Atenuarea riscurilor contractuale: 8 bune practici pe care trebuie să le urmați

Dacă există un fir pe care îl puteți urmări prin fiecare organizație și îl puteți utiliza pentru a urmări sănătatea și bunăstarea unei companii, acesta este ciclul de viață al contractului. O clauză proastă aici sau o frază nearticulată acolo poate expune rapid organizația la o serie de riscuri contractuale.

Obținerea corectă a contractului de fiecare dată nu este ușor, dar nici imposibil dacă utilizați instrumentele și tehnicile potrivite. Este nevoie de diligență, atenție la detalii și un proces simplificat, folosind toate cele mai recente strategii de reducere a riscurilor contractuale.

Cu o strategie eficientă de atenuare a riscurilor contractuale, puteți naviga în apele neexplorate ale întreruperii continue, inovației și agilității afacerii.

Ce este reducerea riscului contractual?

Atenuarea riscurilor contractuale este procesul de identificare, evaluare și limitare a expunerii la riscuri în cadrul organizației dumneavoastră. Depinde de o evaluare strategică a tuturor pericolelor potențiale cu care se poate confrunta o organizație în timpul operațiunilor.

Deși este posibil să nu puteți gestiona sau anticipa fiecare risc, puteți planifica diferite situații pentru a ajuta la diminuarea impactului acestora asupra afacerii. Aceeași regulă se aplică oricărui acord comercial pe care compania dumneavoastră îl semnează.

Un proces eficient de management al ciclului de viață al contractului (CLM) pune diminuarea riscurilor în prim-planul fiecărui acord de afaceri. Fără o strategie adecvată de diminuare a riscurilor care să conducă procesul dvs. de contractare, organizațiile pot pierde 9% din valoare, potrivit analiștilor de la KPMG și World Commerce and Contracting. Punerea CLM în centrul transformării digitale vă permite să identificați, să evaluați și să reduceți riscurile folosind un cadru de colaborare.

Cum să gestionați eficient riscul contractual

Managementul contractelor este o disciplină care afectează fiecare element al afacerii tale. Acesta guvernează acordurile cu angajații, parteneriatele, performanța furnizorilor și aproape toate celelalte fațete ale operațiunilor companiei. Consilierii juridici, managerii de contract și echipele de achiziții înțeleg riscurile inerente fiecărui acord de afaceri, dar știu și că gestionarea expunerii încetinește în mod eficient procesul de contractare.

Gestionarea eficientă a riscului în timpul fiecărei iterații a procesului de contractare necesită o organizație agilă care să poată răspunde la schimbări în mod eficient.

Managementul dinamic al riscului necesită trei componente cheie:

1. Detectare îmbunătățită a riscurilor – Dezvoltarea capacității de a anticipa, anticipa și observa amenințările emergente folosind puncte de date din interiorul și din exteriorul companiei. Companiile trebuie să utilizeze aceste seturi de date pentru a cuantifica amploarea riscurilor, impactul și durata, precum și planul privind modul de răspuns eficient la riscuri.
2. Apetit de risc delimitat – Asumarea de riscuri suplimentare în mod dinamic folosind strategia de creștere a organizației, valoarea actuală și capabilitățile de atenuare și control a riscurilor, atunci când este posibil. Această abordare permite fiecărei resurse responsabile să știe care este cantitatea corectă de risc acceptabil și unde să stabilească pragul potrivit.
3. Evoluția strategiilor de management al riscului – Stabilirea unei abordări de management al riscului în organizația dvs. care să genereze feedback și indicatori de performanță pentru a informa orice modificare a strategiei dvs. Aceasta include modul de răspuns, asumarea sau atenuarea riscurilor pe baza factorilor interni și externi.

Pentru a construi un cadru de management al riscului care să poată răspunde la schimbări în mod eficient, McKinsey & Company recomandă întreprinderea a cinci acțiuni separate.

Sursa: McKinsey & Company

Care sunt tipurile comune de risc contractual pe care ar trebui să le căutați?

Deoarece contractele sunt unul dintre containerele cheie pentru deplasarea riscurilor prin afacere, orice modificare a strategiei dvs. ar trebui să ia în considerare următoarele patru tipuri de risc contractual în fiecare fază a CLM.

1. Riscuri de reglementare și juridice

Pe măsură ce întreprinderile moderne se extind dincolo de teritoriile tradiționale, riscurile de conformitate cu legislația și reglementările cresc exponențial. Aceste elemente implică de obicei o încălcare a contractului care are potențialul de răspundere juridică și litigii.

O încălcare de acest tip poate include eșecuri de conformitate cu cadrele de reglementare precum:

• Controale ale organizației de servicii ( SOC) 2 Tipul 2 – Rapoarte și audituri pentru toate procedurile, procesele și tehnologiile de securitate a datelor
• Standardul de securitate a datelor pentru industria cardurilor de plată (PCI DSS) – Menține confidențialitatea și securitatea informațiilor despre cardul de credit
• Federal Information Security Management Act ( FISMA) – Guvernează securitatea datelor la organizațiile federale
• Actul privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996 (HIPAA) – Protejează informațiile de identificare personală (PII)
• Legea privind tehnologia informației în sănătate pentru sănătatea economică și clinică (Legea HITECH) – promovează adoptarea de tehnologii pentru îmbunătățirea sistemelor de evidență medicală electronică (EHR)
• Legea privind securitatea și sănătatea în muncă ( OSHA) – își propune să ofere condiții de muncă mai sigure pentru toți angajații
• Sarbanes-Oxley Act (SOX) – Guvernează practicile de păstrare a evidențelor financiare în companiile cotate la bursă

Lista de mai sus nu este extinsă, deoarece expunerea la riscurile legale și de reglementare a fiecărei organizații va depinde de operațiunile și amprenta geografică a acesteia. Pentru companiile care desfășoară activități în Uniunea Europeană (UE), se va aplica și noul Regulament general privind protecția datelor (GDPR). Același lucru este valabil și pentru întreprinderile care operează în Canada (PIPEDA) sau state precum California (CCPA).

Cele mai mari riscuri aici sunt încălcarea confidențialității personale sau eșecul în securizarea informațiilor de identificare personală. Există, de asemenea, riscuri suplimentare, cum ar fi furtul de proprietate intelectuală (IP), utilizarea unui limbaj greșit în clauze, dezvăluirile necontrolate de informații, practici inadecvate de asigurare sau de acordare a licențelor și dispute legale generale.

2. Riscuri de securitate

Multe dintre actele enumerate mai sus se ocupă exclusiv de confidențialitatea datelor, dar există riscuri suplimentare de securitate de luat în considerare atunci când îți evaluezi strategia. Orice distrugere nedorită a datelor, accesul neautorizat și diseminarea informațiilor sau încălcarea sistemelor companiei pot duce la o serie de probleme pentru organizație.

Deoarece contractele conțin o mare parte din aceste informații sensibile, ar trebui să le considerați parte din riscurile inerente atunci când vă optimizați CLM. Riscul ca aceste informații să cadă în mâini greșite este considerabil atunci când te gândești la cantitatea de corespondență și comunicare care are loc în diferitele etape de contractare.

Riscul crește exponențial dacă utilizați metode nesecurizate pentru a comunica informații contractuale între părți. De asemenea, vă puteți expune riscurilor de securitate prin instruire inadecvată, politici ineficiente de protecție a datelor sau permisiuni și controale laxe ale accesului.

Încălcările de date reprezintă în mod specific un risc masiv, având în vedere creșterea constantă a infracțiunilor cibernetice și efectele devastatoare pe care le are asupra întreprinderilor. Atacatorii au început să vizeze firmele juridice din cauza comorii de informații pe care aceste entități stochează, gestionează și păstrează pentru clienți. Gestionarea riscurilor de securitate în procesul dumneavoastră CLM rămâne una dintre cele mai mari provocări pentru afacerile moderne.

3. Riscuri financiare

Obligațiile nerecuperate, garanțiile insuficiente sau problemele de revendicare expun organizația la riscuri financiare. Există o multitudine de scenarii în care aceste situații se strecoară în procesul de contractare dacă reducerea riscului nu este o prioritate pentru organizație. Acestea includ:

• Riscuri de credit – Include o varietate de riscuri, cum ar fi incapacitatea unei contrapărți care nu reușește să livreze în conformitate cu obligațiile contractului.
• Riscuri de lichiditate – Descrie capacitatea de a plăti un contract înainte de a ajunge la scadență fără a suporta pierderi inacceptabile
• Riscuri garantate cu active – Sunt structuri financiare pentru a separa și a atenua riscurile folosind instrumente pentru securitizarea expunerii organizației
• Riscuri de capital propriu – implică orice poziție de capital într-o altă firmă sau societate care poate expune organizația dvs. la riscuri financiare suplimentare atunci când acea entitate nu reușește să performeze și stocurile scad sau câștigurile dvs. nu sunt egale cu valoarea pe care ați investit-o.

Pierderile financiare pot apărea pe partea cumpărător (conturi de plătit) sau vânzător (conturi de încasat) a operațiunilor. Atenuarea acestor riscuri face parte dintr-o strategie de afaceri mai amplă, dar poate afecta în continuare acordurile individuale atunci când nu aveți controalele adecvate. Cauzele comune ar putea include date cheie lipsă din acorduri (inclusiv clauze evergreen), variații de compensare bazate pe indicatori de performanță sau clauze de reziliere neaplicabile din cauza limbajului juridic incorect.

4. Daune de marcă

Fiecare organizație depinde de o reputație care poate dura decenii pentru a se stabili. Riscurile mărcii includ deteriorarea reputației, recunoașterii și conștientizării care pot afecta moralul angajaților, loialitatea clienților și percepțiile publice.

Asigurarea siguranței mărcii depinde de limitarea percepțiilor negative care pot proveni din asocieri sau eșecuri de a răspunde eficient la un incident.

Daunele mărcii pot apărea atunci când:

• Companiile tratează rău angajații
• Informații despre practicile companiei se scurg către public
• Un incident are loc ca o încălcare a datelor sau o scurgere de informații
• Organizația nu are strategii adecvate de relații publice sau media

Daunele și riscul mărcii sunt dificil de cuantificat și atenuat fără a avea clauze specifice referitoare la imaginea și etica unei organizații ca parte a acordului.

De ce ar trebui să reduceți riscurile contractuale?

Deși nicio organizație nu poate evita toate riscurile contractuale, trebuie să limitați expunerea la niveluri acceptabile folosind o strategie echilibrată. Atunci când organizațiile nu reușesc să atenueze riscurile contractuale, efectele pot fi catastrofale pentru marca, sănătatea financiară și operațională a organizației dvs.

Managementul contractelor implică de obicei mai multe părți interesate cu interese concurente. Fiecare dintre acestea se bazează, de asemenea, pe o varietate de instrumente și tehnologii pentru a gestiona operațiunile. Procesul de contractare trebuie să susțină toate aceste interese, limitând în același timp expunerea la risc și asigurând un CLM eficient în întreaga organizație.

Implementarea unei abordări echilibrate pentru atenuarea riscului contractual

Alături de eforturile de transformare digitală, organizațiile ar trebui să adopte o abordare echilibrată a reducerii riscurilor contractuale. Puteți face acest lucru prin:

• Măsurarea riscurilor acceptabile în raport cu valoarea noilor oportunități
• Compararea veniturilor curente cu orice costuri suplimentare
• Evaluarea potențialului de inovare în raport cu cerințele de conformitate

Cu o soluție digitală de gestionare a contractelor, organizațiile pot stabili strategiile de atenuare necesare pentru a se proteja împotriva riscurilor operaționale, financiare și de marcă.

Cele mai bune practici pentru atenuarea riscurilor contractuale

Stabilirea unui cadru care să vă atenueze în mod constant expunerea la risc în timpul procesului de contractare ar trebui să facă parte din strategia dumneavoastră de guvernanță, risc și conformitate (GRC). Puteți urma acești pași pentru a construi o strategie eficientă de reducere a riscurilor contractuale.

1. Identificați riscurile contractuale

Primul pas este să înțelegeți profilul dvs. actual de risc, identificând unde există fiecare risc în cadrul acordurilor dvs. actuale. Veți dori să examinați fiecare contract pentru tipurile de risc identificate mai sus și să le enumerați în evaluarea dvs.

De asemenea, ar trebui să vă uitați la procesul dvs. actual CLM și să determinați unde intră riscurile în fluxul de lucru pentru a înțelege unde va trebui să stabiliți controale suplimentare.

2. Evaluați și notați riscurile

Odată ce înțelegeți unde există riscurile, trebuie să le evaluați pe fiecare în funcție de consecințele anticipate și de probabilitatea de a se produce. Acest lucru vă permite să creați un tablou de bord al expunerii dvs. curente la risc și să stabiliți priorități unde va trebui să începeți eforturile de atenuare. Oriunde nu puteți elimina riscul, veți dori să stabiliți praguri acceptabile pentru a vă asigura că puteți limita expunerea.

3. Stabiliți o echipă de risc contractual

Înarmat cu aceste informații, puteți începe să stabiliți controalele și procesele de atenuare necesare în modelul dvs. de contractare. Acest lucru necesită să creați un model responsabil, responsabil, consultat și informat (RACI) pentru toate părțile interesate implicate, inclusiv un plan de răspuns la risc cu roluri și desemnări clare.

Apoi, ar trebui să dezvoltați planurile de urgență necesare pentru riscurile cu expunere sau predispoziție mai mare de a se produce și să vă informați echipa despre rolurile și responsabilitățile lor atunci când faceți față acestor incidente.

4. Digitalizați procesul de contractare

Pentru a facilita echipele dvs., digitizați-vă procesul de contractare și stabiliți un depozit central (în mod ideal criptat) pentru toate documentele și înregistrările aferente. Modelul dumneavoastră RACI vă va ajuta să identificați rolurile cheie necesare pentru sistemul dumneavoastră digital și vă puteți configura autentificarea, autorizarea și controalele de acces.

5. Utilizați alerte și notificări

Menținerea tuturor la curent cu obligațiile contractuale este mai ușor folosind alerte și notificări care conduc procesele de contractare. Pentru a eficientiza noile cereri de contract și sarcinile de preluare a documentelor, utilizați un proces standardizat pentru toate comunicările și integrarea terților.

6. Faceți față mai întâi cu cele mai mari riscuri

Puteți preveni scăderea domeniului de aplicare prin definirea clară a întregului domeniu de activitate (SOW) la începutul procesului. Acest lucru va elimina, de asemenea, riscul de dispute în viitor și va scurta timpul necesar pentru a finaliza etapa de negociere a contractului din ciclul de viață.

7. Eficientizați procesul de redactare

Utilizați bibliotecile de clauze și șabloane pentru a simplifica procesul de redactare cu un limbaj juridic preaprobat pentru toți termenii, condițiile și tipurile dvs. de contracte. Puteți utiliza instrumente de automatizare, cum ar fi un motor de flux de lucru, pentru a vă gestiona toate regulile de afaceri, cum ar fi recenzii, aprobări și clarificări.

Utilizați controlul versiunilor pentru a urmări toate modificările și comentariile documentelor și pentru a crea o pistă de audit completă pentru fiecare acord. De asemenea, puteți utiliza semnăturile electronice pentru a face posibilă aprobarea contractelor de oriunde, ajutând și mai mult la eficientizarea întregului proces.

8. Examinați și optimizați acolo unde este necesar

Dacă aveți un proces digital, puteți începe să generați analize despre eficiența CLM pentru a informa deciziile viitoare. Puteți grupa contractele în funcție de riscuri și puteți vedea unde niciunul dintre eforturile dvs. de atenuare nu a oferit rezultatele dorite. Utilizați aceste informații pentru a revizui și optimiza în mod constant strategia de diminuare a riscurilor în consecință.

Sursa: Contract Logix

De ce ar trebui să utilizați software de gestionare a contractelor?

Peisajul afacerilor de astăzi este mai complex decât oricând. Cu factori precum munca la distanță, soluțiile transfrontaliere, digitalizarea și economia serviciilor, atenuarea riscurilor contractuale este o parte esențială a gestionării unei organizații de succes.

Instrumentele și tehnologiile disponibile astăzi fac posibilă stabilirea unui cadru robust pentru atenuarea riscului contractual dintr-o locație centrală. Puteți implementa un sistem de gestionare a contractelor activat în cloud, care este complet configurabil în funcție de modelul dvs. CLM specific.

Software-ul de gestionare a contractelor vă poate ajuta să începeți să utilizați toate informațiile despre contract și să vă accelerați eforturile de transformare digitală.

Pe măsură ce tot mai multe organizații caută tehnologii digitale pentru a câștiga un avantaj competitiv, poate fi o provocare să decidă unde este cel mai mare potențial de valoare. Cu contractele care pătrund prin întreaga structură organizațională și operațională a unei afaceri, este logic că prioritizarea acestor procese vă va oferi cel mai mare beneficiu.

Nu vă asumați niciun risc

Atenuarea riscului contractual rămâne una dintre provocările pentru echipele juridice și managerii de contracte din întreaga lume. Noile modele de contractare impun companiilor să conecteze partea strategică a procesului de luare a deciziilor cu analizele și datele generate din performanța operațională a companiei. Contractele conțin informații vitale de afaceri care vă pot ajuta să deblocați un potențial suplimentar și să generați informații valoroase despre sănătatea și bunăstarea afacerii.

Nu poți elimina sau evita riscurile contractuale. Puteți reduce aceste riscuri doar la un nivel acceptabil. Gestionarea eficientă a contractelor folosind un sistem digital conectat vă oferă toate informațiile și datele de care aveți nevoie pentru a stabili controale robuste în întreaga CLM. Utilizarea reducerii riscurilor contractuale vă poate ajuta să vă accelerați inițiativele de transformare digitală și să deblocați valoare suplimentară din procesele dvs. actuale.

Doriți să aflați mai multe despre cele mai bune practici pentru salvarea documentelor în siguranță? Consultați acest ghid rapid despre stocarea documentelor.