Sözleşme Riskini Azaltma: İzlemeniz Gereken 8 En İyi Uygulama

Her organizasyonu takip edebileceğiniz ve bir şirketin sağlık ve esenliğini izlemek için kullanabileceğiniz bir konu varsa, o da sözleşme yaşam döngüsüdür. Buradaki kötü bir madde veya anlaşılmayan bir ifade, kuruluşu hızla bir dizi sözleşme riskine maruz bırakabilir.

Sözleşmenizi her seferinde doğru yapmak kolay değil, aynı zamanda doğru araçları ve teknikleri kullanırsanız imkansız da değil. Özen, ayrıntılara dikkat ve en son sözleşme riski azaltma stratejilerinin tümünü kullanan modern bir süreç gerektirir.

Etkili bir sözleşme riski azaltma stratejisiyle, sürekli bozulma, yenilik ve iş çevikliğinin keşfedilmemiş sularında gezinebilirsiniz.

Sözleşme riskinin azaltılması nedir?

Sözleşme riskinin azaltılması, kuruluşunuz genelinde risklere maruz kalmanın belirlenmesi, değerlendirilmesi ve sınırlandırılması sürecidir. Bir organizasyonun operasyonlar sırasında karşılaşabileceği tüm potansiyel tehlikelerin stratejik değerlendirmesine bağlıdır.

Her riski yönetemeyebilir veya öngöremeyebilirsiniz, ancak iş üzerindeki etkilerini azaltmaya yardımcı olmak için farklı durumlar için plan yapabilirsiniz. Aynı kural, şirketinizin imzaladığı herhangi bir iş sözleşmesi için de geçerlidir.

Etkili bir sözleşme yaşam döngüsü yönetimi (CLM) süreci, risk azaltmayı her iş sözleşmesinin ön planına koyar. KPMG ve World Commerce and Contracting analistlerine göre, sözleşme sürecinizi yönlendiren yeterli bir risk azaltma stratejisi olmadan, kuruluşlar değerin %9'unu sızdırabilir . CLM'nizi dijital dönüşümünüzün merkezine koymak, işbirlikçi bir çerçeve kullanarak riskleri belirlemenize, değerlendirmenize ve azaltmanıza olanak tanır.

Sözleşme riski etkin bir şekilde nasıl yönetilir?

Sözleşme yönetimi , işinizin her unsurunu etkileyen bir disiplindir. Çalışan sözleşmelerinizi, ortaklıklarınızı, tedarikçi performansınızı ve şirket operasyonlarının neredeyse her yönünü yönetir. Hukuk danışmanları, sözleşme yöneticileri ve satın alma ekipleri, her bir iş sözleşmesinin doğasında bulunan riskleri anlar ancak aynı zamanda riskleri yönetmenin sözleşme sürecini etkin bir şekilde yavaşlattığını da bilir.

Sözleşme sürecinin her yinelemesi sırasında riski etkin bir şekilde yönetmek , değişikliklere etkin bir şekilde yanıt verebilen çevik bir organizasyon gerektirir.

Dinamik risk yönetimi üç temel bileşen gerektirir:

1. Gelişmiş risk algılama – İşletmenin içinden ve dışından veri noktalarını kullanarak ortaya çıkan tehditleri tahmin etme, öngörme ve gözlemleme yeteneği geliştirmek. Şirketlerin risklerin büyüklüğünü, etkisini ve süresini ölçmek ve risklere etkin bir şekilde nasıl yanıt vereceklerine ilişkin planı ölçmek için bu veri kümelerini kullanmaları gerekir.
2. Sınırlandırılmış risk iştahları – Mümkün olduğunda kuruluşun büyüme stratejisini, mevcut değerini ve risk azaltma ve kontrol yeteneklerini kullanarak dinamik olarak ek riskler üstlenmek. Bu yaklaşım, her sorumlu kaynağın, doğru miktarda kabul edilebilir riskin ne olduğunu ve doğru eşiğin nerede belirleneceğini bilmesini sağlar.
3. Gelişen risk yönetimi stratejileri – Stratejinizdeki herhangi bir değişikliği bildirmek için kuruluşunuzda geri bildirim ve performans göstergeleri oluşturan bir risk yönetimi yaklaşımı oluşturmak. Bu, iç ve dış faktörlere dayalı olarak risklere nasıl yanıt verileceğini, üstlenileceğini veya azaltılacağını içerir.

Değişikliklere etkin bir şekilde yanıt verebilecek bir risk yönetimi çerçevesi oluşturmak için McKinsey & Company, beş ayrı eylemin yapılmasını önermektedir.

Kaynak: McKinsey & Company

Aramanız gereken ortak sözleşme riski türleri nelerdir?

Sözleşmeler, iş boyunca riskleri taşımak için kilit kapsayıcılardan biri olduğundan, stratejinizdeki herhangi bir değişiklik, CLM'nizin her aşamasında aşağıdaki dört sözleşmeye bağlı risk türünü dikkate almalıdır.

1. Düzenleyici ve yasal riskler

Modern işletmeler geleneksel bölgelerin ötesine genişledikçe, yasal ve düzenleyici uyumluluk riskleri katlanarak büyüyor. Bu unsurlar genellikle yasal hesap verebilirlik ve dava açma potansiyeli taşıyan bir sözleşme ihlalini içerir.

Bu türden bir ihlal, aşağıdakiler gibi düzenleyici çerçevelerle uyumluluk hatalarını içerebilir:

• Hizmet Organizasyonu Kontrolleri ( SOC) 2 Tip 2 – Tüm veri güvenliği prosedürleri, süreçleri ve teknolojileri için raporlar ve denetimler
• Ödeme Kartı Sektörü Veri Güvenliği Standardı (PCI DSS) – Kredi kartı bilgilerinin gizliliğini ve güvenliğini korur
• Federal Bilgi Güvenliği Yönetim Yasası ( FISMA) – Federal kuruluşlarda veri güvenliğini yönetir
• 1996 Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA) – Kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri korur (PII)
• Ekonomik ve Klinik Sağlık Yasası için Sağlık Bilgi Teknolojisi ( HITECH Yasası) – Elektronik sağlık kaydı (EHR) sistemlerinin iyileştirilmesi için teknolojilerin benimsenmesini teşvik eder
• Mesleki Güvenlik ve Sağlık Yasası ( OSHA) – Tüm çalışanlar için daha güvenli çalışma koşulları sağlamayı amaçlar
• Sarbanes-Oxley Yasası (SOX) – Halka açık şirketlerde mali kayıt tutma uygulamalarını yönetir

Her kuruluşun yasal ve düzenleyici riske maruz kalması, operasyonlarına ve coğrafi ayak izine bağlı olacağından, yukarıdaki liste kapsamlı değildir. Avrupa Birliği'nde (AB) iş yapan şirketler için yeni Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) de geçerli olacaktır. Aynısı Kanada'da (PIPEDA) veya California gibi eyaletlerde (CCPA) faaliyet gösteren girişimler için de geçerlidir.

Buradaki en büyük riskler, kişisel gizliliğin ihlali veya kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerin güvenliğinin sağlanamamasıdır. Fikri mülkiyet (IP) hırsızlığı, maddelerde yanlış dil kullanılması, bilgilerin kontrolsüz ifşa edilmesi, yetersiz sigorta veya lisans uygulamaları ve genel yasal anlaşmazlıklar gibi ek riskler de vardır.

2. Güvenlik riskleri

Yukarıda listelenen eylemlerin çoğu, yalnızca veri gizliliğiyle ilgilidir, ancak stratejinizi değerlendirirken dikkate alınması gereken ek güvenlik riskleri vardır. Herhangi bir istenmeyen veri imhası, bilgilerin yetkisiz erişimi ve yayılması veya şirket sistemlerinin ihlali, kuruluş için bir dizi soruna yol açabilir.

Sözleşmeler bu hassas bilgilerin çoğunu içerdiğinden, bunları CLM'nizi optimize ederken doğal risklerin bir parçası olarak düşünmelisiniz. Farklı sözleşme aşamalarında gerçekleşen yazışma ve iletişim miktarını düşündüğünüzde, bu bilgilerin yanlış ellere geçme riski oldukça yüksektir.

Taraflar arasında sözleşmeye dayalı bilgileri iletmek için güvenli olmayan yöntemler kullanırsanız risk katlanarak artar. Yetersiz eğitim, etkisiz veri koruma politikaları veya gevşek izinler ve erişim kontrolleri nedeniyle de kendinizi güvenlik risklerine maruz bırakabilirsiniz.

Siber suçlardaki sürekli artış ve bunun işletmeler üzerindeki yıkıcı etkileri göz önüne alındığında, veri ihlalleri özellikle büyük bir risk oluşturuyor. Saldırganlar, bu varlıkların müşteriler için sakladığı, yönettiği ve sakladığı bilgi hazinesi nedeniyle yasal firmaları hedef almaya başladı. CLM sürecinizdeki güvenlik risklerini yönetmek, modern işletmeler için en büyük zorluklardan biri olmaya devam ediyor.

3. Finansal riskler

Kaçırılan yükümlülükler, yetersiz garantiler veya talep sorunları, kuruluşu finansal risklere maruz bırakır. Risk azaltma kuruluş için bir öncelik değilse, bu durumların sözleşme sürecine sızdığı sayısız senaryo vardır. Bunlar şunları içerir:

• Kredi riskleri – Sözleşmenin yükümlülüklerine göre teslim etmeyen bir karşı tarafın temerrüde düşmesi gibi çeşitli riskleri içerir.
• Likidite riskleri - Kabul edilemez kayıplara maruz kalmadan vadeye ulaşmadan önce bir sözleşmeyi ödeme kabiliyetini tanımlar.
• Varlığa dayalı riskler – Kuruluşun maruz kaldığı risklerin menkul kıymetleştirilmesine yönelik araçları kullanarak riskleri ayrıştıran ve azaltan finansal yapılardır.
• Özsermaye riskleri – Başka bir firma veya girişimdeki herhangi bir özsermaye pozisyonunu içerir ve bu kurum performans göstermediğinde ve hisse senedi düştüğünde veya kazançlarınız yatırdığınız değere eşit olmadığında kuruluşunuzu ek finansal risklere maruz bırakabilir

Faaliyetlerin alıcı (borç hesapları) veya satıcı (alacak hesapları) tarafında finansal kayıplar meydana gelebilir. Bu riskleri azaltmak, daha büyük bir iş stratejisinin parçasıdır, ancak uygun kontrollere sahip değilseniz, bireysel anlaşmaları yine de etkileyebilir. Yaygın nedenler, sözleşmelerdeki eksik önemli tarihleri ​​(her zaman geçerli olan maddeler dahil), performans göstergelerine dayalı tazminat farklılıklarını veya yanlış yasal dil nedeniyle uygulanamayan fesih maddelerini içerebilir.

4. Marka hasarı

Her kuruluş, kurulması on yıllar alabilecek bir itibara bağlıdır. Marka riskleri, çalışanların moralini, müşteri sadakatini ve kamu algılarını etkileyebilecek itibar, tanınma ve farkındalığın zarar görmesini içerir.

Marka güvenliğinin sağlanması, çağrışımlardan veya bir olaya etkin bir şekilde yanıt vermedeki başarısızlıklardan gelebilecek olumsuz algıları sınırlamaya bağlıdır.

Marka hasarı şu durumlarda meydana gelebilir:

• Şirketler çalışanlarına kötü davranıyor
• Şirket uygulamalarıyla ilgili bilgiler halka sızıyor
• Veri ihlali veya bilgi sızıntısı gibi bir olay meydana gelir
• Kuruluşun yeterli halkla ilişkiler veya medya ilişkileri stratejileri yok

Anlaşmanın bir parçası olarak bir kuruluşun imajı ve etiğine ilişkin özel hükümler olmadan marka hasarı ve riskinin ölçülmesi ve azaltılması zordur.

Sözleşme risklerini neden azaltmalısınız?

Hiçbir kuruluş tüm sözleşme risklerinden kaçınamasa da, dengeli bir strateji kullanarak maruz kalmayı kabul edilebilir seviyelerle sınırlamanız gerekir. Kuruluşlar sözleşme risklerini azaltmada başarısız olduklarında, bunun etkileri kuruluşunuzun markası, finansal ve operasyonel sağlığı için felaket olabilir.

Sözleşme yönetimi genellikle çıkarları çatışan birden fazla paydaşı içerir. Bunların her biri, operasyonları yönetmek için çeşitli araçlara ve teknolojilere de dayanır. Sözleşme sürecinin, riske maruz kalmayı sınırlandırırken ve kuruluş genelinde verimli bir CLM sağlarken tüm bu çıkarları desteklemesi gerekir.

Sözleşme riskinin azaltılmasına yönelik dengeli bir yaklaşım uygulamak

Kuruluşlar, dijital dönüşüm çabalarının yanı sıra sözleşme riskinin azaltılmasına yönelik dengeli bir yaklaşım benimsemelidir. Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

• Yeni fırsatların değerine karşı kabul edilebilir riskleri ölçmek
• Mevcut gelirleri herhangi bir ek maliyetle karşılaştırma
• Uyum gerekliliklerine karşı inovasyon potansiyelini değerlendirmek

Dijital bir sözleşme yönetimi çözümü ile kuruluşlar, operasyonel, finansal ve marka risklerine karşı koruma sağlamak için gerekli azaltma stratejilerini oluşturabilir.

Sözleşme risklerini azaltmak için en iyi uygulamalar

Sözleşme süreci boyunca maruz kalma riskinizi sürekli olarak azaltan bir çerçeve oluşturmak, yönetişim, risk ve uyumluluk (GRC) stratejinizin bir parçasını oluşturmalıdır. Etkili bir sözleşme riski azaltma stratejisi oluşturmak için bu adımları takip edebilirsiniz.

1. Sözleşme risklerini belirleyin

İlk adım, mevcut sözleşmelerinizde her bir riskin nerede olduğunu belirleyerek mevcut risk profilinizi anlamaktır. Yukarıda tanımlanan risk türleri için her bir sözleşmeyi gözden geçirmek ve bunları değerlendirmenizde listelemek isteyeceksiniz.

Ayrıca, ek kontroller oluşturmanız gerekeceğini anlamak için mevcut CLM sürecinize bakmalı ve risklerin iş akışına nereden girdiğini belirlemelisiniz.

2. Riskleri değerlendirin ve puanlayın

Risklerin nerede olduğunu anladıktan sonra, her birini beklenen sonuçlara ve gerçekleşme olasılığına göre değerlendirmeniz gerekir . Bu, mevcut risk maruziyetinizin bir puan kartını oluşturmanıza ve azaltma çabalarınızı nerede başlatmanız gerektiğini önceliklendirmenize olanak tanır. Riski ortadan kaldıramadığınız her yerde, maruziyeti sınırlayabilmeniz için kabul edilebilir eşikler belirlemek isteyeceksiniz.

3. Sözleşmeye dayalı bir risk ekibi oluşturun

Bu bilgilerle donanmış olarak, sözleşme modelinizde gerekli kontrolleri ve azaltma süreçlerini oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bu, açık roller ve atamalar içeren bir risk yanıt planı dahil, dahil olan tüm paydaşlar için sorumlu, hesap verebilir, danışılan ve bilgilendirilmiş (RACI) bir model oluşturmanızı gerektirir.

Ardından, daha yüksek maruz kalma veya meydana gelme eğilimi olan riskler için gerekli acil durum planlarını geliştirmeli ve bu olaylarla uğraşırken ekibinizi rolleri ve sorumlulukları hakkında bilgilendirmelisiniz.

4. Sözleşme sürecini dijitalleştirin

Ekiplerinizin işini kolaylaştırmak için sözleşme sürecinizi dijitalleştirin ve ilgili tüm belgeler ve kayıtlar için merkezi (ideal olarak şifrelenmiş) bir havuz oluşturun. RACI modeliniz, dijital sisteminiz için gereken kilit rolleri belirlemenize yardımcı olur ve kimlik doğrulama, yetkilendirme ve erişim kontrollerinizi ayarlayabilirsiniz.

5. Uyarıları ve bildirimleri kullanın

Sözleşme süreçlerini yönlendiren uyarıları ve bildirimleri kullanarak herkesi sözleşme yükümlülükleriniz konusunda güncel tutmak daha kolaydır. Yeni sözleşme taleplerinizi ve belge alım görevlerinizi kolaylaştırmak için, tüm iletişim ve üçüncü tarafların katılımı için standart bir süreç kullanın.

6. Önce en büyük riskleri ele alın

Tüm iş kapsamını (SOW) sürecin başında net bir şekilde tanımlayarak kapsam kaymasını önleyebilirsiniz. Bu ayrıca gelecekte anlaşmazlık riskini ortadan kaldıracak ve yaşam döngüsünün sözleşme müzakere aşamasının tamamlanması için gereken süreyi kısaltacaktır.

7. Taslak hazırlama sürecini kolaylaştırın

Tüm şartlarınız, koşullarınız ve sözleşme türleriniz için önceden onaylanmış yasal dille taslak oluşturma sürecini kolaylaştırmak için madde ve şablon kitaplıklarını kullanın. İncelemeler, onaylar ve açıklamalar gibi tüm iş kurallarınızı yönetmek için iş akışı motoru gibi otomasyon araçlarından yararlanabilirsiniz.

Tüm değişiklikleri takip etmek ve yorumları belgelemek için sürüm kontrolünü kullanın ve her sözleşme için eksiksiz bir denetim izi oluşturun. Ayrıca, tüm süreci kolaylaştırmaya yardımcı olarak, sözleşmeleri herhangi bir yerden onaylamayı mümkün kılmak için e-imzaları da kullanabilirsiniz.

8. Gerektiğinde gözden geçirin ve optimize edin

Dijital bir süreciniz varsa, gelecekteki kararları bilgilendirmek için CLM'nizin verimliliği hakkında analizler oluşturmaya başlayabilirsiniz. Sözleşmeleri risklere göre gruplandırabilir ve azaltma çabalarınızın istediğiniz sonuçları sağlamadığını görebilirsiniz. Risk azaltma stratejinizi buna göre sürekli olarak gözden geçirmek ve optimize etmek için bu bilgileri kullanın.

Kaynak: Sözleşme Logix'i

Neden sözleşme yönetimi yazılımı kullanmalısınız?

Günümüzün iş ortamı her zamankinden daha karmaşık. Uzaktan çalışma, sınır ötesi çözümler, dijitalleşme ve hizmet ekonomisi gibi faktörlerle birlikte sözleşme risklerini azaltmak, başarılı bir organizasyonu yönetmenin önemli bir parçasıdır.

Günümüzde mevcut olan araçlar ve teknolojiler, merkezi bir konumdan sözleşme riskinin azaltılması için sağlam bir çerçeve oluşturmayı mümkün kılmaktadır. Özel CLM modelinize göre tamamen yapılandırılabilen, bulut özellikli bir sözleşme yönetim sistemi kurabilirsiniz.

Sözleşme yönetimi yazılımı, tüm sözleşme bilgilerinizden yararlanmaya başlamanıza ve dijital dönüşüm çabalarınızı hızlandırmanıza yardımcı olabilir.

Daha fazla kuruluş rekabet avantajı elde etmek için dijital teknolojileri ararken, en büyük değer potansiyelinin nerede olduğuna karar vermek zor olabilir. Bir işletmenin tüm organizasyonel ve operasyonel yapısına nüfuz eden sözleşmeler ile bu süreçleri önceliklendirmenin size en büyük faydayı sağlayacağı mantıklıdır.

Risk almayın

Sözleşme riskinin azaltılması, dünya çapında hukuk ekipleri ve sözleşme yöneticileri için zorluklardan biri olmaya devam ediyor. Yeni sözleşme modelleri, işletmelerin karar verme sürecinin stratejik bölümünü, şirketin operasyonel performansından elde edilen analitik ve verilerle birleştirmesini gerektiriyor. Sözleşmeler, ek potansiyelin kilidini açmanıza ve işletmenin sağlığı ve esenliği hakkında değerli bilgiler oluşturmanıza yardımcı olabilecek hayati iş bilgilerini taşır.

Sözleşme risklerini ortadan kaldıramaz veya önleyemezsiniz. Bu riskleri ancak kabul edilebilir bir düzeye indirgeyebilirsiniz. Dijital, bağlantılı bir sistem kullanan sözleşmelerin etkin yönetimi, CLM'niz genelinde sağlam kontroller oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgi ve verileri size sağlar. Sözleşme riski azaltmayı kullanmak, dijital dönüşüm girişimlerinizi hızlandırmanıza ve mevcut süreçlerinizden ek değer elde etmenize yardımcı olabilir.

Belgelerinizi güvenli bir şekilde kaydetmeye yönelik en iyi uygulamalar hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Belge depolamayla ilgili bu hızlı kılavuza göz atın.