko besar mengingat meningkatnya kejahatan dunia maya dan dampaknya terhadap bisnis. Penyerang mulai menargetkan firma hukum karena harta karun informasi yang disimpan, dikelola, dan disimpan oleh entitas ini untuk klien. Mengelola risiko keamanan dalam proses CLM Anda tetap menjadi salah satu tantangan terbesar bagi bisnis modern.

3. Risiko keuangan

Kewajiban yang terlewatkan, jaminan yang tidak mencukupi, atau masalah klaim mengekspos organisasi pada risiko keuangan. Ada banyak sekali skenario di mana situasi ini menyusup ke dalam proses kontrak jika mitigasi risiko bukan prioritas bagi organisasi. Ini termasuk:

• Risiko kredit – Mencakup berbagai risiko seperti gagal bayar dari pihak lawan yang gagal memberikan sesuai dengan kewajiban kontrak
• Risiko likuiditas – Menjelaskan kemampuan untuk membayar kontrak sebelum mencapai jatuh tempo tanpa menimbulkan kerugian yang tidak dapat diterima
• Risiko yang didukung aset – Apakah struktur keuangan untuk memisahkan dan mengurangi risiko menggunakan instrumen untuk sekuritisasi eksposur organisasi
• Risiko ekuitas – Melibatkan posisi ekuitas apa pun di perusahaan atau usaha lain yang dapat mengekspos organisasi Anda pada risiko keuangan tambahan ketika entitas tersebut gagal untuk berkinerja dan saham turun atau keuntungan Anda tidak sama dengan nilai yang Anda investasikan

Kerugian finansial dapat terjadi pada sisi operasi pembeli (utang usaha) atau penjual (piutang). Mengurangi risiko ini adalah bagian dari strategi bisnis yang lebih besar tetapi masih dapat memengaruhi kesepakatan individu jika Anda tidak memiliki kontrol yang tepat. Penyebab umum dapat mencakup tanggal-tanggal penting yang hilang dari perjanjian (termasuk klausul evergreen), variasi kompensasi berdasarkan indikator kinerja, atau klausul penghentian yang tidak dapat diterapkan karena bahasa hukum yang salah.

4. Kerusakan merek

Setiap organisasi bergantung pada reputasi yang membutuhkan waktu puluhan tahun untuk dibangun. Risiko merek meliputi kerusakan reputasi, pengakuan, dan kesadaran yang dapat memengaruhi moral karyawan, loyalitas pelanggan, dan persepsi publik.

Memastikan keamanan merek bergantung pada pembatasan persepsi negatif yang dapat berasal dari asosiasi atau kegagalan untuk menanggapi insiden secara efektif.

Kerusakan merek dapat terjadi ketika:

• Perusahaan memperlakukan karyawan dengan buruk
• Informasi tentang praktik perusahaan bocor ke publik
• Terjadi insiden seperti pelanggaran data atau kebocoran informasi
• Organisasi tidak memiliki strategi hubungan publik atau media yang memadai

Kerusakan dan risiko merek sulit untuk diukur dan dimitigasi tanpa memiliki klausul khusus yang berkaitan dengan citra dan etika organisasi sebagai bagian dari perjanjian.

Mengapa Anda harus mengurangi risiko kontrak?

Meskipun tidak ada organisasi yang dapat menghindari semua risiko kontrak, Anda harus membatasi eksposur ke tingkat yang dapat diterima dengan menggunakan strategi yang seimbang. Ketika organisasi gagal untuk mengurangi risiko kontrak, efeknya dapat menjadi bencana besar bagi merek, keuangan, dan kesehatan operasional organisasi Anda.

Manajemen kontrak biasanya melibatkan banyak pemangku kepentingan dengan kepentingan yang bersaing. Masing-masing juga bergantung pada berbagai alat dan teknologi untuk mengelola operasi. Proses kontrak perlu mendukung semua kepentingan ini sambil membatasi eksposur risiko dan memastikan CLM yang efisien di seluruh organisasi.

Menerapkan pendekatan yang seimbang untuk mitigasi risiko kontrak

Seiring dengan upaya transformasi digital, organisasi harus mengadopsi pendekatan yang seimbang untuk mitigasi risiko kontrak. Anda dapat melakukannya dengan:

• Mengukur risiko yang dapat diterima terhadap nilai peluang baru
• Membandingkan pendapatan saat ini dengan biaya tambahan apa pun
• Mengevaluasi potensi inovasi terhadap persyaratan kepatuhan

Dengan solusi manajemen kontrak digital, organisasi dapat menetapkan strategi mitigasi yang diperlukan untuk melindungi dari risiko operasional, keuangan, dan merek.

Praktik terbaik untuk mengurangi risiko kontrak

Menetapkan kerangka kerja yang secara konsisten mengurangi eksposur risiko Anda selama proses kontrak harus menjadi bagian dari strategi tata kelola, risiko, dan kepatuhan (GRC) Anda. Anda dapat mengikuti langkah-langkah ini untuk membangun strategi mitigasi risiko kontrak yang efektif.

1. Identifikasi risiko kontraktual

Langkah pertama adalah memahami profil risiko Anda saat ini dengan mengidentifikasi di mana setiap risiko ada dalam perjanjian Anda saat ini. Anda sebaiknya meninjau setiap kontrak untuk jenis risiko yang diidentifikasi di atas dan mencantumkannya dalam penilaian Anda.

Anda juga harus melihat proses CLM Anda saat ini dan menentukan di mana risiko memasuki alur kerja untuk memahami di mana Anda perlu menetapkan kontrol tambahan.

2. Menilai dan menilai risiko

Setelah Anda memahami di mana ada risiko, Anda perlu mengevaluasi masing-masing sesuai dengan konsekuensi yang diantisipasi dan kemungkinan terjadinya. Ini memungkinkan Anda membuat kartu skor dari eksposur risiko Anda saat ini dan memprioritaskan di mana Anda perlu memulai upaya mitigasi Anda. Di mana pun Anda tidak dapat menghilangkan risiko, Anda pasti ingin menetapkan ambang batas yang dapat diterima untuk memastikan Anda dapat membatasi eksposur.

3. Membentuk tim risiko kontraktual

Berbekal informasi ini, Anda dapat mulai menetapkan kontrol yang diperlukan dan proses mitigasi dalam model kontrak Anda. Ini mengharuskan Anda untuk membuat model yang bertanggung jawab, akuntabel, dikonsultasikan, dan diinformasikan (RACI) untuk semua pemangku kepentingan yang terlibat termasuk rencana respons risiko dengan peran dan penunjukan yang jelas.

Anda kemudian harus mengembangkan rencana darurat yang diperlukan untuk risiko dengan eksposur atau kecenderungan yang lebih tinggi dan menginformasikan tim Anda tentang peran dan tanggung jawab mereka saat menangani insiden ini.

4. Digitalisasi proses kontrak

Untuk mempermudah tim Anda, digitalkan proses kontrak Anda dan buat repositori pusat (idealnya dienkripsi) untuk semua dokumen dan catatan terkait. Model RACI Anda akan membantu mengidentifikasi peran kunci yang diperlukan untuk sistem digital Anda, dan Anda dapat mengatur autentikasi, otorisasi, dan kontrol akses Anda.

5. Gunakan peringatan dan notifikasi

Menjaga semua orang tetap up to date dengan kewajiban kontrak Anda lebih mudah menggunakan peringatan dan pemberitahuan yang mendorong proses kontrak. Untuk merampingkan permintaan kontrak baru Anda dan tugas pemasukan dokumen, gunakan proses standar untuk semua komunikasi dan orientasi pihak ketiga.

6. Hadapi risiko terbesar terlebih dahulu

Anda dapat mencegah scope creep dengan mendefinisikan semua scope of work (SOW) secara jelas di awal proses. Ini juga akan menghilangkan risiko perselisihan di masa depan dan mempersingkat waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tahap negosiasi kontrak dari siklus hidup.

7. Merampingkan proses penyusunan

Gunakan pustaka klausa dan templat untuk menyederhanakan proses pembuatan draf dengan bahasa hukum yang telah disetujui sebelumnya untuk semua persyaratan, ketentuan, dan jenis kontrak Anda. Anda dapat memanfaatkan alat otomatisasi seperti mesin alur kerja untuk mengelola semua aturan bisnis Anda seperti ulasan, persetujuan, dan klarifikasi.

Gunakan kontrol versi untuk melacak semua perubahan dan mendokumentasikan komentar dan membuat jejak audit lengkap untuk setiap perjanjian. Anda juga dapat menggunakan tanda tangan elektronik untuk memungkinkan persetujuan kontrak dari mana saja, lebih lanjut membantu merampingkan seluruh proses.

8. Tinjau dan optimalkan jika perlu

Jika Anda memiliki proses digital, Anda dapat mulai membuat analitik tentang efisiensi CLM Anda untuk menginformasikan keputusan di masa mendatang. Anda dapat mengelompokkan kontrak berdasarkan risiko dan melihat di mana upaya mitigasi Anda tidak memberikan hasil yang Anda inginkan. Gunakan informasi ini untuk terus meninjau dan mengoptimalkan strategi mitigasi risiko Anda.

Sumber: Logix Kontrak

Mengapa Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak?

Lanskap bisnis saat ini lebih kompleks dari sebelumnya. Dengan faktor-faktor seperti pekerjaan jarak jauh, solusi lintas batas, digitalisasi, dan ekonomi layanan, mengurangi risiko kontrak adalah bagian penting dalam mengelola organisasi yang sukses.

Alat dan teknologi yang tersedia saat ini memungkinkan untuk membangun kerangka kerja yang kuat untuk mitigasi risiko kontrak dari lokasi pusat. Anda dapat menerapkan sistem manajemen kontrak berkemampuan cloud yang sepenuhnya dapat dikonfigurasi sesuai dengan model CLM spesifik Anda.

Perangkat lunak manajemen kontrak dapat membantu Anda mulai memanfaatkan semua informasi kontrak dan mempercepat upaya transformasi digital Anda.

Karena semakin banyak organisasi mencari teknologi digital untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, memutuskan di mana potensi nilai terbesar mungkin menjadi tantangan. Dengan kontrak yang meresap melalui seluruh struktur organisasi dan operasional bisnis, masuk akal jika memprioritaskan proses ini akan memberi Anda manfaat terbesar.

Jangan mengambil risiko apa pun

Mitigasi risiko kontrak tetap menjadi salah satu tantangan bagi tim hukum dan manajer kontrak di seluruh dunia. Model kontrak baru mengharuskan bisnis untuk menghubungkan bagian strategis dari proses pengambilan keputusan dengan analitik dan data yang dihasilkan dari kinerja operasional perusahaan. Kontrak membawa informasi bisnis penting yang dapat membantu Anda membuka potensi tambahan dan menghasilkan wawasan berharga tentang kesehatan dan kesejahteraan bisnis.

Anda tidak dapat menghilangkan atau menghindari risiko kontrak. Anda hanya dapat mengurangi risiko ini ke tingkat yang dapat diterima. Manajemen kontrak yang efektif menggunakan sistem digital yang terhubung memberi Anda semua informasi dan data yang Anda butuhkan untuk membuat kontrol yang kuat di seluruh CLM Anda. Menggunakan mitigasi risiko kontrak dapat membantu Anda mempercepat inisiatif transformasi digital dan membuka nilai tambah dari proses Anda saat ini.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang praktik terbaik untuk menyimpan dokumen Anda dengan aman? Lihat panduan singkat ini tentang penyimpanan dokumen.