Mitigación de riesgos contractuales: 8 mejores prácticas que debe seguir

Si hay un hilo que puede seguir a través de cada organización y utilizar para realizar un seguimiento de la salud y el bienestar de una empresa, es el ciclo de vida del contrato. Una mala cláusula aquí o una frase inarticulada allá puede exponer rápidamente a la organización a una serie de riesgos contractuales.

Hacer que su contrato sea correcto en todo momento no es fácil, pero tampoco imposible si utiliza las herramientas y técnicas adecuadas. Requiere diligencia, atención a los detalles y un proceso simplificado que utilice las últimas estrategias de mitigación de riesgos contractuales.

Con una estrategia eficaz de mitigación de riesgos de contratos, puede navegar por las aguas desconocidas de la disrupción continua, la innovación y la agilidad empresarial.

¿Qué es la mitigación del riesgo del contrato?

La mitigación del riesgo del contrato es el proceso de identificar, evaluar y limitar la exposición a los riesgos en toda su organización. Depende de una evaluación estratégica de todos los peligros potenciales que una organización puede enfrentar durante las operaciones.

Si bien es posible que no pueda administrar o anticipar todos los riesgos, puede planificar diferentes situaciones para ayudar a disminuir su impacto en el negocio. La misma regla se aplica a cualquier acuerdo comercial que firme su empresa.

Un proceso eficaz de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) pone la mitigación de riesgos al frente de cada acuerdo comercial. Sin una estrategia adecuada de mitigación de riesgos que impulse su proceso de contratación, las organizaciones pueden perder el 9 % del valor según los analistas de KPMG y World Commerce and Contracting. Poner su CLM en el centro de su transformación digital le permite identificar, evaluar y mitigar los riesgos utilizando un marco colaborativo.

Cómo gestionar el riesgo del contrato de forma eficaz

La gestión de contratos es una disciplina que afecta a todos los elementos de su negocio. Rige los acuerdos de los empleados, las asociaciones, el desempeño de los proveedores y casi todas las demás facetas de las operaciones de la empresa. Los asesores legales, los gerentes de contratos y los equipos de adquisiciones comprenden los riesgos inherentes a cada acuerdo comercial, pero también saben que administrar la exposición de manera efectiva ralentiza el proceso de contratación.

La gestión eficaz del riesgo durante cada iteración del proceso de contratación requiere una organización ágil que pueda responder a los cambios de forma eficaz.

La gestión dinámica del riesgo requiere tres componentes clave:

1. Detección de riesgos mejorada : desarrollo de la capacidad de predecir, anticipar y observar amenazas emergentes utilizando puntos de datos desde dentro y fuera del negocio. Las empresas necesitan usar estos conjuntos de datos para cuantificar la magnitud de los riesgos, el impacto y la duración, y el plan sobre cómo responder a los riesgos de manera efectiva.
2. Apetitos de riesgo delimitados : asumir riesgos adicionales de forma dinámica utilizando la estrategia de crecimiento de la organización, el valor actual y las capacidades de control y mitigación de riesgos cuando sea posible. Este enfoque permite que cada recurso responsable sepa cuál es la cantidad correcta de riesgo aceptable y dónde establecer el umbral correcto.
3. Estrategias de gestión de riesgos en evolución : establezca un enfoque de gestión de riesgos en su organización que genere comentarios e indicadores de rendimiento para informar cualquier cambio en su estrategia. Esto incluye cómo responder, asumir o mitigar los riesgos en función de factores internos y externos.

Para construir un marco de gestión de riesgos que pueda responder a los cambios de manera efectiva, McKinsey & Company recomienda tomar cinco acciones separadas.

Fuente: McKinsey & Company

¿Cuáles son los tipos comunes de riesgo de contrato que debe buscar?

Dado que los contratos son uno de los contenedores clave para mover los riesgos a través del negocio, cualquier cambio en su estrategia debe considerar los siguientes cuatro tipos de riesgos contractuales durante cada fase de su CLM.

1. Riesgos regulatorios y legales

A medida que las empresas modernas se expanden más allá de los territorios tradicionales, los riesgos de cumplimiento normativo y legal crecen exponencialmente. Estos elementos generalmente involucran un incumplimiento de contrato que conlleva el potencial de responsabilidad legal y litigio.

Una infracción de este tipo puede incluir fallas en el cumplimiento de marcos regulatorios como:

• Controles de organización de servicios ( SOC) 2 Tipo 2 : informes y auditorías para todos los procedimientos, procesos y tecnologías de seguridad de datos
• Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS) : mantiene la privacidad y seguridad de la información de la tarjeta de crédito
• Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la Información ( FISMA) : rige la seguridad de los datos en las organizaciones federales
• Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) : protege la información de identificación personal (PII)
• Ley de tecnología de la información de salud para la salud económica y clínica (Ley HITECH) : promueve la adopción de tecnologías para mejorar los sistemas de registros de salud electrónicos (EHR)
• Ley de Salud y Seguridad Ocupacional ( OSHA) : tiene como objetivo proporcionar condiciones de trabajo más seguras para todos los empleados
• Ley Sarbanes-Oxley (SOX) : rige las prácticas de mantenimiento de registros financieros en empresas que cotizan en bolsa

La lista anterior no es extensa, ya que la exposición al riesgo legal y regulatorio de cada organización dependerá de sus operaciones y su presencia geográfica. Para las empresas que realizan negocios en la Unión Europea (UE), también se aplicará el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Lo mismo ocurre con las empresas que operan en Canadá (PIPEDA) o estados como California (CCPA).

Los mayores riesgos aquí son infringir la privacidad personal o no asegurar la información de identificación personal. También existen riesgos adicionales como el robo de propiedad intelectual (PI), el uso de un lenguaje incorrecto en las cláusulas, la divulgación descontrolada de información, prácticas inadecuadas de seguros o licencias y disputas legales generales.

2. Riesgos de seguridad

Muchos de los actos enumerados anteriormente se ocupan exclusivamente de la privacidad de los datos, pero existen riesgos de seguridad adicionales que se deben considerar al evaluar su estrategia. Cualquier destrucción no deseada de datos, acceso no autorizado y difusión de información, o violación de los sistemas de la empresa puede generar una serie de problemas para la organización.

Debido a que los contratos contienen gran parte de esta información confidencial, debe considerarlos como parte de los riesgos inherentes al optimizar su CLM. El riesgo de que esta información caiga en manos equivocadas es considerable si se piensa en la cantidad de correspondencia y comunicación que se produce durante las distintas etapas de contratación.

El riesgo aumenta exponencialmente si utiliza métodos no seguros para comunicar información contractual entre las partes. También puede exponerse a riesgos de seguridad por una capacitación inadecuada, políticas de protección de datos ineficaces o permisos y controles de acceso poco estrictos.

Las filtraciones de datos plantean específicamente un riesgo enorme si se tiene en cuenta el aumento constante de los delitos cibernéticos y los efectos devastadores que tiene en las empresas. Los atacantes comenzaron a apuntar a firmas legales debido al tesoro de información que estas entidades almacenan, administran y retienen para los clientes. La gestión de los riesgos de seguridad en su proceso CLM sigue siendo uno de los mayores desafíos para las empresas modernas.

3. Riesgos financieros

Las obligaciones incumplidas, las garantías insuficientes o los problemas de reclamaciones exponen a la organización a riesgos financieros. Hay una gran cantidad de escenarios en los que estas situaciones se deslizan en el proceso de contratación si la mitigación de riesgos no es una prioridad para la organización. Éstos incluyen:

• Riesgos crediticios : incluye una variedad de riesgos, como el incumplimiento de una contraparte que no cumple con las obligaciones del contrato.
• Riesgos de liquidez : describe la capacidad de pagar un contrato antes de que alcance su vencimiento sin incurrir en pérdidas inaceptables.
• Riesgos respaldados por activos : son estructuras financieras para separar y mitigar los riesgos utilizando instrumentos para la titulización de la exposición de la organización.
• Riesgos de capital : implica cualquier posición de capital en otra empresa o empresa que pueda exponer a su organización a riesgos financieros adicionales cuando esa entidad no se desempeña y las acciones caen o sus ganancias no son iguales al valor que invirtió.

Las pérdidas financieras pueden ocurrir en el lado del comprador (cuentas por pagar) o del vendedor (cuentas por cobrar) de las operaciones. Mitigar estos riesgos es parte de una estrategia comercial más amplia, pero aún puede afectar los acuerdos individuales cuando no se cuenta con los controles adecuados. Las causas comunes podrían incluir la falta de fechas clave de los acuerdos (incluidas las cláusulas perennes), variaciones de compensación basadas en indicadores de desempeño o cláusulas de terminación inaplicables debido a un lenguaje legal incorrecto.

4. Daños en la marca

Toda organización depende de una reputación que puede tardar décadas en establecerse. Los riesgos de marca incluyen daños a la reputación, el reconocimiento y la conciencia que pueden afectar la moral de los empleados, la lealtad de los clientes y las percepciones del público.

Garantizar la seguridad de la marca depende de limitar las percepciones negativas que pueden provenir de asociaciones o fallas para responder a un incidente de manera efectiva.

El daño a la marca puede ocurrir cuando:

• Las empresas tratan mal a los empleados
• La información sobre las prácticas de la empresa se filtra al público
• Un incidente ocurre como una violación de datos o una fuga de información
• La organización no cuenta con estrategias adecuadas de relaciones públicas o con los medios.

El daño y el riesgo de marca son difíciles de cuantificar y mitigar sin tener cláusulas específicas relacionadas con la imagen y la ética de una organización como parte del acuerdo.

¿Por qué debe mitigar los riesgos del contrato?

Aunque ninguna organización puede evitar todos los riesgos contractuales, debe limitar la exposición a niveles aceptables utilizando una estrategia equilibrada. Cuando las organizaciones no logran mitigar los riesgos contractuales, los efectos pueden ser catastróficos para la salud operativa, financiera y de marca de su organización.

La gestión de contratos generalmente involucra a múltiples partes interesadas con intereses contrapuestos. Cada uno de estos también se basa en una variedad de herramientas y tecnologías para administrar las operaciones. El proceso de contratación debe respaldar todos estos intereses al tiempo que limita la exposición al riesgo y garantiza un CLM eficiente en toda la organización.

Implementación de un enfoque equilibrado para la mitigación del riesgo del contrato

Junto con los esfuerzos de transformación digital, las organizaciones deben adoptar un enfoque equilibrado para mitigar los riesgos de los contratos. Puedes hacer esto por:

• Medición de los riesgos aceptables frente al valor de las nuevas oportunidades
• Contrastar los ingresos actuales con cualquier costo adicional
• Evaluación del potencial de la innovación frente a los requisitos de cumplimiento

Con una solución de gestión de contratos digitales, las organizaciones pueden establecer las estrategias de mitigación necesarias para protegerse contra los riesgos operativos, financieros y de marca.

Mejores prácticas para mitigar los riesgos de los contratos

Establecer un marco que mitigue constantemente su exposición al riesgo durante el proceso de contratación debe formar parte de su estrategia de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC). Puede seguir estos pasos para crear una estrategia eficaz de mitigación de riesgos de contrato.

1. Identificar los riesgos contractuales

El primer paso es comprender su perfil de riesgo actual al identificar dónde existe cada riesgo dentro de sus acuerdos actuales. Querrá revisar cada contrato para los tipos de riesgo identificados anteriormente y enumerarlos en su evaluación.

También debe observar su proceso CLM actual y determinar dónde entran los riesgos en el flujo de trabajo para comprender dónde necesitará establecer controles adicionales.

2. Evaluar y puntuar los riesgos

Una vez que comprenda dónde existen los riesgos, debe evaluar cada uno de acuerdo con las consecuencias anticipadas y la probabilidad de que ocurran. Esto le permite crear un cuadro de mando de su exposición actual al riesgo y priorizar dónde necesitará comenzar sus esfuerzos de mitigación. Siempre que no pueda eliminar el riesgo, querrá establecer umbrales aceptables para asegurarse de que puede limitar la exposición.

3. Establecer un equipo de riesgo contractual

Armado con esta información, puede comenzar a establecer los controles necesarios y los procesos de mitigación en su modelo de contratación. Esto requiere que cree un modelo responsable, responsable, consultado e informado (RACI) para todas las partes interesadas involucradas, incluido un plan de respuesta al riesgo con funciones y designaciones claras.

Luego, debe desarrollar los planes de contingencia necesarios para los riesgos con mayor exposición o propensión a ocurrir e informar a su equipo sobre sus roles y responsabilidades al tratar con estos incidentes.

4. Digitaliza el proceso de contratación

Para que sea más fácil para sus equipos, digitalice su proceso de contratación y establezca un repositorio central (idealmente encriptado) para todos los documentos y registros relacionados. Su modelo RACI lo ayudará a identificar los roles clave requeridos para su sistema digital, y puede configurar sus controles de autenticación, autorización y acceso.

5. Usa alertas y notificaciones

Mantener a todos al tanto de sus obligaciones contractuales es más fácil utilizando alertas y notificaciones que impulsan los procesos de contratación. Para agilizar sus solicitudes de nuevos contratos y las tareas de admisión de documentos, utilice un proceso estandarizado para todas las comunicaciones e incorporación de terceros.

6. Aborde primero los riesgos más grandes

Puede evitar el avance del alcance definiendo claramente todo el alcance del trabajo (SOW) al principio del proceso. Esto también eliminará el riesgo de disputas en el futuro y acortará el tiempo que lleva completar la etapa de negociación del contrato del ciclo de vida.

7. Agilice el proceso de redacción

Utilice bibliotecas de cláusulas y plantillas para agilizar el proceso de redacción con lenguaje legal preaprobado para todos sus términos, condiciones y tipos de contratos. Puede aprovechar las herramientas de automatización como un motor de flujo de trabajo para administrar todas sus reglas comerciales, como revisiones, aprobaciones y aclaraciones.

Utilice el control de versiones para realizar un seguimiento de todos los cambios y comentarios del documento y cree un seguimiento de auditoría completo para cada acuerdo. También puede usar firmas electrónicas para que sea posible aprobar contratos desde cualquier lugar, lo que ayuda aún más a agilizar todo el proceso.

8. Revisa y optimiza donde sea necesario

Si tiene un proceso digital, puede comenzar a generar análisis sobre la eficiencia de su CLM para informar decisiones futuras. Puede agrupar contratos según los riesgos y ver dónde alguno de sus esfuerzos de mitigación no proporcionó los resultados que deseaba. Utilice esta información para revisar y optimizar constantemente su estrategia de mitigación de riesgos en consecuencia.

Fuente: Contrato Logix

¿Por qué debería utilizar un software de gestión de contratos?

El panorama empresarial actual es más complejo que nunca. Con factores como el trabajo remoto, las soluciones transfronterizas, la digitalización y la economía de servicios, mitigar los riesgos de los contratos es una parte esencial de la gestión de una organización exitosa.

Las herramientas y tecnologías disponibles en la actualidad hacen posible establecer un marco sólido para la mitigación de riesgos contractuales desde una ubicación central. Puede implementar un sistema de administración de contratos habilitado para la nube que es completamente configurable de acuerdo con su modelo CLM específico.

El software de gestión de contratos puede ayudarlo a comenzar a aprovechar toda la información de su contrato y acelerar sus esfuerzos de transformación digital.

A medida que más organizaciones buscan tecnologías digitales para obtener una ventaja competitiva, decidir dónde está el potencial de mayor valor puede ser un desafío. Dado que los contratos impregnan toda la estructura organizativa y operativa de una empresa, tiene sentido que priorizar estos procesos le proporcione el mayor beneficio.

No te arriesgues

La mitigación del riesgo contractual sigue siendo uno de los desafíos para los equipos legales y los gerentes de contratos en todo el mundo. Los nuevos modelos de contratación requieren que las empresas conecten la parte estratégica del proceso de toma de decisiones con análisis y datos generados a partir del desempeño operativo de la empresa. Los contratos contienen información comercial vital que puede ayudarlo a desbloquear un potencial adicional y generar información valiosa sobre la salud y el bienestar de la empresa.

No se pueden eliminar o evitar los riesgos del contrato. Solo puede mitigar estos riesgos a un nivel aceptable. La gestión eficaz de contratos mediante un sistema digital conectado le proporciona toda la información y los datos que necesita para establecer controles sólidos en todo su CLM. El uso de la mitigación de riesgos de contratos puede ayudarlo a acelerar sus iniciativas de transformación digital y desbloquear valor adicional de sus procesos actuales.

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