Atténuation des risques contractuels : 8 bonnes pratiques à suivre

S'il y a un fil que vous pouvez suivre dans chaque organisation et utiliser pour suivre la santé et le bien-être d'une entreprise, c'est le cycle de vie du contrat. Une mauvaise clause ici ou une phrase inarticulée là peut rapidement exposer l'organisation à une multitude de risques contractuels.

Obtenir votre bon contrat à chaque fois n'est pas facile, mais pas impossible non plus si vous utilisez les bons outils et techniques. Cela nécessite de la diligence, une attention aux détails et un processus rationalisé utilisant toutes les dernières stratégies d'atténuation des risques contractuels.

Avec une stratégie efficace d'atténuation des risques contractuels, vous pouvez naviguer dans les eaux inexplorées de la perturbation continue, de l'innovation et de l'agilité commerciale.

Qu'est-ce que l'atténuation des risques contractuels ?

L'atténuation des risques contractuels est le processus d'identification, d'évaluation et de limitation de l'exposition aux risques dans l'ensemble de votre organisation. Cela dépend d'une évaluation stratégique de tous les dangers potentiels auxquels une organisation peut être confrontée pendant les opérations.

Bien que vous ne puissiez pas gérer ou anticiper tous les risques, vous pouvez planifier différentes situations pour aider à réduire leur impact sur l'entreprise. La même règle s'applique à tout accord commercial signé par votre entreprise.

Un processus efficace de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) place l'atténuation des risques au premier plan de chaque accord commercial. Selon les analystes de KPMG et de World Commerce and Contracting, sans une stratégie d'atténuation des risques adéquate pour piloter votre processus de passation de marchés, les entreprises peuvent perdre 9 % de valeur . Placer votre CLM au cœur de votre transformation numérique vous permet d'identifier, d'évaluer et d'atténuer les risques à l'aide d'un cadre collaboratif.

Comment gérer efficacement le risque contractuel

La gestion des contrats est une discipline qui touche chaque élément de votre entreprise. Il régit vos accords avec les employés, les partenariats, les performances des fournisseurs et presque toutes les autres facettes des opérations de l'entreprise. Les conseillers juridiques, les gestionnaires de contrats et les équipes d'approvisionnement comprennent les risques inhérents à chaque accord commercial, mais savent également que la gestion de l'exposition ralentit efficacement le processus de passation des marchés.

La gestion efficace des risques à chaque itération du processus de passation des marchés nécessite une organisation agile capable de réagir efficacement aux changements.

La gestion dynamique des risques nécessite trois éléments clés :

1. Amélioration de la détection des risques - Développer une capacité à prévoir, anticiper et observer les menaces émergentes à l'aide de points de données internes et externes à l'entreprise. Les entreprises doivent utiliser ces ensembles de données pour quantifier l'ampleur des risques, leur impact et leur durée, ainsi que le plan de réponse efficace aux risques.
2. Aptitudes au risque délimitées – Prendre des risques supplémentaires de manière dynamique en utilisant la stratégie de croissance de l'organisation, la valeur actuelle et les capacités d'atténuation et de contrôle des risques lorsque cela est possible. Cette approche permet à chaque ressource responsable de savoir quelle est la bonne quantité de risque acceptable et où fixer le bon seuil.
3. Évolution des stratégies de gestion des risques – Établir une approche de gestion des risques dans votre organisation qui génère des commentaires et des indicateurs de performance pour éclairer tout changement dans votre stratégie. Cela inclut la façon de réagir, d'entreprendre ou d'atténuer les risques en fonction de facteurs internes et externes.

Pour créer un cadre de gestion des risques capable de réagir efficacement aux changements, McKinsey & Company recommande de prendre cinq mesures distinctes.

Source : McKinsey & Company

Quels sont les types de risques contractuels courants que vous devriez rechercher ?

Comme les contrats sont l'un des conteneurs clés pour déplacer les risques dans l'entreprise, toute modification de votre stratégie doit tenir compte des quatre types de risques contractuels suivants au cours de chaque phase de votre CLM.

1. Risques réglementaires et juridiques

À mesure que les entreprises modernes s'étendent au-delà des territoires traditionnels, les risques de conformité légale et réglementaire augmentent de façon exponentielle. Ces éléments impliquent généralement une rupture de contrat qui comporte un potentiel de responsabilité juridique et de litige.

Une violation de ce type peut inclure des manquements à la conformité avec les cadres réglementaires tels que :

• Service Organization Controls ( SOC) 2 Type 2 – Rapports et audits pour toutes les procédures, processus et technologies de sécurité des données
• Norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS) - Maintient la confidentialité et la sécurité des informations de carte de crédit
• Loi fédérale sur la gestion de la sécurité de l'information ( FISMA) - Régit la sécurité des données dans les organisations fédérales
• Loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA) - Protège les informations personnellement identifiables (PII)
• Loi sur les technologies de l'information sur la santé pour la santé économique et clinique (loi HITECH) - Favorise l'adoption de technologies pour améliorer les systèmes de dossiers de santé électroniques (DSE)
• Loi sur la sécurité et la santé au travail ( OSHA) - Vise à fournir des conditions de travail plus sûres à tous les employés
• Sarbanes-Oxley Act (SOX) - Régit les pratiques de tenue de registres financiers dans les sociétés cotées en bourse

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive, car l'exposition aux risques juridiques et réglementaires de chaque organisation dépendra de ses opérations et de son empreinte géographique. Pour les entreprises qui exercent leurs activités dans l'Union européenne (UE), le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD) s'appliquera également. Il en va de même pour les entreprises qui opèrent au Canada (LPRPDE) ou dans des États comme la Californie (CCPA).

Les plus grands risques ici sont de porter atteinte à la vie privée ou de ne pas sécuriser les informations personnellement identifiables. Il existe également des risques supplémentaires tels que le vol de propriété intellectuelle (PI), l'utilisation d'un langage erroné dans les clauses, la divulgation incontrôlée d'informations, des pratiques d'assurance ou de licence inadéquates et des litiges juridiques généraux.

2. Risques de sécurité

De nombreux actes énumérés ci-dessus traitent exclusivement de la confidentialité des données, mais il existe des risques de sécurité supplémentaires à prendre en compte lors de l'évaluation de votre stratégie. Toute destruction indésirable de données, accès et diffusion non autorisés d'informations, ou violation des systèmes de l'entreprise peut entraîner une foule de problèmes pour l'organisation.

Étant donné que les contrats contiennent une grande partie de ces informations sensibles, vous devez les considérer comme faisant partie des risques inhérents lors de l'optimisation de votre CLM. Le risque que ces informations tombent entre de mauvaises mains est considérable compte tenu de la quantité de correspondance et de communication qui a lieu au cours des différentes étapes contractuelles.

Le risque augmente de manière exponentielle si vous utilisez des méthodes non sécurisées pour communiquer des informations contractuelles entre les parties. Vous pouvez également vous exposer à des risques de sécurité en raison d'une formation inadéquate, de politiques de protection des données inefficaces ou d'autorisations et de contrôles d'accès laxistes.

Les violations de données posent spécifiquement un risque énorme compte tenu de l'augmentation constante de la cybercriminalité et des effets dévastateurs qu'elle a sur les entreprises. Les attaquants ont commencé à cibler les cabinets juridiques en raison du trésor d'informations que ces entités stockent, gèrent et conservent pour les clients. La gestion des risques de sécurité dans votre processus CLM reste l'un des plus grands défis pour les entreprises modernes.

3. Risques financiers

Les obligations manquées, les garanties insuffisantes ou les problèmes de réclamation exposent l'organisation à des risques financiers. Il existe une myriade de scénarios où ces situations se glissent dans le processus de passation des marchés si l'atténuation des risques n'est pas une priorité pour l'organisation. Ceux-ci inclus:

• Risques de crédit - Comprend une variété de risques tels que le défaut d'une contrepartie qui ne respecte pas les obligations du contrat
• Risques de liquidité - Décrit la capacité de payer un contrat avant qu'il n'atteigne l'échéance sans subir de pertes inacceptables
• Risques adossés à des actifs - Sont des structures financières pour séparer et atténuer les risques à l'aide d'instruments de titrisation de l'exposition de l'organisation
• Risques liés aux actions - Implique toute position en actions dans une autre entreprise ou entreprise qui peut exposer votre organisation à des risques financiers supplémentaires lorsque cette entité ne parvient pas à performer et que les actions chutent ou que vos gains ne sont pas égaux à la valeur que vous avez investie

Des pertes financières peuvent survenir du côté de l'acheteur (comptes créditeurs) ou du côté vendeur (comptes débiteurs) des opérations. L'atténuation de ces risques fait partie d'une stratégie commerciale plus large, mais peut toujours affecter les accords individuels lorsque vous n'avez pas mis en place les contrôles appropriés. Les causes courantes peuvent inclure des dates clés manquantes dans les accords (y compris les clauses persistantes), des variations de rémunération basées sur des indicateurs de performance ou des clauses de résiliation inapplicables en raison d'un langage juridique incorrect.

4. Dommages à la marque

Chaque organisation dépend d'une réputation qui peut prendre des décennies à s'établir. Les risques liés à la marque comprennent les dommages à la réputation, à la reconnaissance et à la notoriété qui peuvent affecter le moral des employés, la fidélité des clients et les perceptions du public.

Pour garantir la sécurité de la marque, il faut limiter les perceptions négatives pouvant provenir d'associations ou de l'incapacité à réagir efficacement à un incident.

Des dommages à la marque peuvent survenir lorsque :

• Les entreprises traitent mal leurs employés
• Des informations sur les pratiques de l'entreprise sont divulguées au public
• Un incident se produit comme une violation de données ou une fuite d'informations
• L'organisation n'a pas mis en place de stratégies adéquates de relations publiques ou médiatiques

Les atteintes à la marque et les risques sont difficiles à quantifier et à atténuer sans clauses spécifiques relatives à l'image et à l'éthique d'une organisation dans le cadre de l'accord.

Pourquoi devriez-vous atténuer les risques contractuels ?

Bien qu'aucune organisation ne puisse éviter tous les risques contractuels, vous devez limiter l'exposition à des niveaux acceptables en utilisant une stratégie équilibrée. Lorsque les organisations ne parviennent pas à atténuer les risques contractuels, les effets peuvent être catastrophiques pour la marque, la santé financière et opérationnelle de votre organisation.

La gestion des contrats implique généralement plusieurs parties prenantes aux intérêts concurrents. Chacun d'entre eux s'appuie également sur une variété d'outils et de technologies pour gérer les opérations. Le processus de passation des marchés doit soutenir tous ces intérêts tout en limitant l'exposition aux risques et en garantissant une CLM efficace dans l'ensemble de l'organisation.

Mettre en œuvre une approche équilibrée de l'atténuation des risques contractuels

Parallèlement aux efforts de transformation numérique, les organisations doivent adopter une approche équilibrée de l'atténuation des risques liés aux contrats. Vous pouvez le faire en :

• Mesurer les risques acceptables par rapport à la valeur des nouvelles opportunités
• Comparer les revenus actuels aux éventuels coûts supplémentaires
• Évaluer le potentiel d'innovation par rapport aux exigences de conformité

Avec une solution de gestion des contrats numériques, les organisations peuvent établir les stratégies d'atténuation nécessaires pour se protéger contre les risques opérationnels, financiers et de marque.

Meilleures pratiques pour atténuer les risques contractuels

L'établissement d'un cadre qui atténue systématiquement votre exposition aux risques pendant le processus de passation des marchés doit faire partie de votre stratégie de gouvernance, de risque et de conformité (GRC). Vous pouvez suivre ces étapes pour élaborer une stratégie efficace d'atténuation des risques contractuels.

1. Identifier les risques contractuels

La première étape consiste à comprendre votre profil de risque actuel en identifiant où chaque risque existe dans vos accords actuels. Vous voudrez examiner chaque contrat pour les types de risques identifiés ci-dessus et les énumérer dans votre évaluation.

Vous devez également examiner votre processus CLM actuel et déterminer où les risques entrent dans le flux de travail pour comprendre où vous devrez établir des contrôles supplémentaires.

2. Évaluer et noter les risques

Une fois que vous comprenez où les risques existent, vous devez évaluer chacun en fonction des conséquences anticipées et de la probabilité de survenance. Cela vous permet de créer un tableau de bord de votre exposition actuelle aux risques et de prioriser où vous devrez commencer vos efforts d'atténuation. Partout où vous ne pouvez pas éliminer le risque, vous voudrez établir des seuils acceptables pour vous assurer de pouvoir limiter l'exposition.

3. Mettre en place une équipe des risques contractuels

Fort de ces informations, vous pouvez commencer à établir les contrôles et les processus d'atténuation requis dans votre modèle de contrat. Cela vous oblige à créer un modèle responsable, redevable, consulté et informé (RACI) pour toutes les parties prenantes impliquées, y compris un plan de réponse aux risques avec des rôles et des désignations clairs.

Vous devez ensuite développer les plans d'urgence nécessaires pour les risques avec une exposition ou une propension plus élevée à se produire et informer votre équipe de leurs rôles et responsabilités face à ces incidents.

4. Numérisez le processus de contractualisation

Pour faciliter la tâche de vos équipes, numérisez votre processus de contractualisation et établissez un référentiel central (idéalement crypté) pour tous les documents et enregistrements associés. Votre modèle RACI vous aidera à identifier les rôles clés requis pour votre système numérique et vous pourrez configurer vos contrôles d'authentification, d'autorisation et d'accès.

5. Utilisez les alertes et les notifications

Il est plus facile de tenir tout le monde au courant de vos obligations contractuelles grâce aux alertes et aux notifications qui pilotent les processus de passation des marchés. Pour rationaliser vos nouvelles demandes de contrat et documenter les tâches de réception, utilisez un processus standardisé pour toutes les communications et l'intégration de tiers.

6. Traitez d'abord les risques les plus importants

Vous pouvez empêcher la dérive de la portée en définissant clairement toute la portée des travaux (SOW) au début du processus. Cela éliminera également le risque de litiges à l'avenir et raccourcira le temps nécessaire pour terminer l'étape de négociation du contrat du cycle de vie.

7. Rationalisez le processus de rédaction

Utilisez des bibliothèques de clauses et de modèles pour rationaliser le processus de rédaction avec un langage juridique pré-approuvé pour tous vos termes, conditions et types de contrats. Vous pouvez tirer parti d'outils d'automatisation comme un moteur de flux de travail pour gérer toutes vos règles commerciales telles que les révisions, les approbations et les clarifications.

Utilisez le contrôle de version pour suivre toutes les modifications et documenter les commentaires et créer une piste d'audit complète pour chaque accord. Vous pouvez également utiliser des signatures électroniques pour permettre d'approuver des contrats de n'importe où, contribuant ainsi à rationaliser l'ensemble du processus.

8. Examiner et optimiser si nécessaire

Si vous avez un processus numérique, vous pouvez commencer à générer des analyses sur l'efficacité de votre CLM pour éclairer les décisions futures. Vous pouvez regrouper les contrats en fonction des risques et voir où l'un de vos efforts d'atténuation n'a pas donné les résultats escomptés. Utilisez ces informations pour revoir et optimiser en permanence votre stratégie d'atténuation des risques.

Source : Contrat Logix

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de contrats ?

Le paysage commercial d'aujourd'hui est plus complexe que jamais. Avec des facteurs tels que le travail à distance, les solutions transfrontalières, la numérisation et l'économie des services, l'atténuation des risques contractuels est un élément essentiel de la gestion d'une organisation performante.

Les outils et technologies disponibles aujourd'hui permettent d'établir un cadre robuste pour l'atténuation des risques contractuels à partir d'un emplacement central. Vous pouvez déployer un système de gestion des contrats compatible avec le cloud entièrement configurable en fonction de votre modèle CLM spécifique.

Un logiciel de gestion des contrats peut vous aider à commencer à exploiter toutes vos informations contractuelles et à accélérer vos efforts de transformation numérique.

Alors que de plus en plus d'organisations se tournent vers les technologies numériques pour acquérir un avantage concurrentiel, il peut être difficile de décider où se situe le plus grand potentiel de valeur. Avec des contrats imprégnant toute la structure organisationnelle et opérationnelle d'une entreprise, il est logique que la hiérarchisation de ces processus vous apportera le plus grand avantage.

Ne prenez aucun risque

L'atténuation des risques contractuels reste l'un des défis pour les équipes juridiques et les gestionnaires de contrats du monde entier. Les nouveaux modèles contractuels obligent les entreprises à relier la partie stratégique du processus de prise de décision aux analyses et aux données générées à partir des performances opérationnelles de l'entreprise. Les contrats contiennent des informations commerciales vitales qui peuvent vous aider à libérer un potentiel supplémentaire et à générer des informations précieuses sur la santé et le bien-être de l'entreprise.

Vous ne pouvez pas éliminer ou éviter les risques contractuels. Vous ne pouvez atténuer ces risques qu'à un niveau acceptable. La gestion efficace des contrats via un système numérique et connecté vous fournit toutes les informations et données nécessaires pour établir des contrôles robustes sur l'ensemble de votre CLM. L'utilisation de l'atténuation des risques contractuels peut vous aider à accélérer vos initiatives de transformation numérique et à dégager une valeur supplémentaire de vos processus actuels.

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