合同风险缓解：您需要遵循的 8 个最佳实践

如果有一个线索可以贯穿每个组织并用于跟踪公司的健康和福祉，那就是合同生命周期。 此处的错误条款或此处含糊不清的短语会迅速使组织面临大量合同风险。

每次都获得正确的合同并不容易，但如果您使用正确的工具和技术，也并非不可能。 它需要勤奋、关注细节以及使用所有最新的合同风险缓解策略的简化流程。

借助有效的合同风险缓解策略，您可以驾驭持续中断、创新和业务敏捷性的未知水域。

什么是合同风险缓释？

合同风险缓解是识别、评估和限制整个组织面临的风险的过程。 这取决于对组织在运营期间可能面临的所有潜在危险的战略评估。

虽然您可能无法管理或预测所有风险，但您可以针对不同的情况制定计划，以帮助减少它们对业务的影响。 同样的规则适用于贵公司签署的任何商业协议。

有效的合同生命周期管理 (CLM) 流程将风险缓解置于每个业务协议的最前沿。 KPMG 和 World Commerce and Contracting 的分析师表示，如果没有适当的风险缓解策略来推动您的合同流程，组织可能会泄露 9% 的价值。 将 CLM 置于数字化转型的核心，您可以使用协作框架来识别、评估和降低风险。

如何有效管理合同风险

合同管理是一门影响您业务的每一个元素的学科。 它管理您的员工协议、合作伙伴关系、供应商绩效以及公司运营的几乎所有其他方面。 法律顾问、合同经理和采购团队了解每个业务协议中的固有风险，但也知道管理风险会有效地减缓合同流程。

在合同流程的每次迭代中有效管理风险需要一个能够有效响应变化的敏捷组织。

动态风险管理需要三个关键组成部分：

1. 改进的风险检测——培养使用来自企业内部和外部的数据点预测、预测和观察新兴威胁的能力。 公司需要使用这些数据集来量化风险的大小、影响和持续时间，以及如何有效应对风险的计划。
2. 限定的风险偏好——尽可能利用组织的增长战略、当前价值以及风险缓解和控制能力动态地承担额外的风险。 这种方法让每个负责的资源都知道可接受的风险数量是多少以及在哪里设置正确的阈值。
3. 不断发展的风险管理策略——在您的组织中建立风险管理方法，生成反馈和绩效指标，以告知您的策略的任何变化。 这包括如何根据内部和外部因素应对、承担或减轻风险。

为了建立一个能够有效应对变化的风险管理框架，麦肯锡公司建议采取五项独立的行动。

资料来源：麦肯锡公司

您应该寻找哪些常见的合同风险类型？

由于合同是通过业务转移风险的关键容器之一，因此对战略的任何更改都应在 CLM 的每个阶段考虑以下四种合同风险类型。

1. 监管和法律风险

随着现代企业扩展到传统领域之外，法律和监管合规风险呈指数级增长。 这些要素通常涉及违约，可能会引发法律责任和诉讼。

这种类型的违规可能包括监管框架的合规失败，例如：

• 服务组织控制( SOC) 2 类型 2 – 所有数据安全程序、流程和技术的报告和审计
• 支付卡行业数据安全标准 (PCI DSS) – 维护信用卡信息隐私和安全
• 联邦信息安全管理法( FISMA) – 管理联邦组织的数据安全
• 1996 年健康保险流通与责任法案 (HIPAA) – 保护个人身份信息 (PII)
• 经济和临床健康信息技术法案( HITECH Act) – 促进采用改进电子健康记录 (EHR) 系统的技术
• 职业安全与健康法( OSHA) – 旨在为所有员工提供更安全的工作条件
• 萨班斯-奥克斯利法案 (SOX) – 管理上市公司的财务记录保存做法

上面的列表并不广泛，因为每个组织的法律和监管风险敞口将取决于其运营和地理足迹。 对于在欧盟 (EU) 开展业务的公司，新的通用数据保护条例 (GDPR) 也将适用。 在加拿大 (PIPEDA) 或加利福尼亚州 (CCPA) 等州运营的企业也是如此。

这里最大的风险是侵犯个人隐私或未能保护个人身份信息。 还有其他风险，例如知识产权 (IP) 盗窃、在条款中使用错误的语言、不受控制的信息披露、保险或许可做法不足以及一般法律纠纷。

2. 安全风险

上面列出的许多行为专门处理数据隐私，但在评估您的策略时需要考虑额外的安全风险。 任何对数据的意外破坏、未经授权的信息访问和传播，或对公司系统的破坏，都可能给组织带来许多问题。

由于合同包含大量此类敏感信息，因此您在优化 CLM 时应将这些信息视为固有风险的一部分。 考虑到在不同签约阶段发生的通信和通信量，这些信息落入坏人之手的风险是相当大的。

如果您使用不安全的方法在各方之间传达合同信息，风险会成倍增加。 您还可能因培训不足、数据保护策略无效或权限和访问控制松懈而使自己面临安全风险。

考虑到网络犯罪的稳步增长及其对企业的破坏性影响，数据泄露尤其构成了巨大的风险。 由于这些实体为客户存储、管理和保留的信息宝库，攻击者开始瞄准法律公司。 管理 CLM 流程中的安全风险仍然是现代企业面临的最大挑战之一。

3. 财务风险

遗漏义务、担保不足或索赔问题会使组织面临财务风险。 如果风险缓解不是组织的优先事项，那么在许多情况下，这些情况会蔓延到合同流程中。 这些包括：

• 信用风险——包括交易对手未能按照合同义务进行交割等多种风险
• 流动性风险——描述在合同到期之前支付合同而不会造成不可接受的损失的能力
• 资产支持风险——金融结构是使用组织风险证券化工具分离和减轻风险
• 股权风险- 涉及另一家公司或企业的任何股权头寸，当该实体未能履行职责并且股票下跌或您的收益不等于您投资的价值时，可能会使您的组织面临额外的财务风险

财务损失可能发生在买方（应付账款）或卖方（应收账款）的运营方面。 减轻这些风险是更大业务战略的一部分，但当您没有适当的控制措施时，仍会影响个别协议。 常见原因可能包括协议中缺少关键日期（包括常青条款）、基于绩效指标的薪酬变化，或由于不正确的法律语言而无法执行的终止条款。

4.品牌损害

每个组织都依赖于可能需要数十年才能建立的声誉。 品牌风险包括可能影响员工士气、客户忠诚度和公众认知的声誉、认知度和意识受损。

确保品牌安全取决于限制可能来自联想或未能有效应对事件的负面看法。

在以下情况下可能会发生品牌损害：

• 公司对待员工不好
• 有关公司行为的信息泄露给公众
• 发生数据泄露或信息泄露等事件
• 该组织没有适当的公共或媒体关系策略

如果没有与组织的形象和道德相关的具体条款作为协议的一部分，品牌损害和风险就很难量化和减轻。

为什么要降低合同风险？

尽管没有组织可以避免所有合同风险，但您必须使用平衡的策略将风险限制在可接受的水平。 当组织未能减轻合同风险时，其影响可能会对组织的品牌、财务和运营状况造成灾难性影响。

合同管理通常涉及利益冲突的多个利益相关者。 其中每一个还依赖于各种工具和技术来管理运营。 承包过程需要支持所有这些利益，同时限制风险敞口并确保整个组织的有效 CLM。

实施平衡的方法来缓解合同风险

随着数字化转型的努力，组织应采用平衡的方法来缓解合同风险。 您可以通过以下方式做到这一点：

• 根据新机会的价值衡量可接受的风险
• 将当前收入与任何额外成本进行对比
• 根据合规要求评估创新潜力

借助数字合同管理解决方案，组织可以建立所需的缓解策略，以防范运营、财务和品牌风险。

降低合同风险的最佳实践

建立一个能够在合同过程中持续降低风险敞口的框架应成为您的治理、风险和合规 (GRC) 战略的一部分。 您可以按照以下步骤构建有效的合同风险缓解策略。

1. 识别合同风险

第一步是通过识别当前协议中每个风险所在的位置来了解您当前的风险状况。 您需要针对上述风险类型查看每份合同，并将其列在您的评估中。

您还应该查看您当前的 CLM 流程并确定哪些风险正在进入工作流程，以了解您需要在哪里建立额外的控制。

2. 评估和评分风险

一旦你了解了风险存在的地方，你需要根据预期的后果和发生的概率来评估每一个风险。 这使您能够创建当前风险敞口的记分卡，并确定您需要在哪里开始缓解工作的优先级。 无论您在哪里无法消除风险，您都需要建立可接受的阈值，以确保您可以限制风险。

3. 建立合同风险团队

有了这些信息，您就可以开始在您的合同模型中建立所需的控制和缓解流程。 这要求您为所有涉及的利益相关者创建一个负责任、负责、咨询和知情 (RACI) 模型，包括具有明确角色和指定的风险响应计划。

然后，您应该针对具有较高风险暴露或发生倾向的风险制定必要的应急计划，并告知您的团队在处理这些事件时他们的角色和责任。

4. 数字化承包过程

为了让您的团队更轻松，请将您的合同流程数字化，并为所有相关文档和记录建立一个中央（理想加密）存储库。 您的 RACI 模型将有助于识别您的数字系统所需的关键角色，并且您可以设置身份验证、授权和访问控制。

5.使用警报和通知

使用驱动合同流程的警报和通知更容易让每个人都了解您的合同义务。 为了简化您的新合同请求和文件接收任务，请使用标准化流程进行第三方的所有沟通和入职。

6.首先应对最大的风险

您可以通过在流程早期明确定义所有工作范围 (SOW) 来防止范围蔓延。 这也将消除未来发生纠纷的风险，缩短完成生命周期合同谈判阶段所需的时间。

7. 简化起草过程

使用条款和模板库，使用预先批准的法律语言为您的所有条款、条件和合同类型简化起草过程。 您可以利用工作流引擎等自动化工具来管理您的所有业务规则，例如审查、批准和澄清。

使用版本控制来跟踪所有更改和文档注释，并为每个协议创建完整的审计跟踪。 您还可以使用电子签名从任何地方批准合同，进一步帮助简化整个流程。

8. 必要时审查和优化

如果您有一个数字流程，您可以开始生成有关 CLM 效率的分析，以便为未来的决策提供信息。 您可以根据风险对合同进行分组，并查看您的任何缓解措施在哪些方面没有提供您想要的结果。 使用此信息来不断审查并相应地优化您的风险缓解策略。

资料来源：合约 Logix

为什么要使用合同管理软件？

今天的商业环境比以往任何时候都更加复杂。 借助远程工作、跨境解决方案、数字化和服务经济等因素，降低合同风险是管理成功组织的重要组成部分。

当今可用的工具和技术使建立一个强大的框架来从中心位置缓解合同风险成为可能。 您可以部署一个支持云的合同管理系统，该系统完全可以根据您的特定 CLM 模型进行配置。

合同管理软件可以帮助您开始利用所有合同信息并加快您的数字化转型工作。

随着越来越多的组织寻求数字技术来获得竞争优势，确定最大的价值潜力在哪里可能是一个挑战。 随着合同渗透到企业的整个组织和运营结构，确定这些流程的优先级将为您带来最大的好处是有道理的。

不要冒任何风险

降低合同风险仍然是全球法律团队和合同经理面临的挑战之一。 新的合同模式要求企业将决策过程的战略部分与公司运营绩效产生的分析和数据联系起来。 合同包含重要的业务信息，可帮助您释放更多潜力并产生有关业务健康和福祉的宝贵见解。

您无法消除或避免合同风险。 您只能将这些风险降低到可接受的水平。 使用数字连接系统对合同进行有效管理，可为您提供在整个 CLM 中建立稳健控制所需的所有信息和数据。 使用合同风险缓解可以帮助您加快数字化转型计划并从当前流程中释放额外价值。

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