契約リスクの軽減: 従う必要がある 8 つのベスト プラクティス

すべての組織でたどり、会社の健全性と幸福を追跡するために使用できる 1 つのスレッドがあるとすれば、それは契約のライフサイクルです。 ここに不適切な条項や不明瞭なフレーズがあると、組織はすぐに多くの契約上のリスクにさらされる可能性があります。

毎回適切な契約を結ぶことは容易ではありませんが、適切なツールとテクニックを使用すれば不可能でもありません。 これには、最新の契約リスク軽減戦略をすべて使用した、勤勉さ、細部への注意、および合理化されたプロセスが必要です。

効果的な契約リスク軽減戦略により、継続的なディスラプション、イノベーション、およびビジネスの俊敏性という未知の海域をナビゲートできます。

契約リスク軽減とは？

契約リスクの軽減は、組織全体のリスクへの露出を特定、評価、および制限するプロセスです。 それは、組織が運用中に直面する可能性のあるすべての潜在的な危険の戦略的評価に依存します。

すべてのリスクを管理または予測することはできないかもしれませんが、さまざまな状況を計画して、ビジネスへの影響を軽減することができます。 同じ規則が、会社が署名するビジネス契約にも適用されます。

効果的な契約ライフサイクル管理 (CLM) プロセスは、すべてのビジネス契約の最前線にリスク軽減を置きます。 KPMG と World Commerce and Contracting のアナリストによると、契約プロセスを推進する適切なリスク軽減戦略がなければ、組織は価値の 9% を漏らす可能性があります。 CLM をデジタル トランスフォーメーションの中心に置くことで、共同フレームワークを使用してリスクを特定、評価、軽減できます。

契約リスクを効果的に管理する方法

契約管理は、ビジネスのあらゆる要素に影響を与える規律です。 これは、従業員契約、パートナーシップ、サプライヤーの業績、および会社の運営のほぼすべての側面を管理します。 法律顧問、契約管理者、および調達チームは、各ビジネス契約に固有のリスクを理解していますが、エクスポージャーを効果的に管理すると契約プロセスが遅くなることも知っています。

契約プロセスの反復ごとに効果的にリスクを管理するには、変化に効果的に対応できる機敏な組織が必要です。

動的リスク管理には、次の 3 つの主要コンポーネントが必要です。

1. リスク検出の向上– ビジネスの内外からのデータ ポイントを使用して、新たな脅威を予測、予測、観察する能力を開発します。 企業は、これらのデータセットを使用して、リスクの大きさ、影響と期間、およびリスクに効果的に対応する方法に関する計画を定量化する必要があります。
2. 限定されたリスク選好– 組織の成長戦略、現在の価値、および可能な場合はリスク軽減と制御機能を使用して、追加のリスクを動的に引き受けます。 このアプローチにより、説明責任のあるすべてのリソースが、許容できるリスクの適切な量と、適切なしきい値を設定する場所を知ることができます。
3. 進化するリスク管理戦略– 戦略の変更を通知するためのフィードバックとパフォーマンス指標を生成するリスク管理アプローチを組織に確立します。 これには、内部および外部要因に基づいてリスクに対応、引き受け、または軽減する方法が含まれます。

変化に効果的に対応できるリスク管理フレームワークを構築するために、McKinsey & Company は 5 つの個別のアクションを実行することを推奨しています。

出典：マッキンゼー・アンド・カンパニー

探すべき一般的な契約リスクの種類は何ですか?

契約はビジネスを通じてリスクを移動するための重要なコンテナの 1 つであるため、戦略を変更する場合は、CLM の各フェーズで次の 4 つの契約上のリスク タイプを考慮する必要があります。

1. 規制および法的リスク

現代のビジネスが従来の領域を超えて拡大するにつれて、法律および規制のコンプライアンス リスクが指数関数的に増大します。 これらの要素には通常、法的説明責任と訴訟の可能性を伴う契約違反が含まれます。

このタイプの違反には、次のような規制の枠組みでのコンプライアンス違反が含まれる場合があります。

• Service Organization Controls ( SOC) 2 タイプ 2 – すべてのデータ セキュリティ手順、プロセス、およびテクノロジに関するレポートと監査
• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) – クレジット カード情報のプライバシーとセキュリティを維持します。
• 連邦情報セキュリティ管理法( FISMA) – 連邦組織のデータ セキュリティを管理します。
• 1996 年の医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律 (HIPAA) – 個人を特定できる情報 (PII) を保護します。
• 経済的および臨床的健康法のための健康情報技術( HITECH Act) – 電子健康記録 (EHR) システムを改善するための技術の採用を促進する
• 労働安全衛生法( OSHA) – すべての従業員により安全な労働条件を提供することを目的としています
• Sarbanes-Oxley Act (SOX) – 上場企業の財務記録管理慣行を規定

すべての組織の法的および規制上のリスク エクスポージャは、その運用と地理的なフットプリントに依存するため、上記のリストは広範ではありません。 欧州連合 (EU) で事業を行う企業には、新しい一般データ保護規則 (GDPR) も適用されます。 同じことが、カナダ (PIPEDA) やカリフォルニアなどの州 (CCPA) で事業を展開するベンチャー企業にも当てはまります。

ここでの最大のリスクは、個人のプライバシーを侵害すること、または個人を特定できる情報を保護できないことです。 また、知的財産 (IP) の盗難、条項での不適切な文言の使用、制御されていない情報の開示、不適切な保険またはライセンスの慣行、一般的な法的紛争などの追加のリスクもあります。

2. セキュリティリスク

上記の行為の多くは、データのプライバシーのみを扱っていますが、戦略を評価する際に考慮すべき追加のセキュリティ リスクがあります。 データの不要な破壊、情報の不正アクセスと配布、または企業システムの侵害は、組織に多くの問題を引き起こす可能性があります。

コントラクトにはこの機密情報の多くが含まれているため、CLM を最適化する際には、これらを固有のリスクの一部として考慮する必要があります。 さまざまな契約段階で行われる通信とコミュニケーションの量を考えると、この情報が悪用されるリスクはかなりのものです。

安全でない方法を使用して当事者間で契約情報を通信すると、リスクは指数関数的に増加します。 また、不十分なトレーニング、効果のないデータ保護ポリシー、または緩い権限とアクセス制御によって、セキュリティ リスクにさらされる可能性もあります。

サイバー犯罪の着実な増加とそれがビジネスに与える壊滅的な影響を考えると、データ侵害は特に大きなリスクをもたらします。 攻撃者が法律事務所を標的にし始めたのは、法律事務所がクライアントのために保管、管理、保持する情報の宝庫であることが原因です。 CLM プロセスにおけるセキュリティ リスクの管理は、現代のビジネスにとって最大の課題の 1 つです。

3. 財務リスク

義務の不履行、不十分な保証、またはクレームの問題により、組織は財務上のリスクにさらされます。 リスク軽減が組織の優先事項でない場合、これらの状況が契約プロセスに忍び寄る無数のシナリオがあります。 これらには以下が含まれます：

• 信用リスク– 契約の義務に従わない取引相手の債務不履行など、さまざまなリスクが含まれます。
• 流動性リスク– 容認できない損失を被ることなく満期に達する前に契約を支払う能力を表します
• 資産担保リスク– 組織のエクスポージャーを証券化する手段を使用してリスクを分離および軽減するための財務構造
• 株式リスク– 別の会社またはベンチャー企業の株式ポジションに関係し、その企業が業績を上げられず、株価が下落したり、投資した価値と等しくない場合に、組織を追加の財務リスクにさらす可能性があります。

財務上の損失は、操作の買い手 (買掛金) または売り手 (売掛金) 側で発生する可能性があります。 これらのリスクを軽減することは、より大きなビジネス戦略の一部ですが、適切な管理が行われていない場合、個々の契約に影響を与える可能性があります。 一般的な原因には、契約 (エバーグリーン条項を含む) からの重要な日付の欠落、パフォーマンス指標に基づく報酬の変動、または不適切な法的文言による強制力のない終了条項が含まれます。

4.ブランドダメージ

すべての組織は、確立するのに何十年もかかる評判に依存しています。 ブランド リスクには、従業員の士気、顧客の忠誠心、世間の認識に影響を与える可能性のある評判、認知度、認知度の低下が含まれます。

ブランドの安全性を確保することは、関連付けやインシデントへの効果的な対応の失敗から生じる可能性のある否定的な認識を制限することにかかっています。

次の場合、ブランドの損傷が発生する可能性があります。

• 企業は従業員を粗末に扱う
• 会社の慣行に関する情報が一般に漏れる
• データ侵害や情報漏えいなどのインシデントが発生する
• 組織は、適切な広報戦略またはメディア対応戦略を実施していません。

ブランドへのダメージとリスクは、契約の一部として組織のイメージと倫理に関連する特定の条項がなければ、定量化して軽減することは困難です。

契約リスクを軽減する必要があるのはなぜですか?

すべての契約上のリスクを回避できる組織はありませんが、バランスのとれた戦略を使用して、リスクを許容レベルに制限する必要があります。 組織が契約上のリスクを軽減できない場合、その影響は組織のブランド、財務、および運用上の健全性に壊滅的な影響を与える可能性があります。

通常、契約管理には、競合する利害を持つ複数の利害関係者が関与します。 これらはそれぞれ、運用を管理するためにさまざまなツールやテクノロジに依存しています。 契約プロセスは、これらすべての利益をサポートすると同時に、リスク エクスポージャーを制限し、組織全体で効率的な CLM を確保する必要があります。

契約リスク軽減のためのバランスのとれたアプローチの実施

デジタルトランスフォーメーションの取り組みに加えて、組織は契約リスクを軽減するためのバランスの取れたアプローチを採用する必要があります。 これは次の方法で実行できます。

• 新しい機会の価値に対する許容可能なリスクの測定
• 現在の収入と追加費用の対比
• コンプライアンス要件に対するイノベーションの可能性の評価

デジタル契約管理ソリューションを使用すると、組織は運用、財務、およびブランドのリスクから保護するために必要な軽減戦略を確立できます。

契約リスクを軽減するためのベスト プラクティス

契約プロセス中のリスクエクスポージャーを一貫して軽減するフレームワークを確立することは、ガバナンス、リスク、およびコンプライアンス (GRC) 戦略の一部を形成する必要があります。 以下の手順に従って、効果的な契約リスク軽減戦略を構築できます。

1. 契約上のリスクを特定する

最初のステップは、現在の契約のどこに各リスクが存在するかを特定することにより、現在のリスク プロファイルを理解することです。 上記で特定されたリスクの種類について各契約を確認し、これらを評価にリストする必要があります。

また、現在の CLM プロセスを調べて、リスクがワークフローに入っている場所を特定して、追加のコントロールを確立する必要がある場所を理解する必要があります。

2. リスクの評価と採点

リスクがどこに存在するかを理解したら、予想される結果と発生の可能性に従ってそれぞれを評価する必要があります。 これにより、現在のリスク エクスポージャーのスコアカードを作成し、緩和の取り組みを開始する必要がある場所に優先順位を付けることができます。 リスクを排除できない場合は常に、許容可能なしきい値を確立して、露出を制限できるようにする必要があります。

3. 契約上のリスクチームを設立する

この情報があれば、契約モデルで必要な管理と軽減プロセスの確立を開始できます。 これには、明確な役割と指定を伴うリスク対応計画を含む、関与するすべての利害関係者のための責任、説明責任、相談、情報提供 (RACI) モデルを作成する必要があります。

次に、露出または発生する可能性が高いリスクに対して必要な緊急時対応計画を作成し、これらのインシデントに対処する際の役割と責任についてチームに通知する必要があります。

4. 契約プロセスのデジタル化

チームの負担を軽減するには、契約プロセスをデジタル化し、関連するすべてのドキュメントと記録の中央 (理想的には暗号化された) リポジトリを確立します。 RACI モデルは、デジタル システムに必要な主要な役割を特定するのに役立ち、認証、承認、およびアクセス制御を設定できます。

5.アラートと通知を使用する

契約プロセスを促進するアラートと通知を使用すると、契約上の義務を全員に最新の状態に保つことがより簡単になります。 新しい契約要求とドキュメントの取り込みタスクを合理化するには、標準化されたプロセスを使用して、すべてのコミュニケーションとサード パーティのオンボーディングを行います。

6. 最初に最大のリスクに対処する

プロセスの早い段階ですべての作業範囲 (SOW) を明確に定義することで、範囲のクリープを防ぐことができます。 これにより、将来の紛争のリスクも排除され、ライフサイクルの契約交渉段階を完了するまでにかかる時間が短縮されます。

7. 起案プロセスを合理化する

条項とテンプレートのライブラリを使用して、すべての条件、条件、および契約の種類について事前承認された法的文言で起草プロセスを合理化します。 ワークフロー エンジンなどの自動化ツールを活用して、レビュー、承認、明確化などのすべてのビジネス ルールを管理できます。

バージョン管理を使用して、すべての変更とドキュメントのコメントを追跡し、各契約書の完全な監査証跡を作成します。 また、電子署名を使用して、どこからでも契約を承認できるようにし、プロセス全体をさらに合理化することができます.

8. 必要に応じて見直し、最適化する

デジタル プロセスを使用している場合は、CLM の効率に関する分析の生成を開始して、将来の決定を知らせることができます。 リスクに従ってコントラクトをグループ化し、緩和の取り組みによって期待した結果が得られなかった場所を確認できます。 この情報を使用して、リスク軽減戦略を常に見直し、それに応じて最適化してください。

出典:コントラクト Logix

なぜ契約管理ソフトウェアを使用する必要があるのですか?

今日のビジネス環境はかつてないほど複雑になっています。 リモートワーク、国境を越えたソリューション、デジタル化、サービス経済などの要因により、契約リスクを軽減することは、成功する組織を管理する上で不可欠な要素です。

現在利用可能なツールとテクノロジーにより、中心的な場所から契約リスクを軽減するための堅牢なフレームワークを確立できます。 特定の CLM モデルに従って完全に構成可能な、クラウド対応の契約管理システムを展開できます。

契約管理ソフトウェアは、すべての契約情報の活用を開始し、デジタル トランスフォーメーションの取り組みをスピードアップするのに役立ちます。

より多くの組織が競争力を獲得するためにデジタル技術に目を向けているため、最大の価値の可能性がどこにあるかを判断することは困難な場合があります. ビジネスの組織および運用構造全体に契約が浸透しているため、これらのプロセスに優先順位を付けることが最大のメリットをもたらすことは理にかなっています。

危険を冒さないでください

契約リスクの軽減は、世界中の法務チームと契約管理者にとって依然として課題の 1 つです。 新しい契約モデルでは、企業は意思決定プロセスの戦略的部分を、企業の運用実績から生成された分析およびデータと結び付ける必要があります。 契約書には重要なビジネス情報が含まれており、ビジネスのさらなる可能性を解き放ち、ビジネスの健全性と福利に関する貴重な洞察を生み出すのに役立ちます。

契約リスクを排除または回避することはできません。 これらのリスクを許容レベルまで軽減することしかできません。 デジタル接続システムを使用した効果的な契約管理により、CLM 全体で堅牢な管理を確立するために必要なすべての情報とデータが提供されます。 契約リスク軽減を使用すると、デジタル トランスフォーメーション イニシアチブを加速し、現在のプロセスから付加価値を引き出すことができます。

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