Mitigazione del rischio contrattuale: 8 best practice da seguire

Se esiste un thread che puoi seguire in ogni organizzazione e utilizzare per monitorare la salute e il benessere di un'azienda, è il ciclo di vita del contratto. Una cattiva clausola qui o una frase inarticolata là può esporre rapidamente l'organizzazione a una serie di rischi contrattuali.

Ottenere il contratto giusto ogni volta non è facile, ma nemmeno impossibile se si utilizzano gli strumenti e le tecniche giuste. Richiede diligenza, attenzione ai dettagli e un processo semplificato che utilizzi tutte le più recenti strategie di mitigazione del rischio contrattuale.

Con un'efficace strategia di mitigazione del rischio contrattuale, puoi navigare nelle acque inesplorate di continue interruzioni, innovazione e agilità aziendale.

Che cos'è la mitigazione del rischio contrattuale?

La mitigazione del rischio contrattuale è il processo di identificazione, valutazione e limitazione dell'esposizione ai rischi all'interno dell'organizzazione. Dipende da una valutazione strategica di tutti i potenziali rischi che un'organizzazione può incontrare durante le operazioni.

Anche se potresti non essere in grado di gestire o anticipare ogni rischio, puoi pianificare diverse situazioni per ridurre il loro impatto sull'azienda. La stessa regola si applica a qualsiasi accordo commerciale firmato dalla tua azienda.

Un efficace processo di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) pone la mitigazione del rischio al centro di ogni accordo commerciale. Senza un'adeguata strategia di mitigazione del rischio che guidi il processo di appalto, le organizzazioni possono perdere il 9% del valore secondo gli analisti di KPMG e World Commerce and Contracting. Mettere il tuo CLM al centro della tua trasformazione digitale ti consente di identificare, valutare e mitigare i rischi utilizzando un framework collaborativo.

Come gestire efficacemente il rischio contrattuale

La gestione dei contratti è una disciplina che riguarda ogni elemento della tua attività. Governa gli accordi con i dipendenti, le partnership, le prestazioni dei fornitori e quasi ogni altro aspetto delle operazioni dell'azienda. I consulenti legali, i gestori dei contratti e i team di approvvigionamento comprendono i rischi intrinseci in ogni accordo commerciale, ma sanno anche che la gestione dell'esposizione rallenta efficacemente il processo di aggiudicazione.

La gestione efficace del rischio durante ogni iterazione del processo di aggiudicazione richiede un'organizzazione agile in grado di rispondere efficacemente ai cambiamenti.

La gestione dinamica del rischio richiede tre componenti chiave:

1. Rilevamento del rischio migliorato : sviluppo della capacità di prevedere, anticipare e osservare le minacce emergenti utilizzando punti dati interni ed esterni all'azienda. Le aziende devono utilizzare questi set di dati per quantificare l'entità dei rischi, l'impatto e la durata e il piano su come rispondere efficacemente ai rischi.
2. Propensione al rischio delimitata – Assumere rischi aggiuntivi in ​​modo dinamico utilizzando la strategia di crescita dell'organizzazione, il valore attuale e le capacità di controllo e mitigazione del rischio quando possibile. Questo approccio consente a ogni risorsa responsabile di sapere qual è la giusta quantità di rischio accettabile e dove impostare la giusta soglia.
3. Strategie di gestione del rischio in evoluzione – Stabilire un approccio di gestione del rischio nella tua organizzazione che generi feedback e indicatori di performance per informare eventuali cambiamenti nella tua strategia. Ciò include come rispondere, intraprendere o mitigare i rischi in base a fattori interni ed esterni.

Per costruire un framework di gestione del rischio in grado di rispondere efficacemente ai cambiamenti, McKinsey & Company consiglia di intraprendere cinque azioni separate.

Fonte: McKinsey & Company

Quali sono i tipi di rischio contrattuale comuni che dovresti cercare?

Poiché i contratti sono uno dei contenitori chiave per spostare i rischi attraverso l'azienda, qualsiasi modifica alla tua strategia dovrebbe considerare i seguenti quattro tipi di rischio contrattuale durante ogni fase del tuo CLM.

1. Rischi normativi e legali

Man mano che le aziende moderne si espandono oltre i territori tradizionali, i rischi di conformità legale e normativa crescono in modo esponenziale. Questi elementi di solito comportano una violazione del contratto che comporta il potenziale per responsabilità legale e contenzioso.

Una violazione di questo tipo può includere fallimenti di conformità con quadri normativi come:

• Controlli dell'organizzazione del servizio ( SOC) 2 Tipo 2 – Report e audit per tutte le procedure, i processi e le tecnologie di sicurezza dei dati
• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) – Mantiene la privacy e la sicurezza delle informazioni sulle carte di credito
• Legge federale sulla gestione della sicurezza delle informazioni ( FISMA) - Governa la sicurezza dei dati nelle organizzazioni federali
• Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 (HIPAA) – Protegge le informazioni di identificazione personale (PII)
• Legge sulla tecnologia dell'informazione sanitaria per la salute economica e clinica (legge HITECH) - Promuove l'adozione di tecnologie per il miglioramento dei sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EHR)
• Legge sulla sicurezza e salute sul lavoro ( OSHA) – Mira a fornire condizioni di lavoro più sicure per tutti i dipendenti
• Sarbanes-Oxley Act (SOX) – Governa le pratiche di tenuta dei registri finanziari nelle società quotate in borsa

L'elenco di cui sopra non è ampio, poiché l'esposizione al rischio legale e normativo di ogni organizzazione dipenderà dalle sue operazioni e dalla sua impronta geografica. Per le aziende che operano nell'Unione Europea (UE), si applicherà anche il nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Lo stesso vale per le imprese che operano in Canada (PIPEDA) o in stati come la California (CCPA).

I rischi maggiori in questo caso sono la violazione della privacy personale o la mancata protezione delle informazioni di identificazione personale. Ci sono anche rischi aggiuntivi come il furto di proprietà intellettuale (IP), l'uso del linguaggio sbagliato nelle clausole, la divulgazione incontrollata di informazioni, pratiche assicurative o di licenza inadeguate e controversie legali generali.

2. Rischi per la sicurezza

Molti degli atti sopra elencati riguardano esclusivamente la privacy dei dati, ma ci sono ulteriori rischi per la sicurezza da considerare quando si valuta la propria strategia. Qualsiasi distruzione indesiderata di dati, accesso e diffusione non autorizzati di informazioni o violazione dei sistemi aziendali può portare a una serie di problemi per l'organizzazione.

Poiché i contratti contengono gran parte di queste informazioni sensibili, dovresti considerarle come parte dei rischi intrinseci durante l'ottimizzazione del tuo CLM. Il rischio che queste informazioni cadano nelle mani sbagliate è notevole se si pensa alla quantità di corrispondenza e comunicazione che avviene durante le diverse fasi della contrattazione.

Il rischio aumenta esponenzialmente se si utilizzano metodi non protetti per comunicare le informazioni contrattuali tra le parti. Puoi anche esporti a rischi per la sicurezza a causa di una formazione inadeguata, politiche di protezione dei dati inefficaci o autorizzazioni e controlli di accesso permissivi.

Le violazioni dei dati rappresentano in particolare un rischio enorme considerando il costante aumento dei crimini informatici e gli effetti devastanti che ha sulle aziende. Gli aggressori hanno iniziato a prendere di mira gli studi legali a causa del tesoro di informazioni che queste entità archiviano, gestiscono e conservano per i clienti. La gestione dei rischi per la sicurezza nel processo CLM rimane una delle maggiori sfide per le aziende moderne.

3. Rischi finanziari

Obblighi mancati, garanzie insufficienti o problemi con i reclami espongono l'organizzazione a rischi finanziari. Ci sono una miriade di scenari in cui queste situazioni si insinuano nel processo di appalto se la mitigazione del rischio non è una priorità per l'organizzazione. Questi includono:

• Rischi di credito – Include una serie di rischi come l'inadempimento di una controparte che non effettua la consegna in base agli obblighi del contratto
• Rischi di liquidità – Descrive la capacità di estinguere un contratto prima che raggiunga la scadenza senza incorrere in perdite inaccettabili
• Rischi garantiti da attività - Sono strutture finanziarie per separare e mitigare i rischi utilizzando strumenti per la cartolarizzazione dell'esposizione dell'organizzazione
• Rischi azionari : implica qualsiasi posizione azionaria in un'altra azienda o impresa che può esporre la tua organizzazione a rischi finanziari aggiuntivi quando l'entità non riesce a funzionare e il titolo scende o i tuoi guadagni non sono uguali al valore che hai investito

Le perdite finanziarie possono verificarsi sul lato delle operazioni dell'acquirente (conti fornitori) o del venditore (conti attivi). La mitigazione di questi rischi fa parte di una strategia aziendale più ampia, ma può comunque influire sui singoli accordi quando non si dispone dei controlli adeguati. Le cause più comuni potrebbero includere date chiave mancanti dagli accordi (comprese clausole evergreen), variazioni di compensazione basate su indicatori di performance o clausole risolutive inapplicabili a causa di un linguaggio legale errato.

4. Danno al marchio

Ogni organizzazione dipende da una reputazione che può richiedere decenni per stabilirsi. I rischi del marchio includono danni alla reputazione, al riconoscimento e alla consapevolezza che possono influenzare il morale dei dipendenti, la fedeltà dei clienti e la percezione pubblica.

Garantire la sicurezza del marchio dipende dalla limitazione delle percezioni negative che possono derivare dalle associazioni o dalla mancata risposta a un incidente in modo efficace.

Il danno al marchio può verificarsi quando:

• Le aziende trattano male i dipendenti
• Le informazioni sulle pratiche aziendali vengono divulgate al pubblico
• Un incidente si verifica come una violazione dei dati o una fuga di informazioni
• L'organizzazione non dispone di adeguate strategie di pubbliche relazioni o di relazioni con i media

Il danno e il rischio del marchio sono difficili da quantificare e mitigare senza avere clausole specifiche relative all'immagine e all'etica di un'organizzazione come parte dell'accordo.

Perché dovresti mitigare i rischi contrattuali?

Sebbene nessuna organizzazione possa evitare tutti i rischi contrattuali, è necessario limitare l'esposizione a livelli accettabili utilizzando una strategia equilibrata. Quando le organizzazioni non riescono a mitigare i rischi contrattuali, gli effetti possono essere catastrofici per il marchio, la salute finanziaria e operativa dell'organizzazione.

La gestione del contratto di solito coinvolge più stakeholder con interessi in competizione. Ognuno di questi si basa anche su una varietà di strumenti e tecnologie per gestire le operazioni. Il processo di appalto deve supportare tutti questi interessi limitando l'esposizione al rischio e garantendo un CLM efficiente in tutta l'organizzazione.

Implementazione di un approccio equilibrato alla mitigazione del rischio contrattuale

Insieme agli sforzi di trasformazione digitale, le organizzazioni dovrebbero adottare un approccio equilibrato alla mitigazione del rischio contrattuale. Puoi farlo:

• Misurare i rischi accettabili rispetto al valore delle nuove opportunità
• Contrastando i ricavi correnti con eventuali costi aggiuntivi
• Valutare il potenziale di innovazione rispetto ai requisiti di conformità

Con una soluzione di gestione dei contratti digitali, le organizzazioni possono stabilire le strategie di mitigazione necessarie per proteggersi dai rischi operativi, finanziari e del marchio.

Best practices per mitigare i rischi contrattuali

La creazione di un quadro che mitighi in modo coerente l'esposizione al rischio durante il processo di aggiudicazione dovrebbe far parte della strategia di governance, rischio e conformità (GRC). È possibile seguire questi passaggi per creare un'efficace strategia di mitigazione del rischio contrattuale.

1. Identificare i rischi contrattuali

Il primo passo è comprendere il tuo attuale profilo di rischio identificando dove esiste ogni rischio all'interno dei tuoi accordi attuali. Ti consigliamo di rivedere ogni contratto per i tipi di rischio sopra identificati ed elencarli nella tua valutazione.

Dovresti anche esaminare il tuo attuale processo CLM e determinare dove stanno entrando i rischi nel flusso di lavoro per capire dove dovrai stabilire controlli aggiuntivi.

2. Valutare e valutare i rischi

Una volta compreso dove esistono i rischi, è necessario valutarli in base alle conseguenze previste e alla probabilità che si verifichino. Ciò ti consente di creare una scorecard della tua attuale esposizione al rischio e di stabilire le priorità dove dovrai iniziare i tuoi sforzi di mitigazione. Ovunque non sia possibile eliminare il rischio, ti consigliamo di stabilire soglie accettabili per assicurarti di poter limitare l'esposizione.

3. Istituire un team di rischio contrattuale

Grazie a queste informazioni, puoi iniziare a stabilire i controlli e i processi di mitigazione richiesti nel tuo modello di appalto. Ciò richiede la creazione di un modello RACI responsabile, responsabile, consultato e informato per tutte le parti interessate coinvolte, incluso un piano di risposta al rischio con ruoli e designazioni chiari.

Dovresti quindi sviluppare i piani di emergenza necessari per i rischi con una maggiore esposizione o propensione a verificarsi e informare il tuo team sui ruoli e le responsabilità quando affronta questi incidenti.

4. Digitalizzare il processo di appalto

Per semplificare i tuoi team, digitalizza il processo di appalto e crea un repository centrale (idealmente crittografato) per tutti i documenti e i record correlati. Il tuo modello RACI ti aiuterà a identificare i ruoli chiave richiesti per il tuo sistema digitale e potrai impostare i tuoi controlli di autenticazione, autorizzazione e accesso.

5. Usa avvisi e notifiche

Tenere tutti aggiornati sui tuoi obblighi contrattuali è più facile utilizzando avvisi e notifiche che guidano i processi di contrattazione. Per semplificare le tue nuove richieste di contratto e le attività di assunzione dei documenti, utilizza un processo standardizzato per tutte le comunicazioni e l'onboarding di terze parti.

6. Affronta prima i rischi maggiori

È possibile prevenire l'oscillazione dell'ambito definendo chiaramente tutto l'ambito del lavoro (SOW) all'inizio del processo. Ciò eliminerà anche il rischio di controversie in futuro e ridurrà il tempo necessario per completare la fase di negoziazione del contratto del ciclo di vita.

7. Semplifica il processo di redazione

Usa le librerie di clausole e modelli per semplificare il processo di redazione con un linguaggio legale pre-approvato per tutti i tuoi termini, condizioni e tipi di contratto. Puoi sfruttare strumenti di automazione come un motore di flusso di lavoro per gestire tutte le regole aziendali come revisioni, approvazioni e chiarimenti.

Usa il controllo della versione per tenere traccia di tutte le modifiche e dei commenti sui documenti e creare un audit trail completo per ogni accordo. Puoi anche utilizzare le firme elettroniche per consentire l'approvazione dei contratti da qualsiasi luogo, contribuendo ulteriormente a semplificare l'intero processo.

8. Rivedere e ottimizzare ove necessario

Se disponi di un processo digitale, puoi iniziare a generare analisi sull'efficienza del tuo CLM per prendere decisioni future. Puoi raggruppare i contratti in base ai rischi e vedere dove i tuoi sforzi di mitigazione non hanno fornito i risultati desiderati. Utilizza queste informazioni per rivedere e ottimizzare costantemente la tua strategia di mitigazione del rischio di conseguenza.

Fonte: Logix del contratto

Perché dovresti usare un software di gestione dei contratti?

Il panorama economico odierno è più complesso che mai. Con fattori come il lavoro a distanza, le soluzioni transfrontaliere, la digitalizzazione e l'economia dei servizi, la mitigazione dei rischi contrattuali è una parte essenziale della gestione di un'organizzazione di successo.

Gli strumenti e le tecnologie oggi disponibili consentono di stabilire un solido quadro per la mitigazione del rischio contrattuale da una posizione centrale. Puoi distribuire un sistema di gestione dei contratti abilitato per il cloud completamente configurabile in base al tuo modello CLM specifico.

Il software di gestione dei contratti può aiutarti a iniziare a sfruttare tutte le informazioni sui contratti e ad accelerare i tuoi sforzi di trasformazione digitale.

Poiché sempre più organizzazioni stanno cercando le tecnologie digitali per ottenere un vantaggio competitivo, decidere dove si trova il maggior potenziale di valore può essere una sfida. Con i contratti che permeano l'intera struttura organizzativa e operativa di un'azienda, è logico che dare la priorità a questi processi ti fornirà il massimo vantaggio.

Non correre rischi

La mitigazione del rischio contrattuale rimane una delle sfide per i team legali e i gestori dei contratti in tutto il mondo. I nuovi modelli di contrattazione richiedono alle aziende di collegare la parte strategica del processo decisionale con l'analisi ei dati generati dalle prestazioni operative dell'azienda. I contratti contengono informazioni aziendali vitali che possono aiutarti a sbloccare ulteriore potenziale e generare preziose informazioni sulla salute e il benessere dell'azienda.

Non puoi eliminare o evitare i rischi contrattuali. Puoi solo mitigare questi rischi a un livello accettabile. L'efficace gestione dei contratti mediante un sistema digitale connesso ti fornisce tutte le informazioni e i dati necessari per stabilire solidi controlli in tutto il tuo CLM. L'utilizzo della mitigazione del rischio contrattuale può aiutarti ad accelerare le tue iniziative di trasformazione digitale e sbloccare valore aggiuntivo dai tuoi processi attuali.

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