Łagodzenie ryzyka kontraktowego: 8 najlepszych praktyk, których należy przestrzegać

Jeśli istnieje jeden wątek, który można śledzić w każdej organizacji i wykorzystać do śledzenia kondycji i dobrego samopoczucia firmy, jest to cykl życia umowy. Zła klauzula tutaj lub nieartykułowana fraza może szybko narazić organizację na szereg ryzyk kontraktowych.

Uzyskanie właściwego kontraktu za każdym razem nie jest łatwe, ale także nie jest niemożliwe, jeśli użyjesz odpowiednich narzędzi i technik. Wymaga staranności, dbałości o szczegóły i usprawnionego procesu z wykorzystaniem wszystkich najnowszych strategii ograniczania ryzyka kontraktowego.

Dzięki skutecznej strategii ograniczania ryzyka kontraktowego możesz poruszać się po niezbadanych wodach ciągłych zakłóceń, innowacji i prężności biznesowej.

Co to jest ograniczanie ryzyka kontraktowego?

Łagodzenie ryzyka kontraktowego to proces identyfikacji, oceny i ograniczania narażenia na ryzyko w całej organizacji. Zależy to od strategicznej oceny wszystkich potencjalnych zagrożeń, z jakimi organizacja może się zetknąć podczas operacji.

Chociaż możesz nie być w stanie zarządzać lub przewidywać każdego ryzyka, możesz zaplanować różne sytuacje, aby zmniejszyć ich wpływ na biznes. Ta sama zasada dotyczy każdej umowy biznesowej podpisanej przez Twoją firmę.

Skuteczny proces zarządzania cyklem życia kontraktu (CLM) stawia ograniczanie ryzyka na pierwszym planie każdej umowy biznesowej. Według analityków z KPMG i World Commerce and Contracts, bez odpowiedniej strategii ograniczania ryzyka, która napędza proces zawierania umów, organizacje mogą wyciekać 9% wartości . Umieszczenie CLM w centrum cyfrowej transformacji pozwala identyfikować, oceniać i ograniczać ryzyko za pomocą ram współpracy.

Jak skutecznie zarządzać ryzykiem kontraktowym

Zarządzanie kontraktami to dyscyplina, która wpływa na każdy element Twojej firmy. Reguluje umowy pracownicze, partnerstwa, wydajność dostawców i prawie każdy inny aspekt działalności firmy. Radcy prawni, menedżerowie kontraktów i zespoły zakupowe rozumieją nieodłączne ryzyko w każdej umowie biznesowej, ale wiedzą również, że zarządzanie ekspozycją skutecznie spowalnia proces zawierania umów.

Skuteczne zarządzanie ryzykiem podczas każdej iteracji procesu kontraktowania wymaga sprawnej organizacji, która potrafi skutecznie reagować na zmiany.

Dynamiczne zarządzanie ryzykiem wymaga trzech kluczowych elementów:

1. Ulepszone wykrywanie ryzyka — rozwijanie umiejętności przewidywania, przewidywania i obserwowania pojawiających się zagrożeń przy użyciu punktów danych z wewnątrz i na zewnątrz firmy. Firmy muszą wykorzystywać te zbiory danych do ilościowego określenia wielkości ryzyka, wpływu i czasu trwania oraz planu skutecznego reagowania na ryzyko.
2. Ograniczone apetyty na ryzyko — dynamiczne podejmowanie dodatkowych ryzyk z wykorzystaniem strategii rozwoju organizacji, bieżącej wartości oraz możliwości ograniczania i kontroli ryzyka, jeśli to możliwe. Takie podejście pozwala każdemu odpowiedzialnemu zasobowi wiedzieć, jaka jest właściwa wielkość akceptowalnego ryzyka i gdzie ustawić właściwy próg.
3. Ewoluujące strategie zarządzania ryzykiem — ustalenie podejścia do zarządzania ryzykiem w organizacji, które generuje informacje zwrotne i wskaźniki wydajności w celu informowania o wszelkich zmianach w strategii. Obejmuje to sposób reagowania, podejmowania lub ograniczania ryzyka w oparciu o czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.

Aby zbudować ramy zarządzania ryzykiem, które będą w stanie skutecznie reagować na zmiany, McKinsey & Company zaleca podjęcie pięciu oddzielnych działań.

Źródło: McKinsey & Company

Jakich typowych rodzajów ryzyka kontraktowego powinieneś szukać?

Ponieważ umowy są jednym z kluczowych pojemników do przenoszenia ryzyka w firmie, każda zmiana strategii powinna uwzględniać następujące cztery rodzaje ryzyka umownego na każdym etapie CLM.

1. Ryzyka regulacyjne i prawne

W miarę jak nowoczesne firmy wykraczają poza tradycyjne terytoria, ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów prawnych i regulacyjnych rośnie wykładniczo. Elementy te zwykle wiążą się z naruszeniem umowy, co może wiązać się z odpowiedzialnością prawną i postępowaniem sądowym.

Naruszenie tego typu może obejmować niezgodność z ramami regulacyjnymi, takimi jak:

• Kontrole organizacji usługowej ( SOC) 2 Typ 2 – Raporty i audyty dotyczące wszystkich procedur, procesów i technologii bezpieczeństwa danych
• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) — zachowuje prywatność i bezpieczeństwo danych karty kredytowej
• Federalna ustawa o zarządzaniu bezpieczeństwem informacji ( FISMA) - reguluje bezpieczeństwo danych w organizacjach federalnych
• Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA) — chroni informacje umożliwiające identyfikację osób (PII)
• Ustawa o technologii informacyjnej w zakresie zdrowia ekonomicznego i klinicznego (ustawa HITECH) - promuje przyjęcie technologii na rzecz poprawy systemów elektronicznych kart zdrowia (EHR)
• Ustawa o bezpieczeństwie i higienie pracy ( OSHA) – ma na celu zapewnienie bezpieczniejszych warunków pracy dla wszystkich pracowników
• Sarbanes-Oxley Act (SOX) – reguluje praktyki prowadzenia dokumentacji finansowej w spółkach notowanych na giełdzie

Powyższa lista nie jest obszerna, ponieważ ekspozycja na ryzyko prawne i regulacyjne każdej organizacji będzie zależeć od jej działalności i zasięgu geograficznego. W przypadku firm prowadzących działalność na terenie Unii Europejskiej (UE) zastosowanie będzie miało również nowe Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). To samo dotyczy przedsięwzięć, które działają w Kanadzie (PIPEDA) lub stanach takich jak Kalifornia (CCPA).

Największym ryzykiem jest tutaj naruszenie prywatności osobistej lub niezabezpieczenie informacji umożliwiających identyfikację osób. Istnieją również dodatkowe zagrożenia, takie jak kradzież własności intelektualnej (IP), używanie niewłaściwego języka w klauzulach, niekontrolowane ujawnianie informacji, nieodpowiednie praktyki ubezpieczeniowe lub licencyjne oraz ogólne spory prawne.

2. Zagrożenia bezpieczeństwa

Wiele z wymienionych powyżej aktów dotyczy wyłącznie prywatności danych, ale podczas oceny strategii należy wziąć pod uwagę dodatkowe zagrożenia bezpieczeństwa. Każde niepożądane zniszczenie danych, nieautoryzowany dostęp i rozpowszechnianie informacji lub naruszenie systemów firmowych może prowadzić do wielu problemów dla organizacji.

Ponieważ umowy zawierają wiele z tych poufnych informacji, należy wziąć je pod uwagę jako część nieodłącznego ryzyka podczas optymalizacji CLM. Ryzyko, że te informacje dostaną się w niepowołane ręce, jest znaczne, gdy pomyślimy o ilości korespondencji i komunikacji, która odbywa się na różnych etapach zawierania umów.

Ryzyko wzrasta wykładniczo, jeśli korzystasz z niezabezpieczonych metod do przekazywania informacji umownych między stronami. Możesz również narazić się na zagrożenia bezpieczeństwa poprzez nieodpowiednie szkolenie, nieskuteczne zasady ochrony danych lub luźne uprawnienia i kontrolę dostępu.

Naruszenia danych stanowią w szczególności ogromne ryzyko, biorąc pod uwagę stały wzrost cyberprzestępczości i niszczycielskie skutki, jakie ma to dla firm. Atakujący zaczęli atakować firmy prawnicze ze względu na skarbnicę informacji, które te podmioty przechowują, zarządzają i przechowują dla klientów. Zarządzanie zagrożeniami bezpieczeństwa w procesie CLM pozostaje jednym z największych wyzwań dla nowoczesnych firm.

3. Ryzyka finansowe

Nieodebrane zobowiązania, niewystarczające gwarancje lub problemy z roszczeniami narażają organizację na ryzyko finansowe. Istnieje mnóstwo scenariuszy, w których takie sytuacje wkradają się do procesu zawierania umów, jeśli ograniczanie ryzyka nie jest priorytetem dla organizacji. Obejmują one:

• Ryzyko kredytowe – obejmuje różne rodzaje ryzyka, takie jak niewykonanie zobowiązania przez kontrahenta, który nie dostarcza zgodnie z zobowiązaniami kontraktu
• Ryzyko płynności – opisuje możliwość wypłaty kontraktu przed osiągnięciem terminu zapadalności bez ponoszenia niedopuszczalnych strat
• Ryzyka zabezpieczone aktywami – Czy struktury finansowe służące do oddzielania i ograniczania ryzyka przy użyciu instrumentów sekurytyzacji ekspozycji organizacji
• Ryzyko kapitałowe — obejmuje wszelkie pozycje kapitałowe w innej firmie lub przedsięwzięciu, które mogą narazić Twoją organizację na dodatkowe ryzyko finansowe, gdy podmiot ten nie osiąga wyników, a akcje spadają lub Twoje zyski nie są równe wartości, którą zainwestowałeś

Straty finansowe mogą wystąpić po stronie kupującego (zobowiązania do zobowiązań) lub sprzedającego (zobowiązania z odbiorcami) operacji. Łagodzenie tego ryzyka jest częścią większej strategii biznesowej, ale nadal może mieć wpływ na poszczególne umowy, gdy nie masz odpowiednich kontroli. Częstymi przyczynami mogą być brakujące kluczowe daty w umowach (w tym klauzule wiecznie zielone), różnice w wynagrodzeniach na podstawie wskaźników wydajności lub niewykonalne klauzule wypowiedzenia z powodu nieprawidłowego języka prawnego.

4. Uszkodzenie marki

Każda organizacja zależy od reputacji, której ugruntowanie może zająć dekady. Ryzyko związane z marką obejmuje utratę reputacji, rozpoznawalności i świadomości, które mogą wpływać na morale pracowników, lojalność klientów i postrzeganie społeczne.

Zapewnienie bezpieczeństwa marki zależy od ograniczenia negatywnych odczuć, które mogą pochodzić ze skojarzeń lub braku skutecznej reakcji na incydent.

Uszkodzenie marki może wystąpić, gdy:

• Firmy źle traktują pracowników
• Informacje o praktykach firmy wyciekają do opinii publicznej
• Incydent ma miejsce, np. naruszenie danych lub wyciek informacji
• Organizacja nie posiada odpowiednich strategii public relations lub media relations

Uszkodzenie marki i ryzyko są trudne do oszacowania i złagodzenia bez określonych klauzul dotyczących wizerunku i etyki organizacji w ramach umowy.

Dlaczego należy ograniczać ryzyko kontraktowe?

Chociaż żadna organizacja nie może uniknąć wszystkich ryzyk kontraktowych, musisz ograniczyć narażenie do akceptowalnych poziomów, stosując zrównoważoną strategię. Gdy organizacjom nie uda się złagodzić ryzyka związanego z umowami, skutki mogą być katastrofalne dla marki, kondycji finansowej i operacyjnej organizacji.

Zarządzanie kontraktem zwykle obejmuje wielu interesariuszy o sprzecznych interesach. Każdy z nich opiera się również na różnych narzędziach i technologiach do zarządzania operacjami. Proces zawierania umów musi wspierać wszystkie te interesy, jednocześnie ograniczając narażenie na ryzyko i zapewniając skuteczną CLM w całej organizacji.

Wdrażanie zrównoważonego podejścia do ograniczania ryzyka kontraktowego

Wraz z wysiłkami na rzecz transformacji cyfrowej organizacje powinny przyjąć zrównoważone podejście do ograniczania ryzyka kontraktowego. Możesz to zrobić poprzez:

• Mierzenie akceptowalnego ryzyka w stosunku do wartości nowych możliwości
• Porównanie bieżących przychodów z wszelkimi dodatkowymi kosztami
• Ocena potencjału innowacji pod kątem zgodności z wymogami

Dzięki cyfrowemu rozwiązaniu do zarządzania umowami organizacje mogą ustanowić wymagane strategie łagodzenia skutków w celu ochrony przed ryzykiem operacyjnym, finansowym i związanym z marką.

Najlepsze praktyki w zakresie ograniczania ryzyka kontraktowego

Ustanowienie ram, które konsekwentnie ograniczają ekspozycję na ryzyko podczas procesu zawierania umów, powinno stanowić część strategii zarządzania, ryzyka i zgodności (GRC). Możesz wykonać te kroki, aby zbudować skuteczną strategię ograniczania ryzyka kontraktowego.

1. Zidentyfikuj ryzyka umowne

Pierwszym krokiem jest zrozumienie Twojego obecnego profilu ryzyka poprzez zidentyfikowanie, gdzie każde ryzyko istnieje w Twoich obecnych umowach. Będziesz chciał przejrzeć każdą umowę pod kątem wskazanych powyżej rodzajów ryzyka i wymienić je w swojej ocenie.

Należy również przyjrzeć się swojemu obecnemu procesowi CLM i określić, gdzie w przepływie pracy wchodzą zagrożenia, aby zrozumieć, gdzie należy ustanowić dodatkowe kontrole.

2. Oceń i punktuj ryzyko

Kiedy już zrozumiesz, gdzie istnieje ryzyko, musisz je ocenić zgodnie z przewidywanymi konsekwencjami i prawdopodobieństwem wystąpienia. Umożliwia to utworzenie karty wyników aktualnej ekspozycji na ryzyko i ustalenie priorytetów, od których należy rozpocząć działania łagodzące. Wszędzie tam, gdzie nie możesz wyeliminować ryzyka, będziesz chciał ustalić akceptowalne progi, aby upewnić się, że możesz ograniczyć narażenie.

3. Stwórz zespół ds. ryzyka kontraktowego

Uzbrojony w te informacje, możesz rozpocząć ustanawianie wymaganych kontroli i procesów łagodzących w swoim modelu kontraktowania. Wymaga to stworzenia odpowiedzialnego, odpowiedzialnego, konsultowanego i świadomego modelu (RACI) dla wszystkich zaangażowanych stron zainteresowanych, w tym planu reagowania na ryzyko z jasnymi rolami i oznaczeniami.

Następnie należy opracować niezbędne plany awaryjne dla zagrożeń o wyższym stopniu narażenia lub skłonności do wystąpienia i poinformować zespół o ich rolach i obowiązkach podczas radzenia sobie z tymi incydentami.

4. Zdigitalizuj proces zawierania umów

Aby ułatwić swoim zespołom, zdigitalizuj proces zawierania umów i stwórz centralne (najlepiej zaszyfrowane) repozytorium wszystkich powiązanych dokumentów i zapisów. Twój model RACI pomoże zidentyfikować kluczowe role wymagane dla Twojego systemu cyfrowego i możesz skonfigurować uwierzytelnianie, autoryzację i kontrolę dostępu.

5. Używaj alertów i powiadomień

Informowanie wszystkich na bieżąco o zobowiązaniach umownych jest łatwiejsze dzięki alertom i powiadomieniom, które napędzają procesy zawierania umów. Aby usprawnić nowe wnioski o zawarcie umowy i zadania związane z przyjmowaniem dokumentów, stosuj ustandaryzowany proces całej komunikacji i wdrażania stron trzecich.

6. Najpierw zajmij się największym ryzykiem

Możesz zapobiec pełzaniu zakresu, jasno określając cały zakres pracy (SOW) na wczesnym etapie procesu. Wyeliminuje to również ryzyko sporów w przyszłości i skróci czas potrzebny do zakończenia etapu negocjacji umowy w cyklu życia.

7. Usprawnij proces opracowywania

Korzystaj z bibliotek klauzul i szablonów, aby usprawnić proces pisania dzięki wstępnie zatwierdzonemu językowi prawnemu dla wszystkich warunków i typów umów. Możesz wykorzystać narzędzia automatyzacji, takie jak silnik przepływu pracy, do zarządzania wszystkimi regułami biznesowymi, takimi jak recenzje, zatwierdzenia i wyjaśnienia.

Korzystaj z kontroli wersji, aby śledzić wszystkie zmiany i komentarze do dokumentów oraz tworzyć pełną ścieżkę audytu dla każdej umowy. Możesz również użyć podpisów elektronicznych, aby umożliwić zatwierdzanie umów z dowolnego miejsca, co dodatkowo usprawni cały proces.

8. Przejrzyj i zoptymalizuj w razie potrzeby

Jeśli prowadzisz proces cyfrowy, możesz zacząć generować analizy dotyczące wydajności Twojego CLM, aby móc podejmować przyszłe decyzje. Możesz pogrupować umowy według ryzyka i zobaczyć, gdzie jakiekolwiek z twoich działań łagodzących nie przyniosły oczekiwanych rezultatów. Wykorzystaj te informacje, aby stale przeglądać i odpowiednio optymalizować strategię ograniczania ryzyka.

Źródło: Logix kontraktu

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania umowami?

Dzisiejszy krajobraz biznesowy jest bardziej złożony niż kiedykolwiek wcześniej. Dzięki takim czynnikom, jak praca zdalna, rozwiązania transgraniczne, cyfryzacja i ekonomia usług, łagodzenie ryzyka związanego z umowami jest istotną częścią zarządzania odnoszącą sukcesy organizacją.

Dostępne obecnie narzędzia i technologie umożliwiają ustanowienie solidnych ram ograniczania ryzyka kontraktowego z centralnej lokalizacji. Możesz wdrożyć system zarządzania umowami z obsługą chmury, który jest w pełni konfigurowalny zgodnie z określonym modelem CLM.

Oprogramowanie do zarządzania umowami może pomóc w rozpoczęciu wykorzystywania wszystkich informacji o umowie i przyspieszeniu działań związanych z transformacją cyfrową.

Ponieważ coraz więcej organizacji poszukuje technologii cyfrowych w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej, podjęcie decyzji, gdzie znajduje się największy potencjał wartości, może być wyzwaniem. Ponieważ kontrakty przenikają całą strukturę organizacyjną i operacyjną firmy, ma sens, że priorytetyzacja tych procesów przyniesie Ci największe korzyści.

Nie podejmuj żadnego ryzyka

Ograniczanie ryzyka kontraktowego pozostaje jednym z wyzwań dla zespołów prawnych i menedżerów kontraktów na całym świecie. Nowe modele kontraktowania wymagają od firm połączenia strategicznej części procesu decyzyjnego z analizą i danymi generowanymi na podstawie wyników operacyjnych firmy. Kontrakty zawierają ważne informacje biznesowe, które mogą pomóc w odblokowaniu dodatkowego potencjału i wygenerowaniu cennych informacji na temat kondycji i dobrego samopoczucia firmy.

Nie możesz wyeliminować ani uniknąć ryzyka kontraktowego. Możesz ograniczyć te zagrożenia tylko do akceptowalnego poziomu. Skuteczne zarządzanie umowami za pomocą cyfrowego, połączonego systemu zapewnia wszystkie informacje i dane potrzebne do ustanowienia solidnych kontroli w całym CLM. Korzystanie z ograniczania ryzyka kontraktowego może pomóc przyspieszyć inicjatywy związane z transformacją cyfrową i uwolnić dodatkową wartość z bieżących procesów.

Chcesz dowiedzieć się więcej o sprawdzonych metodach bezpiecznego zapisywania dokumentów? Zapoznaj się z tym krótkim przewodnikiem dotyczącym przechowywania dokumentów.