Снижение рисков, связанных с контрактами: 8 рекомендаций, которым необходимо следовать

Если есть одна нить, которую вы можете проследить в каждой организации и использовать для отслеживания здоровья и благополучия компании, это жизненный цикл контракта. Плохой пункт здесь или невнятная фраза могут быстро подвергнуть организацию множеству контрактных рисков.

Каждый раз составлять правильный контракт непросто, но и возможно, если вы используете правильные инструменты и методы. Это требует усердия, внимания к деталям и оптимизированного процесса с использованием всех последних стратегий снижения рисков, связанных с контрактами.

Благодаря эффективной стратегии снижения рисков, связанных с контрактами, вы можете ориентироваться в неизведанных водах постоянных сбоев, инноваций и гибкости бизнеса.

Что такое снижение рисков контракта?

Снижение рисков, связанных с контрактом, — это процесс выявления, оценки и ограничения подверженности рискам в вашей организации. Это зависит от стратегической оценки всех потенциальных опасностей, с которыми организация может столкнуться во время своей деятельности.

Хотя вы, возможно, не сможете управлять всеми рисками или предвидеть их, вы можете планировать различные ситуации, чтобы уменьшить их влияние на бизнес. Это же правило применяется к любому деловому соглашению, которое подписывает ваша компания.

Эффективный процесс управления жизненным циклом контракта (CLM) ставит снижение рисков во главу угла каждого делового соглашения. По мнению аналитиков KPMG и World Commerce and Contracting, без адекватной стратегии снижения рисков, управляющей вашим процессом заключения контрактов, организации могут потерять 9% стоимости . Поставив CLM в основу вашей цифровой трансформации, вы сможете выявлять, оценивать и снижать риски с помощью совместной структуры.

Как эффективно управлять контрактным риском

Управление контрактами — это дисциплина, затрагивающая каждый элемент вашего бизнеса. Он регулирует ваши соглашения с сотрудниками, партнерские отношения, производительность поставщиков и почти все остальные аспекты деятельности компании. Юрисконсульты, менеджеры по контрактам и отделы закупок понимают риски, присущие каждому деловому соглашению, но также знают, что эффективное управление рисками замедляет процесс заключения контрактов.

Эффективное управление рисками на каждой итерации процесса заключения контрактов требует наличия гибкой организации, способной эффективно реагировать на изменения.

Динамическое управление рисками требует трех ключевых компонентов:

1. Улучшенное обнаружение рисков — развитие способности прогнозировать, предвосхищать и наблюдать за возникающими угрозами с использованием точек данных внутри и за пределами бизнеса. Компании должны использовать эти наборы данных для количественной оценки масштабов рисков, их воздействия и продолжительности, а также для планирования эффективных мер реагирования на риски.
2. Разграниченные аппетиты к риску — динамическое принятие на себя дополнительных рисков с использованием стратегии роста организации, текущей стоимости, а также возможностей снижения и контроля рисков, когда это возможно. Такой подход позволяет каждому подотчетному ресурсу знать, какова правильная величина приемлемого риска и где установить правильный порог.
3. Развитие стратегий управления рисками. Внедрение подхода к управлению рисками в вашей организации, который обеспечивает обратную связь и показатели эффективности для информирования о любых изменениях в вашей стратегии. Это включает в себя то, как реагировать, брать на себя или снижать риски на основе внутренних и внешних факторов.

Чтобы создать систему управления рисками, способную эффективно реагировать на изменения, McKinsey & Company рекомендует предпринять пять отдельных действий.

Источник: McKinsey & Company.

Каковы распространенные типы рисков контрактов, на которые следует обращать внимание?

Поскольку контракты являются одним из ключевых контейнеров для перемещения рисков в бизнесе, любое изменение вашей стратегии должно учитывать следующие четыре типа контрактных рисков на каждом этапе вашего CLM.

1. Регуляторно-правовые риски

По мере того, как современные предприятия выходят за пределы традиционных территорий, риски соблюдения правовых и нормативных требований растут в геометрической прогрессии. Эти элементы обычно связаны с нарушением договора, что может привести к юридической ответственности и судебному разбирательству.

Нарушение этого типа может включать несоблюдение нормативно-правовой базы, например:

• Средства контроля обслуживающей организации ( SOC) 2 Тип 2 — отчеты и аудиты для всех процедур, процессов и технологий безопасности данных
• Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт (PCI DSS) — обеспечивает конфиденциальность и безопасность информации о кредитных картах.
• Федеральный закон об управлении информационной безопасностью ( FISMA ) - регулирует безопасность данных в федеральных организациях.
• Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования от 1996 г. (HIPAA) – защищает информацию, позволяющую установить личность (PII).
• Закон о медицинских информационных технологиях для экономического и клинического здравоохранения (Закон HITECH) - способствует внедрению технологий для улучшения систем электронных медицинских карт (EHR).
• Закон о безопасности и гигиене труда ( OSHA) направлен на обеспечение более безопасных условий труда для всех сотрудников.
• Закон Сарбейнса-Оксли (SOX) - регулирует практику ведения финансовой отчетности в публичных компаниях.

Приведенный выше список не является исчерпывающим, поскольку подверженность каждой организации юридическим и нормативным рискам будет зависеть от ее деятельности и географического присутствия. Для компаний, ведущих бизнес в Европейском Союзе (ЕС), также будет применяться новый Общий регламент по защите данных (GDPR). То же самое относится и к предприятиям, которые работают в Канаде (PIPEDA) или в таких штатах, как Калифорния (CCPA).

Самые большие риски здесь связаны с нарушением неприкосновенности частной жизни или невозможностью защитить информацию, позволяющую установить личность. Существуют также дополнительные риски, такие как кража интеллектуальной собственности (ИС), использование неправильных формулировок в пунктах, неконтролируемое раскрытие информации, неадекватная практика страхования или лицензирования и общие юридические споры.

2. Риски безопасности

Многие из перечисленных выше действий касаются исключительно конфиденциальности данных, но существуют дополнительные риски безопасности, которые следует учитывать при оценке вашей стратегии. Любое нежелательное уничтожение данных, несанкционированный доступ и распространение информации или взлом систем компании могут привести к множеству проблем для организации.

Поскольку контракты содержат большую часть этой конфиденциальной информации, вы должны учитывать их как часть неотъемлемых рисков при оптимизации CLM. Риск того, что эта информация попадет в чужие руки, значителен, если учесть объем переписки и общения, который происходит на разных этапах заключения контракта.

Риск увеличивается в геометрической прогрессии, если вы используете незащищенные методы для передачи договорной информации между сторонами. Вы также можете подвергнуть себя риску безопасности из-за неадекватного обучения, неэффективных политик защиты данных или нестрогих разрешений и контроля доступа.

Утечки данных особенно представляют огромный риск, учитывая неуклонный рост числа киберпреступлений и разрушительные последствия, которые они оказывают на бизнес. Злоумышленники начали нацеливаться на юридические фирмы из-за огромного количества информации, которую эти организации хранят, управляют и сохраняют для клиентов. Управление рисками безопасности в процессе CLM остается одной из самых больших проблем для современного бизнеса.

3. Финансовые риски

Пропущенные обязательства, недостаточные гарантии или проблемы с претензиями подвергают организацию финансовым рискам. Существует множество сценариев, когда эти ситуации вкрадываются в процесс заключения контракта, если снижение риска не является приоритетом для организации. Это включает:

• Кредитные риски – включают различные риски, такие как дефолт контрагента, который не выполняет свои обязательства по договору.
• Риск ликвидности — описывает возможность погасить контракт до наступления срока его погашения, не неся при этом неприемлемых убытков.
• Риски, обеспеченные активами - финансовые структуры для разделения и снижения рисков с использованием инструментов для секьюритизации подверженности организации.
• Риски акционерного капитала — включает в себя любую позицию в акционерном капитале другой фирмы или предприятия, которая может подвергнуть вашу организацию дополнительным финансовым рискам, когда эта организация не работает, а акции падают или ваша прибыль не равна стоимости, которую вы вложили.

Финансовые потери могут возникать на стороне покупателя (кредиторская задолженность) или продавца (дебиторская задолженность). Снижение этих рисков является частью более крупной бизнес-стратегии, но все же может повлиять на отдельные соглашения, если у вас нет надлежащих средств контроля. Распространенными причинами могут быть отсутствие ключевых дат в соглашениях (в том числе вечнозеленых положений), вариации вознаграждения в зависимости от показателей эффективности или неисполнимые положения о расторжении из-за неправильного юридического языка.

4. Ущерб бренду

Каждая организация зависит от репутации, на создание которой могут уйти десятилетия. Риски, связанные с брендом, включают ущерб репутации, признанию и осведомленности, которые могут повлиять на моральный дух сотрудников, лояльность клиентов и общественное мнение.

Обеспечение безопасности бренда зависит от ограничения негативного восприятия, которое может возникнуть из-за ассоциаций или неспособности эффективно реагировать на инцидент.

Повреждение бренда может произойти, когда:

• Компании плохо относятся к сотрудникам
• Информация о практике компании просачивается в общественность
• Инцидент происходит как нарушение данных или утечка информации
• У организации нет адекватных стратегий по связям с общественностью или СМИ.

Ущерб и риски, связанные с брендом, трудно измерить и смягчить, если в соглашении нет конкретных пунктов, касающихся имиджа и этики организации.

Почему вы должны снижать риски контракта?

Хотя ни одна организация не может избежать всех договорных рисков, вы должны ограничить подверженность риску до приемлемого уровня, используя сбалансированную стратегию. Когда организациям не удается снизить контрактные риски, последствия могут быть катастрофическими для бренда, финансового и операционного состояния вашей организации.

В управлении контрактами обычно участвуют несколько заинтересованных сторон с конкурирующими интересами. Каждый из них также опирается на различные инструменты и технологии для управления операциями. Процесс заключения контрактов должен поддерживать все эти интересы, ограничивая подверженность рискам и обеспечивая эффективный CLM во всей организации.

Внедрение сбалансированного подхода к снижению договорных рисков

Наряду с усилиями по цифровой трансформации организации должны применять сбалансированный подход к снижению рисков, связанных с контрактами. Вы можете сделать это:

• Измерение приемлемых рисков по сравнению со стоимостью новых возможностей
• Сравнение текущих доходов с любыми дополнительными расходами
• Оценка потенциала инноваций в соответствии с требованиями соответствия

С помощью решения для управления цифровыми контрактами организации могут разработать необходимые стратегии смягчения последствий для защиты от операционных, финансовых рисков и рисков, связанных с брендом.

Передовой опыт снижения рисков, связанных с контрактами

Создание структуры, которая последовательно снижает подверженность вас риску в процессе заключения контракта, должно стать частью вашей стратегии управления, рисков и соблюдения требований (GRC). Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать эффективную стратегию снижения рисков, связанных с контрактами.

1. Определите договорные риски

Первый шаг — понять свой текущий профиль рисков, определив, где каждый риск существует в ваших текущих соглашениях. Вы захотите просмотреть каждый контракт на предмет типов риска, указанных выше, и перечислить их в своей оценке.

Вы также должны посмотреть на свой текущий процесс CLM и определить, где риски появляются в рабочем процессе, чтобы понять, где вам нужно установить дополнительные элементы управления.

2. Оценить и оценить риски

Как только вы поймете, где существуют риски, вам необходимо оценить каждый из них в соответствии с ожидаемыми последствиями и вероятностью возникновения. Это позволяет вам создать оценочную карту вашей текущей подверженности риску и расставить приоритеты, где вам нужно будет начать свои усилия по смягчению последствий. Везде, где вы не можете устранить риск, вам нужно установить приемлемые пороги, чтобы гарантировать, что вы можете ограничить воздействие.

3. Создайте группу по контрактным рискам

Вооружившись этой информацией, вы можете приступить к созданию необходимых средств контроля и процессов смягчения последствий в вашей модели заключения контрактов. Это требует от вас создания ответственной, подотчетной, консультируемой и информированной модели (RACI) для всех вовлеченных заинтересованных сторон, включая план реагирования на риски с четкими ролями и назначениями.

Затем вы должны разработать необходимые планы на случай непредвиденных обстоятельств для рисков с более высокой подверженностью или вероятностью возникновения и проинформировать свою команду об их ролях и обязанностях при устранении этих инцидентов.

4. Оцифруйте процесс заключения контрактов

Чтобы упростить работу ваших команд, оцифруйте процесс заключения контрактов и создайте центральный (в идеале зашифрованный) репозиторий для всех связанных документов и записей. Ваша модель RACI поможет определить ключевые роли, необходимые для вашей цифровой системы, и вы сможете настроить аутентификацию, авторизацию и контроль доступа.

5. Используйте оповещения и уведомления

Информировать всех о ваших договорных обязательствах проще с помощью предупреждений и уведомлений, управляющих процессами заключения договоров. Чтобы упростить ваши запросы на новые контракты и задачи по приему документов, используйте стандартизированный процесс для всех коммуникаций и адаптации третьих сторон.

6. Сначала разберитесь с самыми большими рисками

Вы можете предотвратить расползание объема работ, четко определив весь объем работ (SOW) на ранней стадии процесса. Это также устранит риск споров в будущем и сократит время, необходимое для завершения этапа переговоров по контракту в жизненном цикле.

7. Оптимизируйте процесс составления

Используйте библиотеки положений и шаблонов, чтобы упростить процесс составления с предварительно утвержденными юридическими формулировками для всех ваших условий, условий и типов контрактов. Вы можете использовать инструменты автоматизации, такие как механизм рабочего процесса, для управления всеми вашими бизнес-правилами, такими как проверки, утверждения и разъяснения.

Используйте контроль версий, чтобы отслеживать все изменения и документировать комментарии, а также создавать полный контрольный журнал для каждого соглашения. Вы также можете использовать электронные подписи, чтобы утверждать контракты из любого места, что еще больше помогает оптимизировать весь процесс.

8. Проверьте и оптимизируйте, где это необходимо

Если у вас есть цифровой процесс, вы можете начать генерировать аналитику эффективности вашего CLM, чтобы информировать о будущих решениях. Вы можете сгруппировать контракты в соответствии с рисками и увидеть, какие из ваших усилий по смягчению последствий не принесли желаемых результатов. Используйте эту информацию, чтобы постоянно пересматривать и соответствующим образом оптимизировать свою стратегию снижения рисков.

Источник: Контракт Логикс

Почему вам следует использовать программное обеспечение для управления контрактами?

Сегодняшний бизнес-ландшафт более сложен, чем когда-либо прежде. С учетом таких факторов, как удаленная работа, трансграничные решения, цифровизация и экономика услуг, снижение контрактных рисков является важной частью управления успешной организацией.

Инструменты и технологии, доступные сегодня, позволяют централизованно создать надежную основу для снижения рисков, связанных с контрактами. Вы можете развернуть облачную систему управления контрактами, полностью настраиваемую в соответствии с вашей конкретной моделью CLM.

Программное обеспечение для управления контрактами может помочь вам начать использовать всю информацию о ваших контрактах и ​​ускорить процесс цифровой трансформации.

Поскольку все больше организаций обращаются к цифровым технологиям для получения конкурентного преимущества, решение о том, где находится наибольший потенциал ценности, может оказаться сложной задачей. Поскольку контракты пронизывают всю организационную и операционную структуру бизнеса, логично, что расстановка приоритетов в этих процессах принесет вам наибольшую выгоду.

Не рискуйте

Снижение рисков, связанных с контрактами, остается одной из задач для юридических групп и менеджеров по контрактам во всем мире. Новые модели заключения контрактов требуют, чтобы предприятия связывали стратегическую часть процесса принятия решений с аналитикой и данными, полученными в результате операционной деятельности компании. Контракты содержат жизненно важную бизнес-информацию, которая может помочь вам раскрыть дополнительный потенциал и получить ценную информацию о здоровье и благополучии бизнеса.

Вы не можете устранить или избежать договорных рисков. Вы можете только снизить эти риски до приемлемого уровня. Эффективное управление контрактами с помощью цифровой подключенной системы предоставляет вам всю информацию и данные, необходимые для обеспечения надежного контроля в рамках CLM. Снижение рисков, связанных с контрактами, может помочь вам ускорить инициативы по цифровому преобразованию и извлечь дополнительную выгоду из ваших текущих процессов.

Хотите узнать больше о передовых методах безопасного сохранения документов? Ознакомьтесь с этим кратким руководством по хранению документов.