Mitigação de risco de contrato: 8 melhores práticas que você precisa seguir

Se há um segmento que você pode seguir em todas as organizações e usar para acompanhar a saúde e o bem-estar de uma empresa, é o ciclo de vida do contrato. Uma cláusula ruim aqui ou uma frase inarticulada pode expor rapidamente a organização a uma série de riscos contratuais.

Acertar o contrato sempre não é fácil, mas também não é impossível se você usar as ferramentas e técnicas certas. Requer diligência, atenção aos detalhes e um processo simplificado usando todas as estratégias mais recentes de mitigação de risco de contrato.

Com uma estratégia eficaz de mitigação de riscos de contrato, você pode navegar pelas águas desconhecidas da interrupção contínua, inovação e agilidade dos negócios.

O que é mitigação de risco de contrato?

A mitigação de riscos de contrato é o processo de identificar, avaliar e limitar a exposição a riscos em toda a sua organização. Depende de uma avaliação estratégica de todos os perigos potenciais que uma organização pode enfrentar durante as operações.

Embora você não seja capaz de gerenciar ou antecipar todos os riscos, você pode planejar diferentes situações para ajudar a diminuir seu impacto nos negócios. A mesma regra se aplica a qualquer acordo comercial que sua empresa assine.

Um processo eficaz de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) coloca a mitigação de riscos na vanguarda de todos os acordos comerciais. Sem uma estratégia adequada de mitigação de riscos conduzindo seu processo de contratação, as organizações podem vazar 9% do valor, de acordo com analistas da KPMG e World Commerce and Contracting. Colocar seu CLM no centro de sua transformação digital permite identificar, avaliar e mitigar riscos usando uma estrutura colaborativa.

Como gerenciar o risco do contrato de forma eficaz

A gestão de contratos é uma disciplina que afeta todos os elementos do seu negócio. Ele rege os acordos de seus funcionários, parcerias, desempenho de fornecedores e quase todas as outras facetas das operações da empresa. Consultores jurídicos, gerentes de contrato e equipes de compras entendem os riscos inerentes a cada acordo comercial, mas também sabem que gerenciar a exposição efetivamente retarda o processo de contratação.

Gerenciar riscos de forma eficaz durante cada iteração do processo de contratação requer uma organização ágil que possa responder às mudanças de forma eficaz.

O gerenciamento dinâmico de riscos requer três componentes principais:

1. Detecção de risco aprimorada – Desenvolvendo a capacidade de prever, antecipar e observar ameaças emergentes usando pontos de dados de dentro e de fora da empresa. As empresas precisam usar esses conjuntos de dados para quantificar a magnitude dos riscos, o impacto e a duração, e o plano de como responder aos riscos de forma eficaz.
2. Apetite de risco delimitado – Assumir riscos adicionais dinamicamente usando a estratégia de crescimento da organização, valor atual e recursos de mitigação e controle de risco quando possível. Essa abordagem permite que cada recurso responsável saiba qual é a quantidade certa de risco aceitável e onde definir o limite certo.
3. Estratégias de gerenciamento de risco em evolução – Estabelecer uma abordagem de gerenciamento de risco em sua organização que gere feedback e indicadores de desempenho para informar quaisquer mudanças em sua estratégia. Isso inclui como responder, assumir ou mitigar riscos com base em fatores internos e externos.

Para construir uma estrutura de gerenciamento de risco que possa responder às mudanças de forma eficaz, a McKinsey & Company recomenda a execução de cinco ações separadas.

Fonte: McKinsey & Company

Quais são os tipos comuns de risco de contrato que você deve procurar?

Como os contratos são um dos principais contêineres para mover os riscos pelos negócios, qualquer alteração em sua estratégia deve considerar os quatro tipos de risco contratuais a seguir durante cada fase do seu CLM.

1. Riscos regulatórios e legais

À medida que os negócios modernos se expandem para além dos territórios tradicionais, os riscos de conformidade legal e regulatória crescem exponencialmente. Esses elementos geralmente envolvem uma quebra de contrato que traz o potencial de responsabilidade legal e litígio.

Uma violação desse tipo pode incluir falhas de conformidade com estruturas regulatórias como:

• Controles da Organização de Serviços ( SOC) 2 Tipo 2 – Relatórios e auditorias para todos os procedimentos, processos e tecnologias de segurança de dados
• Padrão de segurança de dados da indústria de cartões de pagamento (PCI DSS) – Mantém a privacidade e a segurança das informações do cartão de crédito
• Lei Federal de Gerenciamento de Segurança da Informação ( FISMA) - Governa a segurança de dados em organizações federais
• Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde de 1996 (HIPAA) – Protege informações de identificação pessoal (PII)
• Lei de Tecnologia da Informação em Saúde para Saúde Econômica e Clínica (Lei HITECH) – Promove a adoção de tecnologias para melhorar os sistemas de registro eletrônico de saúde (EHR)
• Lei de Segurança e Saúde Ocupacional ( OSHA) – Visa proporcionar condições de trabalho mais seguras para todos os funcionários
• Lei Sarbanes-Oxley (SOX) – Regula as práticas de manutenção de registros financeiros em empresas de capital aberto

A lista acima não é extensa, pois a exposição ao risco legal e regulatório de cada organização dependerá de suas operações e presença geográfica. Para empresas que realizam negócios na União Europeia (UE), o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) também se aplicará. O mesmo vale para empreendimentos que operam no Canadá (PIPEDA) ou em estados como a Califórnia (CCPA).

Os maiores riscos aqui são infringir a privacidade pessoal ou deixar de proteger informações de identificação pessoal. Há também riscos adicionais, como roubo de propriedade intelectual (PI), uso de linguagem errada em cláusulas, divulgação descontrolada de informações, práticas inadequadas de seguro ou licenciamento e disputas legais em geral.

2. Riscos de segurança

Muitos dos atos listados acima lidam exclusivamente com privacidade de dados, mas há riscos de segurança adicionais a serem considerados ao avaliar sua estratégia. Qualquer destruição indesejada de dados, acesso não autorizado e disseminação de informações ou violação de sistemas da empresa pode levar a uma série de problemas para a organização.

Como os contratos contêm muitas dessas informações confidenciais, você deve considerá-las como parte dos riscos inerentes ao otimizar seu CLM. O risco dessa informação cair em mãos erradas é considerável quando se pensa na quantidade de correspondência e comunicação que ocorre durante as diferentes etapas da contratação.

O risco aumenta exponencialmente se você usar métodos não seguros para comunicar informações contratuais entre as partes. Você também pode se expor a riscos de segurança por meio de treinamento inadequado, políticas de proteção de dados ineficazes ou permissões e controles de acesso negligentes.

As violações de dados representam especificamente um risco enorme, considerando o aumento constante dos crimes cibernéticos e os efeitos devastadores que têm nas empresas. Os invasores começaram a atacar escritórios de advocacia devido ao tesouro de informações que essas entidades armazenam, gerenciam e retêm para os clientes. Gerenciar os riscos de segurança em seu processo de CLM continua sendo um dos maiores desafios para as empresas modernas.

3. Riscos financeiros

Obrigações perdidas, garantias insuficientes ou problemas de reclamações expõem a organização a riscos financeiros. Há uma infinidade de cenários em que essas situações se infiltram no processo de contratação se a mitigação de riscos não for uma prioridade para a organização. Esses incluem:

• Riscos de crédito – Inclui uma variedade de riscos, como inadimplência de uma contraparte que não cumpre as obrigações do contrato
• Riscos de liquidez – Descreve a capacidade de pagar um contrato antes de atingir o vencimento sem incorrer em perdas inaceitáveis
• Riscos lastreados em ativos – São estruturas financeiras para separar e mitigar riscos utilizando instrumentos de securitização da exposição da organização
• Riscos de patrimônio – Envolve qualquer posição de patrimônio em outra empresa ou empreendimento que possa expor sua organização a riscos financeiros adicionais quando essa entidade não tiver desempenho e as ações caírem ou seus ganhos não forem iguais ao valor investido

As perdas financeiras podem ocorrer no lado comprador (contas a pagar) ou vendedor (contas a receber) das operações. A mitigação desses riscos faz parte de uma estratégia de negócios maior, mas ainda pode afetar acordos individuais quando você não possui os controles adequados. Causas comuns podem incluir datas-chave ausentes de acordos (incluindo cláusulas permanentes), variações de remuneração com base em indicadores de desempenho ou cláusulas de rescisão inexequíveis devido a linguagem jurídica incorreta.

4. Danos à marca

Toda organização depende de uma reputação que pode levar décadas para ser estabelecida. Os riscos da marca incluem danos à reputação, reconhecimento e conscientização que podem afetar o moral dos funcionários, a fidelidade do cliente e as percepções do público.

Garantir a segurança da marca depende da limitação de percepções negativas que podem vir de associações ou falhas em responder a um incidente de forma eficaz.

Danos à marca podem ocorrer quando:

• As empresas tratam mal os funcionários
• Informações sobre práticas da empresa vazam para o público
• Um incidente ocorre como uma violação de dados ou vazamento de informações
• A organização não possui estratégias adequadas de relações públicas ou de mídia

Os danos e riscos da marca são difíceis de quantificar e mitigar sem cláusulas específicas relacionadas à imagem e ética de uma organização como parte do acordo.

Por que você deve mitigar os riscos do contrato?

Embora nenhuma organização possa evitar todos os riscos contratuais, você deve limitar a exposição a níveis aceitáveis ​​usando uma estratégia equilibrada. Quando as organizações não conseguem mitigar os riscos contratuais, os efeitos podem ser catastróficos para a marca, a saúde financeira e operacional da sua organização.

O gerenciamento de contratos geralmente envolve várias partes interessadas com interesses conflitantes. Cada um deles também conta com uma variedade de ferramentas e tecnologias para gerenciar as operações. O processo de contratação precisa apoiar todos esses interesses, limitando a exposição ao risco e garantindo um CLM eficiente em toda a organização.

Implementação de uma abordagem equilibrada para a mitigação do risco do contrato

Juntamente com os esforços de transformação digital, as organizações devem adotar uma abordagem equilibrada para a mitigação dos riscos dos contratos. Você pode fazer isso por:

• Medir riscos aceitáveis ​​em relação ao valor de novas oportunidades
• Comparar as receitas atuais com quaisquer custos adicionais
• Avaliando o potencial da inovação em relação aos requisitos de conformidade

Com uma solução de gerenciamento de contrato digital, as organizações podem estabelecer as estratégias de mitigação necessárias para se proteger contra riscos operacionais, financeiros e de marca.

Melhores práticas para mitigar os riscos do contrato

Estabelecer uma estrutura que reduza consistentemente sua exposição ao risco durante o processo de contratação deve fazer parte de sua estratégia de governança, risco e conformidade (GRC). Você pode seguir estas etapas para criar uma estratégia eficaz de mitigação de riscos de contrato.

1. Identifique os riscos contratuais

O primeiro passo é entender seu perfil de risco atual, identificando onde cada risco existe em seus contratos atuais. Você deve revisar cada contrato para os tipos de risco identificados acima e listá-los em sua avaliação.

Você também deve examinar seu processo CLM atual e determinar onde os riscos estão entrando no fluxo de trabalho para entender onde você precisará estabelecer controles adicionais.

2. Avaliar e pontuar os riscos

Depois de entender onde existem riscos, você precisa avaliar cada um de acordo com as consequências previstas e a probabilidade de ocorrência. Isso permite que você crie um scorecard de sua exposição atual ao risco e priorize onde você precisará iniciar seus esforços de mitigação. Onde quer que você não possa eliminar o risco, você deve estabelecer limites aceitáveis ​​para garantir que você possa limitar a exposição.

3. Estabeleça uma equipe de risco contratual

De posse dessas informações, você pode começar a estabelecer os controles e processos de mitigação necessários em seu modelo de contratação. Isso exige que você crie um modelo responsável, responsável, consultado e informado (RACI) para todas as partes interessadas envolvidas, incluindo um plano de resposta a riscos com funções e designações claras.

Você deve então desenvolver os planos de contingência necessários para riscos com maior exposição ou propensão de ocorrer e informar sua equipe sobre suas funções e responsabilidades ao lidar com esses incidentes.

4. Digitalize o processo de contratação

Para facilitar suas equipes, digitalize seu processo de contratação e estabeleça um repositório central (idealmente criptografado) para todos os documentos e registros relacionados. Seu modelo RACI ajudará a identificar as principais funções necessárias para seu sistema digital e você poderá configurar seus controles de autenticação, autorização e acesso.

5. Use alertas e notificações

Manter todos atualizados com suas obrigações contratuais é mais fácil por meio de alertas e notificações que orientam os processos de contratação. Para simplificar suas novas solicitações de contrato e tarefas de entrada de documentos, use um processo padronizado para todas as comunicações e integração de terceiros.

6. Lide primeiro com os maiores riscos

Você pode evitar o aumento do escopo definindo claramente todo o escopo de trabalho (SOW) no início do processo. Isso também eliminará o risco de disputas no futuro e reduzirá o tempo necessário para concluir a fase de negociação do contrato do ciclo de vida.

7. Simplifique o processo de redação

Use bibliotecas de cláusulas e modelos para simplificar o processo de redação com linguagem jurídica pré-aprovada para todos os seus termos, condições e tipos de contratos. Você pode aproveitar as ferramentas de automação, como um mecanismo de fluxo de trabalho, para gerenciar todas as suas regras de negócios, como revisões, aprovações e esclarecimentos.

Use o controle de versão para acompanhar todas as alterações e documentar comentários e criar uma trilha de auditoria completa para cada contrato. Você também pode usar assinaturas eletrônicas para possibilitar a aprovação de contratos de qualquer lugar, ajudando ainda a agilizar todo o processo.

8. Revise e otimize quando necessário

Se você tem um processo digital, pode começar a gerar análises sobre a eficiência do seu CLM para informar decisões futuras. Você pode agrupar os contratos de acordo com os riscos e ver onde qualquer um de seus esforços de mitigação não forneceu os resultados desejados. Use essas informações para revisar e otimizar constantemente sua estratégia de mitigação de riscos de acordo.

Fonte: Contrato Logix

Por que você deve usar um software de gerenciamento de contratos?

O cenário de negócios de hoje é mais complexo do que nunca. Com fatores como trabalho remoto, soluções internacionais, digitalização e economia de serviços, mitigar os riscos do contrato é uma parte essencial do gerenciamento de uma organização bem-sucedida.

As ferramentas e tecnologias disponíveis hoje permitem estabelecer uma estrutura robusta para mitigação de riscos de contrato a partir de um local central. Você pode implantar um sistema de gerenciamento de contratos habilitado para nuvem totalmente configurável de acordo com seu modelo CLM específico.

O software de gerenciamento de contratos pode ajudá-lo a começar a aproveitar todas as suas informações de contrato e acelerar seus esforços de transformação digital.

À medida que mais organizações procuram tecnologias digitais para obter vantagem competitiva, decidir onde está o maior potencial de valor pode ser um desafio. Com os contratos permeando toda a estrutura organizacional e operacional de uma empresa, faz sentido que priorizar esses processos seja o maior benefício.

Não corra nenhum risco

A mitigação de riscos de contrato continua sendo um dos desafios para equipes jurídicas e gerentes de contrato em todo o mundo. Novos modelos de contratação exigem que as empresas conectem a parte estratégica do processo de tomada de decisão com análises e dados gerados a partir do desempenho operacional da empresa. Os contratos contêm informações comerciais vitais que podem ajudá-lo a desbloquear potencial adicional e gerar informações valiosas sobre a saúde e o bem-estar da empresa.

Você não pode eliminar ou evitar os riscos do contrato. Você só pode mitigar esses riscos a um nível aceitável. O gerenciamento eficaz de contratos usando um sistema digital conectado fornece todas as informações e dados necessários para estabelecer controles robustos em todo o seu CLM. O uso da mitigação de riscos de contrato pode ajudá-lo a acelerar suas iniciativas de transformação digital e liberar valor adicional de seus processos atuais.

Quer saber mais sobre as melhores práticas para salvar seus documentos com segurança? Confira este guia rápido sobre armazenamento de documentos.