계약 위험 완화: 따라야 할 8가지 모범 사례

모든 조직을 통해 추적하고 회사의 건강과 웰빙을 추적하는 데 사용할 수 있는 스레드가 하나 있다면 그것이 바로 계약 수명 주기입니다. 여기에 잘못된 조항이나 명확하지 않은 문구가 있으면 조직이 수많은 계약상의 위험에 빠르게 노출될 수 있습니다.

매번 올바른 계약을 체결하는 것은 쉽지 않지만 올바른 도구와 기술을 사용한다면 불가능한 것도 아닙니다. 모든 최신 계약 위험 완화 전략을 사용하는 근면, 세부 사항에 대한 관심 및 간소화된 프로세스가 필요합니다.

효과적인 계약 위험 완화 전략을 통해 지속적인 중단, 혁신 및 비즈니스 민첩성의 미지의 영역을 탐색할 수 있습니다.

계약 위험 완화란 무엇입니까?

계약 위험 완화는 조직 전체의 위험에 대한 노출을 식별, 평가 및 제한하는 프로세스입니다. 조직이 운영 중에 직면할 수 있는 모든 잠재적 위험에 대한 전략적 평가에 따라 다릅니다.

모든 위험을 관리하거나 예측할 수는 없지만 비즈니스에 미치는 영향을 줄이는 데 도움이 되도록 다양한 상황에 대비할 수 있습니다. 회사가 서명하는 모든 비즈니스 계약에도 동일한 규칙이 적용됩니다.

효과적인 계약 수명 주기 관리(CLM) 프로세스는 모든 비즈니스 계약에서 위험 완화를 최우선으로 합니다. KPMG와 World Commerce and Contracting의 분석가에 따르면 계약 프로세스를 주도하는 적절한 위험 완화 전략이 없으면 조직 에서 가치의 9%가 누출 될 수 있습니다. 디지털 혁신의 중심에 CLM을 배치하면 협업 프레임워크를 사용하여 위험을 식별, 평가 및 완화할 수 있습니다.

계약 위험을 효과적으로 관리하는 방법

계약 관리 는 비즈니스의 모든 요소에 영향을 미치는 분야입니다. 이는 직원 계약, 파트너십, 공급업체 성과 및 회사 운영의 거의 모든 다른 측면을 관장합니다. 법률 고문, 계약 관리자 및 조달 팀은 각 비즈니스 계약에 내재된 위험을 이해하지만 노출을 효과적으로 관리하면 계약 프로세스가 느려진다는 것도 알고 있습니다.

계약 프로세스의 각 반복 동안 효과적으로 위험을 관리 하려면 변화에 효과적으로 대응할 수 있는 민첩한 조직이 필요합니다.

동적 위험 관리에는 세 가지 주요 구성 요소가 필요합니다.

1. 향상된 위험 감지 – 비즈니스 내부 및 외부의 데이터 포인트를 사용하여 새로운 위협을 예측, 예측 및 관찰하는 능력을 개발합니다. 기업은 이러한 데이터 세트를 사용하여 위험의 규모, 영향 및 기간, 그리고 위험에 효과적으로 대응하는 방법에 대한 계획을 수량화해야 합니다.
2. 제한된 위험 선호도 – 가능한 경우 조직의 성장 전략, 현재 가치, 위험 완화 및 제어 기능을 사용하여 추가 위험을 동적으로 감수합니다. 이 접근 방식을 통해 모든 책임 있는 리소스는 허용 가능한 위험의 적절한 양과 적절한 임계값을 설정할 위치를 알 수 있습니다.
3. 진화하는 위험 관리 전략 – 전략의 변경 사항을 알리기 위해 피드백 및 성과 지표를 생성하는 조직의 위험 관리 접근 방식을 수립합니다. 여기에는 내부 및 외부 요인을 기반으로 위험에 대응, 수행 또는 완화하는 방법이 포함됩니다.

변화에 효과적으로 대응할 수 있는 위험 관리 프레임워크를 구축하기 위해 McKinsey & Company는 5가지 개별 조치를 취할 것을 권장합니다.

출처: McKinsey & Company

당신이 찾아야 할 일반적인 계약 위험 유형은 무엇입니까?

계약은 비즈니스를 통해 위험을 이동하는 주요 컨테이너 중 하나이므로 전략을 변경할 때 CLM의 각 단계에서 다음 네 가지 계약 위험 유형을 고려해야 합니다.

1. 규제 및 법적 위험

현대 기업이 기존 영역을 넘어 확장함에 따라 법률 및 규정 준수 위험이 기하급수적으로 증가합니다. 이러한 요소에는 일반적으로 법적 책임 및 소송 가능성이 있는 계약 위반이 포함됩니다.

이 유형의 위반에는 다음과 같은 규제 프레임워크의 규정 준수 실패가 포함될 수 있습니다.

• SOC ( 서비스 조직 제어 ) 2 유형 2 – 모든 데이터 보안 절차, 프로세스 및 기술에 대한 보고 및 감사
• PCI DSS(Payment Card Industry Data Security Standard) – 신용 카드 정보 개인 정보 보호 및 보안 유지
• 연방 정보 보안 관리법 ( FISMA) – 연방 조직의 데이터 보안을 관장합니다.
• 1996년 건강 보험 이동성 및 책임법(HIPAA) – 개인 식별 정보(PII) 보호
• 경제 및 임상 건강을 위한 건강 정보 기술법( HITECH 법) – 전자 건강 기록(EHR) 시스템 개선을 위한 기술 채택 촉진
• 산업안전보건법 ( OSHA) – 모든 직원에게 보다 안전한 작업 환경을 제공하는 것을 목표로 합니다.
• Sarbanes-Oxley Act(SOX) – 상장 기업의 재무 기록 보관 관행을 규제합니다.

모든 조직의 법적 및 규제적 위험 노출은 운영 및 지리적 위치에 따라 달라지므로 위의 목록은 광범위하지 않습니다. 유럽 ​​연합(EU)에서 비즈니스를 수행하는 회사의 경우 새로운 일반 데이터 보호 규정(GDPR)도 적용됩니다. 캐나다(PIPEDA) 또는 캘리포니아(CCPA)와 같은 주에서 운영되는 벤처의 경우에도 마찬가지입니다.

여기서 가장 큰 위험은 개인 프라이버시를 침해하거나 개인 식별 정보를 보호하지 못하는 것입니다. 또한 지적 재산권(IP) 절도, 조항에 잘못된 언어 사용, 통제되지 않은 정보 공개, 부적절한 보험 또는 라이선스 관행, 일반적인 법적 분쟁과 같은 추가 위험이 있습니다.

2. 보안 위험

위에 나열된 많은 행위는 데이터 개인 정보 보호만을 다루고 있지만 전략을 평가할 때 고려해야 할 추가 보안 위험이 있습니다. 원치 않는 데이터 파괴, 정보의 무단 액세스 및 배포 또는 회사 시스템 위반은 조직에 많은 문제를 일으킬 수 있습니다.

계약에는 이러한 민감한 정보가 많이 포함되어 있으므로 CLM을 최적화할 때 이러한 정보를 고유한 위험의 일부로 고려해야 합니다. 서로 다른 계약 단계에서 발생하는 통신 및 통신의 양을 생각할 때 이 정보가 잘못된 손에 들어갈 위험이 상당합니다.

당사자 간에 계약 정보를 전달하기 위해 안전하지 않은 방법을 사용하면 위험이 기하급수적으로 증가합니다. 또한 부적절한 교육, 비효율적인 데이터 보호 정책 또는 느슨한 권한 및 액세스 제어로 인해 보안 위험에 노출될 수 있습니다.

데이터 침해는 사이버 범죄의 꾸준한 증가와 비즈니스에 미치는 파괴적인 영향을 고려할 때 특히 큰 위험을 초래합니다. 공격자들은 법률 회사가 고객을 위해 저장, 관리 및 유지하는 정보의 보고로 인해 법률 회사를 표적으로 삼기 시작했습니다. CLM 프로세스의 보안 위험을 관리하는 것은 현대 비즈니스의 가장 큰 과제 중 하나로 남아 있습니다.

3. 재정적 위험

누락된 의무, 불충분한 보증 또는 청구 문제로 인해 조직이 재정적 위험에 노출됩니다. 위험 완화가 조직의 우선 순위가 아닌 경우 이러한 상황이 계약 프로세스에 침투하는 수많은 시나리오가 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 신용 위험 – 계약의 의무에 따라 인도하지 않는 상대방의 불이행과 같은 다양한 위험을 포함합니다.
• 유동성 위험 – 수용할 수 없는 손실을 일으키지 않고 만기에 도달하기 전에 계약을 지불할 수 있는 능력을 설명합니다.
• 자산 기반 위험 – 조직의 익스포저의 유동화를 위한 수단을 사용하여 위험을 분리하고 완화하는 재무 구조입니다.
• 지분 위험 – 해당 기업이 성과를 내지 못하고 주식이 하락하거나 이익이 투자한 가치와 같지 않을 때 조직을 추가적인 재정적 위험에 노출시킬 수 있는 다른 회사 또는 벤처의 모든 지분을 포함합니다.

재정적 손실은 운영의 구매자(지급금) 또는 판매자(수취 계정)에서 발생할 수 있습니다. 이러한 위험을 완화하는 것은 더 큰 비즈니스 전략의 일부이지만 적절한 통제가 없는 경우 개별 계약에 여전히 영향을 미칠 수 있습니다. 일반적인 원인에는 계약의 주요 날짜 누락(에버그린 조항 포함), 성과 지표에 따른 보상 변동 또는 잘못된 법률 용어로 인한 강제 종료 조항이 포함될 수 있습니다.

4. 브랜드 훼손

모든 조직은 구축하는 데 수십 년이 걸릴 수 있는 평판에 의존합니다. 브랜드 위험에는 직원 사기, 고객 충성도 및 대중의 인식에 영향을 줄 수 있는 평판, 인지도 및 인식에 대한 손상이 포함됩니다.

브랜드 안전을 보장하는 것은 사건에 효과적으로 대응하지 못하거나 연상에서 올 수 있는 부정적인 인식을 제한하는 데 달려 있습니다.

다음과 같은 경우 브랜드 손상이 발생할 수 있습니다.

• 회사는 직원을 나쁘게 대한다
• 회사 관행에 대한 정보가 일반에 누출됨
• 데이터 유출, 정보 유출 등의 사고 발생
• 조직에 적절한 홍보 또는 미디어 관계 전략이 없습니다.

브랜드 손상 및 위험은 계약의 일부로 조직의 이미지 및 윤리에 관한 특정 조항이 없으면 수량화하고 완화하기 어렵습니다.

계약 위험을 완화해야 하는 이유는 무엇입니까?

어떤 조직도 모든 계약 위험을 피할 수는 없지만 균형 잡힌 전략을 사용하여 허용 가능한 수준으로 노출을 제한해야 합니다. 조직이 계약상의 위험을 완화하지 못하면 조직의 브랜드, 재무 및 운영 상태에 치명적인 영향을 미칠 수 있습니다.

계약 관리에는 일반적으로 이해 관계가 상충되는 여러 이해 관계자가 포함됩니다. 이들 각각은 또한 다양한 도구와 기술에 의존하여 운영을 관리합니다. 계약 프로세스는 위험 노출을 제한하고 조직 전체에서 효율적인 CLM을 보장하면서 이러한 모든 이해 관계를 지원해야 합니다.

계약 위험 완화에 대한 균형 잡힌 접근 방식 구현

조직은 디지털 혁신 노력과 함께 계약 위험 완화를 위해 균형 잡힌 접근 방식을 채택해야 합니다. 다음과 같이 할 수 있습니다.

• 새로운 기회의 가치에 대해 수용 가능한 위험 측정
• 추가 비용 대비 현재 수익 비교
• 규정 준수 요구 사항에 대한 혁신 가능성 평가

디지털 계약 관리 솔루션을 통해 조직은 운영, 재무 및 브랜드 위험으로부터 보호하기 위해 필요한 완화 전략을 수립할 수 있습니다.

계약 위험 완화를 위한 모범 사례

계약 프로세스 동안 위험 노출을 일관되게 완화하는 프레임워크를 설정하는 것은 거버넌스, 위험 및 규정 준수(GRC) 전략의 일부를 구성해야 합니다. 다음 단계에 따라 효과적인 계약 위험 완화 전략을 구축할 수 있습니다.

1. 계약 위험 식별

첫 번째 단계는 현재 계약 내 에서 각 위험이 존재하는 위치를 식별 하여 현재 위험 프로필을 이해하는 것입니다. 위에 식별된 위험 유형에 대한 각 계약을 검토하고 평가에 나열하는 것이 좋습니다.

또한 현재 CLM 프로세스를 살펴보고 추가 제어를 설정해야 하는 위치를 이해하기 위해 워크플로에 위험이 유입되는 위치를 결정해야 합니다.

2. 위험 평가 및 점수 매기기

위험이 존재하는 위치를 이해하고 나면 예상되는 결과와 발생 가능성에 따라 각각 을 평가해야 합니다 . 이를 통해 현재 위험 노출에 대한 성과 기록표를 만들고 완화 노력을 시작해야 하는 위치의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 위험을 제거할 수 없는 경우 노출을 제한할 수 있도록 허용 가능한 임계값을 설정해야 합니다.

3. 계약 위험 팀 구성

이 정보로 무장하면 계약 모델에서 필요한 제어 및 완화 프로세스를 설정할 수 있습니다. 이를 위해서는 명확한 역할과 지정이 있는 위험 대응 계획을 포함하여 관련된 모든 이해 관계자를 위한 책임 있는, 책임 있는, 자문 및 정보 제공(RACI) 모델을 만들어야 합니다.

그런 다음 더 높은 노출 또는 발생 경향이 있는 위험에 대해 필요한 비상 계획을 개발하고 이러한 사고를 처리할 때 팀의 역할과 책임에 대해 알려야 합니다.

4. 계약 프로세스의 디지털화

팀에서 작업을 더 쉽게 수행하려면 계약 프로세스를 디지털화하고 모든 관련 문서 및 기록을 위한 중앙(이상적으로는 암호화된) 저장소를 설정하십시오. RACI 모델은 디지털 시스템에 필요한 주요 역할을 식별하는 데 도움이 되며 인증, 권한 부여 및 액세스 제어를 설정할 수 있습니다.

5. 알림 및 알림 사용

계약 프로세스를 주도하는 경고 및 알림을 사용하여 모든 사람에게 계약 의무를 최신 상태로 유지하는 것이 더 쉽습니다. 새 계약 요청을 간소화하고 접수 작업을 문서화하려면 제3자의 모든 커뮤니케이션 및 온보딩에 표준화된 프로세스를 사용하십시오.

6. 가장 큰 위험을 먼저 처리하라

프로세스 초기에 모든 작업 범위(SOW)를 명확하게 정의하여 범위 이동을 방지할 수 있습니다. 이것은 또한 미래의 분쟁 위험을 제거하고 수명 주기의 계약 협상 단계를 완료하는 데 걸리는 시간을 단축합니다.

7. 제도 프로세스 간소화

조항 및 템플릿 라이브러리를 사용하여 모든 조건, 계약 유형에 대해 사전 승인된 법률 언어로 초안 작성 프로세스를 간소화하십시오. 워크플로 엔진과 같은 자동화 도구를 활용하여 검토, 승인 및 설명과 같은 모든 비즈니스 규칙을 관리할 수 있습니다.

버전 제어를 사용하여 모든 변경 사항을 추적하고 주석을 문서화하고 각 계약에 대한 완전한 감사 추적을 생성합니다. 또한 전자 서명을 사용하여 어디서나 계약을 승인할 수 있으므로 전체 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

8. 필요한 경우 검토 및 최적화

디지털 프로세스가 있는 경우 CLM의 효율성에 대한 분석 생성을 시작하여 향후 결정을 알릴 수 있습니다. 위험에 따라 계약을 그룹화하고 완화 노력이 원하는 결과를 제공하지 못한 부분을 확인할 수 있습니다. 이 정보를 사용하여 그에 따라 위험 완화 전략을 지속적으로 검토하고 최적화하십시오.

출처: 계약 Logix

왜 계약 관리 소프트웨어를 사용해야 합니까?

오늘날의 비즈니스 환경은 그 어느 때보다 복잡합니다. 원격 작업, 국가 간 솔루션, 디지털화 및 서비스 경제와 같은 요소를 고려할 때 계약 위험을 완화하는 것은 성공적인 조직을 관리하는 데 필수적인 부분입니다.

오늘날 사용 가능한 도구와 기술을 사용하면 중앙 위치에서 계약 위험 완화를 위한 강력한 프레임워크를 설정할 수 있습니다. 특정 CLM 모델에 따라 완전히 구성 가능한 클라우드 지원 계약 관리 시스템을 배포할 수 있습니다.

계약 관리 소프트웨어는 모든 계약 정보를 활용하고 디지털 혁신 노력을 가속화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

더 많은 조직이 경쟁 우위를 확보하기 위해 디지털 기술을 모색함에 따라 가장 큰 가치 잠재력이 있는 곳을 결정하는 것이 어려울 수 있습니다. 계약이 비즈니스의 전체 조직 및 운영 구조에 스며들어 있기 때문에 이러한 프로세스의 우선 순위를 지정하면 가장 큰 이점을 얻을 수 있습니다.

어떤 위험도 감수하지 마십시오

계약 위험 완화는 전 세계 법무팀과 계약 관리자가 직면한 과제 중 하나로 남아 있습니다. 새로운 계약 모델을 사용하려면 기업이 의사 결정 프로세스의 전략적 부분을 회사의 운영 성과에서 생성된 분석 및 데이터와 연결해야 합니다. 계약에는 추가 잠재력을 발견하고 비즈니스의 건강 및 웰빙에 대한 귀중한 통찰력을 생성하는 데 도움이 될 수 있는 중요한 비즈니스 정보가 포함됩니다.

계약 위험을 제거하거나 피할 수 없습니다. 이러한 위험은 허용 가능한 수준까지만 완화할 수 있습니다. 디지털로 연결된 시스템을 사용하여 계약을 효과적으로 관리하면 CLM 전체에 강력한 제어를 설정하는 데 필요한 모든 정보와 데이터를 제공합니다. 계약 위험 완화를 사용하면 디지털 혁신 이니셔티브를 가속화하고 현재 프로세스에서 추가 가치를 얻을 수 있습니다.

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